Como desenvolver uma cultura de compartilhamento de conhecimento

Saber é poder, mas isso é muitas vezes esquecido no trabalho. O que é possível fazer para promover uma cultura de compartilhamento de informações na sua organização?

COLABORAçãO ENTRE EQUIPES | 8 MINUTOS DE LEITURA
O que é o compartilhamento de conhecimento?

O que é o compartilhamento de conhecimento?

O conhecimento é a força vital de uma empresa. A compreensão compartilhada do mercado, dos processos, das habilidades e da experiência de uma organização é essencial para o crescimento e a produtividade.

Quando o conhecimento é compartilhado de modo eficaz, todos se beneficiam. É possível agilizar e facilitar os processos, os funcionários podem aprender com o que aconteceu antes, as tarefas não precisam ser repetidas desnecessariamente e o risco é reduzido. Por exemplo, documentar projetos anteriores pode ajudar a encontrar atalhos e evitar armadilhas ao iniciar os novos.

Por outro lado, não ser capaz de acessar o conhecimento de uma organização pode significar ter que começar do zero repetidamente.

O conhecimento organizacional é frequentemente dividido em duas categorias:

  • O conhecimento explícito está nos documentos de uma organização: emails, mensagens, vídeos de treinamento, políticas etc. Por estarem documentados, são relativamente fáceis de acessar e compartilhar.

  • O conhecimento tácito é mais sutil. É o aprendizado contido na experiência cotidiana, nas práticas de trabalho e na cultura. O conhecimento tácito é mais difícil de definir e de compartilhar, mas é tão importante quanto o explícito. É também o tipo de conhecimento que acompanha as pessoas quando deixam a empresa.

Como nenhuma organização tem uma única fonte ou armazenamento de conhecimento, as pessoas são responsáveis por compartilhar o que sabem. Mas isso não acontece automaticamente. As organizações precisam criar os processos e o ambiente certos para compartilhar o conhecimento de modo eficaz.

Descomplique o trabalho com o Workplace

O Workplace é capaz de simplificar o trabalho, seja para informar a todos sobre o retorno ao trabalho presencial ou para a adoção de um modelo híbrido.

Por que o compartilhamento de informações é importante no trabalho?

Por que o compartilhamento de informações é importante no trabalho?

O compartilhamento eficaz de conhecimento pode ter um grande impacto positivo tanto nos funcionários quanto na forma como uma empresa opera.

Simplifica processos

A incorporação do aprendizado da experiência passada nos processos pode reduzir os problemas. As formas de trabalho ficam mais eficazes e fáceis depois de aprender com os erros do passado para saber o que funciona e o que não funciona.

Detalha silos de informações

As equipes podem se beneficiar do conhecimento de toda a organização, não apenas da área em que trabalham, e podem ver como os aprendizados de diferentes departamentos podem ser aplicados nas suas áreas. Isso pode reduzir a duplicação de esforços e facilitar a colaboração entre as equipes.

Aumenta a produtividade

Menos tempo e recursos são desperdiçados na busca por informações. Assim, os funcionários podem dedicar mais tempo e esforços ao projeto em que estão trabalhando e concluir o trabalho. Quando a McKinsey analisou trabalhadores de quatro setores, descobriu que eles passavam quase 20% da semana à procura de informações ou de colegas que pudessem ajudar nas tarefas. Isso é uma perda de tempo considerável.

Aumenta a confiança

A transparência quanto ao compartilhamento de informações pode gerar confiança entre os funcionários e entre os funcionários e os líderes. Ter segurança para compartilhar informações e saber que seu conhecimento é apreciado pode aumentar a satisfação no trabalho e o engajamento dos funcionários.

Economiza dinheiro em treinamento

Oferecer treinamento formal aos funcionários é essencial para o desenvolvimento de carreira. No entanto, muitas vezes o conhecimento e as competências internas podem ser compartilhados de maneira mais eficaz entre os colegas. Isso acontece naturalmente. De acordo com um estudo, 55% dos trabalhadores recorrem aos colegas em vez dos chefes quando querem aprender uma nova competência.

Capacita os funcionários

O compartilhamento eficaz de conhecimento fornece aos funcionários as informações de que precisam para realizar o trabalho com confiança e da melhor forma.

Compartilhamento de conhecimento versus retenção proposital de conhecimento

Compartilhamento de conhecimento versus retenção proposital de conhecimento

Como o compartilhamento de conhecimento facilita a vida de todos, é fácil presumir que todos vão aderir. Mas nem sempre é esse o caso. O compartilhamento de conhecimento não ocorre necessariamente de modo natural.

Na verdade, de acordo com uma pesquisa da Kahoot!, 58% dos funcionários afirmam que têm conhecimentos valiosos que podem beneficiar os colegas de trabalho.

As pessoas podem acumular conhecimento por vários motivos, nem todos deliberados.

  • Falta de tempo: o tempo dedicado não é reservado para o compartilhamento de conhecimento e os funcionários acreditam que não têm espaço em seus cronogramas para isso.

  • Falta de processo: não existe uma forma estabelecida de documentar e transmitir o conhecimento.

  • Logística: os funcionários podem morar em diferentes países com fusos horários diferentes e falar idiomas diferentes. Tudo isso pode afetar o compartilhamento de conhecimento.

  • Insegurança: as pessoas podem acreditar que, se compartilharem o que sabem, de alguma forma poderiam comprometer o próprio cargo.

