O que é comunicação corporativa?

Em um novo cenário mundial de trabalho remoto, ter uma comunicação corporativa eficiente é essencial para reunir os funcionários, onde quer que estejam. Saiba como fazer isso com sucesso.

COMUNICAçãO CORPORATIVA | 7 MINUTOS DE LEITURA
corporate communication - Workplace from Meta

Uma comunicação corporativa excelente pode ser o elo entre os funcionários da sua empresa, estejam eles na matriz, na linha de frente ou no trabalho remoto. Essa também é uma maneira essencial de compartilhar nossa missão, nossos valores e nossa cultura em sua empresa e no mercado. Mas antes de dominar a comunicação corporativa, você precisa compreendê-la.

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Qualquer comunicação criada e distribuída pela sua organização e relacionada aos negócios, às suas metas, aos seus valores e às suas políticas pertencerá ao conjunto de comunicações corporativas. A primeira coisa a observar é que ele não inclui apenas as mensagens que você envia (quando você compartilha sua política de responsabilidade social corporativa ou lembra às pessoas quais são os valores da sua organização). Também envolve o modo como você responde às comunicações recebidas. Além disso, abrange sua identidade corporativa e tom de voz corporativo (o modo como sua organização soa ao se comunicar).

Seja para organizações globais com várias localizações diferentes, para empresas em que os funcionários trabalham sozinhos ou principalmente de casa, a comunicação corporativa é uma maneira de unir as pessoas. Os diferentes públicos da comunicação corporativa podem incluir:

  • funcionários atuais
  • futuros funcionários
  • clientes
  • fornecedores
  • imprensa
  • investidores
  • diretoria e acionistas

Podemos dividir a comunicação corporativa em duas categorias amplas: interna e externa. Tradicionalmente, a comunicação corporativa externa era responsabilidade de um departamento de relações públicas, enquanto a comunicação interna cabia ao RH. Mas as coisas estão mudando. Cada vez mais, a comunicação corporativa eficiente precisa estar presente em todos os aspectos dos negócios.

Mesmo que sua empresa não aposte muito na comunicação corporativa, todas as organizações estão constantemente enviando mensagens sobre elas próprias, interna e externamente. A comunicação corporativa é uma maneira de formalizar isso e fazê-lo de maneira estratégica. Apesar da importância e do valor que ela tem, um relatório recente destaca que mais de 60% das organizações não têm uma estratégia de comunicação interna.

Por que a comunicação corporativa é importante?

Por que a comunicação corporativa é importante?

A maioria das pessoas concorda que a comunicação corporativa tem valor. Um número esmagador de 99% de executivos de diretoria dizem que a comunicação corporativa é importante, de acordo com uma pesquisa da Hanover Communications e da Censuswide. Por que isso é tão importante?

As organizações estão se comunicando o tempo todo. Elas compartilham a própria missão empresarial. Discutem os valores da empresa. E fazem isso de maneira explícita e implícita, em vários formatos diferentes: desde relatórios anuais e comunicados de imprensa até o estilo de apresentação de porta-vozes em conferências externas e webinars.

Isso tem implicações. Esses tipos de comunicações corporativas podem afetar e influenciar elementos críticos, como a reputação da sua marca. Se eles estiverem funcionando bem, poderão ajudar a aumentar o reconhecimento da marca, o amor à marca e a fidelidade do cliente. Caso contrário, você poderá ter um problema. A comunicação corporativa também se estende à sua abordagem e linguagem de atendimento ao cliente. As equipes que cuidam de suas linhas telefônicas, serviço de email e canais de atendimento ao cliente por mídia social precisam ser parte do desenvolvimento e da execução da sua estratégia de comunicação corporativa.

Uma comunicação corporativa eficaz é vital em momentos de crise, pois ajuda na percepção e proteção da marca. Em uma pesquisa da Censuswide, 43% dos tomadores de decisões afirmaram que “uma das coisas mais importantes que as empresas precisam fazer para superar as dificuldades impostas pela COVID-19 é assegurar que a comunicação com os funcionários seja o mais clara possível.”

Mas as organizações que têm desempenho positivo nisso usam a comunicação corporativa durante o ano todo, e não apenas em caso de emergência. Assim, se elas se depararem com uma crise, os observadores não verão a resposta da empresa como isolada, mas como parte de uma estrutura consistente.

