Como delegar de modo eficaz: 14 dicas para fazer o certo

Delegar não é a habilidade de liderança e gerenciamento mais atraente, mas é uma das mais importantes. Veja como fazer isso de modo eficaz.

COLABORAçãO EM EQUIPE | 6 MINUTOS DE LEITURA
Delegate efficiently
O que é delegar?

O que é delegar?

Delegar envolve transferir autoridade e responsabilidade de uma pessoa para outra. Em situações empresariais, isso geralmente envolve um gerente ou líder passar uma tarefa ou responsabilidade para outra pessoa. Pode ser um colega com habilidades específicas, outro membro da equipe mais abaixo na hierarquia ou até mesmo um colaborador externo.

Pode haver muitas razões para delegar, desde liberar tempo para trabalhos de alto nível até motivar outras pessoas, introduzir habilidades específicas em projetos e garantir relacionamentos futuros com os clientes.

Para que a delegação seja eficaz, ela precisa ser feita com cuidado, não é apenas uma forma de transferir uma carga de trabalho pesada ou abdicar de responsabilidades. Mesmo que as tarefas sejam alocadas completamente para outra pessoa, a responsabilidade geral ainda precisa ser compartilhada.

Nem todas as pessoas conseguem delegar naturalmente. Mas o ponto principal é que ninguém pode fazer tudo sozinho. Os gerentes precisam aprender a arte de delegar e encorajar outras pessoas a fazer isso também.

Com ferramentas de comunicação, fluxo de trabalho compartilhado e software de gerenciamento de projetos, agora ficou mais fácil delegar. Mas isso não significa que seja sempre realizado quando deveria ou bem feito.

Descomplique o trabalho com o Workplace

O Workplace é capaz de simplificar o trabalho, seja para informar a todos sobre o retorno ao trabalho presencial ou para a adoção de um modelo híbrido.

Por que delegar no trabalho é importante?

Por que delegar no trabalho é importante?

Delegar de maneira eficaz pode trazer benefícios significativos para todos os funcionários. Algumas delas são:

Motivar e capacitar pessoas e equipes

Ao permitir que pessoas de diferentes níveis se envolvam nas tarefas e na tomada de decisões, é possível aumentar o engajamento e a motivação dos funcionários, tornando os trabalhos mais interessantes e desafiadores. Também é possível melhorar o aprendizado e o treinamento, pois os funcionários aprendem não só a realizar uma tarefa específica, mas também a lidar com responsabilidades, a estruturar o tempo, a trabalhar de maneira autônoma e a gerir outras pessoas.

Aprender em um espaço mais seguro

Ao delegar tarefas, compartilhar a responsabilidade geral e o monitoramento, os gerentes podem liberar tempo, enquanto os funcionários aprendem novas habilidades de modo relativamente controlado e seguro.

Aumentar a produtividade

A Gallup analisou os CEOs da lista anual americana de empresas privadas com crescimento mais rápido. Ela descobriu que aquelas com maior propensão para delegação eficaz tiveram uma taxa média de crescimento de três anos significativamente maior e geraram uma receita maior do que as empresas com baixa tendência para delegar.

Aumentar a capacidade de ganho dos gerentes

Uma pesquisa da Harvard Business Review descobriu que a delegação de tarefas a associados em escritórios de advocacia permitiu que os sócios medianos ganhassem 20% a mais do que seria possível de outra forma. Os melhores advogados ganhavam pelo menos 50% a mais.

Transferir habilidades e conhecimentos

O ato de delegar é uma oportunidade de introduzir novas habilidades e conhecimentos, bem como de desenvolver as habilidades que os funcionários já possuem. Também permite ampliar a gama de abordagens de trabalho e evita que processos e relacionamentos com clientes fiquem obsoletos.

Distribuir o risco

É arriscado ter uma tarefa ou um cliente totalmente dependente de um único funcionário ou de uma equipe pequena. O que acontece se uma pessoa importante estiver ausente ou se houver conflitos de personalidade na equipe? Ao delegar tarefas, os projetos podem continuar mesmo em caso de interrupções.

Criar uma cultura positiva

Quando as pessoas recebem responsabilidades com o suporte certo, elas sentem que confiam nelas e são valorizadas, aumentando o engajamento com o trabalho. Isso pode ajudar a reduzir a rotatividade na equipe e garantir que o treinamento e o desenvolvimento da carreira sejam reinvestidos na empresa.

