As sete principais ferramentas de comunicação interna

É essencial ter uma estratégia de comunicação interna bem-sucedida para coordenar a sua empresa de forma construtiva, produtiva e saudável. Exploramos as principais ferramentas que podem ser utilizadas, os erros comuns a serem evitados e como atingir o sucesso.

COMUNICAçãO CORPORATIVA | 9 MINUTOS DE LEITURA

A comunicação corporativa interna é o fluxo de informações que ocorre em toda a sua organização. Feita da maneira correta, ela cria uma poderosa rede de inteligência que conecta escritórios internacionais, equipes que trabalham a distância e indivíduos que trabalham remotamente em qualquer lugar do mundo. Ela também permite que todos trabalhem de maneira eficaz e cumpram os objetivos de negócios.

Como base do engajamento dos funcionários, ela também cria confiança, fidelidade, respeito mútuo e dá voz às pessoas.

No passado, as comunicações internas giravam em torno das pessoas no alto escalão da empresa dizendo às pessoas abaixo delas o que fazer, além de ser um abordagem feita em papel. Atualmente, os diálogos substituíram os monólogos. O material impresso é apenas uma parte das conversas que acontecem em várias plataformas e servem a muitos propósitos diferentes, desde gerenciamento de crises e mudanças até atualizações semanais sobre a empresa e formação de equipes.

Uma estratégia de comunicação interna bem pensada é essencial para aproveitar ao máximo as oportunidades que uma conversa empresarial adequada apresenta para a sua organização.

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Por que comunicações internas eficazes são tão importantes?

Por que comunicações internas eficazes são tão importantes?

As comunicações internas custam tempo, dinheiro e, potencialmente, clientes quando feitas da maneira incorreta.

Pesquisas mostram que 86% dos funcionários e executivos citam a falta de colaboração e comunicação eficazes como as principais causas de falhas no local de trabalho.1 Sem uma comunicação clara, as metas e os objetivos permanecem obscuros ou indefinidos. Isso deixa espaço para desinformação e aumenta a probabilidade de erros e mal-entendidos.

A mudança causa estresse e incerteza em vez de oferecer possibilidades, e uma crise pode ser desastrosa sem uma comunicação clara que coordene uma ação decisiva e reúna todos.

Estar fora da comunicação também faz com que os funcionários se sintam negligenciados, desvalorizados ou enganados. Além de impactar a produtividade, isso afeta o moral, levando a uma maior rotatividade de funcionários.

De acordo com a Society for Human Resource Management (SHRM), custa em média de seis a nove meses do salário de um funcionário para substituí-lo.2 Mas nem tudo é pelo dinheiro. Um funcionário que sai da empresa pode causar interrupção e potencial impacto negativo se criticar para outras pessoas a maneira como você administra os seus negócios.

Uma comunicação interna ruim também pode afetar o relacionamento com o cliente. Suponha que os seus funcionários não estejam alinhados às principais mensagens e aos valores da empresa. Nesse caso, o atendimento ao cliente deles provavelmente será inconsistente e até prejudicial à sua marca.

Top internal communication tools

Uma comunicação interna bem-sucedida geralmente depende da combinação das ferramentas usadas.

O que torna a comunicação interna eficaz?

O que torna a comunicação interna eficaz?

Ter as ferramentas e softwares mais recentes não fará diferença se os seus funcionários não entenderem o valor das comunicações internas oportunas, precisas e relevantes.

Empresas com comunicações internas eficazes geralmente compartilham estas características:

  • Sabem o que é excelência e têm metas flexíveis para alcançá-la

  • Acreditam no valor das conversas inclusivas e bidirecionais

  • Facilitam as comunicações verticais e horizontais entre pares, bem como entre gerentes e subordinados diretos

  • Dedicam tempo, energia e recursos para manterem comunicações internas eficazes

  • Estabelecem métricas para mensurar a eficácia da estratégia

  • Analisam e fazem alterações onde necessário

Erros comuns de comunicação interna

Erros comuns de comunicação interna

A má comunicação pode fazer mais mal do que bem. No mínimo, é um desperdício de tempo e recursos. Para criar uma estratégia de comunicação interna definitiva, o primeiro passo é saber o que não fazer.

