Como promover trabalho em equipe

Uma abordagem colaborativa pode ajudar seu pessoal a trabalhar de forma mais inteligente, criativa e eficaz. Veja como acertar sua estratégia de trabalho em equipe.

COLABORAÇÃO EM EQUIPE | 10 MINUTOS DE LEITURA
team collaboration - Workplace from Meta

O trabalho em equipe importa porque - quando funciona - pode gerar grandes recompensas para sua organização. Equipes colaborativas são motivadas, eficientes e resolvem problemas de forma inovadora. Outras vantagens de colaboração incluem funcionários mais engajados e comprometidos, melhor desempenho e melhores resultados financeiros.

Mas enquanto as organizações falam sobre a importância do trabalho em equipe e habilidades de colaboração, isso nem sempre é fácil de ser alcançado. Apenas 14% das empresas das empresas acreditam que seus processos internos de colaboração e tomada de decisão estão funcionando bem. É aí que entra uma estratégia de colaboração eficaz.

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O que é trabalho em equipe?

O que é trabalho em equipe?

É importante entender o que é trabalho em equipe - e o que não é. A trabalho em equipe acontece quando pessoas com habilidades complementares trabalham juntas em projetos ou tarefas de forma genuinamente conectada e coletiva. É essa responsabilidade compartilhada e o esforço conjunto que é a diferença entre colaboração e trabalho em equipe.

Em ambos os casos, um grupo de pessoas trabalha em direção a um objetivo compartilhado. Mas no trabalho em equipe, as pessoas fazem suas contribuições como indivíduos. Quando colaboram, as pessoas exploram tarefas e descobrem soluções em conjunto. O processo de colaboração da equipe envolve estabelecer metas, decidir quem faz o quê, criar relacionamentos e se comunicar de forma discursiva e não julgadora.

Trata-se tanto de cultura quanto de organização, com mais flexibilidade e abertura, menos ego e uma mentalidade mais cooperativa, sendo esses alguns dos elementos essenciais em uma equipe genuinamente colaborativa.

A colaboração da equipe se alinha perfeitamente com a estrutura mais democrática do local de trabalho moderno – onde a pergunta tradicional “para quem você trabalha?” foi substituída por “com quem você trabalha?”.

team collaboration

Uma melhor colaboração entre as equipes ajuda os negócios.

Quais são os benefícios do trabalho em equipe?

Quais são os benefícios do trabalho em equipe?

As organizações reconhecem que ter pessoas trabalhando de forma colaborativa é vital para o sucesso – 94% das empresas dizem que “agilidade e colaboração são fundamentais para seu crescimento”. Então, como exatamente a trabalho em equipe pode fazer o trabalho funcionar melhor? Aqui estão cinco maneiras.

  1. Colaboração e produtividade da equipe

    Os funcionários trabalham 15% mais rápido em média quando colaboram, de acordo com um relatório da Deloitte. E quando a Universidade de Stanford realizou uma série de estudos sobre colaboração, eles descobriram que as pessoas que eram tratadas como se estivessem trabalhando juntas persistiram até 64% mais em uma tarefa desafiadora. O desempenho e o engajamento também melhoraram - as pessoas estavam mais interessadas e absorvidas pelo que estavam fazendo e se sentiam menos cansadas.

    O que é interessante, especialmente porque muitas equipes continuam trabalhando remotamente por causa da COVID-19, é que as pessoas nos estudos não estavam no mesmo espaço físico. O estudo tratou-os como se fossem. Prova positiva de que trabalhar de forma colaborativa não depende da proximidade física.

  2. Engajamento dos funcionários

    Os funcionários engajados são mais produtivos, com melhor desempenho e mais propensos a permanecer em suas organizações. Trabalhar de forma colaborativa desempenha um papel significativo no engajamento - as pessoas muitas vezes querem usar suas habilidades complementares para trabalhar juntas. Pesquisas mostram que funcionários ficam até 20% mais satisfeitos quando têm ferramentas que lhes permitem colaborar.

