Dez dicas para maximizar sua produtividade pessoal
O que é produtividade pessoal e como aumentá-la? Siga estas etapas simples para atingir suas metas de produtividade.
Pode ser que você tenha o hábito de pensar em produtividade em relação à sua equipe. Mas e quanto à sua própria produtividade? Se você é um gerente, membro da equipe ou freelancer, há muitas coisas simples que pode fazer para aumentar sua produtividade no dia a dia. Vamos ver.
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O que é produtividade pessoal?
A produtividade pessoal se refere à gestão eficiente do seu tempo, energia e recursos para atingir suas metas. Envolve estratégias, ferramentas e uma mentalidade focada para trabalhar de maneira mais inteligente e maximizar seu potencial.
Isso inclui definir objetivos claros, priorizar tarefas e organizar o trabalho com eficiência. A produtividade pessoal também coloca ênfase em autocuidado e bem-estar para sustentar o sucesso a longo prazo. É uma jornada longa de autodescoberta e otimização, que nos dá autonomia para assumir o controle do nosso tempo e atingir nossos objetivos enquanto levamos uma vida plena.
Por que a produtividade pessoal é tão importante?
A pandemia da COVID-19 virou o mundo do trabalho de cabeça para baixo. As empresas têm que ser extremamente ágeis, transformando seus serviços, reorganizando suas forças de trabalho e fazendo uma mudança rápida para o trabalho flexível ou remoto.
Isso aumentou o foco em produtividade. As organizações estão preocupadas se perguntando se as pessoas serão produtivas no trabalho remoto. Na realidade, 78% dos líderes empresariais acreditam que o trabalho híbrido e o remoto prejudicarão a produtividade, de acordo com o Fórum Econômico Mundial.
Mas enquanto o júri ainda não decidiu, os sinais até agora são muito bons. Vários estudos observaram um aumento na produtividade em vez de uma queda. Em uma pesquisa, 94% dos funcionários disseram que a produtividade estava mais alta ou a mesma do que antes da COVID. Outra pesquisa mostra que os trabalhadores remotos estão tendo menos tempo improdutivo e menos distrações do que a equipe que trabalha no escritório.
Enquanto as organizações focam na mensuração da produtividade dos funcionários e na colaboração em equipe, como nós, como indivíduos, estamos evoluindo o modo como trabalhamos? O trabalho remoto significa ter mais responsabilidade para gerenciar sua produtividade pessoal. Mas como fazemos isso?
Os monitores de produtividade tradicionais analisam tarefas. No entanto, talvez tenha chegado o momento de analisar a produtividade de forma mais flexível. Talvez devamos inclusive começar a mensurar a produtividade "de trás para frente". Começar a olhar primeiro para os resultados e depois encontrar as ações e comportamentos que levaram ao sucesso, e aqueles que atrapalharam.
Temos que analisar a produtividade holisticamente em termos de bem-estar também. É amplamente sabido que existe uma conexão entre produtividade e estresse: quanto maior o nível de estresse de uma pessoa estiver, menor sua produtividade provavelmente será. Ao mesmo tempo, uma queda na produtividade pode ser um sinal de que há algo errado com o bem-estar mental de uma pessoa.
Como mensurar a produtividade pessoal?
Existe uma equação simples para mensurar a produtividade: o valor que você cria dividido pelo número de horas que trabalha. Uma pessoa com alta produtividade criará o mesmo valor para uma organização em menos tempo ou criará um valor mais significativo com o mesmo tempo.
O problema é que é difícil mensurar a produtividade pessoal dessa forma, pois você nem sempre entenderá completamente o valor que cria. Isso é verdade sobretudo se o seu trabalho não envolve criar um produto físico, tornando o resultado ainda mais difícil de mensurar.
Portanto, pode ser mais fácil pensar sobre produtividade em termos de número total de horas produtivas que você tem em um dia ou semana comum. Uma hora produtiva é aquela em que você realiza tarefas, onde você sente que pode se concentrar em uma tarefa e concluí-la, sem nenhuma distração.
Muitos de nós se sentem mais produtivos em determinados horários do dia ou semana do que outros. E as distrações vão desde reuniões repentinas e telefonemas a notificações de bate-papo, até muitos trabalhos pequenos ou estranhos atrapalhando, todos impedindo que você realize as "grandes tarefas".
