Como gerenciar funcionários
Esta seção é aplicável somente aos usuários do Workplace Advanced.
Exclusão e desativação
Este artigo é aplicável somente aos usuários do Workplace Essential e do Workplace Advanced. Para desativar a conta do Workplace de alguém, você precisa ser um administrador e entrar no Workplace usando o seu computador.
Se uma pessoa tiver saído da empresa, você poderá desativar a conta dela para impedi-la de ter acesso ao Workplace. As publicações, as mensagens e os comentários que a pessoa fez antes de você desativar a conta dela continuarão disponíveis.
Para desativar a conta do Workplace de uma pessoa:
  1. Clique em Painel Administrativo no canto superior esquerdo do Workplace.
  2. Clique em Pessoas.
  3. Clique em ao lado da pessoa que você deseja desativar e selecione Desativar conta.
  4. Clique em Confirmar.
Observação: participações em grupos não serão removidas imediatamente de contas desativadas. Após quatro dias, nós removeremos automaticamente essas participações. Caso a conta desativada seja reativada dentro de quatro dias, todas as participações em grupos e em bate-papos serão mantidas. Uma vez ultrapassado esse período, não será mais possível restaurar a participação em grupos ou bate-papos.
Pode levar até 24 horas para que a desativação de uma conta de usuário seja concluída. A desativação da conta do Workplace de uma pessoa encerrará todas as sessões abertas do Workplace que ela tiver e impedirá o acesso dela ao Workplace.
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Este artigo se aplica somente a administradores no Workplace Advanced.
Você precisa ser administrador para excluir a conta do Workplace de uma pessoa.
Para excluir contas que nunca foram ativadas:
  1. Acesse Painel Administrativo e clique em Pessoas.
  2. Clique em ao lado do nome do funcionário cuja conta você deseja excluir.
  3. Clique em Excluir conta.
Para excluir contas que foram ativadas (mesmo que depois tenham sido alteradas para não ativadas), você precisará entrar em contato com o Suporte do Workplace e solicitar a exclusão da conta.
Lembre-se: excluir uma conta é diferente de desativá-la. Para desativar a conta de um funcionário, siga estas etapas.
Observação: se você excluir a conta do Workplace de um funcionário:
  • Seus colegas de trabalho não poderão ver a conta no Workplace.
  • Pode levar até 90 dias para excluir tudo o que a pessoa publicou.
  • Todo o conteúdo de outros usuários que for dependente do conteúdo do usuário excluído (por exemplo, comentários nas publicações do usuário excluído) também será excluído.
  • Enquanto excluímos essas informações, elas ficarão inacessíveis para outros usuários do Workplace.
  • Algumas das atividades das pessoas no Workplace não ficam armazenadas nas contas delas. Por exemplo, é possível que um colega de trabalho mantenha as mensagens de uma pessoa cuja conta tenha sido excluída.
  • Os usuários serão forçados a sair dos grupos e perderão os privilégios de administrador. Lembre-se: se você decidir reativar a conta dos usuários em até 14 dias após a exclusão, os privilégios de administrador serão restaurados.
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Quando você desativa a conta de uma pessoa:
  • As publicações, os comentários e as mensagens enviadas pela pessoa antes da desativação continuarão disponíveis para os colegas de trabalho. Isso significa que conversas em grupo e em eventos não são prejudicadas e o conteúdo que depende da conta excluída não é excluído.
  • A desativação da conta de uma pessoa a desconectará de todas as sessões do Workplace e a impedirá de acessá-lo.

Quando você exclui a conta de uma pessoa:
  • Os colegas de trabalho não poderão ver a conta no Workplace.
  • Poderá levar até 90 dias para excluir tudo o que a pessoa publicou, como fotos, publicações ou outros dados armazenados em sistemas de backup.
  • Todo o conteúdo de outros usuários que for dependente do conteúdo do usuário excluído (os comentários nas publicações do usuário excluído, por exemplo) também será excluído.
  • Enquanto essas informações são excluídas, elas ficam inacessíveis para outros usuários do Workplace.
  • Algumas das atividades das pessoas no Workplace não ficam armazenadas nas contas delas. Por exemplo, é possível que um colega de trabalho mantenha as mensagens de uma pessoa cuja conta tenha sido excluída.