    Mas, embora a colaboração possa aumentar o engajamento dos funcionários, o inverso também é verdadeiro. Oitenta e seis por cento dos funcionários e executivos dizem que a falta de colaboração efetiva é uma das razões para falhas no local de trabalho. Isso torna as habilidades de colaboração um engajamento dos funcionários essenciais - não apenas algo legal de se ter.

  3. Inovação

    Novas formas de pensar nascem da colaboração; funcionários são 60% mais inovadores quando colaboram - e isso não é surpresa.

    Equipes colaborativas reúnem pessoas de diferentes origens, com diferentes ideias, experiências e habilidades para explorar novas perspectivas. Porque as pessoas estão trabalhando em conjunto, elas sentem que é mais seguro experimentar e correr riscos. E suponha que você possa fazer as pessoas colaborarem em toda a organização. Nesse caso, você pode ajudar a quebrar os silos que inibem a inovação, compartilhar conhecimento e inventar soluções que funcionam em todo o negócio - economizando tempo e dinheiro.

    Não se trata apenas de colaborar dentro do local de trabalho: empresas inovadoras muitas vezes cocriam produtos e serviços em colaboração com clientes e parceiros externos.

  4. Bem-estar

    O bem-estar dos funcionários é vital tanto no engajamento quanto na produtividade - e a trabalho em equipe pode ajudar a impulsioná-lo incentivando as pessoas a construir relacionamentos, aprender umas com as outras e dar apoio e orientação mutuamente.

    A colaboração eficaz também é um ingrediente-chave no bem-estar mental. A instituição de caridade de saúde mental do Reino Unido, MIND, aconselha locais de trabalho que desejem criar um ambiente de apoio mútuo a incentivar e apoiar uma cultura de colaboração, trabalho em equipe e compartilhamento de informações.

    O apoio é fundamental aqui, no entanto. Embora trabalhar em silos seja alienante, trabalhar em equipe pode aumentar as demandas dos funcionários e fazê-los se sentirem ansiosos. Por isso, é importante que os gestores estejam cientes disso e garantam que as cargas de trabalho não se tornem incontroláveis.

  5. Recrutamento e retenção

    Até 2025, os Millenials irão compor 75% da força de trabalho global, e a Geração Z está seguindo logo atrás. As empresas com visão de futuro desejarão atrair e manter esses funcionários valiosos - e o trabalho colaborativo é o que eles querem. Trinta e oito por cento dos “Geração Y” e “Geração Z” dizem que seu melhor trabalho acontece em ambientes que lhes permitem se concentrar e colaborar com outros.

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Trabalho em equipe virtual

Muito do pensamento em torno da colaboração concentra-se em que pessoas estejam fisicamente próximas umas das outras, como a criação de layouts de escritório que atingem o equilíbrio certo entre fornecer espaços para trabalhar de forma colaborativa e privada.

Mas, embora essas questões cresçam em importância à medida que as pessoas retornam gradualmente ao local de trabalho, os gestores ainda estão lutando para manter e aumentar as equipes colaborativas em um ambiente alterado de forma inimaginável pela crise do coronavírus. Como a colaboração da equipe pode acontecer quando muitos membros da equipe ainda estão trabalhando em casa, a quilômetros de distância uns dos outros? Como as pessoas podem colaborar efetivamente quando estão maximizando oportunidades de trabalho híbridas e flexíveis e podem não estar em suas mesas ao mesmo tempo? As habilidades tradicionais de colaboração precisam evoluir.

Pessoas que gerenciaram equipes globais podem ter enfrentado muitos desses problemas antes e descoberto maneiras de superar os desafios. Os pesquisadores Pernille Bjørn e Ojelanki Ngwenyama, por exemplo, falam sobre o desenvolvimento de um significado compartilhado - estabelecendo um terreno comum em equipes virtuais globais para evitar falhas de comunicação causadas por suposições erradas e mal-entendidos sobre formas de trabalho.