Confira cinco das armadilhas de comunicação interna mais comuns.

Falta de clareza

A mensagem interna mais eficaz geralmente é direta, simples e entregue em partes pequenas. Esperar que as pessoas digiram grandes quantidades de detalhes complicados torna mais provável que elas esqueçam pontos-chave.

Não especifidade

Há uma variedade de ferramentas de comunicação interna disponíveis. Escolha a mais adequada para o seu público e mantenha as suas mensagens direcionadas.

Responda a estas perguntas. O que você precisa dizer? Quando você quer dizer? E com quem você está tentando falar? Entender o que é relevante para as pessoas e saber como elas gostam de se comunicar é essencial. Um email é muito diferente de um webinar na hora do almoço ou de uma sessão de perguntas e respostas. E sempre pense no feedback. Você precisa dele? Como vai coletá-lo? E o que vai fazer com essas informações?

Dizer algo uma vez e não fornecer atualizações

A comunicação é um processo contínuo. As mensagens importantes devem ser repetidas para garantir que todos entendam o que você está dizendo. Compartilhe as notícias em diferentes formatos e em momentos diferentes. Não se esqueça de dar um retorno quando disser que o dará (mesmo que seja para dizer que nada mudou).

Não aproveitar ao máximo o feedback

De trabalhadores da linha de frente a membros do conselho, você sabe o que os seus funcionários realmente pensam? O desafio do trabalho remoto e do distanciamento físico tornou o ato de ouvir os funcionários mais necessário e "fechar o ciclo de feedback" com uma resposta apropriada. No entanto, pesquisas recentes revelam que a proporção entre falar e ouvir ainda é incompatível, com 90% falando e apenas 10% ouvindo.

Efeito de gotejamento (trickle-down)

Há uma suposição de que, se você passar uma informação para algumas pessoas específicas, ela será transmitida para toda a organização. Isso não é necessariamente verdade. Além de ser difícil de acompanhar a força de trabalho dispersa de hoje, é uma abordagem não confiável na melhor das hipóteses. Não apenas algumas pessoas podem não receber informações vitais, como interpretações pessoais subsequentes podem resultar em mensagens confusas ou incorretas.

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As sete ferramentas digitais de comunicação interna

As sete ferramentas digitais de comunicação interna

Para muitas empresas com funcionários trabalhando remotamente ou na linha de frente, o digital agora é a abordagem principal para compartilhar informações e coletar feedback. Mas criar uma estratégia de comunicação interna eficaz é uma arte.

Em parte, isso envolve entender os pontos fortes e fracos das diferentes plataformas à sua disposição. Também é necessário engajar as pessoas, o que significa criar uma combinação de conteúdo robusto e de alta qualidade.

Então, como você pode aproveitar ao máximo as ferramentas de comunicação digital disponíveis? Confira uma visão geral das sete ferramentas mais populares.

  1. Aplicativos para celular

    Verificamos os nossos smartphones a cada cinco minutos, com apenas 11% dessas interações motivadas por um alerta. Isso torna os aplicativos para celular da marca da empresa uma escolha óbvia para comunicações internas personalizadas.

    Quando a empresa de transporte britânica Stagecoach lançou um aplicativo para a sua força de trabalho voltada para o cliente, 84% o usaram na primeira semana e a empresa viu um aumento de 32% na satisfação dos funcionários.3

    Prós: com mensagens push e alertas, é provável que atualizações importantes sejam visualizadas quase imediatamente, e isso inclui funcionários que trabalham remotamente ou da linha de frente, que podem não ter um email da empresa ou local de trabalho fixo. Também é possível usar aplicativos para coletar feedback e incentivar o compartilhamento social, aumentando a sensação de pertencimento dos funcionários.

    Contras: se o aplicativo apresentar conteúdo gerado por usuários ou incentivar feedbacks, será necessário moderá-lo e também marcar as caixas de privacidade de dados necessárias. Além disso, lembre-se de que leva tempo para as pessoas se recuperarem após cada interrupção no trabalho4, então agende as suas atualizações com sabedoria e não inunde os funcionários ou eles desativarão as notificações.

