Produtividade: o que é e por que é importante?

A produtividade era um tema quente mesmo antes dos atuais problemas globais. Agora é algo crítico para os negócios. Descubra o que queremos dizer com produtividade, como medi-la e como você pode aumentar a produtividade pós-pandemia.

PRODUTIVIDADE | 11 MINUTOS DE LEITURA
productivity during the pandemic - Workplace from Meta
Produtividade em uma pandemia

Productivity in a pandemic

Quando a pandemia de COVID-19 começou e as pessoas começaram a trabalhar remotamente em massa, algo interessante aconteceu. A produtividade subiu. Quarenta e três por cento dos executivos e gerentes europeus questionados em uma pesquisa relataram que o trabalho de casa impactou positivamente a produtividade, com apenas 29% dizendo que havia caído. Enquanto isso, a produtividade dos EUA saltou 7,3% - o aumento mais significativo desde 2009 - embora o número de as horas trabalhadas tenha caído e as pessoas tenham perdido empregos.

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Talvez qualquer aumento de produtividade vindo do trabalho remoto não deva ser muito surpreendente. Em teoria, trabalhar em casa deve aumentar a produtividade porque as pessoas passam menos tempo fazendo outras coisas, como o deslocamento. Um estudo realizado em 2012 mostrou um salto de 13% na produtividade quando funcionários de uma agência de viagens online chinesa foram autorizados a trabalhar em casa quatro dias por semana. Eles aumentaram sua produção devido a menos distrações, e usaram esse tempo extra trabalhando.

Os ganhos em produtividade podem explicar em parte por que não vimos uma debandada de volta ao local de trabalho pós-COVID. Por que você quer voltar ao "normal" quando isso torna as pessoas menos produtivas? Mas, embora algumas organizações possam se livrar completamente de seus locais de trabalho físicos e ficar completamente remotas, para a maioria das empresas o trabalho híbrido parece ser o futuro, com cerca de 48% dos funcionários sendo esperados para trabalhar pelo menos parte do tempo remotamente, em comparação com 30% pré-pandemia. E isso significa um retorno gradual, e parcial, ao local de trabalho para muitos de nós.

Então, o que isso reflete em termos de produtividade? Como podemos manter os ganhos que tivemos enquanto trabalhamos remotamente? E como eles estão conectados com as outras melhorias que vimos durante esse período, com 90% dos líderes empresariais dizendo que sua cultura melhorou, 84% acreditando que o engajamento dos funcionários aumentou e 83% acreditando que a experiência dos funcionários é melhor?

Suponha que queremos manter uma maior produtividade e uma melhor experiência dos funcionários. Nesse caso, pode ajudar saber por que a produtividade aumentou e como os dois se influenciam. Trabalhadores remotos têm menos distrações e um melhor equilíbrio entre vida profissional e profissional. Eles têm mais flexibilidade e mais controle sobre seus ambientes de trabalho. Como as organizações podem replicar qualquer uma dessas condições quando as pessoas voltam ao trabalho? E o que devemos buscar na criação de um local de trabalho ainda melhor?

Ter uma boa compreensão do que significa produtividade e como ela funciona é um começo.

O que queremos dizer com produtividade?

O que queremos dizer com produtividade?

Segundo a OCDE, a produtividade é "uma relação entre o volume de produção e o volume de insumos". Então, o que isso parece? Um insumo pode ser qualquer coisa envolvida na produção de algo, como um equipamento, ou tempo, ou capital, ou mão-de-obra, ou terra. Um produto é o que é feito - como um carro, por exemplo, ou a quantidade de milho cultivada em um pedaço de terra.

Mas embora seja relativamente fácil pensar em produtividade dessa forma na indústria, ou na agricultura, não é tão fácil quando você está pensando no setor de serviços. Porque em um escritório de advocacia, ou um provedor de saúde, ou um negócio de seguros, por exemplo, os insumos e produtos são incrivelmente variados. Nem sempre é fácil definir o que é ou o que significa produtividade para essas organizações.

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Como a produtividade é calculada?

Como a produtividade é calculada?

As medidas de produtividade são complicadas porque não há apenas uma entrada ou saída a considerar. Mas o cálculo básico mostra a produtividade como a saída dividida por entrada.

Então, se você tem 3000 carros feitos por 100 funcionários, o cálculo de produtividade seria:

3000 carros ÷ 100 trabalhadores = 30 carros por trabalhador por dia.