O compartilhamento de significado faz parte de uma cultura colaborativa, e se constrói gradualmente quando as pessoas estão interagindo face a face. Mas em equipes virtuais, é preciso ajudar, para que as pessoas tenham um entendimento mútuo sobre as formas de trabalhar e a colaboração possa continuar. As ferramentas de comunicação que permitem que os membros da equipe vejam o que os outros estão fazendo e permitem que a equipe interaja em conjunto estão entre os pilares para colocar as pessoas na mesma página, onde quer que estejam.

Aqui estão algumas dicas para fazer a colaboração virtual funcionar.

Não confie em e-mail. Para colaborar com toda a equipe e evitar mal-entendidos entre os membros da equipe, é preferível usar ferramentas que são construídas para comunicação em grupo em vez de enviar e-mails para indivíduos. É também uma maneira de manter a comunicação sobre projetos colaborativos específicos separados para que eles não se percam em uma caixa de entrada lotada.

Forneça espaços de trabalho compartilhados. Um espaço online onde as equipes podem colaborar e compartilhar documentos é uma colaboração virtual essencial. Qualquer que seja o sistema de compartilhamento de arquivos que você escolher, certifique-se de que ele se integre com suas outras ferramentas de comunicação para que as pessoas não percam tempo e fiquem frustradas com vários logins.

Encontre (virtualmente) face a face. A videoconferência dará dicas não-verbais com as quais a equipe poderá contar para entender significados mais sutis, além de ser ideal para sessões de brainstorming. Ela vai fazer as pessoas se sentirem mais conectadas também - apenas a visão de seus colegas vai ajudá-los a sentir que não estão perdendo contato.

Tire um tempo para conversar. Conversas no intervalo para beber água é onde algumas das melhores ideias nascem, então suas ferramentas precisam dar às equipes espaço virtual para isso. Seja montando um canal de bate-papo dedicado, ou apenas dando tempo para conversas ociosas no início e no final das reuniões, não sinta que você precisa organizar cada interação. Dê espaço para deixar a conversa fluir.

Não faça suposições. Mal-entendidos podem acontecer mais facilmente quando as pessoas estão trabalhando virtualmente. Verifique se as pessoas entendem os objetivos e papéis da colaboração. Certifique-se de quem vai fazer o quê depois de cada reunião e mantenha os canais de comunicação abertos para que as pessoas saibam que podem fazer perguntas sempre que precisarem.

Barreiras à colaboração

Quase 40% dos funcionários acreditam que as pessoas em sua organização não colaboram o suficiente. Então, o que os está impedindo? Aqui estão algumas barreiras comuns:

  • Falta de convencimento. As pessoas precisam entender por que o trabalho colaborativo é a melhor maneira de alcançar um objetivo. Se não veem valor nele, elas podem pensar que é apenas carga de trabalho adicional e achar que não têm tempo para isso.
  • Má comunicação. As pessoas precisam de habilidades de colaboração e das ferramentas certas para colaborar, especialmente em um mundo de trabalho remoto. Se você não tem ferramentas simples de compartilhamento de documentos ou as ferramentas que você tem não permitem que todos na equipe façam suas vozes serem ouvidas, a colaboração não funcionará.
  • A cultura errada. Confiança é crucial para a colaboração. As pessoas precisam trabalhar em um ambiente onde sentem que podem trocar ideias livremente e correr riscos sem culpa. A cultura também precisa estar aberta para que as pessoas compartilhem ideias e expressem opiniões. A colaboração não prosperará em uma cultura fechada ou isolada.
  • Falta de apoio da gestão. Os gestores precisam colocar as estruturas certas para a colaboração cultural, dando às pessoas tempo, espaço e ferramentas para fazê-la. Da mesma forma, as pessoas precisam de autonomia para colaborar. Embora as equipes colaborativas precisem de estrutura, elas não funcionarão bem se sentirem que os gestores estão constantemente monitorando.
  • Sem colaboração cultural. Colaboração cultural é mais do que uma frase em seus anúncios de trabalho ou em seu treinamento de onboarding – é algo que você vive e respira. Isso significa que você não só incentiva e habilita as equipes a colaborar, mas que uma cultura de colaboração está incorporada em todos os níveis da organização. Trabalhadores remotos e híbridos se sentem engajados e incluídos. As pessoas de todas as áreas do negócio genuinamente gostam de colaborar.
team collaboration

Mas como melhorar a colaboração entre as equipes?