Observação: pode levar até 24 horas para que a desativação de uma conta de usuário entre em vigor.
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Para denunciar um perfil no Workplace:
  1. Clique no perfil que deseja denunciar.
  2. Clique em e selecione Denunciar perfil.
  3. Selecione o motivo da denúncia e clique em Enviar.

Como gerenciar perfis denunciados
Quando um perfil é denunciado, os administradores recebem uma notificação no desktop e uma notificação push em dispositivos móveis.
Para gerenciar um perfil denunciado:
  1. Clique em Painel Administrativo e selecione Conteúdo denunciado.
  2. Clique em Analisar sob o perfil denunciado que você deseja analisar.
  3. Depois de analisar o perfil como administrador do sistema, você pode optar por desativar o perfil ou permitir que ele continue no Workplace.
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Edição e personalização do perfil
Este artigo é aplicável somente aos administradores do Workplace Essential e Workplace Advanced.
Você precisa entrar no Workplace usando um computador para editar os detalhes da conta de um colega de trabalho.
Para editar os detalhes da conta de um colega de trabalho:
  1. Clique em Painel Administrativo no canto superior esquerdo do Workplace.
  2. Clique em Pessoas.
  3. Clique em ao lado do nome da pessoa e selecione Editar os detalhes da pessoa.
  4. Edite ou adicione as informações da pessoa e clique em Salvar alterações.
Para editar os detalhes das contas de vários colegas de trabalho de uma só vez:
  1. Clique em Painel Administrativo no canto superior esquerdo do Workplace.
  2. Clique em Pessoas.
  3. Clique em Editar pessoas.
  4. Em Exporte os registros das pessoas na sua comunidade, clique em Baixar arquivo para baixar um arquivo CSV.
  5. Abra o CSV e faça as alterações desejadas nos registros existentes.
  6. Salve e carregue o CSV atualizado.
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Este artigo é aplicável somente aos administradores do Workplace Essential e do Workplace Advanced. Para acessar este recurso, você deve ser um administrador e entrar no Workplace usando um computador.
Para promover as publicações da linha do tempo de uma pessoa para a parte superior do Feed de Notícias de sua comunidade:
  1. Clique em Painel Administrativo no canto superior esquerdo da página inicial.
  2. Clique em Pessoas.
  3. Clique em ao lado do nome da pessoa cujas publicações você deseja promover.
  4. Selecione Promover publicações no Feed de Notícias.
Você não pode colocar publicações de grupos na parte superior do Feed de Notícias de outra pessoa.
Observação: para desativar a promoção de publicações de um usuário, siga as mesmas etapas e selecione Desativar a promoção de publicações.
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No Painel Administrativo, acesse a guia Editar modelo de perfil. Nela, você pode decidir quais campos serão exibidos nos perfis das pessoas ativando ou desativando a Visibilidade. Também é possível determinar quais campos do perfil podem ser editados por um usuário e quais devem ser editados apenas por administradores. Basta selecionar uma opção na seção Editável por.
Você pode determinar quem é capaz de editar cada campo do perfil nas opções a seguir:
  • Donos do perfil. Os donos do perfil podem editar essas informações nos perfis deles.
  • Somente administradores. Somente administradores podem editar essas informações, seja diretamente no perfil ou no Painel Administrativo.
  • Provedor de identidade. Essa configuração é padrão para todas as empresas conectadas a um provedor de identidade, mantendo os dados do Workplace sincronizados com o provedor de identidade.
Os campos a seguir devem estar visíveis nos perfis:
  • Nome
  • Cargo
  • Equipe (gerente e subordinados diretos)
Para fins de identidade da conta, os seguintes campos podem ser editados apenas por administradores:
  • Email
  • Identificação do funcionário
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É possível adicionar o seguinte conjunto de opções suspensas para a personalização do campo do perfil:
  • Localização
  • Departamento
  • Divisão
  • Organização
Para adicionar um conjunto de valores ao menu suspenso:
  1. No canto superior esquerdo do Workplace, clique em Painel Administrativo.
  2. Clique em Configurações e na guia Campos do perfil.
  3. Clique em Definir valores ao lado dos campos do perfil que você deseja adicionar.
  4. Adicione os valores um por um ou cole uma lista de valores separados por ponto e vírgula.
  5. Clique em Salvar.
Observação: se um campo do perfil já foi preenchido antes da inserção de uma lista de valores, ele não será substituído. No entanto, se um usuário editar o próprio perfil depois da inserção de uma lista de valores, ele deverá selecionar um valor da lista.
