Elas podem parecer semelhantes, mas coordenação e colaboração significam coisas diferentes, principalmente no contexto de trabalho. A colaboração não pode acontecer sem a coordenação. Ainda assim, é possível coordenar sem colaborar.

Então, como a coordenação e a colaboração são definidas?

• Coordenação: significa fazer com que todas as pessoas envolvidas em um plano ou atividade trabalhem juntas de maneira organizada.

• Colaboração: é quando uma ou mais pessoas trabalham juntas para criar a mesma coisa ou atingir a mesma meta

Qual é a diferença? A coordenação se refere à etapa de planejamento de uma tarefa, enquanto a colaboração acontece na etapa de execução do trabalho. As próprias palavras trazem seu significado: "ordenação" significa colocar em ordem (ou planejar), "laboração" significa trabalhar e "co" significa fazer algo juntamente com outras pessoas.

Essas definições deixam espaço para outra abordagem: a cooperação, que é trabalhar junto com outra pessoa ou fazer o que ela pede. A cooperação pode acontecer na etapa de planejamento e de execução do trabalho. É uma constante que complementa a coordenação e a colaboração.

O que acontece se a abordagem certa não for usada no momento certo? A resposta é simples. Quando a colaboração não é necessária, ela pode retardar o progresso e prejudicar as tomadas de decisão. A falta de coordenação pode fazer com que membros da equipe assumam mais tarefas do que o necessário ou tenham o trabalho atrasado por esperar decisões ou entregas de seus colegas. Nos dois casos, tempo é desperdiçado, recursos são usados indevidamente e dinheiro é jogado fora. E isso é antes de considerarmos o impacto em prazos e em clientes.

Sabemos que a coordenação é necessária nas etapas de planejamento de um projeto. Apenas quando conseguimos mapear todo o trabalho necessário, podemos começar a organizar tarefas com eficácia.

Isso não significa que a coordenação no trabalho deve ser limitada a projetos menos complexos. Na realidade, a abordagem planejada é bastante útil ao gerenciar projetos complicados com um alto número de dependências ou afazeres que necessitam da conclusão de outras tarefas, normalmente em equipes multifuncionais.

Uma abordagem coordenada também é útil ao organizar tarefas previsíveis, que são os trabalhos em que não vamos aprender algo novo enquanto são executados. Quando processos e resultados seguem um caminho linear, os gerentes de projeto podem delegar trabalho com confiança.

No entanto, até mesmo os projetos mais previsíveis podem ter surpresas e sair dos trilhos. Por isso, é importante tratar a coordenação no trabalho como um projeto contínuo. É necessário verificar as entregas e seus prazos com regularidade, a fim de entender as implicações nas demais partes do projeto.

A coordenação dá à sua equipe a licença para trabalhar de forma autônoma em tarefas específicas, sem a necessidade de consultar os colegas de trabalho em busca de conhecimento ou orientação. Ela permite que os colegas trabalhem de modo independente e simultâneo. Diferentemente de uma abordagem colaborativa, adicionar mais pessoas a uma tarefa coordenada deve agilizar o trabalho.

Por fim, a coordenação funciona bem em tarefas que podem ser repetidas. Ao realizar a mesma tarefa várias vezes e aprender com elas, sua organização deve ser capaz de se planejar para quaisquer desafios que surjam no futuro.

A colaboração deve ser tratada como uma forma de aprendizado: uma abordagem que faz mais sentido ao trabalhar em algo novo. Ao reunir uma ampla gama de pessoas, bem como seus conhecimentos e perspectivas, as empresas podem resolver problemas e preencher lacunas a fim de obter resultados melhores. Incertezas e riscos são possíveis. No entanto, ao instigar o trabalho com outras pessoas, as organizações podem minimizar os fatores desconhecidos em um projeto.

A abordagem coletiva é bastante útil quando um ou mais membros da equipe entendem o que estão tentando atingir, mas podem não saber como chegar lá. É um dos motivos pelos quais a colaboração pode ajudar durante a coordenação. Planejar um projeto com colegas pode ajudar a entender melhor o quadro geral em relação ao que está envolvido na tarefa e pode ser útil ao tomar decisões.

Um dos pontos mais fortes da colaboração é sua capacidade de resposta. Um documento ativo sendo editado por duas pessoas ao mesmo tempo é um exemplo disso, pois permite feedback e correções praticamente imediatos. Além de fornecer respostas, ajuda a produzir um trabalho de melhor qualidade.

E isso não é tudo. De acordo com a Zippia, 75% das pessoas avaliam a colaboração no trabalho como sendo "muito importante". Não é surpresa que o senso de camaradagem proveniente do trabalho em conjunto tem sido associado com a redução pela metade das taxas de rotatividade de funcionários.