A colaboração é uma habilidade? (e você pode aprendê-la?)

A colaboração é uma habilidade? (e você pode aprendê-la?)

Colaboração não é apenas uma atividade ou um processo. É uma maneira de ser e fazer. As habilidades de colaboração incluem comunicar, ouvir, negociar e construir relacionamentos pessoais. O uso dessas habilidades ajudará as equipes a chegar a um consenso, reconhecer as contribuições uns dos outros e manter a colaboração fluindo.

Existem ligações entre inteligência emocional e colaboração eficaz. É comprovado que ajuda em tudo, desde o gerenciamento de conflitos até a construção de confiança e o entusiasmo das pessoas.

Algumas pessoas são naturalmente melhores em todas essas coisas e outras têm mais inteligência emocional do que outras. Mas as habilidades de colaboração podem ser melhoradas com a prática. Aqui estão algumas maneiras de fazer isso.

Pratique a colaboração em uma tarefa. A escrita em pares é usada por muitos produtores de conteúdo para reduzir o tempo gasto corrigindo rascunhos. Também é uma ótima maneira de fazer com que as pessoas colaborem dentro das equipes.

Um especialista no assunto e um escritor (ou alguém que deseja escrever) sentam-se juntos para escrever um conteúdo em tempo real. Se você está fazendo isso como um exercício de habilidades de colaboração, você pode fazer essas trocas. É uma boa lição sobre como trocar ideias, esclarecer significado e construir confiança.

Aprimore as habilidades de escuta. Ouvir um ao outro é uma habilidade crucial de colaboração. Para praticar uma boa escuta, tente exercícios de escuta ativos. Você pode fazer isso em pares. Uma pessoa fala enquanto a outra ouve sem interromper, resistindo à tentação de preencher silêncios (mais difícil do que parece!). O ouvinte deve fazer perguntas, pedir ao orador para esclarecer pontos, então, ao final da conversa, resumir o que seu parceiro disse. Use essas técnicas, não apenas como exercícios, mas em conversas colaborativas cotidianas.

Aprenda a negociar. Uma coisa que a colaboração não é sobre ter tudo do seu jeito. Há muita troca em equipes colaborativas, então saber negociar é crucial. Você pode praticar essa habilidade de colaboração dividindo sua equipe em grupos e dando a cada um o trabalho de elaborar algo - um modelo feito de papel, por exemplo. A pegadinha é que nenhuma equipe terá todos os equipamentos necessários para completar sua tarefa - eles terão que negociar com outras equipes para obtê-los. Você pode adicionar um elemento de competição recompensando a equipe que completa a tarefa primeiro.

A abertura é a chave para a colaboração. Este não é apenas um atributo ou habilidade pessoal - é organizacional. Para colaborar efetivamente, os indivíduos precisam acreditar na importância da colaboração cultural, e estar abertos a novas ideias, assim como suas organizações. A colaboração não será eficaz em uma cultura fechada onde as pessoas guardam zelosamente seus segredos.

5 maneiras de melhorar a colaboração no local de trabalho

5 maneiras de melhorar a colaboração no local de trabalho

  1. Concorde com uma estratégia de colaboração

    Chegar a um acordo sobre uma estratégia de colaboração é vital para obter a adesão de toda a organização. Isso mostra aos colaboradores e stakeholders que sua empresa entende o valor das habilidades efetivas de colaboração e que você se comprometeu a investir no treinamento e nas ferramentas necessários. Isso também mostra que você avaliou todas as necessidades individuais em toda a organização no que diz respeito às habilidades e ferramentas de colaboração existentes. Sua estratégia de colaboração deve estar em vigor antes de você gastar dinheiro em ferramentas específicas. Deve refletir as formas híbridas atuais de trabalho, e deve ser revisado a cada 6-12 meses.

