Recentemente, desenvolvemos o Workplace para RH: uma nova estrutura para ajudar os profissionais de Recursos Humanos a gerar impacto ao longo do ciclo de vida do funcionário. Isso porque sabemos que o RH está na linha de frente da mudança cultural no local de trabalho. Mas também porque acreditamos que o Workplace pode ajudar a tornar a experiência dos funcionários melhor.

Um funcionário médio perde até 40 minutos no trabalho todos os dias devido a tecnologias lentas. Isso representa mais de 170 horas por ano. Quantas dessas horas são desperdiçadas em coisas como a procura de currículos de candidatos? Agendamento de entrevistas? Verificação de folhas de pagamento? Preenchimento de pesquisas?

Processos de recrutamento melhores e mais rápidos

E se você pudesse tornar esses processos mais rápidos, mais fáceis e mais agradáveis? O Workplace ajuda a gerar esse impacto com ferramentas simples e familiares. E isso começa exatamente onde você imaginava, bem no início do ciclo de vida do funcionário: no recrutamento.

O recrutamento é um trabalho de todos. No Facebook, espera-se que cada pessoa seja responsável por usar a própria rede de contatos e encontre novos talentos. Os engenheiros individuais, na verdade, são avaliados pelas contribuições para o fluxo de recrutamento nas avaliações de desempenho semestrais. Isso mostra o quanto levamos esse ponto a sério.

Com o Workplace, conseguimos nos mover com mais rapidez, com mais transparência, compartilhando boas práticas e reduzindo o tempo que leva para passar da entrevista para a oferta. E, quando sua empresa está crescendo rápido, a velocidade é essencial. Neste blog, compartilharemos algumas etapas simples, pragmáticas e úteis para ajudar você a fazer o mesmo.

Vamos dividi-lo em seis áreas que abrangem todo o processo de recrutamento.

Planejamento do local de trabalho com grupos

Infelizmente, não é possível simplesmente acessar o balcão de empregos mais próximo e escolher alguém aleatoriamente. O planejamento da força de trabalho é a base de um grande processo de contratação. No entanto, isso não é fácil. É preciso reunir os setores de RH e Recrutamento na mesma sala que o Financeiro, o Jurídico e talvez até a Infraestrutura. Isso cria um espaço com muitos ruídos (para não dizer com aglomeração).

O Workplace facilita esse processo. Basta criar um grupo fechado, dar a ele um bom nome como “Planejamento estratégico do Workplace”, adicionar as pessoas relevantes e começar. Chega de se estressar com calendários conflitantes, convites diários ou fusos horários. Publique as descrições de cargo ou os documentos de planejamento de orçamento. Deixe um feedback em comentários aninhados para não se perder entre as conversas. Analise e aprove o efetivo. Tudo em um só lugar.

Os grupos fornecem contexto, criam transparência, permitem o compartilhamento, agilizam processos e a tomada de decisões. Dessa forma, você pode passar à etapa seguinte: encontrar pessoas excelentes.

Atraia pessoas por meio de eventos e de vídeos ao vivo

Se você não conseguir atrair pessoas excelentes, não poderá contratá-las. Portanto, vale a pena remover todos os obstáculos para preencher seu fluxo com a mais ampla variedade de talentos incríveis.

Mas também é útil dividir para conquistar. Comece criando grupos de recrutamento específicos com base em habilidades (por exemplo, iOS, SQL, Java) ou função (engenharia, marketing, vendas) para que você tenha as pessoas certas contribuindo para a área certa. Crie publicações fixadas que destaquem boas práticas para prospecção (por exemplo, como fazer pesquisas boolianas no LinkedIn) ou princípios de contratação (incluindo questões jurídicas das quais os funcionários devam estar cientes).

Tendo abordado o básico, você pode começar a explorar sua criatividade. No Facebook, fazemos “maratonas de recrutamento” regulares em que os membros da equipe se reúnem para identificar contatos com potencial (mesmo que distantes do que procuramos). Isso pode ser muito mais difícil para equipes ou empresas capilarizadas com funcionários remotos. O vídeo é uma excelente forma de motivar as pessoas. Quem quer que esteja liderando a maratona de recrutamento pode transmitir ao vivo enquanto o resto da equipe acompanha, compartilhando comentários e feedback.

Ainda mais impactantes são os eventos ao vivo reais. Eles podem ser coordenados no Workplace usando o recurso Eventos para convidar recrutadores, gerentes de contratação e outros funcionários que possam emprestar seu tempo e experiência.

Com grupos, vídeos ao vivo e eventos, você pode facilitar o compartilhamento, tornar todos os participantes recrutadores e democratizar o conhecimento na organização.