1. Comunicação corporativa interna

1. Comunicação corporativa interna

A comunicação interna é apenas um elemento do conceito mais abrangente de comunicação corporativa. Normalmente, esse tipo de material inclui atualizações da empresa, treinamento, boletins informativos internos, intranets e outros. A comunicação interna contemporânea inclui canais e formatos adicionais, como bate-papo ao vivo, canais sociais integrados, webinars e streaming de vídeo.

Por quê? Porque os funcionários desejam receber comunicações das respectivas empresas. Entre trabalhadores, 74% dizem que se sentem desinformados quanto às novidades da empresa, por exemplo.1 Mas a comunicação interna deve ser uma via de duas mãos. Ela não deve apenas manter as pessoas conectadas, mas também dar voz a elas. Veja alguns exemplos do que é possível fazer com uma boa comunicação interna.

Internal Corporate Communication - Workplace from Meta

A comunicação corporativa pode aproximar todos os trabalhadores, tanto na matriz quanto na linha de frente

2. Aproximando trabalhadores da linha de frente e sem posto de trabalho fixo

É importante se comunicar com todos os funcionários. Mas estar em contato com o pessoal da linha de frente é essencial. Confira alguns sinais animadores de que as organizações estão aprimorando a comunicação interna com pessoal da linha de frente em resposta à COVID-19. Segundo nosso Relatório "Vozes presentes, mesmo à distância 2020", a porcentagem de gerentes de linha de frente que acreditam que a lacuna na comunicação diminuiu de 60% para 25% em comparação com o último relatório. Mas em linhas gerais, os funcionários de linha de frente e da matriz permanecem essencialmente desconectados.

Essa distância se manifesta de várias maneiras. Em primeiro lugar, as pessoas estão usando ferramentas diferentes para falar uns com os outros. Enquanto 90% dos gerentes da matriz utilizaram email para se comunicar durante o lockdown, apenas um quarto dos seus colegas da linha de frente fizeram o mesmo. Mais da metade dos gerentes da linha de frente recorreram a aplicativos de mensagens nos próprios dispositivos pessoais. Isso poderia ser um problema. As equipes de TI têm menos controle sobre a tecnologia, e as equipes corporativas têm pouco ou nenhum controle sobre a mensagem.

3. Estimulando o engajamento

A comunicação interna faz com que as pessoas se sintam conectadas à sua organização e às suas metas e valores empresariais. Uma boa comunicação interna pode ajudar a aumentar o engajamento dos funcionários e a fidelidade à empresa. Quando isso acontece, a tendência é que haja menos chances de conflito e, por consequência, um trabalho em equipe mais eficaz. Além disso, com um número bem maior de funcionários trabalhando remotamente, a comunicação interna é ainda mais fundamental para aumentar a confiança.

4. Transmitindo uma cultura

Equipes e organizações com alto desempenho podem usar a comunicação interna para criar, transmitir e manter a cultura da empresa. Isso é especialmente importante na era do trabalho híbrido, em que a cultura não é algo que as pessoas podem sentir em locais físicos ou permanentes. É algo que as equipes também precisam criar e manter virtualmente.

5. Comunicando a mudança

Em tempos de mudança (uma mudança de escritório, uma reestruturação da empresa ou uma emergência como a COVID-19), os funcionários provavelmente terão muitas dúvidas. As pessoas também podem ficar ansiosas sobre o que o futuro trará. Uma comunicação eficaz e transparente pode resolver problemas antes de eles surgirem, esclarecer situações e tranquilizar.

6. Trabalhando como um campo experimental

Sempre que possível, as organizações devem buscar comunicar mensagens internamente antes de publicá-las em outros locais. Assim, é possível mensurar as reações e ajustar suas comunicações quando necessário.

