Cerca de 11 milhões de reuniões de negócios acontecem nos EUA todos os dias. São 220 milhões de reuniões por mês, ou mais de um bilhão de reuniões por ano. Mas o que elas têm em comum? Além de permitir que duas ou mais pessoas conversem entre si, não muito.

Descomplique o trabalho com o Workplace

O Workplace é capaz de simplificar o trabalho, seja para informar a todos sobre o retorno ao trabalho presencial ou sobre a adoção de um modelo híbrido.

Existem muitos tipos diferentes de reuniões de trabalho, desde checagens com a equipe e conversas individuais até sessões de geração de ideias e resolução de problemas. É útil pensar em reuniões que se enquadram em uma das quatro categorias:

  • Tomada de decisão
  • Compartilhamento de informações
  • Criação de ideias
  • Desenvolvimento da equipe

Definir reuniões pode nos ajudar a entender o propósito delas e criar estratégias mais personalizadas para torná-las eficazes.

Leia o nosso guia sobre como realizar reuniões eficazes para equipes presenciais, remotas e híbridas.

Por que você precisa de estratégias para reunião de negócios?

Por que você precisa de estratégias para reunião de negócios?

As empresas que não planejam as suas reuniões enfrentam uma série de problemas de produtividade. O serviço de agendamento online Doodle descobriu que reuniões mal planejadas custam às empresas americanas mais de nove bilhões por ano. E isso é apenas a ponta do iceberg.

Use o tempo de forma eficiente

De acordo com uma pesquisa da rede de hotéis Crowne Plaza, funcionários no Reino Unido, França e Alemanha passam 187 horas em reuniões anualmente. Isso é tempo demais. E os funcionários acreditam que 56% desse tempo fez nenhuma diferença para a rotina de trabalho. O profissional médio dos países pesquisados desperdiça quase 13 dias por ano em reuniões improdutivas. São dias que as pessoas poderiam ter gasto fazendo outras coisas.

Atrasos nas reuniões também desperdiçam tempo. O atraso médio por sessão em 19 países diferentes é de 10 minutos e 40 segundos. São três dias e duas horas perdidos a cada ano. E o número aumenta para funcionários mais experientes. Executivos seniores perdem cinco dias e 19 horas por ano por conta de reuniões atrasadas.

Torne as reuniões do escritório mais produtivas

Sem uma estratégia, as reuniões podem ficar sem objetivo. Um estudo descobriu que 38% dos profissionais disseram que a má organização gera perda de foco nos projetos. Os membros da equipe devem conhecer as suas responsabilidades antes e depois de uma reunião. Uma agenda de reunião cuidadosamente definida ajudará a manter todos focados durante a ligação e nas tarefas depois dela.

Ao realizar uma reunião, também é importante considerar cuidadosamente a lista de convidados. Se os organizadores convidarem muitas pessoas para a reunião, esse número extra pode afetar negativamente a produtividade. A pesquisa do Doodle descobriu que 31% dos trabalhadores acreditam que participantes irrelevantes retardam o progresso. Reduzir esse número pode economizar tempo e acelerar o progresso nas tarefas.

Evite mal-entendidos

Quando você não organiza as reuniões corretamente, as pessoas podem ficar confusas. Questionamentos como "por que fui convidado para esta reunião?" ou "tenho que preparar algo?", podem surgir. Se você não pode fornecer respostas, as pessoas trazem essas perguntas não respondidas para a reunião, desperdiçando um tempo valioso. Mal-entendidos gerados após a reunião são ainda mais dispendiosos. Se as pessoas não estiverem alinhadas sobre as responsabilidades delas depois que as equipes falarem, as tarefas podem ser deixadas de lado.

Reduza conflitos

As pessoas são menos propensas a se concentrar durante uma reunião mal organizada, o que pode gerar alguns comportamentos frustrantes. Um relatório descobriu que atender ligações ou enviar mensagens de texto é a coisa mais irritante que alguém pode fazer durante uma reunião. Mais da metade (55%) das pessoas pesquisadas disseram que o uso de smartphones as incomodava. E pouco mais de um quinto (21%) dos trabalhadores disseram que as pessoas que não contribuíram para a discussão geraram a mesma sensação.

Mantenha o moral alto

Convidar pessoas desnecessariamente para uma reunião pode deixá-las frustradas. Os funcionários podem perder a confiança nos gerentes se um dos líderes definir tarefas para a equipe, mas não der tempo suficiente para completá-las. Sem um plano de ação claro ou atribuição de responsabilidades precisas, as pessoas podem sentir que as suas ideias foram negligenciadas ou pensar que a empresa ignora as suas habilidades enquanto atribui tarefas a membros da equipe menos adequados.