  2. Enquetes e pesquisas online

    Enquetes e pesquisas anônimas dão voz à sua força de trabalho. Elas também ajudam a mensurar a satisfação dos funcionários e a cultura da empresa em tempo real. Quando você ouve as pessoas, elas têm mais de quatro vezes mais chances de dar o melhor delas profissionalmente.5

    Prós: o anonimato permite maior abertura, direcionando os empregadores para pontos problemáticos específicos na organização e possibilitando que os funcionários peçam o que precisam. Uma série de pesquisas de clima organizacional também pode ser uma medida mais precisa da satisfação do funcionário do que a relativa falta de frequência das avaliações pessoais.

    Contras: Você precisa enviar pesquisas com frequência para ser eficaz. Isso pode consumir muito tempo, levar à fadiga de pesquisas e aumentar as cargas de trabalho. Se você não agir de acordo com o feedback, isso pode diminuir o moral. Perguntas mal formuladas ou direcionadas ou uma análise falha dos resultados também podem gerar um panorama falso ou permitir que você descarte preocupações genuínas (exemplo: 80% dos funcionários disseram xxx, então não precisamos nos preocupar com os outros 20%…).

  3. Ferramentas de colaboração online

    De armazenamento de arquivos na nuvem a gerenciamento de tarefas e projetos, de mensagens instantâneas a videoconferências, as ferramentas de colaboração online conseguem reunir equipes muito diferentes. De acordo com o Gartner, quase 80% dos trabalhadores estão usando essas ferramentas atualmente.

    Prós: acessível em dispositivos móveis, desktops e notebooks (Mac e PC), softwares de colaboração flexíveis e econômicos mantém os funcionários em contato, além de aumentar a produtividade em até 25%. A variedade de integrações a serviços e aplicativos de terceiros também oferece o potencial de uma solução flexível e personalizada para a sua empresa.

    Contras: com relativamente pouco contato pessoal, existe o risco de os funcionários se sentirem desconectados ou incertos sobre as próprias funções. Demoras nas respostas também podem impedir o progresso e, em última análise, manter a conexão 24 horas por dia, 7 dias por semana, pode confundir os limites entre casa e trabalho.

    “Os espectadores retêm 95% de uma mensagem em formato de vídeo em comparação com 10% retidos por meio de texto. ”

  4. Vídeo

    Com funcionários em casa ou do outro lado do mundo, o vídeo reduz a grande divisão em termos de distância e hierarquias internas. Cerca de 48% dos funcionários consideram o vídeo a forma de comunicação mais interativa.6

    Prós: o vídeo é versátil. Os CEOs podem usá-lo para compartilhar opiniões sobre uma nova parceria corporativa e as equipes de vendas podem usá-lo para compartilhar novos cursos de e-learning que ensinam as equipes globais sobre um novo produto. E também é memorável. Os espectadores retêm 95% de uma mensagem em formato de vídeo em comparação com 10% retidos por meio de texto.7

    Usando um software que permite que as pessoas comentem quando assistem a webinars ou sessões de perguntas e respostas, você pode transformar uma transmissão em uma conversa bidirecional com mais facilidade. É uma oportunidade única para os funcionários interagirem com os executivos seniores, que talvez nunca tenham conhecido pessoalmente.

    Contras: como acontece com todas as mídias criativas, se você produzir um conteúdo ruim, poderá "pegar mal" entre líderes e gerentes. Não se esqueça de incluir legendas, para fins de acessibilidade. Ele precisa ser conciso também. As palestras do TED Talks, por exemplo, não duram mais de 18 minutos. Tempo suficiente "para ser sério e curto o suficiente para prender a atenção das pessoas", observa o organizador do TED Talks, Chris Andersen.8

  5. Emails

    Um dos primeiros meios digitais para comunicação interna, o email ainda é predominante em muitas organizações. A frequentemente citada análise do McKinsey Global Institute de 2012 relata que o profissional médio gasta 28% do dia de trabalho lendo e respondendo a emails.9 Embora novos aplicativos e softwares de comunicação afirmem ter reduzido a importância (e dependência) do email, ele ainda é uma grande parte do dia de trabalho. Mas deveria ser?

