Gerenciamento de documentos fácil
Nem sempre é fácil acompanhar todos os documentos de que as pessoas precisam para realizar o trabalho. Veja algumas dicas para ajudar você a acertar na escolha.
Você já se perguntou quanto tempo as pessoas desperdiçam tentando rastrear documentos? De acordo com um relatório da McKinsey, os funcionários passam até 1,8 hora por dia pesquisando pelas informações ou pelo documento correto.
Isso é 13% mais do que o tempo que gastavam em 2002.
A tecnologia certa pode ajudar a ajustar o desequilíbrio na produtividade. Contudo, com tantos apps e ferramentas relacionados ao trabalho, pode ser difícil decidir qual é melhor.
E é aí que o Workplace entra.
Descomplique o trabalho com o Workplace
O Workplace é capaz de simplificar o trabalho, seja para informar a todos sobre o retorno ao trabalho presencial ou para a adoção de um modelo híbrido.
Uma plataforma, um armazenamento ilimitado
Uma das maneiras como o Workplace simplifica fluxos de trabalho e aumenta a produtividade é permitindo o gerenciamento de informações e arquivos otimizado com os grupos do Workplace.
Os grupos do Workplace são espaços abertos ou privados para discutir projetos, gerenciar informações e compartilhar documentos de maneira segura com outras pessoas e equipes.
Com os grupos, funcionários de todos os setores podem usar o Workplace como a principal forma de colaborar. Ele se torna o primeiro local em que entram de manhã para interagir e trabalhar diretamente com os colegas e a gestão.
Além disso, eles usam o Workplace e suas muitas integrações juntamente com as ferramentas de compartilhamento de arquivos para compartilhar e colaborar em diversos documentos de qualquer tamanho.
O que exatamente você pode fazer?
- Crie grupos para diferentes projetos e escolha se eles serão abertos, fechados ou secretos para gerenciar o acesso e garantir a segurança.
- Atualize e compartilhe arquivos e documentos ilimitados. Você pode armazenar seus documentos no grupo relevante para que cada membro do grupo possa acessar informações importantes dentro de poucos segundos. Isso é uma grande melhoria em relação às oito pesquisas estimadas que podem ser necessárias para que os funcionários consigam acessar o documento certo.
- Sempre que você publicar algo em um grupo (como apresentações, anotações de reuniões, entre outras coisas), todos os membros receberão uma notificação. Dessa forma, eles poderão acessar a informação assim que ela estiver disponível. Além disso, se você precisar que alguém adequado realize uma ação ou responda a uma pergunta, basta marcar a pessoa na publicação para que ela não perca a atualização.
Não existe um software de gerenciamento de documentos que atenda a todos
Para empresas que desejam personalizar o gerenciamento de documentos, o Workplace se integra a muitas das principais ferramentas de gerenciamento de documentos e compartilhamento de arquivos que as pessoas usam diariamente.
Equipes que precisam trocar informações e documentos de um projeto específico podem enviar e armazenar arquivos de forma segura via Box ou Microsoft SharePoint.
Isso permite que as pessoas trabalhem diretamente em arquivos compartilhados de qualquer lugar do mundo usando um celular ou computador. Além disso, elas poderão colaborar de forma mais eficaz do que antes.
Prefere um sistema diferente? O Workplace também se integra ao Google Drive. A integração age como uma plataforma de colaboração com tudo incluído. Nela, você e outros membros do grupo podem atualizar e armazenar arquivos de qualquer tipo e qualquer tamanho.
Se convidar alguém novo para seu grupo do Workplace, a pessoa terá acesso automático ao Google Drive do grupo. Assim, as pesquisas de documentos são simplificadas desde o início.
Para trabalhadores remotos ou para aqueles propensos a trabalharem enquanto estão viajando, o Quip é a ferramenta ideal. Quando você ativar a integração, pode criar, editar e gerenciar documentos com facilidade diretamente do seu smartphone.
Você pode convidar colegas para verem e contribuírem com seu trabalho. Prepare-se para viagens produtivas...
O OneDrive, Egnyte, AODocs e Dropbox também estão disponíveis como integrações do Workplace. Desse modo, todas as organizações conseguirão encontrar as ferramentas de armazenamento e pesquisa de documentos de que precisam para trabalhar.
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