Mas no setor de serviços, focar em algo quantitativo - como o número de clientes que um assistente de varejo atende em uma loja, por exemplo - pode não lhe dar uma imagem precisa de produtividade. Qual foi a experiência do cliente? Eles compraram alguma coisa? Eles vão voltar? Eles vão recomendar a loja?

Essa é uma das razões pelas quais existem outras abordagens para a medição da produtividade. Algumas empresas podem dividir a receita gerada por cada trabalhador por seus salários. Outros podem dar aos funcionários objetivos de desempenho e medir a produtividade contra eles. Ou podem olhar para a produtividade à luz da experiência do cliente ou do paciente e a satisfação com o serviço que recebem.

Como Xiofeng Li e David Prescott dizem em seu relatório sobre a medição da produtividade no setor de serviços: "A qualidade no setor de serviços é muito importante porque os clientes geralmente avaliam um determinado serviço pela sua qualidade".

Essa ideia dá origem a um cálculo diferente:

Por que a produtividade é importante?

Por que a produtividade é importante?

Seja como for, por que economistas e líderes empresariais permanecem tão focados na ideia de produtividade? Há muitas boas razões, aqui estão apenas algumas.

Eficiência

Produtividade não é o mesmo que eficiência, mas os dois estão tão indissociáveis que a produtividade às vezes é descrita como uma medida de eficiência de produção.

Em um mundo onde há pressão para reduzir o impacto ambiental da atividade humana, as organizações devem usar recursos de forma eficiente com o menor desperdício possível. Além disso, a pandemia do coronavírus mostra que estamos voltando ao local de trabalho em um ambiente econômico em mudança, onde podem existir expectativas para as pessoas fazerem mais com menos. Obter o maior estrondo de saída para o nosso dólar de entrada pode nos ajudar a fazê-lo.

Padrões de vida

Maior produtividade significa melhores resultados para todos - não apenas para as organizações. Ela pode levar a salários mais altos porque as empresas estão lucrando mais. Poderia permitir preços mais baixos com redução de custos repassados aos consumidores, porque as empresas usam recursos de forma mais eficiente. E uma maior demanda poderia levar a mais emprego e a uma economia mais vibrante e competitiva. Como diz o relatório da Deloitte, o UK Productivity Puzzle: "É difícil exagerar quanto à importância da produtividade na condução de melhorias nos padrões de vida". 1 Por outro lado, quando a produtividade cai, caem também os salários e os bons empregos.

Rentabilidade

Maior produtividade geralmente significa uma maior rentabilidade para as empresas. Isso pode ser um “ganha-ganha” para todos se traduzido em salários mais altos e oportunidades de crescimento mais significativas. As organizações podem reinvestir o lucro de volta no negócio, permitindo que ele cresça e crie mais oportunidades.

Bem-estar dos funcionários

Produtividade e bem-estar são um círculo virtuoso. Ter muito trabalho a fazer com muito pouco tempo para fazê-lo é algo estressante, e pode levar as pessoas a se sentirem estafadas e desengajadas. Mas, se as pessoas são estimuladas a serem mais produtivas, elas podem desfrutar de um melhor equilíbrio entre vida profissional e trabalho e ter mais espaço para o desenvolvimento da carreira. Cuidar do bem-estar dos funcionários é um “ganha-ganha” para os líderes empresariais - pessoas que se sentem saudáveis e satisfeitas com seu trabalho são mais propensas a serem produtivas.

Moral mais alta

As pessoas se sentem bem quando sabem que estão usando seu tempo produtivamente. Tal sensação pode se espalhar através de uma organização, elevando o moral, reduzindo o absenteísmo e incentivando a colaboração e o crescimento. Mas, embora a moral mais alta possa significar maior produtividade, adotar medidas de produtividade que não levam em conta o bem-estar dos funcionários - não dando às pessoas tempo suficiente para completar tarefas, por exemplo - podem “sair pela culatra” e diminuir a moral, levando a uma menor produtividade.

Engajamento dos funcionários

A produtividade tem laços estreitos com o engajamento dos funcionários. Funcionários desengajados custam bilhões em produtividade perdida. Mas, de acordo com o relatório State of the Global Workplace, da Gallup, as empresas com locais de trabalho altamente engajados têm 21% mais rentabilidade e uma produtividade 17% maior do que aquelas com baixo engajamento. Elas também têm melhor retenção de pessoal, menos absenteísmo, melhor engajamento do cliente e menos acidentes. Prova, talvez, da força do vínculo entre produtividade e a Experiência do Empregado.

