O que são planners?

O que são planners?

Todos temos um sistema de produtividade, independentemente de percebermos isso ou não. Talvez você escreva em um caderno em branco, cole adesivos post-it na geladeira ou deixe lembretes de voz no smartphone. Um planner, digital ou analógico, pode ser uma técnica de gerenciamento de produtividade nestes tempos de incerteza.

Ter tudo em um lugar pode ajudar se você estiver se sentindo sobrecarregado e tiver várias prioridades diferentes demandando a sua atenção, mas não quer perder de vista o quadro geral. Os planejadores também podem ser úteis agora que muitas equipes estão trabalhando remotamente e é ainda mais desafiador acompanhar o progresso de projetos ou se lembrar de reuniões.

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Essencialmente, os planners (também chamados de planejadores diários ou organizadores pessoais) são uma maneira de acompanhar o cronograma, as tarefas, os projetos e as metas da sua equipe. Eles percorreram um longo caminho desde o auge do Filofax na década de 80, quando os arquivos de fichário da moda continham um calendário, contatos, lista de tarefas e páginas em branco para anotações. Atualmente, vários programas de software e apps recriam a experiência de um planner analógico. Essas ferramentas podem ser essenciais para acompanhar equipes e projetos.

Ainda assim, apesar da natureza sofisticada das ferramentas de produtividade digitais atuais, os planejadores de papel (desde as cadernetas até as agendas) ainda são populares. Por que isso acontece e como os planners digitais contemporâneos podem complementá-los?

Você sabia? O planejador diário foi introduzido na década de 30 por Gustav Grossmann, que disse que ajudava as pessoas a aumentar a produtividade e levar a vida de maneira “racional” quando usado de acordo com as instruções anexas.

Qual é a metodologia por trás de um planner?

Qual é a metodologia por trás de um planner?

Qualquer um pode anotar algumas tarefas e marcá-las em uma lista de afazeres, então o que torna um planner diferente? A resposta é que, se tivermos compromisso, é uma metodologia que pode nos ajudar a manter hábitos e atingir metas. Para aderir a essa metodologia, você precisa encontrar o planner certo para atender às necessidades da sua equipe.

Quais tipos de planner existem?

Quais tipos de planner existem?

Existe um planner para atender às necessidades de qualquer pessoa que queira adicionar alguma estrutura ao seu dia, semana ou ano. O tipo que você vai escolher depende dos seus objetivos e prioridades. A versão mais “intensa” é o planner diário, para pessoas que precisam de informações fáceis de consultar e oportunas para concluir suas listas de afazeres. Planejadores semanais ajudam você a visualizar a sua semana rapidamente. Versões mensais ou anuais ajudam a acompanhar, gerenciar e desenvolver metas de médio ou longo prazo. Então, escolha o seu objetivo e selecione o planner mais adequado.

Perguntas frequentes sobre planners:

Perguntas frequentes sobre planners:

Os planejadores aumentam a produtividade?
Os planejadores aumentam a produtividade?

Foi comprovado que usar um planner aumenta a produtividade. Segundo o guru de produtividade, Brian Tracey, “sua capacidade de elaborar bons planos antes de agir é uma medida da sua competência geral. Quanto melhor for o seu planejamento, mais fácil será para você superar a procrastinação, começar e continuar”.

Além de permitir que você planeje projetos e metas, é possível usar um planner para refletir sobre o progresso individual e da equipe e sobre como você está melhorando.

Qual é o melhor tipo de planner?
Qual é o melhor tipo de planner?

Essa é uma pergunta bastante subjetiva. Quando se trata de produtividade, todos têm um estilo diferente. Algumas pessoas planejam todos os detalhes ao dividir todas as tarefas em pequenas etapas, enquanto outros focam o quadro geral. O design do planner que você escolher para a sua equipe deve se adequar ao seu estilo ou ser flexível o suficiente para se adaptar.

A primeira coisa a considerar quando for decidir sobre o melhor planejador de produtividade para a sua equipe é o motivo pelo qual você precisa dele. Ele precisa cobrir apenas a vida profissional? Ou você também precisa entender melhor a sua produtividade pessoal e vida acadêmica? Pense se você está procurando suporte para os planos diários da sua equipe, metas de longo prazo ou ambos. Especialistas recomendam evitar planejadores de produtividade muito fixos e com modelo definido, a menos que as pessoas sejam totalmente desorganizadas e novas para esse tipo de gestão de tempo.

Pode haver elementos específicos necessários à sua organização, como um calendário ou uma lista de tarefas. Ambos os planejadores digitais e analógicos podem oferecer psicologia motivacional positiva na forma de “cutucadas” ou gamificação, que são ideais para procrastinadores. Alguns planejadores são muito específicos, enquanto outros são mais generalizados.