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Como adicionar pessoas
Este artigo é aplicável somente aos administradores do Workplace Essential e Workplace Advanced.
Preferências do convite
Os administradores podem escolher entre as seguintes configurações de convite para controlar quem entra no Workplace deles:
  • Somente as pessoas convidadas podem participar. Você pode limitar os colegas de trabalho na comunidade deles do Workplace a um segmento específico ou a uma organização, como região, departamento ou equipe.
  • Qualquer pessoa dos seguintes domínios de email pode participar. Essa opção disponibilizará a comunidade do Workplace para toda a organização.
Como adicionar pessoas
Para adicionar pessoas à sua comunidade do Workplace:
  1. Usando Adicionar indivíduo: clique em Painel Administrativo no canto superior esquerdo do seu perfil do Workplace. Em seguida, selecione Pessoas > Adicionar pessoas > Adicionar indivíduo. Você pode adicionar pessoas usando endereços de email individuais. Todos esses usuários serão convidados imediatamente para o Workplace.
  2. Usando Adicionar manualmente: clique em Painel Administrativo no canto superior esquerdo do seu perfil do Workplace. Em seguida, selecione Pessoas > Adicionar pessoas > Adicionar pessoas. Você pode adicionar pessoas usando os endereços de email individuais delas. Todos esses usuários serão convidados imediatamente para o Workplace.
  3. Carregando um arquivo do Excel ou arquivo CSV: clique em Painel Administrativo no canto superior esquerdo do seu perfil do Workplace. Em seguida, selecione Pessoas > Adicionar pessoas > Adicionar pessoas e clique em Importar arquivo sob Adicionar manualmente. Siga as instruções. Você deverá escolher se deseja enviar os convites imediatamente ou mais tarde.
  4. Ao conectar o provedor de identidade: o Workplace tem uma integração inovadora com os maiores provedores de identidade na nuvem, como Azure AD, G Suite, Okta, OneLogin e Ping. Você pode conectar o provedor de identidade na nuvem pelo usando Importar no Workplace (em que o conector de provisionamento é hospedado pelo Workplace) ou usando uma integração personalizada do Workplace (em que o conector de provisionamento é hospedado pelo provedor de identidade).
  5. Pelo SCIM: este conjunto de guias apresenta os conceitos de provisionamento e desativação de contas por meio da API do SCIM.
Se você selecionar Convidar posteriormente no aviso, a capacidade de enviar convites será ativada. Você pode optar por convidar todos de uma só vez ou individualmente. Isso é válido ao adicionar pessoas usando um provedor de identidade ou CSV.
Observação: endereços de email que não contêm o nome de uma pessoa, como info@dominio.com e vendas@dominio.com, não podem ser usados para criar uma conta do Workplace. Isso garante que a comunidade saiba a quem pertence a conta e quem é o responsável pelo conteúdo criado por ela.
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Este artigo se aplica somente a administradores no Workplace Advanced. Essa ação pode ser realizada somente usando um computador.
Você pode reenviar o email de confirmação para as pessoas cujas contas não foram reivindicadas. Você terá a opção de reenviar o email de confirmação para todas as contas não reivindicadas ou para uma lista de pessoas.
Para reenviar o email de confirmação:
  1. No Painel Administrativo, clique em Pessoas.
  2. Clique em ao lado de Editar pessoas e selecione Enviar notificação de reivindicação.
  3. Selecione Todas as contas não reivindicadas ou Contas específicas e siga as instruções.
  4. Personalize sua notificação ou use o email padrão e clique em Enviar.
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Este artigo é aplicável somente aos administradores do Workplace Advanced.
Se você está recebendo uma mensagem de erro que indica que o usuário ou o grupo que está tentando adicionar já existe, talvez seja por causa de um destes problemas:
  • Talvez a pessoa pertença a outra comunidade. É possível associar somente um endereço de email a uma comunidade do Workplace.
