Videoconferência: vital para o seu negócio

Exploramos o hardware e o software que você precisa para tirar o máximo das chamadas de vídeo e cinco razões pelas quais você deve fazê-lo.

COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL | 6 MINUTOS DE LEITURA
video communication - Workplace from Meta

O vídeo é uma das ferramentas de comunicação empresarial mais potentes que existem. As organizações o adoram por suas propriedades que aumentam a produtividade - de acordo com uma pesquisa da Forbes Insights, 7 em cada 10 executivos dizem que a videoconferência permite que os funcionários sejam mais produtivos.1

E os funcionários adoram a forma como isso os aproxima. Setenta e oito por cento dos entrevistados na mesma pesquisa dizem que a videoconferência melhora o senso de conexão entre trabalhadores remotos.

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Mesmo que as empresas não tenham sido conquistadas pela videoconferência antes, ela mais do que provou seu valor durante a mudança para o trabalho remoto devido a pandemia, com um aumento estimado de 535% no tráfego diário de videoconferência Ser capaz de ver e ouvir colegas e clientes a quilômetros de distância ajudou a fortalecer a cultura das empresas em um momento de incerteza e mudança.

Muitas das mudanças trazidas pelo COVID-19 provavelmente persistirão. Não é fácil imaginar pessoas renunciando ao melhor equilíbrio entre vida profissional e trabalho provocado pelo trabalho híbrido, ou trabalhadores entrando em um trem ou um avião para participar de uma reunião de uma hora. Portanto, não é de surpreender que as empresas tenham aumentado seus gastos em videoconferência, impulsionando um mercado estimado em mais de US$ 13 bilhões até 2023..

O que é videoconferência?

O que é videoconferência?

A videoconferência é uma comunicação por vídeo que abrange desde reuniões até comunicações internas projetadas para engajar funcionários. Uma das coisas que a torna tão atraente para as organizações é justamente que ela pode servir para muitas coisas. Você pode usar o vídeo para tudo, desde:

  • Chamadas individuais
  • Entrevistas de emprego
  • Reuniões de equipe
  • Suporte ao cliente
  • Webinars
  • Treinamentos
  • Oficinas
  • Apresentações da empresa
  • Recrutamento
  • Eventos ao vivo

Videoconferência não é algo novo. A ideia de realizar uma reunião em que os participantes estejam em diferentes locais e possam ver, ouvir e conversar entre si já existe há mais tempo do que você imagina. Houve experimentos de TV em circuito fechado na década de 1960 e a introdução de um telefone com imagem (que não pegou) na década de 1970.

Mas foi só nos anos 90 que a comunicação em vídeo corporativa se tornou popular. Mesmo assim, as reuniões de vídeo exigiam equipamentos caros, tornando-os exclusivos de grandes organizações. Avanços recentes tornaram a videoconferência algo acessível a qualquer pessoa com um smartphone.

O que é conferência de áudio?

O que é conferência de áudio?

Uma conferência de áudio não é o mesmo que simplesmente fazer uma chamada telefônica, já que os participantes discam para um sistema central em vez de um número individual. Como o vídeo, é uma maneira de duas ou mais pessoas participarem de uma reunião estando em qualquer local. E, também, pode oferecer alguns recursos semelhantes à videoconferência – como a gravação, por exemplo.

A conferência de áudio pode não ser tão versátil quanto a videoconferência, mas você não deve descartá-la. A fadiga de videoconferência é real. Causada por uma overdose de chamadas de vídeo, de acordo com o professor da Universidade de Stanford Jeremy Bailenson, isso pode fazer com que as pessoas se sintam estressadas e emocionalmente drenadas. Qual a alternativa quando você já está cansado(a) de se ver em uma tela, mas ainda precisa fazer uma reunião? Uma conferência de áudio pode ser a solução.

E não se esqueça da regra 7-38-55, criada pelo especialista em comunicação Albert Mehrabian. As palavras transmitem apenas 7% do significado; 38% é tom de voz e 55% é linguagem corporal. Embora possa não ser algo tão informativo quanto a imagem, você pode dizer muito pela voz de uma pessoa.

Quais são as melhores ferramentas para videoconferência?

Quais são as melhores ferramentas para videoconferência?