Se um dos requisitos essenciais é se conectar com outras pessoas na sua organização, você precisará de um planner específico. Da mesma forma, se você precisar que o planner seja compatível com outro software já em uso na empresa, a seleção pode acabar ficando mais restrita.

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O que devo procurar em um planner de papel?
O que devo procurar em um planner de papel?

A popularidade dos planners de papel persistiu apesar da mudança mundial do analógico para o digital. Há alguns motivos para isso. As pesquisas mostram que escrever a própria lista de afazeres e cronograma para o dia faz com que você se sinta mais engajado com a tarefa a ser desempenhada. A neurociência respalda isso ao constatar que escrever as metas torna você mais propenso a atingi-las.

Escrever pode ajudar a memorizar e a lembrar. Muitas pessoas acreditam ficar mais centradas e focadas quando escrevem algo no papel. Além disso, algumas das pessoas mais criativas na organização podem prosperar com o estímulo visual das cores e serem capazes de rabiscar nas margens. Não há uma fórmula certa. É o caso de descobrir o que funciona para você e para a sua equipe e oferece os melhores resultados para a sua organização.

  • Tamanho. Você prefere algo pequeno que caiba na mochila ou no bolso ou precisa de algo mais significativo para anotar as ideias?
  • Peso. O peso do planejador pode ser vital se você estiver sempre se deslocando de um lugar para outro.
  • Portabilidade. Se você viaja bastante, precisa de um planejador portátil que caiba facilmente na mala.
  • Formato. Alguns planejadores são flexíveis, com páginas ou seções que você pode mudar de lugar. Outros são fixos e com modelos definidos. Muitas vezes, você pode escolher um formato vertical ou horizontal.
  • Com ou sem data. Planejadores sem data podem ser os melhores se você não tiver o compromisso de usar o planejador todos os dias.

Você sabia? Apesar de sua reputação como uma potência tecnológica, o Japão tem uma forte afeição por planners de papel de todas as formas e tamanhos. Um deles é a caderneta, um sistema de organização pessoal que usa símbolos para ordenar informações.

O que são os planners digitais?
O que são os planners digitais?

Os planers digitais percorreram um longo caminho desde o lançamento do Palm Pilot original em 1996 e, assim como os planners em papel, vêm tanto em formatos flexíveis quanto fixos.

Uma diferença importante com um planejador digital é que você pode se conectar com a sua equipe e ver calendários e listas de tarefas compartilhados. Você pode dividir os projetos em partes gerenciáveis e atribuir diferentes membros da equipe a diferentes segmentos de tarefas. Além disso, você pode receber notificações e alertas, que podem fornecer dicas úteis se as pessoas esquecerem compromissos ou chegarem atrasadas para reuniões.

Muitos gerentes de equipe usam um planner digital e um planejador de papel em conjunto. Muitas vezes, as pessoas usam o planejador de papel para compromissos e metas pessoais e o planejador digital para qualquer coisa relacionada ao trabalho. No entanto, você pode incentivar a sua equipe a usar o planejador de grupo para os seus compromissos pessoais também, para que todos possam ver rapidamente o que devem fazer no dia. Pesquisas mostram que as pessoas são mais produtivas no trabalho se não precisarem pensar em listas de afazeres.

Quais são os principais benefícios dos planners digitais?
Quais são os principais benefícios dos planners digitais?

Com um planner digital você pode:

  • Manter o contato com a sua equipe
  • Ver o calendário e a lista de afazeres de todos rapidamente
  • Usá-lo para testar, aprender e melhorar
  • Ter todas as coisas no smartphone ou tablet, que são objetos que você provavelmente não esquecerá em um avião ou trem
  • Ser mais flexível quando precisar fazer mudanças
Apresente um novo planner à sua equipe

Apresente um novo planner à sua equipe

Antes de escolher um planner para o seu local de trabalho, peça recomendações a outras pessoas e aproveite os testes gratuitos de software. Não tenha medo de experimentar diferentes combinações de planners até encontrar um que funcione para a sua empresa. Pode ser um processo de tentativa e erro para encontrar o que funciona melhor para você e sua equipe. Mas não espere pela ferramenta de planejamento perfeita. Comece hoje mesmo e veja a sua produtividade começar a subir.

Lembre-se de que haverá algum gerenciamento de mudanças envolvido ao implementar um novo software de produtividade para toda a organização ou equipe. Em caso de dúvida, escolha o sistema mais direto que faz as tarefas críticas que são mais importantes para a sua equipe. Afinal, como sugere Daniel Levitin, autor de A Mente Organizada, “quanto mais complicado for o sistema, será menos provável que as pessoas o usem”.

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