Quais são as melhores estratégias de reunião para equipes híbridas ou da linha de frente?

Quais são as melhores estratégias de reunião para equipes híbridas ou da linha de frente?

Este é um período de transição. Enquanto muitas pessoas estão trabalhando remotamente, algumas estão retornando gradualmente aos escritórios. Quais são as melhores práticas ao realizar reuniões virtuais com equipes híbridas? Como incluir os trabalhadores da linha de frente da loja, depósito ou da linha de produção?

Cabe aos gerentes encontrar a melhor forma de reunir as equipes para reuniões. As ligações de vídeo são a maneira perfeita para que funcionários presenciais, remotos e da linha de frente conversem entre si. No entanto, tirar o máximo proveito deles requer pensamento criativo. Veja algumas dicas sobre reuniões virtuais que ajudam a realizar reuniões eficientes para equipes remotas e híbridas.

Reserve um tempo para se divertir

Pode ser desafiador para os colegas de equipes híbridas socializarem. Com menos chances de encontrar um amigo no trabalho, as pessoas querem descobrir novas maneiras de conversar. Uma pesquisa no Reino Unido descobriu que 49% dos funcionários dos escritórios que começaram a trabalhar em casa sentem falta das amizades que fizeram no trabalho. Para manter o moral elevado, os empregadores precisam virtualizar o convívio social. Reservar um tempo no calendário para a socialização pode ajudar a reavivar amizades e elevar o moral.

Combine ligações de vídeo com a reserva de salas

Se colegas de escritório e remotos precisarem se reunir, uma boa ideia é juntar o maior número possível de membros da equipe na mesma sala (se as restrições de distanciamento social permitirem). O professor Steven Rogelberg, da Universidade da Carolina do Norte, afirma: "Embora a tecnologia tenha tornado cada vez mais fácil realizar reuniões remotas (e isso é uma coisa boa) há algo particularmente poderoso associado a indivíduos que se reúnem presencialmente".

Equipes socialmente distanciadas podem participar de ligações com os colegas de trabalho remotos, mas devem estar preparadas para fazer concessões à tecnologia. Um estudo alemão descobriu que um atraso de 1,2 segundo nas respostas de vídeo é suficiente para as pessoas sentirem que os outros são menos amigáveis ou focados. A equipe presencial deve fazer um esforço para repetir ou resumir os pontos levantados na sala de conferência, especialmente se o distanciamento social obrigar algumas pessoas a ficarem mais distantes dos microfones do que o habitual.

Comece com perguntas remotas

Abrir espaço para perguntas é uma parte valiosa do compartilhamento de informações. Independentemente de a pessoa que lidera a reunião estar no escritório ou participando remotamente, é recomendado abrir espaço para perguntas e comentários dos convidados virtuais em primeiro lugar. Geralmente é mais fácil para a equipe na mesma sala falar e iniciar conversas. Incentivar os membros da equipe a contribuir à distância garante que nenhum comentário seja ignorado.

Mantenha o engajamento em alta

Os trabalhadores remotos são mais propensos a fazer mais do que o esperado. Um estudo da Owl Labs descobriu que 53% dos trabalhadores remotos trabalham mais de 40 horas por semana para dar suporte à equipe, enquanto apenas 45% dos trabalhadores presenciais fazem o mesmo. Os gerentes devem se esforçar em reconhecer os funcionários remotos, garantindo que eles se sintam valorizados.

As estatísticas mostram que aqueles que trabalham fora do escritório trabalham mais horas porque são mais felizes no trabalho. Cerca de 40% dos trabalhadores remotos fazem horas extras porque gostam do que fazem, enquanto apenas 17% dos trabalhadores presenciais sentem o mesmo. Os melhores gerentes reconhecem os esforços das suas equipes, independentemente da localização, mas gastam mais tempo reconhecendo os esforços das equipes remotas.

Como planejar e conduzir uma reunião eficaz?

Como planejar e conduzir uma reunião eficaz?

Planejar uma boa reunião requer atenção aos detalhes. Desde reduzir números até cronometrar tudo corretamente. Veja algumas das nossas dicas favoritas.