    Prós: acessível em qualquer dispositivo, o email é fácil de usar. É uma maneira simples de compartilhar vídeos, gráficos e pesquisas. Linhas de assunto envolventes, um design atraente e um direcionamento cuidadoso ainda podem ser significativos na combinação de meios de comunicação.

    Contras: um fluxo interminável de emails pode ser devastante. De tal forma que os funcionários começam a ignorar as mensagens. Esse fato levou a vice-presidente da Bayer, Mary Lou Panzano, a contar o número de emails que a sua equipe não enviou aos funcionários.10

    As mensagens que não estavam alinhadas às prioridades estratégicas foram cortadas, ajudando as informações críticas a chegar ao destino certo. Lembre-se da Lei de Miller, que afirma que só podemos guardar sete porções de informação (com variação de mais ou menos dois) de uma vez na nossa memória de curto prazo. Provavelmente, também é uma boa ideia evitar emails longos e desconexos. E não seja muito formal.

  6. Podcasts e gravações de áudio

    O áudio oferece uma abordagem "ouvir em movimento" para comunicações internas. Por isso, ele é ideal para qualquer funcionário que passe algum tempo na estrada (ou comece a se deslocar para o trabalho alguns dias por semana novamente). De acordo com o Nielsen Podcast Insights, 80% dos ouvintes ficam atentos a todos ou a maior parte de cada episódio de um podcast.11

    Prós: rápido, fácil e relativamente barato de produzir em comparação com o vídeo, os podcasts podem ser regulares ou fornecer suporte de curto prazo para um lançamento ou uma campanha. O podcast The Green Room da Deloitte incluiu entrevistas com especialistas e pesquisas da empresa e foi produzido externamente. Isso permite que pessoas de fora da empresa também ouçam.

    Contras: podcasts precisam estar ajustados culturalmente ao seu negócio. Eles também precisam ser feitos especificamente para esse meio. A gravação de uma apresentação que inclui slides será frustrante para um ouvinte sem recursos visuais. Você também deve considerar a acessibilidade para deficientes auditivos e fornecer transcrições sempre que possível.

  7. Intranet

    Concebida para ser um hub de informações para os funcionários, algumas empresas ainda colocam a intranet no centro das comunicações internas, usando-a como uma biblioteca de recursos úteis.

    Prós: uma intranet oferece aos funcionários acesso fácil a informações importantes da empresa, como políticas de RH ou atualizações e notícias. Para marcas como a Hershey's, uma única central de intranet se mostrou influente em fazer com que os funcionários se sentissem mais conectados, principalmente com um aplicativo de acompanhamento.12

    Contras: as pessoas usam mesmo a intranet? Uma famosa pesquisa de 2012 da Prescient revelou que apenas 13% dos funcionários usam a intranet diariamente, enquanto 31% nunca usam.13 Software antigo e sem suporte, atualizações infrequentes e problemas de usabilidade tendem a estar por trás dessa falta de engajamento. Além de que, na maioria dos casos, é uma forma estática de comunicação unidirecional.

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1 "Estatísticas de comunicação no local de trabalho" Pumble, 2021.
2 "O custo de substituir um funcionário e o papel do bem-estar financeiro" Enrich, 2021.
3, 12 "Exemplos de comunicação interna: 11 empresas que fazem isso da melhor maneira" Blink, 2021.
4 "Como as interrupções afetam a produtividade?" SpringerLink, 2019.
5 "O impacto da igualdade e das empresas focadas em valores" Salesforce, 2017.
6 "Três razões pelas quais o vídeo é o método de comunicação interna certo" TechSmith, sem data.
7 "75 estatísticas impressionantes de marketing de vídeo para 2021" WordStream, 2021.
8 "Como os TED Talks se tornaram palestras de 18 minutos de duração" Raquete, 2021.
9 "A economia social: liberando valor e produtividade por meio de tecnologias sociais" McKinsey, 2012.
10 "Melhores práticas para a comunicação interna eficaz" Forbes, 2016.
11 "Nielsen Podcast Insights" Nielsen, 2021.
13 "Intranet do funcionário: ela ainda é adequada para o propósito?" Talkfreely, 2021.
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