Análise da produtividade: fazer reunião é mesmo necessário?

COMUNICAçãO CORPORATIVA | 10 MINUTOS DE LEITURA
how to reduce meetings in the workplace - Workplace from Meta

Reuniões demandam tempo. O diretor ou gerente gasta em média 2 horas e 30 minutos em reuniões improdutivas toda semana. Isso quer dizer que elas são apenas uma perda de tempo? Analisamos o impacto que as reuniões têm sobre a produtividade da empresa, e como fazê-las funcionar.

As reuniões podem ser essenciais para colaboração, compartilhamento de ideias, atualização da equipe e engajamento geral dos funcionários. Porém, reunir todos em uma sala pode causar transtornos e inconveniências de vários tipos. Em geral, embora haja boas intenções por trás da realização de uma reunião, elas podem prejudicar a produtividade da empresa em vez de torná-la melhor.

Antes de convocar uma reunião, veja algumas perguntas que você pode fazer a si mesmo para ver se ela é necessária e quais alternativas podem estar disponíveis.

Qual é o objetivo da reunião?

Qual é o objetivo da reunião?

Deseja compartilhar ideias, tomar uma decisão sobre um projeto, elaborar um plano de ação? Qual é o seu principal objetivo?

Quando tiver certeza do objetivo, considere se a reunião pode ser realizada no ambiente digital. Você pode usar bate-papos em grupo e incluir pessoas que não estão nas imediações. Os bate-papos em grupo online também podem ajudar a tomar decisões sem interromper a produtividade da empresa.

As reuniões digitais também são úteis para manter o controle do que é dito. Existem plataformas que podem gravar a conversa para consulta posterior sem que alguém fazer anotações o tempo todo.

Porém, em relação a questões sensíveis, as reuniões presenciais são mais aconselháveis.

Quando a reunião precisa acontecer?

Quando a reunião precisa acontecer?

Pode ser difícil escolher um horário para uma reunião em que todos possam comparecer. Ligações de clientes, mudança de prazos e dispositivos técnicos defeituosos costumam atrapalhar.

Planeje-se com antecedência para que o maior número possível de pessoas compareça à reunião. Também é possível usar uma alternativa digital, como o Workplace do Facebook. Com esse recurso, as pessoas podem participar e sair da conversa quando quiserem, pois o projeto ou a discussão da equipe ocorrem de maneira contínua.

Existe outra maneira de realizar a reunião?

Existe outra maneira de realizar a reunião?

Com o acesso a plataformas e apps de comunicação, as pessoas podem se manter conectadas com todos os cantos do mundo e de qualquer lugar. Além disso, essas ferramentas ajudam a melhorar a eficácia da equipe.

Portanto, antes de convocar uma reunião presencial, pense sobre isso. Caso ela não aconteça, o que você perderá? Os membros da equipe podem usar alguma outra plataforma para discutir o projeto/ideia/decisão ou processo?

Se as pessoas preferem discutir o tópico em um meio digital sem precisar interromper o trabalho (e piorar a eficácia da equipe), talvez você tenha a resposta. Talvez uma reunião presencial não seja necessária.

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