O Workplace foi bem-sucedido na missão de integrar a equipe. Hoje, colaboradores da área de hospedagem, por exemplo, usam a plataforma para interagir com colegas de outras áreas. Quando um time muda de local, os próprios integrantes já divulgam a alteração no Workplace, em vez de aguardar comunicado. Profissionais divulgam seus trabalhos para os colegas, compartilham experiências diariamente. A ferramenta é hoje a grande responsável pelo bem-estar interno e por propagar o orgulho que os profissionais têm de trabalhar ali. Cada membro da equipe se tornou um comunicador e surgiu uma iniciativa de reconhecer os colegas pelo bom trabalho, gerando até a Semana do Reconhecimento, com direito a hashtag própria na Unidade Itaim. E, como duas das dimensões mais importantes do projeto Great Place to Work, seguido pelo hospital, são Camaradagem e Orgulho no Trabalho, a perspectiva é identificar uma ascensão nesses índices na próxima medição.

Outro caso notável foi a mobilização quando havia possibilidade de paralisação dos transportes na cidade de São Paulo. O Workplace foi usado para alertar os gestores sobre os procedimentos para garantir o cuidado com os clientes. Em seguida, surgiu naturalmente um movimento de carona compartilhada. Colaboradores que ainda nem se conheciam passaram a ir juntos para o trabalho.

Os grupos do Workplace se tornaram o principal canal de comunicação da instituição. Além de serem usados pelos gestores para comunicar novos procedimentos e compartilhar materiais, são utilizados também pelos colaboradores para compartilhar o que acontece no dia a dia, com fotos. Assim, todo mundo fica sabendo quando há uma reunião científica ou uma visita da ONG Patas Therapeutas na Pediatria, por exemplo. Os colaboradores também usam a plataforma para se informarem da rotina em tempo real.

Como o bloco operatório do hospital Sírio-Libanês em São Paulo é dividido em Centro Cirúrgico, Suprimentos e Central de Materiais Esterilizados, um dos colaboradores sugeriu a criação de um grupo na plataforma unificando as três áreas. Hoje, esse é o grupo mais movimentado e com mais conteúdo. Dentre as publicações, há vídeos e até tutoriais de como usar melhor os equipamentos. O grupo foi um sucesso e transformou a comunicação da equipe.

Desde a implantação do Workplace, o número de comunicados enviados pela área de Comunicação por e-mail praticamente zerou. O setor passou a se comunicar diretamente na plataforma e agora só usa o e-mail para encaminhar a newsletter semanal “Giro 360°”, com o resumo dos principais posts no Workplace, tanto aqueles divulgados pela própria Comunicação quanto posts criados por iniciativa dos próprios colaboradores. A intenção é incentivar o protagonismo dos colaboradores. O ranking dos colabores mais engajados também é divulgado mensalmente, com a presença da superintendente de Responsabilidade Social que agora se autointitula digital influencer. Por causa da participação ativa dela na plataforma, projetos sociais antes pouco conhecidos agora ganharam grande repercussão entre os colaboradores. O “Abrace seu Bairro”, por exemplo, que atua na promoção de saúde, educação, qualificação profissional e qualidade de vida para as famílias do bairro da Bela Vista, em São Paulo, obteve uma visibilidade nunca atingida antes.

A agilidade proporcionada pela plataforma é a característica mais elogiada pela área de Comunicação da empresa. O tempo para divulgar uma informação foi sensivelmente reduzido. Antes, cada comunicado precisava passar por vários níveis de aprovação até ser divulgado. Agora, a comunicação é instantânea e chega diretamente a cada colaborador envolvido. E o tão sonhado retorno superou as expectativas, especialmente pela possibilidade de criar enquetes, que têm sido usadas constantemente para colher feedback e avaliar as opiniões dos profissionais de determinada equipe. Agora é rápido (e nítido) saber o que agrada ou desagrada o time. O aplicativo móvel do Workplace, por exemplo, agradou bastante. Antes, os colaboradores precisavam aguardar um computador compartilhado desocupar para que fosse possível obter uma informação na intranet. Agora, é só olhar as notificações do celular.

A área de Gestão de Pessoas da instituição tem um sistema próprio, o Sênior, que é usado de forma integrada ao Workplace. A instituição já planeja integrar também uma solução de armazenamento na nuvem, para que os conteúdos da intranet sejam mais facilmente acessados.

Outro plano é implementar alguns bots. O primeiro será a central de atendimento do colaborador, que poderá tirar dúvidas de RH automaticamente. O bot será alimentado pelo extenso material de FAQ, que está na intranet da instituição.

Considerada pelos próprios colaboradores a essência da cultura do Sírio-Libanês, o cuidado humanizado determina a qualidade do atendimento ao paciente. Dos 7.950 colaboradores da instituição, cerca de 6 mil são pessoas diretamente engajadas no atendimento ao paciente, sejam de enfermagem, nutrição, fisioterapia, atendimento, higiene ou manutenção de equipamentos. Com as ferramentas tradicionais, era um grande desafio fazer a comunicação chegar a essas pessoas sem tirar o foco do atendimento, pois não trabalham em frente a um computador. O Workplace conseguiu trazer essas pessoas para o centro da comunicação, democratizando o acesso e acelerando a divulgação das informações. Mesmo um profissional da ressonância magnética, por exemplo, que não pode usar eletrônicos no local de trabalho, consegue acessar facilmente a comunicação e realimentar o processo assim que sai da sala. Para os gestores, essa inserção dos colaboradores é o que há de mais valioso na ferramenta.

Agora, o calor humano extrapolou o valor inicial e é vivenciado diariamente não apenas por cada profissional, mas por todos que acompanham o dia a dia na plataforma. Cuidados especiais com pacientes em fim de vida, momentos de carinho, canções e outras ações evidenciam a essência desse valor.

Para apoiar os projetos sociais da instituição, o Instituto de Responsabilidade Social Sírio-Libanês (IRSSL) atua na área assistencial, por meio da gestão de equipamentos em unidades públicas de saúde. Sem orçamento de Comunicação, o instituto não tinha intranet ou outros canais além do e-mail, que até então era restrito a um pequeno grupo de pessoas. Hoje, eles têm o Workplace e o e-mail para todos.

Uma das unidades administradas pelo Instituto é o Hospital Municipal Infantil Menino Jesus, referência em Pediatria em São Paulo. Nos meses de abril e maio, os primeiros desde a implantação do Workplace na unidade, foi realizada a campanha Heróis da Segurança, com workshops, criação de paródias e outras atividades para conscientizar pacientes e funcionários quanto à importância da higienização das mãos. Com o Workplace servindo como propagador das boas práticas, o engajamento dos colaboradores foi maior, gerando uma maior sensação de pertencimento à instituição e o entendimento de que as ações de cada um se refletem no ambiente de trabalho e no bem-estar dos pacientes.