Como aprimorar a comunicação corporativa

Como aprimorar a comunicação corporativa

Existem alguns princípios que norteiam uma boa comunicação corporativa:

  • manter canais de comunicação bilaterais abertos
  • tornar os líderes visíveis e acessíveis
  • assegurar que todas as vozes na organização sejam ouvidas, incluindo os trabalhadores sem posto fixo
  • comprometer-se com a simplificação da hierarquia
  • compartilhar informações de maneira rápida e ágil
  • estimular diálogo aberto
  • dar o exemplo
  • permitir-se assumir riscos e cometer erros

Há três maneiras específicas de aprimorar a comunicação corporativa em sua empresa:

  1. Introduzir diretrizes

    Todas as suas comunicações (internas e externas) precisam conter a essência da cultura da sua empresa. Mas quando você tem vários criadores de conteúdo na equipe, muitas vezes em localizações, fusos horários e idiomas diferentes, pode ser difícil conseguir consistência. Um conjunto de diretrizes para comunicações, boas práticas para formatos e exemplos de marcas reais pode ajudar com isso.

  2. Eliminar o isolamento

    O isolamento comercial pode ser uma barreira para a comunicação. Não é fácil construir e compartilhar uma narrativa se a equipe de imprensa é separada da equipe de conformidade (que, por sua vez, é separada da equipe de RH). Entender sua estrutura organizacional e insistir na colaboração entre equipes com frequência regular é vital, e é aqui que as ferramentas e plataformas corretas têm mais valor.

    Procure soluções que ajudam as pessoas a se comunicar abertamente entre equipes ou departamentos, permitindo que as equipes colaborem na criação de documentos de comunicação em tempo real.

  3. Aperfeiçoar as habilidades interpessoais

    Para pessoas que trabalham com comunicação corporativa, as habilidades de comunicação pessoal são fundamentais. Se você identificar alguma fragilidade nessa área, considere realizar algum treinamento individual ou de equipe.

    Saiba mais sobre colaboração multidisciplinar eficaz.

Políticas de comunicação corporativa

A presença de políticas para comunicação interna e externa pode ajudar organizações a definir padrões e expectativas. Equipes com representação de todos os níveis e áreas da empresa devem elaborar suas políticas e procedimentos. Depois que você publicá-los em sua intranet ou biblioteca de conhecimento, revise-os e atualize-os regularmente.

Uma política de comunicação busca definir quem está autorizado a se comunicar com o público, no dia a dia e durante épocas de crise. A política também deve mostrar a esses funcionários como se comunicar. Após isso estar estabelecido, há menos risco de prejuízo à reputação da marca devido a comunicações com mensagem e tom inadequados.

Boas práticas de estratégia de comunicação corporativa

Boas práticas de estratégia de comunicação corporativa

As estratégias de comunicação corporativa mais eficazes:

  • definir metas claras
  • identificar métricas para mensuração
  • usar os resultados para aprimoramento e evolução

Para o máximo de eficiência, suas equipes de comunicação corporativa precisam participar dos processos de discussão e não podem ficar muito isoladas dos líderes da organização. É fundamental ter consistência entre as mensagens enviadas pelo CEO e pelas equipes de RP e RH, por exemplo. Também é fundamental que você lide de maneira consistente com mensagens recebidas de membros da equipe e clientes.

Para manter uma comunicação corporativa eficaz ao longo do tempo, realize análises regulares. Uma auditoria de rotina de todas as suas comunicações corporativas pode ajudar a revelar inconsistências ou redundâncias e identificar riscos futuros.

Essa prática pode minimizar os desafios causados pelo trabalho em isolamento. Além disso, pode ajudar você a decidir, com base nos níveis de engajamento, quais canais são mais apropriados para seus públicos, além de eliminar canais que não são mais funcionais. Talvez você resolva desativar o boletim informativo da empresa e substituí-lo por um aplicativo, por exemplo.

A comunicação corporativa afeta diretamente o engajamento dos funcionários e é essencial para que suas equipes se sintam conectadas umas com as outras, com a cultura da empresa e com os líderes da organização. Com um maior engajamento dos funcionários, sua organização terá um aumento na produtividade e mais sucesso, assegurando que as pessoas se sintam conectadas e engajadas, independentemente de onde e como trabalharem.

Saiba mais sobre comunicação corporativa e trabalhadores da linha de frente. Baixe o Vozes presentes, mesmo à distância 2020 para obter uma visão completa do nosso relatório de pesquisa da linha de frente, que contou com a participação de mais de nove mil pessoas em oito países do mundo todo.

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