Construir um legado de liderança

Líderes e gerentes bem-sucedidos sabem que não podem ficar parados por muito tempo se quiserem crescer e se desenvolver. A criação de uma estrutura de liderança contínua garante a manutenção e significa que o futuro da empresa não depende de um único líder ou de alguns indivíduos seniores.

Quando você deve delegar?

Quando você deve delegar?

Nem todas as situações ou tarefas são adequadas para a delegação. As oportunidades ideais surgem quando as tarefas podem ser separadas claramente, onde elas estão mais alinhadas às habilidades de outra pessoa ou quando você tem funcionários prontos para aprender e desenvolver novas habilidades.

Ao delegar a um funcionário pela primeira vez, é recomendado reservar um tempo adicional para treinamento e briefing completos, até mesmo para refazer o trabalho e dar feedback, se necessário. No entanto, desde que haja tempo para fazer o certo, a delegação pode ser uma base fundamental em uma estratégia eficaz de crescimento.

Por que é difícil delegar tarefas?

Por que é difícil delegar tarefas?

Não delegar ou delegar de maneira ineficaz apresenta riscos significativos para a empresa. Mesmo sabendo disso, alguns gerentes e líderes acham difícil delegar.

Muitos gerentes simplesmente não fazem isso. Sentem-se incapazes de passar a responsabilidade acreditando que não estarão trabalhando de modo ideal se não fizerem tudo. Isso resulta na sensação de "precisar fazer tudo", de trabalhar 24 horas por dia, 7 dias por semana e até mesmo de que o sucesso da empresa depende só deles.

Essa situação pode gerar estresse, burnout, estagnação em termos de empreendedorismo e criatividade, além de perda geral da produtividade. Consequentemente, a falta de delegação resulta em a uma carga de trabalho incontrolável, que poderia ser realizada por outras pessoas. A luta incessante por resolver todos os problemas por parte de um gerente ou líder gera gargalos e resulta em uma empresa reativa, e não proativa.

Outra razão pela qual os gerentes não delegam com eficácia é porque eles acham que levará mais tempo para explicar, monitorar ou corrigir o trabalho do que para fazê-lo por conta própria. Eles talvez não acreditem que a equipe tenha habilidades suficientes para fazer o trabalho e não investem no treinamento. Também podem temer uma perda de controle ou autoridade.

A falta de delegação tem um efeito corrosivo no engajamento e na confiança. Os funcionários provavelmente vão considerar isso como uma falta de investimento em seus futuros e podem sentir que nunca terão permissão para se desenvolver e avançar nas carreiras.

A delegação também pode falhar quando os gerentes não conseguem fazê-la de modo eficaz ou completo. Dar a um funcionário ou a uma equipe a responsabilidade pelo trabalho e, em seguida, microgerenciar gera confusão sobre responsabilidade, uma quebra de confiança e potencial duplicação de esforços para realizar até mesmo tarefas simples.

A falta de capacidade para delegar é um problema comum. Um estudo sobre gerenciamento de tempo descobriu que aproximadamente metade das empresas entrevistadas estava preocupada com as habilidades de delegação dos funcionários.

Mas apenas 28% delas forneceram treinamento sobre como delegar. Portanto, como fazer isso da maneira certa? Confira nossas principais dicas.

14 dicas para delegar de modo eficaz

14 dicas para delegar de modo eficaz

1. Aceite que você não consegue (nem deve) fazer tudo

Quando uma empresa cresce e se desenvolve, as tarefas e cargas de trabalho aumentam. Os gerentes precisam deixar espaço para inovação e criatividade com o objetivo de preparar a empresa para o futuro. Liberar o trabalho que pode ser realizado de maneira adequada por outras pessoas é o primeiro passo fundamental para criar esse espaço.

2. Integre a delegação desde o início

Em vez de considerar esse recurso como uma solução para uma carga de trabalho incontrolável ou uma crise repentina, integre a delegação à estratégia de negócios. Procure modos para a delegação se tornar a solução padrão em vez de um último recurso. Mostre para os funcionários que eles podem se voluntariar ou serem proativos caso acreditem que possam assumir mais responsabilidades.