  • O domínio de email da pessoa pode estar na lista de liberação de uma comunidade diferente.
  • Se você conseguiu adicionar uma pessoa com o mesmo domínio de email anteriormente e agora está recebendo uma mensagem de erro, talvez outra comunidade tenha reivindicado o domínio de email depois de você ter adicionado a pessoa com o mesmo domínio.
Se a mensagem de erro recebida indica que não é possível usar o email, talvez seja porque você está tentando adicionar um endereço de email genérico, como: info@, vendas@, admin@, suporte@ etc. O Workplace permite a criação de contas somente com emails de usuários individuais.
Observação: para evitar complicações ao adicionar colegas de trabalho ao Workplace, insira todos os domínios de email associados à sua comunidade na lista de liberação. Não é possível incluir um domínio de email na lista de liberação de várias comunidades.
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Este artigo é aplicável somente aos usuários do Workplace Advanced e do Workplace Enterprise. Você precisa ser um administrador de sistema para usar o G-Suite e o Azure para adicionar pessoas. A integração do provedor de identidade ao Azure e ao G Suite permite mapear atributos de perfis do Azure AD ou do G Suite para o Workplace.
Para adicionar pessoas usando o G-Suite e o Azure:
  1. Clique em Painel Administrativo no canto superior esquerdo do seu perfil.
  2. Clique em Pessoas > Adicionar pessoas. Depois, clique mais uma vez em Adicionar pessoas.
  3. Selecione G-Suite ou Microsoft Azure AD e siga as instruções.
Se você conectar o G-Suite ou o Azure e já houver usuários no Workplace, verifique se os nomes, os endereços de email e os detalhes das contas desses usuário no provedor de identidade correspondem aos perfis de usuário no Workplace. Caso contrário, o provedor de identidade criará contas duplicadas. Se um dos usuários deixar a empresa, a conta dele será desativada automaticamente. Os detalhes diferenciam letras maiúsculas de minúsculas.
Observação: você precisará autorizar o Workplace a acessar suas informações no provedor de identidade. Você também precisará ser administrador do G-Suite e permitir acesso ao G-Suite se desejar adicionar pessoas com ele.
O Workplace sincroniza automaticamente sua lista de usuários a cada cinco horas.
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Este artigo é aplicável somente aos usuários do Workplace Advanced.
Se você perdeu o acesso à conta depois de ativar o G Suite, será necessário acessar o console do administrador do G Suite. Nessa área:
  1. Clique em Aplicativos > Aplicativos SAML.
  2. Clique em Configurações do Workplace.
  3. Selecione ATIVADO para todos ou ATIVADO para algumas organizações de acordo com suas preferências.
Pode levar até 24 horas para que as alterações entrem em vigor. Você não receberá nenhuma notificação quando isso ocorrer.
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Gerenciamento de dados e segurança
Para exportar dados de pessoas ou grupos da sua comunidade no Workplace:
  1. Acesse o Painel Administrativo no canto superior esquerdo do seu perfil do Workplace.
  2. Clique em Informações.
  3. Role a tela para baixo e clique em Exportar ao lado de Pessoas ou Grupos. Você receberá um email do Workplace com um link para baixar o arquivo CSV.
Observação: você pode também solicitar os dados no Painel Administrativo. Para isso, acesse a guia Pessoas, clique em na parte superior da página e selecione Exportar informações dos funcionários. Para dados de grupos, clique em Grupos no Painel Administrativo. Depois, clique em e selecione Exportar informações dos grupos.
As estatísticas presentes à esquerda da coluna Resumo de atividades por data no arquivo CSV são em tempo real; as que estão à direita da coluna são a partir da data mencionada na coluna Resumo de atividades por data.

Como gerenciar importações e exportações em massa
Os administradores podem verificar o status em tempo real de tarefas em massa no painel Importações/Exportações em Pessoas.
Para acessar o painel:
  1. Acesse o Painel Administrativo e selecione Pessoas.
  2. Selecione a guia Importações/Exportações para ver os arquivos em massa que foram importados ou exportados no seu Workplace anteriormente.
