Aker BP, Preppio e outras empresas falam sobre como se preparar para o sucesso com o Workplace na Transform Nordics

O objetivo da Aker BP é se tornar a principal empresa de petróleo offshore. Segundo Camila, isso não será possível se eles se apegarem aos canais tradicionais de comunicação interna, como email e intranet.

Para a Aker BP, o segredo para implementar com sucesso uma ferramenta de comunicação moderna voltada para dispositivos móveis como o Workplace foi usar o lançamento para gerar expectativa e conquistar a adesão de toda a empresa.

Eles programaram o lançamento do Workplace para coincidir com uma festa anual de verão em 7 de junho de 2018. Em apenas cinco dias, 80% dos funcionários já tinham adotado o Workplace.

Agora, eles têm 2.450 funcionários na comunidade do Workplace. Com isso, eles garantiram um excelente engajamento dos executivos e eliminaram a intranet com sucesso.

Como eles fizeram isso?

A Aker BP usou cinco abordagens para se preparar para um lançamento bem-sucedido:

• Treinamento de mais de 50 usuários finais e promotores do Workplace dentro da empresa;
• Treinamento individual com todos os membros da equipe executiva;
• Produção de material promocional consistente e de qualidade para o lançamento;
• Criação de uma página de lançamento do Workplace no SharePoint para responder a perguntas;
• Impressão de folhetos com as regras do Workplace e distribuição deles na mesa de todos um dia antes do lançamento.

O próximo a falar foi Amin Fard, CEO da Preppio, uma empresa de chatbots. Amin ministrou um curso intensivo sobre bots e destacou alguns dos melhores exemplos de como as empresas nórdicas os colocam em prática para trabalhar de maneira mais inteligente.

Bots do Workplace, reconhecimento de palavras-chave (por exemplo, para preencher formulários) e automação (por exemplo, para acionar um fluxo de mensagens) são os três tipos mais comuns de bots.

• Pesquisas com funcionários
• Perguntas frequentes
• Integração de novos funcionários
• Cursos de e-learning
• Tíquetes de suporte ao cliente
• Formulários
• Conformidade

Veja aqui como sua empresa pode adotar os bots e os benefícios de fazer isso.

Jens Granath, diretor de comunicações de marketing da Securitas da Suécia, manteve o público atento durante a tarde ao falar sobre a recente adoção do Workplace.

Surpreendentemente, 80% dos funcionários da Securitas da Suécia trabalham durante a noite. Antes do Workplace, os guardas noturnos podiam trabalhar no mesmo turno em noites alternadas e não tinham como se comunicar.

Na era pré-Workplace, o quadro de avisos era o ponto central de comunicação nos escritórios locais da Securitas da Suécia.

O local de trabalho fez mais do que liderar a transformação digital na Securitas da Suécia. Ele aproximou as pessoas e humanizou as muitas faces da empresa. “Para nós, é importante que o gerente tenha um rosto no Workplace que você possa ver e se identificar”, compartilhou Jens.

• A empresa se tornou "muito menor". Todos na empresa passaram a ter uma noção melhor do que está acontecendo e aproximou muito os colegas.
• Houve um aumento significativo no volume de inovação de base por meio da comunidade do Workplace.
• Houve uma redução notável de emails.
• O “limite de contato” foi reduzido. Por isso, as pessoas se passaram a se sentir mais à vontade para abordar e colaborar umas com as outras.
• Houve maior rapidez de feedback e opiniões.
• Trouxe um melhor gerenciamento de crise.
• Criou um centro de conteúdo original para fins de marketing.

Um exemplo de inovação da comunidade do Workplace da Securitas da Suécia é a ideia de que um funcionário teve de decorar uma parede livre em um escritório.

Em vez de ter diversos equipamentos de segurança espalhados por todo o escritório, esse funcionário teve a ideia de juntar todos eles e montá-los de maneira organizada em uma parede livre.

Ele até pintou a parede com a cor da marca Securitas da Suécia para finalizar a criação e a compartilhou no Workplace.

A imagem da parede com a marca recebeu muitas curtidas e elogios no Workplace e logo se tornou viral. Outros escritórios começaram a replicar a parede com a marca. Em pouco tempo, a Securitas da Suécia decidiu transformá-la em um item oficial dos materiais promocionais da empresa.

Eles criaram uma parede móvel com a marca que pode ser usada em eventos e outras exibições móveis.

Para encerrar o dia, quatro líderes do Workplace subiram no palco para uma sessão aberta de perguntas e respostas. Eles compartilharam conselhos, ideias sobre produtos e dicas práticas sobre como obter o máximo do Workplace no dia a dia.

Estas são as dicas favoritas deles sobre o Workplace.

Julien Lesaicherre, Diretor do Workplace

Aproveite as publicações programadas e rascunhos de publicações. Do ponto de vista de gerenciamento de tempo, é ótimo usar esses recursos. As publicações programadas ajudam você a planejar com antecedência e a enviar publicações automaticamente logo na segunda-feira de manhã ou em um horário fixo a cada semana.

Os rascunhos de publicações facilitam o gerenciamento de publicações longas que você deseja editar ou modificar várias vezes, sem sair do Workplace.

Christine Overby, Diretora de marketing de produto

Crie um grupo chamado ”Somente eu” no Workplace. Ele é perfeito para fazer anotações de reuniões ao longo do dia. É muito fácil voltar e pesquisar quando você estiver procurando certas anotações ou ideias de uma reunião anterior. Ele também facilita bastante a preparação para reuniões futuras.

Jennifer Hunt, Arquiteta de soluções

Use a Central de Notificações. Ajuste as notificações que recebe de modo que, quando estiver na Central, você sempre receba 100% das notificações relevantes.

Com isso, é muito mais fácil gerenciar todas as notificações. E se precisar de outras informações, você poderá recorrer ao Feed de Notícias.

Namit Chadha, Designer de produto

Crie grupos com apenas uma pessoa. Crie um grupo apenas com seu gerente ou uma pessoa com quem você trabalha e conversem entre si sem precisar usar o email ou o Workplace Chat.

É uma maneira fácil e pesquisável de manter vocês dois informados. Também é possível verificar se a pessoa viu uma atualização que você compartilhou e se curtiram ou reagiram a ela.

Fique ligado no evento Transform Nordics e veja mais histórias de inovação, transformação digital e dicas de melhores práticas no Workplace.