A OrangeTrail trabalha em estreita colaboração com empresas para melhorar os processos internos delas, combinando-os com as principais plataformas de tecnologia social, incluindo o Workplace.

Conversamos com Jaap para saber o que as empresas podem fazer para se preparem para o sucesso em longo prazo com o Workplace e ficar por dentro de outros insights que ele aprendeu nessa jornada. Jaap também compartilhou informações privilegiadas sobre a recém implementação do Workplace por parte da OrangeTrail no ícone global de fabricação de cerveja HEINEKEN.

O que funcionou para a HEINEKEN

A OrangeTrail teve um papel importante no recente lançamento do Workplace na HEINEKEN. Jaap e sua equipe forneceram à HEINEKEN conhecimento e suporte para o lançamento e adoção do Workplace para 65 mil funcionários. Para ouvir a história completa e saber como a HEINEKEN se beneficia do uso do Workplace, leia o artigo da OrangeTrail aqui.

Durante os processos de implantação, houve três equipes distintas que adotaram o Workplace mais rapidamente:

Embalagens

Para a vibrante comunidade de embalagens da HEINEKEN, o Workplace foi a plataforma de colaboração perfeita para encontrar soluções práticas para problemas de logística. Um exemplo incluiu o uso de um drone para ler rótulos em caixas empilhadas bem no topo das prateleiras de embalagem nos armazéns. Essa solução criativa foi compartilhada no Workplace, e agregou valor comercial para a equipe.

Recursos humanos

A rede global de RH da HEINEKEN se beneficiou do uso do Workplace ao convidar todos os profissionais de RH para contribuir para o programa anual de aquisição de talentos, chamado Go Places, dentro de um grupo. A equipe de RH de todas as áreas tem contribuído com seus desejos para o programa e sugestões de melhoria no Workplace.

Comunicações

A equipe de comunicações da HEINEKEN foi rápida em levar as conversas para o Workplace e dar o exemplo para o restante da empresa. "A HEINEKEN é famosa por seu marketing e comunicação. Sendo assim, a equipe foi rápida em entender o lado de marketing do Workplace", acrescenta Jaap.

Os três ingredientes para um lançamento bem-sucedido do Workplace

A OrangeTrail considera que há três componentes essenciais para qualquer lançamento bem-sucedido do Workplace. As empresas devem dar às pessoas:

1. Um motivo para visitar

Para a HEINEKEN, o mestre cervejeiro Willem van Weasberghe liderou a tarefa de trazer as pessoas para o Workplace. Willem iniciou um brainstorming de toda a equipe no Workplace, pedindo às pessoas que compartilhassem com quem elas mais gostariam de se conectar e por quê. Ele também destacou o benefício da colaboração para a sua rede global de cervejeiros, que formaram um grupo chamado "Brewers Guild" (Guilda de Cervejeiros), onde as pessoas compartilham dicas, inspiração e ideias.

2. Um motivo para ficar

Depois, as empresas devem configurar o que a OrangeTrail chama de "arquitetura de conteúdo" no Workplace. Isso envolve:

• Criar um número central de grupos importantes.
• Garantir que cada grupo tenha conteúdo amplo para fazer uma introdução às pessoas.
• Atribuir um proprietário a cada grupo e garantir que esses proprietários tenham treinamento básico em gerenciamento de comunidade (definindo metas de engajamento, fazendo publicações regularmente etc.).
• Garantir que cada proprietário do grupo publique conteúdo com frequência, pelo menos nos primeiros dois meses, enquanto o Workplace ganha força.

3. Um motivo para voltar todos os dias

As pessoas só usarão uma ferramenta todos os dias se for realmente importante para o trabalho delas. Como Jaap coloca, "se a sua ambição é fazer com que as pessoas estejam no Workplace todos os dias, você precisa fazer com que elas realmente trabalhem no Workplace, não apenas leiam as publicações de outras pessoas e conversem".

O que não fazer

"O maior erro que as empresas podem cometer ao usar o Workplace é manter a transmissão", diz Jaap. A transmissão ao vivo com CEOs e gerentes seniores é uma ótima maneira de levar as pessoas ao Workplace, mas não é suficiente para mantê-las.

"Algumas empresas cometem o erro de pensar que o Workplace é apenas mais um canal de comunicação ou intranet. Para usar o Workplace com sucesso, você precisa mudar alguns hábitos, seja uma mudança na comunicação da liderança, na comunicação da equipe ou no comitê. Não é preciso fazer tudo de uma vez, mas vemos algumas empresas dar o primeiro passo e depois usá-lo para publicar mensagens e esperar que os funcionários gostem. Esse não é o poder da plataforma."

O poder do aprendizado entre colegas

Para aumentar a compreensão e a adoção da versão para dispositivos móveis de um app de vendas, a HEINEKEN organizou algumas sessões colaborativas de improviso que levaram a uma descoberta surpreendente. "O que a HEINEKEN realmente notou foi que as pessoas estavam muito mais dispostas a aceitar ideias e sugestões de melhoria de seus colegas do que de um treinador."

Com o Workplace, a HEINEKEN substituiu o treinamento presencial com instrutores caros por treinamento online interativo, como essas sessões de improviso. Isso encurtou o ciclo de aprendizado e resultou em um custo-benefício significativo para o negócio.

Só porque você conhece o Facebook, não significa que conhece o Workplace

Embora o Workplace seja fácil de usar e semelhante ao Facebook, essa facilidade de uso pode ser enganosa. "Algumas pessoas começam a usar a plataforma e pensam que sabem do que se trata imediatamente porque são confiantes quanto ao uso do Facebook."

A dinâmica de realizar o trabalho usando o Workplace é muito diferente do uso geral do Facebook, explica Jaap. "As pessoas sabem como compartilhar coisas pessoais no Facebook e não há problema em compartilhar algumas mensagens pessoais no Workplace também. Contudo, muitas não estão familiarizadas com a forma como é possível trabalhar no Workplace. Se você não mostrar a elas como, o Workplace pode apenas se parecer com o Facebook e, assim, você perderá muitos benefícios comerciais."