  3. Você também pode verificar o status das Operações em massa e ver as tarefas em massa que foram solicitadas nos últimos 30 dias.
Os administradores podem baixar as tarefas em massa que geram um arquivo assim que são concluídas. Esses arquivos ficarão disponíveis para download por quatro dias.

Como exportar detalhes de membros do grupo
Os administradores podem exportar os membros de grupos específicos do Workplace usando o Painel Administrativo.
Para exportar dados de membros de um grupo específico:
  1. Acesse o Painel Administrativo e selecione Grupos.
  2. Encontre o grupo, clique em e selecione Exportar membros.
  3. Você receberá um email com os detalhes da participação dos membros no grupo.
Os dados são entregues como um link para o administrador por email. Ele ficará acessível por quatro dias pelo usuário ou por qualquer outro administrador da empresa com a permissão de Gerenciar grupos.
Todos os dados obedecem às políticas de privacidade padrão. Se a exportação for de um grupo multiempresarial, os administradores não poderão ver os endereços de email ou os departamentos de usuários de outra empresa.
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Um usuário ativo mensal é aquele que realizou qualquer uma destas ações nos últimos 30 dias:
  • Acessou o Workplace em nosso site ou em um dispositivo móvel
  • Conectado
  • Verificou as notificações do Workplace ou do aplicativo do Workplace
  • Usou o aplicativo Work Chat
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Este artigo é aplicável somente aos administradores do Workplace Essential e do Workplace Advanced.
Para permitir que os usuários baixem os próprios dados do Workplace:
  1. Clique em Painel Administrativo no canto superior esquerdo do Workplace.
  2. Clique em Configurações.
  3. Clique na caixa ao lado de Download de informações pessoais.
Observação: após a ativação do recurso, os usuários poderão baixar uma cópia dos próprios dados do Workplace nas Configurações gerais da conta. De acordo com nossos Termos e Condições, os usuários não conseguirão excluir os dados usando essa ferramenta. Você pode ver quem baixou os próprios dados nos registros de auditoria de segurança.
Não é possível baixar os dados de um usuário em nome dele. Os administradores de sistemas podem usar a Graph API para acessar os dados dos usuários de uma comunidade.
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Este artigo é aplicável somente aos administradores de comunidade no Workplace Advanced
Se você recebeu um aviso informando que um risco de segurança foi detectado ou o painel na guia Segurança mostra contas em risco, isso significa que suspeitamos que as senhas do Workplace de algumas das contas de usuários da sua comunidade podem estar em risco. Como há um risco pequeno de um invasor usar essas informações para acessar sua comunidade do Workplace, recomendamos que você desative esses usuários ou force-os a redefinir as senhas deles.
Para ver quais contas podem estar em risco:
  1. Clique em Painel Administrativo no canto superior esquerdo da sua página inicial.
  2. Clique em Pessoas.
As contas em risco estarão destacadas em vermelho e exibirão o rótulo Conta em risco. Para desativar o usuário ou forçá-lo a redefinir a senha dele, clique ao lado da conta em risco e selecione Desativar usuário ou Forçar redefinição de senha.
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Este artigo é aplicável somente aos administradores do Workplace Essential e Workplace Advanced.
Quando um conteúdo for denunciado à equipe administrativa, você receberá uma notificação no desktop e uma notificação push no celular. Publicações, comentários e bate-papos podem ser denunciados.
Para gerenciar o conteúdo denunciado no desktop:
  1. Clique em Painel Administrativo e selecione Conteúdo denunciado.
  2. Clique em Analisar sob o conteúdo denunciado que você deseja analisar.
    Se você precisar de mais contexto relacionado à denúncia, clique em Enviar mensagem para falar diretamente com a pessoa que fez a denúncia do conteúdo. A publicação denunciada será enviada como anexo no bate-papo.
  3. Depois de revisar o conteúdo, você pode:
    • Permitir: para permitir que o conteúdo permaneça no seu Workplace sem nenhuma ação adicional.
    • Ocultar: para ocultar a postagem de todos na comunidade, exceto o autor e os administradores. Enquanto o conteúdo estiver oculto, os usuários e o autor do conteúdo não saberão que o conteúdo foi denunciado. Quando uma decisão é tomada sobre o conteúdo, é possível Restaurar para que a comunidade possa vê-lo novamente.