3. Faça uma preparação minuciosa

Analise as tarefas e os cronogramas, identificando quais tarefas, projetos e responsabilidades podem ser delegadas com segurança e praticidade.

4. Invista em tecnologia

Há plataformas de fluxo de trabalho online, gerenciamento de projetos, software de relatórios e monitoramento, além de programas para colaboração em equipe disponíveis para facilitar a delegação. Ao investir nisso, você mostrará à equipe que leva a sério o estabelecimento de uma cultura de delegação. Essas ferramentas também permitirão fazer alterações, verificar o desempenho e monitorar as conquistas, preparando para a delegação no futuro.

5. Decida quando e onde

Prepare-se para delegar dando tempo suficiente para o briefing e a verificação do entendimento. Também esclareça as cadeias de responsabilidade e prestação de contas.

6. Aproveite os pontos fortes das pessoas

Conheça os pontos fortes e fracos de cada funcionário e crie uma estratégia de delegação que os deixe livres para usar suas habilidades e talentos da melhor forma, mas forneça suporte quando for necessário.

7. Defina a autoridade

Seja claro sobre a sua responsabilidade geral e o que você espera das outras pessoas. Estabeleça uma estrutura de subordinação, permitindo que as pessoas trabalhem livremente e por iniciativa própria, mas verifique se dúvidas ou problemas são sinalizados de maneira clara e em tempo hábil.

8. Aceitação

Verifique se todos estão satisfeitos com os níveis de responsabilidade, carga de trabalho, monitoramento, hierarquia e metas da tarefa.

9. Mantenha as expectativas claras

Defina objetivos e metas organizacionais, decida o nível de subordinação e a interação que você planeja ter e confira se todas as pessoas entendem o que é esperado. Confirme e entre em acordo em relação a prazos e marcos.

10. Forneça contexto

Esclareça por que você está delegando uma determinada tarefa ou projeto e o nível de liberdade ou autonomia que planeja permitir. Quando há clientes envolvidos, verifique se eles entendem as responsabilidade de cada parte.

11. Faça uma transferência detalhada de tarefas

Forneça todas as informações essenciais, bem como dicas ou recursos de suporte disponíveis. Mas resista à tentação de estabelecer cada detalhe de como o trabalho deve ser realizado.

12. Afaste-se

Essa costuma ser a parte mais difícil da delegação, mas é essencial para que seja eficaz. Embora possa ser tentador intervir em um projeto delegado, tente manter distância e deixe que a pessoa ou a equipe procure você se algum problema precisar ser resolvido ou se houver dúvidas. Mantenha o envolvimento, mas deixe que outras pessoas assumam a liderança.

13. Permita que façam perguntas

Mantenha-se à disposição para responder às perguntas, mas tente fazer isso no contexto da delegação, e não em resposta a indagações de "como você faria".

14. Dê feedback

Aumente a confiança por meio de feedbacks. Isso deve se basear não apenas na forma como a tarefa é entregue, mas também no modo como a equipe ou o indivíduo lida com a responsabilidade. Aceite e aprenda com os erros e transmita o conhecimento de maneira positiva. Tente evitar a comparação com a forma como você abordaria a questão. Em vez disso, concentre-se no reforço positivo. Assim, a equipe terá a confiança e as habilidades para assumir novas tarefas no futuro.

Continue lendo:

Relacionado

Colaboração em equipe: como ficar craque no trabalho em equipe

Saiba mais
Was this article helpful?
Thanks for your feedback

Relacionado

Colaboração em equipe: como ficar craque no trabalho em equipe

Saiba mais

Publicações recentes

Colaboração entre equipes | 10 minutos de leitura

Como desenvolver a colaboração em equipe.

Uma abordagem colaborativa pode ajudar os seus funcionários a trabalharem de maneira mais inteligente, criativa e eficaz. Veja como obter a colaboração entre equipes da maneira certa.

Colaboração | 3 minutos de leitura

Colaboração multidisciplinar

Descubra dicas essenciais para melhorar a colaboração multidisciplinar, incluindo os benefícios de vários pontos de vista e como melhorar o trabalho em equipe no seu local de trabalho.

Colaboração entre equipes | 8 minutos de leitura

Como fazer a colaboração entre equipes funcionar de maneira eficaz

Saiba como incentivar a colaboração entre equipes, além de conhecer as boas práticas e armadilhas que aparecem ao fazer isso