  2. Identifique barreiras

    Nem todas as organizações são iguais, então descubra exatamente o que está atrasando a colaboração em sua empresa. É falta de tempo? Falta de confiança? A cultura ou ferramentas erradas? Você pode realizar uma pesquisa rápida para avaliar as atitudes em relação à colaboração cultural e de equipe, explorar quais são os bloqueadores e reunir sugestões para superá-los. Dê feedback para a equipe sobre suas descobertas e explique o que você fará para incentivar a colaboração.

  3. Estabeleça metas claras para equipes colaborativas

    Quando o Instituto de Produtividade Corporativa (i4cp) analisou a colaboração, ele constatou que é o propósito que determina se o trabalho colaborativo será produtivo. Sem um senso de propósito e objetivos claros, as equipes não terão foco. E as pessoas podem se sentir sobrecarregadas com pedidos para colaborar efetivamente se não tiverem uma ideia clara do que os gestores esperam que elas alcancem. Como em qualquer tipo de trabalho em equipe, metas e entregas precisam ser explicitadas no início de qualquer projeto colaborativo.

  4. Reconheça e recompense a colaboração

    As organizações precisam mostrar que valorizam a colaboração - e isso significa recompensar o esforço da equipe, bem como o desempenho individual. As recompensas funcionam: organizações de alto desempenho têm até 5,5 vezes mais chances de incentivar a colaboração do que empresas com baixa performance. Mas bônus e outras recompensas são muitas vezes estruturadas em torno das conquistas dos indivíduos em vez de equipes.

    "A falta de incentivos e recompensas é a barreira mais comum e poderosa para uma colaboração eficaz", diz Kevin Martin, Diretor de Pesquisa do i4cp. Revise suas recompensas e incentivos e certifique-se de que há espaço para reconhecer a colaboração da equipe para que você possa mostrar o quanto você a valoriza.

  5. Foque no compartilhamento de conhecimento

    Mais de 80% dos líderes empresariais dizem que capturar e compartilhar as percepções de seu pessoal é um dos fatores mais críticos no sucesso dos negócios. Isso é também um fator crucial na colaboração efetiva - na verdade, o compartilhamento de conhecimento e a colaboração se retroalimentam.

    Ser capaz de alcançar as informações certas quando for preciso fará com que as pessoas se sintam pessoalmente empoderadas - e isso tornará a colaboração muito mais fácil e rápida. Use sistemas de gerenciamento de documentos que faça isso acontecer e utilize ferramentas de comunicação para ajudar o fluxo de informações livremente.

Ferramentas de trabalho em equipe e como escolher as certas

Ferramentas de trabalho em equipe e como escolher as certas

As ferramentas são essenciais para a colaboração, mas como você escolhe as certas para uma colaboração eficaz? Ao construir sua estratégia de colaboração, um dos principais fatores a serem considerados incluem o perfil etário da sua organização: 53% dos “Geração Y” dizem que seriam mais propensos a aceitar um emprego se o empregador utilizasse as mesmas tecnologias que eles.

Outra coisa a pensar é quanto tempo você tem para treinar as pessoas no uso de ferramentas de colaboração. Algo com o qual eles já estão familiarizados será muito mais rápido para decolar. Outras coisas a serem olhadas incluem escalabilidade, integrações com outras ferramentas, como gerenciamento de documentos e software de gerenciamento de tempo, e capacidade de tradução se você tiver equipes usando diferentes idiomas. Você também precisa decidir com que frequência revisará e atualizará sua estratégia de colaboração.

Use a colaboração na nuvem

Usar a nuvem para armazenar documentos significa que as pessoas podem trabalhar neles onde quer que estejam e quando quiserem. Isso também significa que você pode dar adeus a anexos de e-mail desajeitados e participar igualmente na colaboração. Esta é a colaboração cultural em ação.

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