    • Excluir: para excluir permanentemente o conteúdo. Se o conteúdo estiver em um bate-papo, você não poderá excluí-lo.
Para gerenciar o conteúdo denunciado no aplicativo para celular:
  1. Toque em Mais, selecione Painel Administrativo e navegue até Conteúdo denunciado.
  2. Toque no conteúdo denunciado que você deseja analisar.
  3. Depois de revisar o conteúdo, você pode:
    • Permitir: para permitir que o conteúdo permaneça no seu Workplace sem nenhuma ação adicional.
    • Ocultar: para ocultar a postagem de todos na comunidade, exceto o autor e os administradores. Enquanto o conteúdo estiver oculto, os usuários e o autor do conteúdo não saberão que o conteúdo foi denunciado. Quando uma decisão é tomada sobre o conteúdo, é possível Restaurar para que a comunidade possa vê-lo novamente.
    • Excluir: para excluir permanentemente o conteúdo. Se o conteúdo estiver em um bate-papo, você não poderá excluí-lo.
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O Workplace permite entrar com um nome de usuário e uma senha do Workplace ou com SSO por meio da integração de provedores de identidade (IdPs). O Workplace também permite que alguns usuários entrem com uma senha do Workplace e outros com SSO.
Para entrar com SSO e com uma senha do Workplace:
  1. No computador, clique em Painel Administrativo no canto superior esquerdo do Workplace.
  2. Clique em Segurança e em Autenticação e selecione uma ou ambas as opções.
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Os administradores podem forçar os usuários de suas organizações a adotar a autenticação de dois fatores até uma data específica. Eles podem optar por solicitar que todos os usuários ou que um grupo restrito de pessoas da organização adotem a autenticação de dois fatores por meio dos Conjuntos de pessoas.
Para configurar a autenticação de dois fatores para a organização:
  1. No Painel Administrativo, clique em Segurança e em Autenticação.
  2. Clique em Dois fatores.
  3. Sob Decida quem é obrigado a ter o recurso ativado, especifique o público (Todos, Administradores ou Conjuntos de pessoas).
  4. Defina a data limite até a qual você deseja que as pessoas adotem a autenticação de dois fatores.
  5. Clique em Salvar alterações.
Observação: assim que a autenticação de dois fatores for adotada, os administradores poderão ver e rastrear estatísticas no painel Segurança.
Observação: para monitorar quem está usando a autenticação de dois fatores na organização, vá ao Painel Administrativo, clique em Segurança e em Autenticação.
Perder o acesso ao segundo fator de autenticação
Se um usuário tiver perdido o acesso ao segundo fator de autenticação, seja o número recebido por SMS ou o aplicativo de autenticação, ele poderá entrar em contato com o administrador do sistema.
Para ajudar os usuários a recuperar o acesso a suas contas do Workplace como um administrador do sistema:
  1. Visite a guia Pessoas no Painel Administrativo.
  2. Os usuários que ainda precisarem confirmar seu segundo fator aparecerão com o status Verificando.
  3. Clique em e selecione Mais opções.
  4. Selecione Gerar código de autenticação. Compartilhe esse código com o usuário e ele poderá usá-lo como o código de recuperação para acessar sua conta.
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Funcionários sem endereços de email
Este artigo é aplicável somente aos administradores do Workplace Essential e Workplace Advanced.
Se você for administrador de sistema, poderá adicionar funcionários sem endereços de email. Para ativar o recurso:
  1. Acesse o Painel Administrativo.
  2. Clique em Configurações.
  3. Acesse a configuração Criação de conta com códigos de acesso e marque a caixa para permitir que colegas de trabalho sem endereço de email possam entrar no Workplace usando um código de acesso.
Para adicionar pessoas ao Workplace sem um endereço de email:
  1. Acesse a guia Pessoas no Painel Administrativo, selecione Adicionar pessoas e adicione em massa por meio de um CSV.
  2. Para adicionar um usuário, você precisará incluir pelo menos um campo de número de identificação do funcionário e de nome. Se for adicionado, não será necessário inserir um email. O acesso será gerado para todos os usuários que não têm um endereço de email.