Considere cancelar a reunião

Antes de abordar os detalhes de como conduzir uma reunião, você deve se perguntar se ela é necessária. É possível realizar essa tarefa de outra maneira? Seus colegas de trabalho já têm muitos afazeres na agenda. Portanto, se compartilhar um documento ou mensagem em grupo ajudar você a obter os mesmos resultados, faça isso. Alguns profissionais acreditam no poder das "antirreuniões". Uma ação rápida para evitar que a conversa fique obsoleta ou alternativas de software para ajudar você a acompanhar o progresso de uma tarefa sem ocupar o tempo dos seus colegas.

Comece com uma pauta clara sobre a reunião

É impossível realizar reuniões eficazes sem uma pauta bem-preparada. Pesquisas mostram que a maioria dos profissionais acredita que isso é fundamental para uma reunião produtiva. Você deve publicar uma lista de tópicos a serem abordados em um grupo de projeto com bastante antecedência. Isso permitirá que os convidados ofereçam sugestões. A mais eficiente das equipes pode até se excluir de uma reunião se não for necessária. Priorize e defina os objetivos antes de adicionar uma estimativa de quanto tempo gastar falando sobre cada ponto. Decida quem deve liderar cada tópico e defina o tempo para atribuir tarefas.

Mantenha um número pequeno de pessoas

Todos os participantes de suas reuniões devem ter algo valioso a oferecer. Alguns especialistas acreditam na "regra dos 2/3". Trata-se da ideia de que todos na discussão devem estar envolvidos em dois ou três itens da pauta para que não fiquem ociosos. Mais de dois terços (71%) dos funcionários do escritório perdem tempo toda semana por causa de reuniões desnecessárias ou canceladas. A Atlassian descobriu que agendas desnecessariamente ocupadas prejudicam a equipe. Quarenta e cinco por cento dos profissionais admitiram sentir-se sobrecarregados com o número de reuniões que frequentam. Antes de convidar pessoas para a sua próxima reunião, pergunte se você pode alcançar os mesmos resultados com menos pessoas.

Encontre o momento certo

Reuniões híbridas precisam de planejamento antecipado. Você deve definir os horários com bastante antecedência para garantir que os membros da equipe remota estejam disponíveis. Pode ser que a equipe esteja se conectando a partir de um local com fuso horário diferente. Algumas pessoas acreditam que iniciar uma reunião 15 minutos depois da hora é mais eficiente. Isso fornece tempo hábil a participantes que estão vindo de outras reuniões e o horário de início incomum pode ajudar a sinalizar que os participantes devem aproveitar cada minuto da sessão.

Além disso, pense na duração da reunião. Entre 2000 e 2014, a duração média de uma reunião aumentou entre 8% e 10% a cada ano. Manter a agilidade dará tempo livre para os seus colegas de trabalho e os incentivará a permanecer focados na discussão.

Todo mundo sabe quem está na reunião?

É importante que os trabalhadores remotos não fiquem excluídos, física ou mentalmente. Use a pauta para que todos saibam quem participará da reunião com antecedência. Evite apresentações prolixas e garanta que todos que deveriam estar na discussão estejam presentes. Talvez seja necessário repetir ou resumir algo que alguém disse no escritório durante as reuniões, especialmente porque as medidas de distanciamento social podem posicionar os membros da equipe dos microfones e uns dos outros.

Ative o som

Os membros da equipe podem deixar de compartilhar ideias enquanto os microfones estiverem no mudo. Se você preencheu a reunião remota com um elenco especial de convidados, eles devem se sentir à vontade para participar das discussões. Isso pode ser estabelecido como uma das regras básicas para reuniões virtuais, garantindo que todos na sua equipe estejam alinhados. Deixar os microfones ligados também garante que todos na reunião se engajem mais. De acordo com um estudo, 91% dos profissionais já perderam a atenção durante reuniões, enquanto 73% já trabalharam em outras tarefas.

Crie planos de ação

Atribuir uma tarefa ou um objetivo a cada item na sua agenda tornará a reunião mais eficaz. Ao expor isso com antecedência, todos os participantes saberão o que o organizador da reunião espera deles. Dedique dez minutos ou uma parte de cada reunião para atribuir tarefas a funcionários remotos ou presenciais. Os gerentes podem até alocar trabalho usando ferramentas de gerenciamento online durante a reunião para que todos vejam.

Saiba mais sobre como permanecer conectado com a equipe da linha de frente. Baixe o Vozes presentes, mesmo à distância 2020 para obter uma visão completa do nosso relatório de pesquisa da linha de frente, envolvendo mais de 9 mil pessoas em oito países do mundo todo.

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