1. Forneça treinamento

O treinamento é uma maneira infalível de melhorar a coordenação no trabalho. Ele pode incluir cursos básicos nas tarefas que você deseja que as pessoas realizem ou capacitar sua equipe com as habilidades de gerenciamento de projetos mais recentes. Melhorando a capacidade da sua organização de trabalhar em tarefas e como organizá-las, as empresas têm maior probabilidade de encontrar novas formas de trabalhar e descobrir eficiências.

2. Defina bem as funções

Um estudo constatou que apenas 53% dos trabalhadores têm um alto grau de clareza sobre a função que desempenham. A oportunidade de melhoria é vasta e tem um impacto direto na capacidade de coordenação. Estatísticas do mesmo estudo mostram que 86% dos funcionários com alto grau de clareza em relação à própria função relatam altos níveis de eficácia. E os benefícios vão muito além. Dos funcionários com alto grau de clareza sobre a própria função, 84% relatam alta intenção de permanecer com o empregador.

3. Defina bem as metas

Em um artigo para a Forbes, Ann Latham, a "Rainha da Clareza", afirmou que até 80% do tempo do funcionário é perdido em atividades improdutivas e devido à confusão. Adotar medidas simples, como introduzir um vocabulário compartilhado, minimizar prioridades e dar às equipes um senso de progresso tangível, pode ajudar as pessoas a entender os objetivos definidos.

4. Incentive o feedback

Coordenar um projeto é um processo constante. Até mesmo as tarefas mais bem planejadas precisam de atenção tanto durante quanto depois de o trabalho ter sido concluído. Abrir projetos para feedback contínuo ajuda a monitorar os recursos, acompanhar prazos que podem ser potencialmente perdidos, bem como outros problemas. Sobretudo, é possível começar a elaborar planos mais robustos e eficientes para a próxima vez.

5. Monitore os custos

Essa é a parte mais importante de qualquer projeto. Ainda assim, pode ser difícil ficar de olho nos orçamentos à medida que as equipes trabalham rumo a uma meta em comum. Atribuindo um líder para o projeto e dividindo as entregas em partes menores, é possível começar a estimar os recursos necessários, criar cronogramas e fazer previsões embasadas quanto aos custos. Não criar e seguir um orçamento pode levar a tarefas incompletas e ter um impacto negativo na sua produtividade.

1. Escolha as equipes com cuidado

Montar sua equipe não é uma tarefa fácil. Será necessário considerar os pontos fortes, o conhecimento e o comportamento das pessoas e pensar em como esses fatores podem complementar ou entrar em atrito com outros membros da equipe. Pedindo que todos conheçam o modo como os colegas trabalham, sua organização estará mais bem posicionada para a colaboração.

2. Forneça canais de comunicações

Os trabalhadores passam em média 20 horas por semana usando ferramentas de comunicação digital. Para aproveitar ao máximo um conjunto diverso de conhecimento, habilidades e perspectivas, é fundamental encontrar a plataforma certa para sua organização. Os canais que permitem o compartilhamento simples e o questionamento de ideias darão à sua empresa a melhor chance de obter resultados incríveis.

3. Fale com clareza sobre seu propósito

Organize uma reunião inicial para instigar um senso de propósito desde o início. Use o tempo para definir e atribuir funções claras para todos. Transforme essa reunião em uma conversa em que os membros da equipe se sentirão livres para fazer perguntas e dar feedback a fim de desenvolver um senso de propriedade. Dê à sua equipe os meios de questionar o valor do próprio trabalho em relação ao propósito geral. Todos os colaboradores mais bem-sucedidos fazem isso.

4. Gere confiança

A colaboração depende de uma rede de confiança. Os líderes precisam confiar que os membros da equipe produzirão um trabalho de alto padrão. Já os membros da equipe precisam confiar que os líderes tomarão as decisões certas para a organização. Talvez, ainda mais importante, os colegas de trabalho (principalmente de departamentos diferentes) precisam confiar uns nos outros para fazerem o melhor trabalho possível. Apenas 41% dos funcionários acreditam que a confiança seja uma prioridade nas funções de liderança da organização. Por isso, gerar confiança entre os funcionários deve dar a você uma vantagem competitiva.

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5. Celebre os sucessos

Quando você alcança o que se comprometeu a fazer, é hora de celebrar o sucesso. Informar aos funcionários que você valoriza as habilidades de colaboração deles e não apenas o resultado do trabalho passa uma mensagem sobre a cultura da empresa. Incluindo metas relacionadas à colaboração nos objetivos do funcionário, as empresas podem promover uma cultura que leva ao sucesso futuro.

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