  3. Obtenha um código de acesso individual clicando em ao lado do nome de um usuário. Depois, selecione Obter código de acesso ou baixe um arquivo CSV com todos os códigos de acesso para todas as contas sem email, clicando no menu na guia Pessoas e selecionando Obter códigos de acesso.
  4. Distribua os códigos de acesso aos funcionários sem email. Os funcionários sem email inserirão esse código de acesso no primeiro login e criarão um nome de usuário e senha que usarão para entrar no Workplace desse momento em diante.
Observação: códigos de acesso são dados sensíveis. Qualquer pessoa que tenha um código de acesso não usado terá acesso total à conta à qual ele se refere. A distribuição desses códigos deve ser rigorosamente controlada.
Lembre-se das informações a seguir sobre códigos de acesso:
  • Eles são formados por uma cadeia de caracteres com 16 letras.
  • Apenas um é válido por conta a qualquer momento.
  • A geração de um novo código de acesso para um usuário invalida todos os códigos antigos.
  • Depois de gerados, os códigos são válidos por 90 dias.
  • Depois de ser usado para ativar ou recuperar o acesso a uma conta, o código de acesso é invalidado.
  • Os administradores podem desativar um código de acesso não usado a qualquer momento.
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Este artigo é aplicável somente aos administradores do Workplace Essential e Workplace Advanced.
Se um usuário esquecer o nome de usuário, a senha ou o código de acesso, ele precisará receber um novo código de um administrador do Workplace. Para gerar um novo código de acesso para um funcionário:
  1. Acesse o Painel Administrativo e selecione Pessoas.
  2. Encontre um código de acesso individual clicando em ao lado do nome de um usuário. Depois, selecione Obter código de acesso ou baixe um arquivo CSV com todos os códigos de acesso para todas as contas sem email, clicando no menu na guia Pessoas e selecionando Obter códigos de acesso.
  3. Forneça o código de acesso ao usuário que esqueceu as informações.
  4. Agora, o usuário deverá inserir o novo código de acesso, confirmar o nome de usuário único e definir uma nova senha.
OBSERVAÇÃO: códigos de acesso são dados sensíveis. Qualquer pessoa que tenha um código de acesso não usado terá acesso total à conta à qual ele se refere. A distribuição desses códigos deve ser rigorosamente controlada. Confira abaixo informações importantes sobre códigos de acesso:
  • São formados por uma cadeia de caracteres com 16 letras.
  • Apenas um é válido por conta a qualquer momento.
  • A geração de um novo código de acesso para um usuário invalida todos os códigos antigos.
  • Depois de gerados, os códigos são válidos por 90 dias.
  • Depois de ser usado para ativar ou recuperar o acesso a uma conta, o código de acesso é invalidado.
  • Os administradores podem desativar um código de acesso não usado a qualquer momento.
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Conjuntos de pessoas
Este artigo se aplica somente a administradores no Workplace Advanced.
Os conjuntos de pessoas permitem que você organize as pessoas em segmentos personalizados predefinidos em sua organização. Você pode usar os conjuntos de pessoas para visualizar relatórios e criar grupos. Saiba como criar um conjunto de pessoas.
Para acessar conjuntos de pessoas existentes:
  1. No canto superior esquerdo do Workplace, clique em Painel Administrativo.
  2. Clique em Pessoas > Conjuntos de pessoas. Para visualizar os membros do conjunto de pessoas, clique no nome do conjunto ou no número à esquerda do nome do conjunto.
Se quiser realizar uma pesquisa filtrada de Pessoas por um conjunto de pessoas, clique no ícone de filtro ao lado do nome do conjunto.
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Este artigo se aplica somente a administradores no Workplace Advanced.
Há duas maneiras de adicionar pessoas a conjuntos de pessoas: manualmente e por meio da sincronização com os perfis do Workplace.