Um estudo de 2019 feito pelo Economic Research Council do Reino Unido descobriu que o trabalhador médio do Reino Unido só foi produtivo durante 2 horas e 53 minutos em cada dia de trabalho. Supondo que o dia de trabalho médio tem cerca de oito horas, isso nos deixa com quase cinco horas fazendo... não muita coisa. Isso leva à surpreendente conclusão de que se sua produtividade pessoal estiver acima de três horas por dia, você já é mais produtivo do que o funcionário médio.
Quando se trata de mensurar sua produtividade pessoal, pode ser que você queira se fazer perguntas como:
Quanto tempo você tem em um dia normal para se concentrar em uma tarefa específica?
Se sua agenda estiver cheia de bloqueios administrativos ou se você tende a trabalhar em dois ou mais projetos simultaneamente, isso pode afetar sua produtividade.
Quantas reuniões você normalmente faz em um dia?
Você costuma fazer malabarismos com múltiplas tarefas ou prazos irreais?
Se isso acontece com frequência, talvez você precise reavaliar sua abordagem de trabalho. Você precisa delegar mais?
Você consegue fazer pausas regulares, incluindo um intervalo para o almoço?
As pausas são essenciais para manter o foco. Portanto, você precisa reservar um tempo para se afastar da tela.
Principais dicas para aumentar a produtividade pessoal
A coisa mais importante para se ter em mente quando se trata de maximizar sua produtividade é que ela começa com uma mudança na mentalidade. Todos os apps de gerenciamento de tempo ou softwares de monitoramento de produtividade do mundo não farão diferença se a sua cabeça não estiver no lugar certo.
Veja aqui nossas dez principais dicas para fazer seu cérebro ter mais energia:
1. Pense no que está atrapalhando você
Você enfrenta distração, sobrecarga ou tédio no trabalho? Estar ciente da sua carga de trabalho e dos seus sentimentos é o primeiro passo para compreender e melhorar sua produtividade.
2. Visualize como é um dia produtivo para você
Tente imaginar os pensamentos e os sentimentos que você associa à produtividade. Onde você está? Qual é sua mentalidade? Como é seu padrão de trabalho?
3. Crie degraus para tentar alcançar esse dia ideal
Não presuma que você pode alcançar a visão em sua cabeça apenas desejando-a. Além disso, não tente fazer tudo de uma vez. Em vez disso, defina uma estratégia para fazer isso acontecer e siga-a passo a passo.
4. Defina um plano de produtividade (lista de tarefas) para cada dia
Usar um planner de produtividade para mapear cada dia é uma ótima maneira de começar o dia de forma mais produtiva. Também ajuda se você visualizar suas prioridades. Portanto, caso surja um trabalho extra, você instantaneamente saberá onde ele se encaixa na sua programação.
5. Faça o que é mais importante primeiro
Se alguma tarefa estiver causando preocupações em você, realize-a o mais cedo possível no dia ou na semana. Realizar o trabalho mais estressante pode ajudar você a se sentir melhor ao abordar as outras atividades da sua lista de tarefas.
6. Divida grandes tarefas em tarefas menores
Se olhar para a escala de um projeto traz sentimentos de angústia, tente dividi-lo em várias responsabilidades menores. Depois de começar a riscar pequenas atividades da sua lista de tarefas, você sentirá que está progredindo no sentido de atingir o objetivo maior.
7. Se recompense com pequenos incentivos
Para cada atividade que você riscar da sua lista de tarefas, se dê uma recompensa. Quer seja uma pausa de dez minutos de tela, uma bebida ou alguns minutos navegando no seu feed de redes sociais, você terá um incentivo maior para concluir seu trabalho mais rapidamente se algo estiver à sua espera.
8. Faça intervalos programados
Fazer uma pausa ajuda em tudo, desde a concentração até a redução do estresse. Portanto, embora possa pensar que trabalhar durante o almoço é a chave para terminar seu trabalho, você pode estar se desacelerando.
9. Delegue ou automatize tarefas se e quando puder
Quando você estiver com muitas tarefas para fazer, não seja um mártir. Em vez disso, encontre alguém para ajudar ou, melhor ainda, encontre uma forma de deixar a tecnologia trabalhar no seu lugar, como usar um bot para enviar e coletar resultados de pesquisa.