Crie uma comunidade de gestores de contratação

Os recrutadores podem cuidar dos detalhes técnicos, mas é preciso ter uma comunidade organizada e altamente motivada de gestores de contratação para conseguir os maiores talentos. Afinal de contas, são eles os agentes principais do processo. É importante que eles estejam totalmente envolvidos no processo e que você esteja aprendendo com o feedback deles.

Comece criando grupos para contratar gerentes e estabelecer contato com os recrutadores e fornecedores. Para as necessidades do dia a dia, pode ser um grupo de bate-papo no Workplace, onde informações e respostas podem ser compartilhadas rapidamente. Também pode ser útil criar grupos de entrevista por habilidade ou função, combinando com os grupos de recrutamento que você criou ou possivelmente usando esses mesmos grupos. Dessa forma, os gerentes de contratação e entrevistadores poderão compartilhar feedback e dicas sobre as principais perguntas e respostas.

Independentemente da divisão feita, deve haver um grupo geral de feedback sobre o recrutamento em que todos tenham a chance de compartilhar ideias e conselhos sobre todos os aspectos do processo de recrutamento. O conhecimento do grupo é uma ferramenta poderosa, mas facilmente esquecida.

Painéis mais inteligentes com integrações

Acompanhar o progresso do seu fluxo de recrutamento é uma das partes menos atraentes do trabalho, mas também uma das mais importantes. Automatize parte do trabalho mais difícil usando uma integração.

Ferramentas como Smartsheet e Jira podem organizar os dados do fluxo, como vagas em aberto por função, cargos preenchidos e etapas dos candidatos candidatura. Configure as notificações no Workplace Chat para receber os alertas necessários (por exemplo, quando a entrevista de um candidato é alterada). Por fim, analise e aprove as principais etapas do processo diretamente no Workplace Chat.

Como usar grupos para gerenciar entrevistas

A esta altura, você já será um especialista em grupos. Mas ainda há mais trabalho a fazer. Recomendamos que você crie um grupo para cada função, de modo que o recrutador, o gerente de contratação e os entrevistadores tenham acesso às informações de que precisam em um único lugar.

Pense nisso como um controle de missão para cada processo individual de contratação. Publique os currículos dos candidatos, as descrições dos cargos e as perguntas da entrevista para ajudar a alinhar os entrevistadores. Promova transparência e dê aos líderes a chance de fornecer orientações sobre o que priorizar durante as contratações.

No Facebook, usamos um bot do Workplace Chat para agendar entrevistas automaticamente, dar as boas-vindas aos candidatos e enviar lembretes. Vale a pena considerar uma integração personalizada semelhante. Temos muitos parceiros do Workplace que podem fornecer essas soluções para você.

Gerenciamento de candidatos com grupos multiempresariais

Todos os grupos que você criou até agora são para pessoas da mesma empresa. Mas, com o Workplace, você também pode convidar pessoas de fora para um espaço compartilhado. Chamamos esses espaços de grupos multiempresariais. Eles são excelentes para gerenciar as comunicações com os candidatos.

Para convidar alguém para um grupo, basta ter o email da pessoa. Depois que estiverem no grupo, você poderá agendar entrevistas, fornecer recursos úteis, compartilhar vídeos e capturar todas as interações dos candidatos em um só lugar.

Faça ofertas em grupos fechados

Fazer ofertas é uma parte fundamental do processo de recrutamento. Isso deve ser feito de forma confidencial.

Os grupos fechados são ideais para essas conversas. Todos da empresa podem ser adicionados a um grupo fechado, mas somente os membros podem ver as publicações. Use grupos fechados para reunir a equipe de remuneração e benefícios, bem como para compartilhar diretrizes e boas práticas em um ambiente privado e seguro. Adicione os parceiros comerciais de recursos humanos relevantes para compartilhar as atualizações importantes referentes a remuneração e benefícios.

Por fim, crie um grupo interdepartamental “secreto” e chame-o de algo como Oferta@. Em seguida, convide o RH, o recrutador, o gerente de contratação, o líder de negócios e o líder de diversidade (se houver). Essa é uma forma segura de compartilhar informações confidenciais com um grupo pequeno para ajudar a tomar decisões fundamentadas e a obter uma vantagem competitiva, permitindo que você consiga fechar a oferta com mais rapidez.

Em resumo, o Workplace ajuda você a:

• Encontrar os melhores talentos por meio de recrutadores e referências de funcionários
• Reduzir significativamente o tempo do ciclo de recrutamento conectando todo mundo
• Melhorar a qualidade das contratações fechando o ciclo de feedbacks com os recrutadores e gestores de contratação
• Mensurar, monitorar e compartilhar as análises de recrutamento

Sobre o autor: Sameer Chowdhri é líder global do Workplace para RH. Com 20 anos de experiência em RH, ele aconselha especialistas em RH digital que usam o Workplace na transformação cultural e no futuro do trabalho para ajudar a humanizar a experiência do funcionário.

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