Para criar um novo conjunto de pessoas manualmente:
  1. Clique em Painel Administrativo no canto superior esquerdo do Workplace.
  2. Clique em Pessoas > Conjuntos de pessoas.
  3. Clique em +Novo conjunto.
  4. Dê um nome ao novo conjunto, selecione Adicionar pessoas manualmente e clique em Avançar.
  5. Adicione as pessoas de sua preferência ao conjunto de pessoas. Para adicionar várias pessoas de uma só vez, clique em Importar arquivo e carregue um arquivo CSV de emails de usuários. As pessoas adicionadas precisam ter uma conta do Workplace.
Para criar um novo conjunto de pessoas por meio da sincronização com o perfil do Workplace:
  1. Clique em Painel Administrativo no canto superior direito do Workplace.
  2. Clique em Pessoas > Conjuntos de pessoas.
  3. Clique em +Novo conjunto.
  4. Dê um nome ao novo conjunto, selecione Sincronizar com o perfil do Workplace e clique em Avançar.
  5. Filtre por campos de perfil para definir os critérios do filtro e remover ou adicionar pessoas automaticamente ao conjunto de pessoas.
  6. Clique em Salvar.
Com um conjunto manual, somente as pessoas que você adicionar serão incluídas nele.
Observação: em conjuntos criados usando critérios de perfil, as pessoas que correspondem aos critérios são incluídas automaticamente no conjunto quando adicionadas à comunidade do Workplace. Elas também são adicionadas automaticamente a grupos vinculados a esse conjunto. Se você adicionar vários critérios, somente as pessoas que cumprirem todos eles serão incluídas no conjunto. Se você selecionar mais de um valor para um critério, as pessoas que corresponderem a pelo menos um desses valores serão adicionadas ao conjunto.
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Este artigo se aplica somente a administradores no Workplace Advanced.
Para editar um conjunto de pessoas criado com uma lista manual:
  1. Clique em Painel Administrativo no canto superior esquerdo do Workplace.
  2. Clique em Pessoas > Conjuntos de pessoas.
  3. Clique em à direita do conjunto de pessoas que você deseja editar.
  4. Selecione Adicionar pessoas ou Remover pessoas para alterar os membros do conjunto. No mesmo menu, você também pode selecionar Editar nome do conjunto ou Excluir conjunto.
Para editar um conjunto sincronizado:
  1. Repita as etapas de 1 a 3.
  2. Selecione Editar critérios do perfil para editar o conjunto. No mesmo menu, você também pode selecionar Editar nome do conjunto ou Excluir conjunto.
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Para exportar uma lista de pessoas de um conjunto de pessoas:
  1. Clique em Painel Administrativo, no canto superior direito do Workplace.
  2. Clique em Pessoas > Todas as pessoas.
  3. Digite o conjunto de pessoas é na barra de pesquisa e faça uma pesquisa com base no critério desejado.
  4. Clique em no início da página e selecione Exportar informações dos funcionários.
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Para filtrar a pesquisa avançada na página Pessoas por Conjunto de pessoas usando um computador:
  1. Clique em Painel Administrativo no canto superior esquerdo do Workplace.
  2. Clique em Pessoas > Todas as pessoas.
  3. Na barra de pesquisa, digite O conjunto de pessoas é... e faça uma pesquisa com base nos critérios desejados.
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Este artigo se aplica somente a administradores no Workplace Advanced.
Para atribuir um grupo a um conjunto de pessoas:
  1. Clique em Painel Administrativo no canto superior esquerdo do Workplace.
  2. Clique em Pessoas > Conjuntos de pessoas.
  3. Clique em Atribuir a grupos ou em Editar grupos.
  4. Selecione os grupos aos quais os membros do conjunto de pessoas devem ser adicionados.
Observação: ao atribuir um grupo a um conjunto de pessoas, as pessoas que fazem parte do conjunto se tornam membros dos grupos selecionados. Se o perfil de alguém mudar para cumprir os critérios do perfil de um conjunto sincronizado, a pessoa será automaticamente adicionada ao conjunto e a todos os grupos atribuídos.
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Outros
Este artigo é aplicável somente aos administradores do Workplace Essential e Workplace Advanced.
Os administradores não podem impedir que alguém publique na própria linha do tempo. No entanto, você poderá moderar as publicações nos grupos, se for um administrador do sistema ou um moderador de conteúdo. Saiba mais sobre as várias funções administrativas no Workplace.
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