10. Monitore sua produtividade ao longo do tempo e busque as tendências (por exemplo, coisas que regularmente atrapalham você)
Acompanhe as horas que você passa realizando essa atividade e registre seu tempo produtivo e não produtivo com honestidade. Depois de coletar algumas informações, dê uma olhada nos dados e tente encontrar um padrão de coisas que melhoraram sua produtividade e de coisas que atrapalharam. Você pode usar essas informações como base de uma estratégia para trabalhar de maneira mais inteligente.
Nove métodos para impulsionar ainda mais sua produtividade pessoal
Obviamente, se quiser aumentar ainda mais sua produtividade pessoal, você pode aprender técnicas de produtividade testadas e comprovadas. Há muitas entre as quais pode escolher, encontrando a que mais se encaixa nas suas necessidades.
Veja algumas para testar:
SMART é a sigla em inglês para específico, mensurável, alcançável, relevante e com prazo determinado. Definido pela primeira vez por Peter Drucker, esse método é uma sequência passo a passo para ajudar as pessoas a definir metas realistas e depois atingi-las trabalhando de maneira consistente e objetiva.
A técnica de gerenciamento de tempo de Francesco Cirillo segue um sistema simples de trabalho em períodos de 25 minutos com intervalos regulares entre eles. Seu nome vem da palavra italiana para tomate porque Cirillo usou um cronômetro em forma de tomate para criar a técnica enquanto era estudante universitário.
O Kanban é uma técnica de gerenciamento de projeto simples, mas eficaz. Tudo que você precisa são algumas notas adesivas e uma tabela com três colunas denominadas "Tarefas", "Em andamento" e "Concluído". Ao mover as notas da esquerda para a direita na tabela, você consegue visualizar como está concluindo as tarefas e, ao mesmo tempo, obtém uma visão geral completa das suas outras responsabilidades do dia.
Um método inspirado na citação de Mark Twain: "Coma um sapo vivo logo pela manhã e nada pior acontecerá com você pelo resto do dia". Brian Tracy elaborou essa dica de produtividade em torno de um conceito simples: realize a tarefa mais desafiadora logo pela manhã e o resto do dia parecerá muito mais simples.
MoSCoW é um acrônimo em inglês para "must have" (deve ter), "should have" (deveria ter), "could have" (poderia ter) e "would have" (teria). É um método simples de colocar suas tarefas em hierarquia de mais urgente para menos urgente. As tarefas "devem" são aquelas que você deve focar imediatamente (como responder a uma mensagem importante), enquanto as tarefas "teria" são as metas vagas que você se coloca para o futuro (como receber uma promoção).
Criação de um estudante de ciência da computação, o método sistêmico se combina com o app Todoist para simplificar vários fluxos de trabalho enquanto também ajuda a equilibrar outras responsabilidades paralelas.
A técnica de David Allen conhecida como GTD trata sua mente como uma caixa de entrada de email e designa tarefas em cinco categorias: capturar, clarificar, organizar, refletir e engajar. Ela incentiva os usuários a focarem uma atividade por vez, permitindo que outras tarefas menos importantes sejam armazenadas, ou até mesmo colocadas na lixeira.
8. Zen to Done
Zen to Done (do zen para o concluído), ou ZTD, é a evolução do GTD de David Allen. Baseando-se nas mudanças de comportamento necessárias para se adaptar ao GTD, o ZTD elimina a necessidade de as pessoas pausarem e pensarem sobre suas tarefas e, em vez disso, as incentiva a continuar avançando. É mais útil para as pessoas que preferem ação em vez de reflexão.
Também conhecido como Método Seinfeld (embora o próprio Jerry afirme não ter tido nada a ver com isso). Não quebre a corrente ensina o usuário a pensar em cada item marcado na lista de tarefas como mais um passo para construir uma versão melhor de si no futuro. É uma ótima forma de incentivar as pessoas que valorizam o progresso pessoal.
Melhores ferramentas de produtividade pessoal
Quando se trata das melhores ferramentas de produtividade pessoal, você tem uma escolha:
Planners de produtividade
Planners de produtividade podem ajudar você a acompanhar o cronograma, as tarefas, os projetos e as metas seus e da sua equipe. Há vários planners digitalizados. Algumas pessoas ainda preferem o de papel.
Controladores de tempo
Controladores de tempo podem combinar tarefas e marcos do projeto com listas de tarefas pendentes. Você também pode usá-los para agendar com antecedência. Uma vantagem que eles oferecem é que você pode usar as estatísticas que eles geram para ver quanto tempo leva para realizar diferentes tarefas.
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