Satisfação do cliente

Mas não são só os empregados. Usar o tempo de forma mais produtiva - para responder perguntas ou atender as pessoas mais rapidamente, por exemplo – pode também levar a clientes mais satisfeitos. Porém, a produtividade medida de forma puramente quantitativa não necessariamente levará em conta a satisfação do cliente. Você pode atender os clientes rapidamente - mas isso não garante que você os servirá bem. É por isso que é importante considerar a qualidade do serviço na medição da produtividade.

O que causa baixa produtividade?

O que causa baixa produtividade?

Apenas um em cada quatro trabalhadores do Reino Unido acredita ser consistentemente produtivo no trabalho, segundo uma pesquisa de 2019. E com a produtividade baixa se revelando um problema em muitos países, é razoavelmente seguro assumir que esse mal-estar é algo bastante difundido. Mas, o que exatamente causa baixa produtividade? Não é surpresa que, com um assunto tão complexo, não haja uma resposta simples.

Absenteísmo e presenteísmo

Uma das questões críticas é o bem-estar dos funcionários: ou melhor, a falta dele. Ter altos níveis de bem-estar tem um impacto positivo na produtividade e vice-versa. Já a ausência por doença tem um efeito considerável na produtividade: algumas estimativas mostram que o custo final da produtividade perdida relacionada a doenças é de até US$ 530 bilhões por ano. Afinal, os funcionários não podem ser produtivos se não estão trabalhando, ou se uma doença está afetando seu desempenho. Assim, qualquer um que queira aumentar a produtividade precisa pensar para como o absenteísmo afeta seus negócios, as razões para isso - seja algo diretamente relacionado ao trabalho ou não - e como lidar com isso.

Assim como a ausência por doença é um sinal muito claro de que você tem um problema de produtividade, também é o seu oposto – o presenteísmo. Funcionários que regularmente colocam mais do que suas horas oficiais podem indicar que sua organização pode ter um problema de produtividade - e que as pessoas não estão trabalhando tão duro quanto você pensa.

A síndrome do "casaco na cadeira" pode ter várias causas. Pode ser algo enraizado na cultura da empresa, que normaliza o trabalho extra depois do expediente, dificultando a saída de qualquer pessoa na hora. Pode ser porque as pessoas estão muito distraídas para continuar com seu trabalho durante o horário normal de trabalho, ou porque têm um problema com seu trabalho que não estão compartilhando com os demais. Ou pode ser simplesmente por causa do que às vezes é chamado de Lei de Parkinson - onde "o trabalho se expande para preencher o tempo disponível para sua conclusão".

De qualquer forma, é um problema que as organizações precisam resolver. Trabalhar mais horas não significa em mais trabalho realizado – na verdade, pode resultar exatamente no oposto. Algumas pessoas, inclusive, veem a redução das horas de trabalho como a resposta ao problema da produtividade - uma das razões para pedidos de uma semana de quatro dias, ou um dia de seis horas. Se você só tem quatro dias para fazer todo o seu trabalho, imagina-se, as pessoas vão se esforçar mais para fazê-lo. Então você terá três dias de folga para descansar e ter um melhor equilíbrio entre vida profissional e trabalho - tudo isso leva a mais produtividade quando você está no trabalho.

Distrações e falta de controle

Então, o que está impedindo as pessoas de serem produtivas durante suas horas regulares de trabalho? Um dos culpados é a distração. Muitos e-mails, muitas reuniões, pausas para café, barulho e edifícios insalubres são citados como razões para as pessoas não continuarem com seu trabalho.

Muitas dessas distrações desapareceram quando os trabalhadores se viram trabalhando em casa durante a pandemia de COVID-19. Então, se você está planejando seu retorno ao local de trabalho, você deve pensar em como dar às pessoas o mesmo controle sobre seu ambiente de trabalho que eles desfrutaram em casa. Olhe para coisas como temperatura, níveis de ruído e móveis do escritório. São confortáveis? As pessoas podem ajustá-los para atender às suas necessidades?

Durante o trabalho remoto o número de reuniões presenciais que as pessoas foram obrigadas a participar diminuiu consideravelmente. As organizações mudaram para soluções virtuais, que ainda desempenharão um papel no futuro. Como as empresas podem capitalizar o reset do COVID para melhorar o foco e a produtividade das reuniões futuras, ao mesmo tempo em que impedem o retorno à fadiga de constates reuniões?