Seu software de videoconferência deve ter todos os recursos necessários para colaboração completa e comunicação da empresa: reuniões, brainstorms, workshops, apresentações e muito mais. Aqui estão alguns dos essenciais:

  • Bate-papo em vídeo. Saber quando falar pode ser uma parte complicada da etiqueta de videoconferência, já que você não tem as sugestões de linguagem corporal de uma reunião presencial. Uma caixa de bate-papo significa que as pessoas podem fazer perguntas e observações enquanto alguém está falando sem necessariamente interromper. As caixas de bate-papo também são úteis para os apresentadores - em um treinamento, por exemplo - permitindo que você avalie a compreensão das pessoas e destaque certos pontos à medida que você avança.
  • Compartilhamento de tela. Ver apresentações e outros documentos durante a conferência é algo que poupa tempo e serve como uma excelente oportunidade para colaboração. Seu software de videoconferência deve permitir que todos, e não apenas o apresentador, compartilhem suas telas e, melhor ainda, compartilhem várias telas ao mesmo tempo. Se você consegue encontrar um software que permite que os participantes anotem nos documentos compartilhados, tanto melhor.
  • Compartilhamento de arquivos. Usar seu software de conferência para compartilhar arquivos durante uma chamada é também um grande poupador de tempo. Certifique-se de que seu software pode suportar o upload de diferentes tipos de arquivos – como PDFs, PPTs, MP4s etc.
  • Armazenamento de arquivos. Um software que permite armazenar arquivos pode economizar espaço em seus servidores ou armazenamento em nuvem. Também é útil ter seus arquivos armazenados nos servidores de conferência, pois você pode acessá-los facilmente quando você quiser compartilhá-los.
  • DVários dispositivos. Alguém que trabalha remotamente ou na linha de frente pode querer iniciar uma videoconferência no celular e, em seguida, mudar para o seu notebook, por exemplo. O software que você escolher deve permitir que eles façam isso sem falhas.
  • Gravação. Não poder participar de uma reunião não precisa ser um problema com a videoconferência. Desde que seu software permita que você faça isso, você pode gravar a sessão e compartilhá-la com qualquer um que precise vê-la. Uma gravação também é útil para o material que você vai querer usar repetidamente, por exemplo, em um treinamento.
  • Aplicativo móvel. Trazer trabalhadores sem mesa e linha de frente para a conversa é crucial para uma cultura saudável da empresa. Por isso, é importante que o software que você escolher permita que as pessoas entrem em uma conferência onde quer que estejam.
A videoconferência melhora a comunicação?

A videoconferência melhora a comunicação?

Todas as evidências dizem que sim. Aqui estão 5 maneiras com as quais a videoconferência pode melhorar a comunicação em sua organização.

  1. Trabalhadores remotos mais conectados

    Pesquisas descobriram que 87% dos membros remotos se sentem mais conectados à sua equipe usando chamadas de vídeo - o que é uma coisa boa, já que o trabalho remoto não vai desaparecer tão cedo. Ao aumentar o uso da videoconferência, as empresas podem dar aos seus funcionários uma maior noção de trabalhar em conjunto em direção a um objetivo comum, não importa onde estejam.

  2. Funcionários mais felizes

    A videoconferência ajuda as pessoas a se sentirem mais felizes no trabalho. Dos que usam chamadas de vídeo para colaborar remotamente, 75% disseram que a tecnologia melhorou seu equilíbrio entre vida profissional e trabalho, de acordo com pesquisa da LifeSize.2

    Quase 9 em cada 10 (89%) trabalhadores concordam que sua produtividade também se beneficia, pois acreditam que as chamadas de vídeo reduzem o tempo necessário para concluir uma tarefa. O que não é uma surpresa se você considerar que 82% dos trabalhadores são menos propensos a fazer outra tarefa durante uma chamada de vídeo.

  3. Relações mais fortes

    Noventa e oito por cento dos entrevistados da pesquisa LifeSize disseram que a videoconferência os ajudou a construir relacionamentos dentro e fora da empresa. As chamadas de vídeo têm benefícios claros em relação às chamadas de áudio - 63% dos usuários de vídeo dizem que sentem falta de ver os rostos de seus colegas de trabalho quando eles não podem participar das reuniões.

    De acordo com a Harvard Business Review, as interações entre membros próximos da equipe aumentaram 40% desde a pandemia. Agora, mais do que nunca, as equipes híbridas contam com o apoio de seus colegas – de onde quer que estejam.

  4. Melhor qualidade de comunicação

    A linguagem corporal está ausente durante as chamadas de áudio, e o tom de voz pode ser perdido em um e-mail. Aqui, mais uma vez, as chamadas de vídeo têm vantagem, o que pode tornar mais fácil fazer valer o seu ponto de vista. Recursos inteligentes como compartilhamento de tela, janelas de bate-papo e botões para “levantar a mão” durante uma reunião dão às equipes híbridas uma plataforma versátil para discutir ideias de forma mais eficaz.

  5. Uso eficiente de tempo e dinheiro

    Esqueça o jet lag e quartos de hotel caros - um compromisso virtual economiza tempo e dinheiro para todos. Com as ferramentas certas, as equipes híbridas podem se concentrar em se preparar para uma chamada em vez de ter de reservar uma passagem de trem ou encontrar uma sala de reunião em uma nova cidade. Viajar para sua próxima grande reunião é tão simples quanto abrir um laptop ou desbloquear seu telefone.

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