  • Falta de confiança: apenas 21% dos funcionários nos EUA concordam totalmente que confiam na liderança da própria organização. Se as pessoas não se sentirem seguras para compartilhar o conhecimento ou se sentirem que isso será usado contra elas, simplesmente não o farão.

  • Trabalho isolado: o conhecimento de uma parte de uma organização pode beneficiar outra, mas as pessoas podem não estar cientes de que isso é tão importante. Ou podem não existir canais para que as pessoas trabalhem em conjunto.

  • Rivalidade: equipes ou pessoas podem acreditar estar competindo entre si em vez de trabalhar em busca de um objetivo comum.

Dez formas de melhorar o compartilhamento de conhecimento na sua organização

Dez formas de melhorar o compartilhamento de conhecimento na sua organização

Uma das questões mais desafiadoras sobre o compartilhamento de conhecimento é que ele não pode ser forçado. Mas existem etapas que você pode seguir para facilitar o compartilhamento e o acesso às informações dos funcionários, incluindo:

1. Identificar barreiras ao compartilhamento de informações

Muitas vezes, os gestores estão cientes quando o conhecimento não é compartilhado de modo eficaz. Eles ouvirão as mesmas perguntas diversas vezes, com graus crescentes de frustração. Quando as organizações entenderem que a retenção proposital de conhecimento está acontecendo, elas precisarão analisar o motivo. É por causa de uma rivalidade não saudável na equipe? Ou há razões logísticas para o conhecimento não ser compartilhado? Identifique e aborde as causas para que a informação flua.

2. Ter uma política de compartilhamento de informações

Faça do compartilhamento de conhecimento uma aspiração formal para sua empresa, implementando uma política que descreva o motivo e como isso deve ser realizado.

3. Criar uma plataforma ou biblioteca de compartilhamento de conhecimento

Um elemento-chave na criação de uma cultura de compartilhamento de conhecimento é proporcionar diferentes espaços em que isso possa ser realizado. Um deles é ter um recurso para centralizar o armazenamento de documentos. Ele pode fazer parte da intranet da organização ou de um canal de comunicação dedicado. Verifique se todas as pessoas, incluindo trabalhadores remotos e híbridos, podem acessar a biblioteca de conhecimento e se sabem como usá-la.

4. Organizar uma resumo semanal dos aprendizados

Nem todo conhecimento pode ser facilmente documentado. Por isso, é importante abrir espaço para compartilhar e discutir o que acontece na organização e os aprendizados que podem ser obtidos. As pessoas também podem compartilhar recursos e informações que consideraram úteis. Os gestores devem dar o exemplo, demonstrando apreço pelas contribuições. Dessa forma, as pessoas se sentem encorajadas e seguras para compartilhar.

5. Conversar

Inclua uma fase de conversas no final de cada projeto para que as pessoas debatam o que funcionou e o que poderia ser melhorado. Isso deve ser isento de julgamentos e com foco nas melhorias futuras.

6. Incentivar a colaboração

O trabalho colaborativo é uma forma ideal de compartilhar conhecimento prático. Incentive a colaboração criando espaços para isso. É possível fazer isso virtualmente usando software de comunicação ou VR/AR ou no local, em espaços de reunião. Não se esqueça de reservar um tempo do dia para os espaços informais onde acontece o compartilhamento de conhecimento: a máquina de café ou o canal de bate-papo social.

7. Informar os trabalhadores remotos

Com o grande crescimento do trabalho remoto e híbrido, é importante que as pessoas que não trabalham no local participem das iniciativas de compartilhamento de conhecimento. Elas devem participar das sessões de compartilhamento e treinamento. Incentive-as a compartilhar experiências e aprendizados.

8. Orientar novas contratações

O período de integração e os primeiros dias na empresa são ideais para transmitir conhecimento de modo informal. Os novos contratados podem aprender com a experiência dos mentores tanto de maneira prática como em termos de cultura e valores organizacionais. No futuro, a orientação pode consolidar isso, além de ajudar as pessoas a avançarem nas carreiras.

9. Pedir a especialistas externos que compartilhem ideias

Uma ótima forma de disseminar conhecimento na organização é quando pessoas de fora compartilham conhecimentos com a equipe. Mas não se esqueça de envolver também os trabalhadores remotos e híbridos.

10. Liderar pelo exemplo, compartilhando fracassos e sucessos

Os líderes precisam demonstrar o comportamento que desejam compartilhando o próprio conhecimento e aprendendo com os projetos nos quais estão envolvidos. Além disso, é importante ser transparente sobre o que não funcionou. Assim, os funcionários podem entender que são oportunidades de aprendizado.

Continue lendo:
Was this article helpful?
Thanks for your feedback

Publicações recentes

Colaboração entre equipes | 10 minutos de leitura

Como desenvolver a colaboração em equipe.

Uma abordagem colaborativa pode ajudar os seus funcionários a trabalharem de maneira mais inteligente, criativa e eficaz. Veja como obter a colaboração entre equipes da maneira certa.

Colaboração entre equipes | 3 minutos de leitura

Colaboração multidisciplinar

Descubra dicas essenciais para melhorar a colaboração multidisciplinar, incluindo os benefícios de vários pontos de vista e como melhorar o trabalho em equipe no seu local de trabalho.

Colaboração entre equipes | 8 minutos de leitura

Como fazer a colaboração entre equipes funcionar de maneira eficaz

Saiba como incentivar a colaboração entre equipes, além de conhecer as boas práticas e armadilhas que aparecem ao fazer isso