Da mesma forma, muitas organizações terão reduzido sua dependência de e-mails, usando outras ferramentas de comunicação para um chat diário e comunicações internas. Se isso é menos estressante e mais eficaz, mais uma razão para continuar assim durante o retorno ao trabalho.

Má comunicação e fluxo de informações

A falta de comunicação pode fazer com que as pessoas se sintam isoladas e desmotivadas. Por exemplo: não ser capaz de encontrar as informações que você precisa para fazer o seu trabalho, não sentindo que você tem liberdade de fazer perguntas ou ter a sensação de que os gestores não estão disponíveis para ajudar – tudo isso pode ter um impacto na produtividade. Eles também podem danificar a moral e causar estresse, reduzindo ainda mais a produtividade.

A comunicação está sob os holofotes durante o trabalho remoto porque as empresas perceberam que poderia ser um grande problema conectar uma força de trabalho dispersa.

Mas, isto também é um problema no seu local de trabalho? Agora, quando as pessoas voltarem ao trabalho ´presencial, é hora de fazer um balanço. Se você abriu melhores canais de comunicação durante a pandemia - check-ins regulares, definição clara de metas, canais dedicados para diferentes tipos de comunicação - você deve considerar mantê-los abertos. Se o fluxo de comunicação e informação foi um problema, resolva-o agora antes que se torne mais complicado com um mix de pessoas trabalhando local e remotamente.

Como melhorar a produtividade

Como melhorar a produtividade

Como melhorar a produtividade

Estar ocupado não significa necessariamente que você está sendo produtivo. Defina tarefas que tenham valor em termos de produtividade (e não apenas “responder os e-mails”) e estabeleça prazos para alcançá-las – como o número de chamadas que os vendedores devem fazer em um dia, por exemplo.

Controle tarefas não-produtivas

Pense em como você pode deixar de fazer coisas que “roubam” a produtividade no seu dia. Considere reservar horários específicos para olhar o e-mail, por exemplo, e usar ferramentas de comunicação que permitam que as pessoas recebam mensagens mais relevantes para elas. E pense duas vezes antes de organizar uma reunião: é realmente necessário? que resultados você quer que ela alcance?

Reduza o fator “multitarefa”

Pode parecer que fazer mais de uma coisa de uma vez seria superprodutivo. A verdade é que não é realmente possível fazer mais de uma coisa de cada vez. Quando fazemos várias tarefas, mudamos rapidamente de uma tarefa para outra, o que significa que temos que parar de nos concentrar e perder tempo valioso, especialmente quando estamos fazendo algo complexo. Estimativas sugerem que a produtividade pode ser reduzida em até 40% ao alternar tarefas. Para lidar com isso, capacite as pessoas a organizar sua carga de trabalho para que possam se concentrar em uma tarefa até completá-la antes de começar outra.

Ofereça treinamento

Pesquisas mostram que a educação da força de trabalho aumenta a produtividade - o que não é surpreendente. Os funcionários que estão confiantes em suas habilidades para fazer seu trabalho de forma efetiva provavelmente serão mais produtivos. Além disso, se eles sabem o que devem fazer, não são tão propensos a pedir ajuda ou conselhos, o que significa que outros funcionários podem se concentrar mais em seu trabalho.

Coloque o reconhecimento em pauta

Ser reconhecido por fazer um excelente trabalho aumenta a moral, o engajamento e a produtividade. Também dá um grande exemplo para outros colaboradores sobre a cultura da colaboração em sua organização. Produtividade e desempenho são 14% maiores em organizações que oferecem reconhecimento, segundo a Deloitte. A fonte do crédito é importante: pesquisas mostram que o reconhecimento dos gestores é mais valorizado, seguido de elogios de um líder de alto nível hierárquico na organização.

Delegue, delegue, delegue

"Se um trabalho precisa ser bem-feito, faça você mesmo." Mas se essa frase dita a sua vida profissional, isso pode significar que você não confia na sua equipe. Também significa que é provável que você fique sobrecarregado de trabalho, aumentando seus níveis de estresse e reduzindo sua produtividade. Os gestores precisam ter confiança suficiente em suas equipes para delegar trabalho a eles sem microgestão. Se isso não parece possível, procure treinar seu time.

Use as ferramentas certas

O uso da comunicação e das ferramentas certas significa que as mensagens chegarão às pessoas certas da maneira certa. As pessoas terão acesso às informações rapidamente, e a colaboração da equipe fluirá sem problemas, resolvendo quaisquer falhas de produtividade.

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