Gerenciamento de grupo

Gerencie o grupo para colaborar melhor com seus colegas de trabalho. Saiba como tornar um colega de trabalho em um administrador de seu grupo ou descubra as informações do grupo do Workplace.

Você precisa ser administrador do grupo para fixar uma publicação.
Para fixar uma publicação em um grupo:
  1. No grupo, encontre a publicação que deseja fixar.
  2. Clique em e selecione Fixar publicação.
A publicação fixada mais recentemente será exibida primeiro no topo do feed do grupo.
Para escolher uma publicação para manter no topo das publicações fixadas:
  1. Vá até a publicação fixada que deseja manter no topo.
  2. Clique em e selecione Mover para o topo.
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Se você for administrador de um grupo, poderá arquivá-lo em vez de excluí-lo. Quando um grupo é arquivado, isso é indicado claramente na parte superior do grupo e novos membros não podem entrar nele. Você pode reverter a ação de arquivamento de um grupo a qualquer momento por meio do desarquivamento.
Arquivar um grupo
Para arquivar um grupo:
  1. Acesse o grupo que deseja arquivar e clique em sob a foto da capa. Em seguida, clique em Opções de administrador.
  2. Clique em Configurações do grupo e role a tela para baixo até a opção Arquivar grupo. Em seguida, clique em Arquivar ao lado dela.
  3. Clique em Confirmar.
Quando você arquiva um grupo, os membros ainda podem acessá-lo, mas não conseguem adicionar pessoas, criar publicações, curtir ou comentar.
Desarquivar um grupo
Para desarquivar um grupo, entre nele e clique em Desarquivar grupo na parte superior do feed. Em seguida, clique em Confirmar.
Quando você desarquiva um grupo, todos os administradores, moderadores e membros podem criar publicações, curtir, comentar e realizar outras ações.
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Em geral, os colegas de trabalho no Workplace usam uma combinação de grupos de equipes e projetos para trabalharem juntos. Queremos tornar a experiência de alternar entre o bate-papo e as publicações o mais perfeita possível. Reformulamos o tipo de grupo de equipes e projetos para que um bate-papo seja sincronizado com ele automaticamente. Os membros do grupo e do bate-papo se mantêm sincronizados à medida que as pessoas entram e saem. Dessa forma, é mais fácil alternar entre os dois. A capacidade de conversar em tempo real nesses grupos facilitará ainda mais o trabalho em conjunto das equipes, já que os colegas de trabalho terão uma maneira simples de manter contato ao longo do dia.
Para permitir a reformulação, estas são algumas alterações feitas no tipo de grupo de equipes e projetos:
  • O grupo pode ter até 250 membros.
  • Os mesmos membros, nomes e fotos da capa serão sincronizados no grupo e no bate-papo.
  • Não há moderadores, apenas administradores do grupo.
  • Nos grupos de equipes e projetos, não é possível ativar recursos de participação automática, como “Adicionar equipes aos grupos”.
  • Para vincular um bate-papo a um grupo, o administrador do grupo deve acessar a página Configurações do grupo.
O que acontecerá com meus grupos atuais de equipes e projetos?
Se você tiver um grupo de equipes e projetos que já atenda aos critérios acima, não haverá alterações. Estamos migrando todos os outros grupos atuais de equipes e projetos para os grupos de discussão. Os bate-papos serão desvinculados. Os bate-papos desvinculados serão mantidos, mas não estarão anexados ao grupo.
Como saberei quais grupos serão afetados?
Se algum grupo do qual é administrador for afetado, você:
  1. Receberá um email com a lista de todos os grupos afetados.
  2. Verá um aviso no topo de cada grupo afetado e poderá Gerenciar configurações ou Desvincular bate-papo.
Se nenhuma medida for tomada, os grupos de equipes e projetos afetados serão movidos para um grupo de discussão e o bate-papo será desvinculado. Um novo aviso será mostrado no topo de cada grupo desvinculado. Assim, os administradores poderão vincular o bate-papo novamente.
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Removemos os grupos de compra e venda para aprimorar a experiência no Workplace.
Para grupos de compra e venda existentes:
  • Todos os grupos de compra e venda existentes se tornarão grupos sociais.
  • Todas as publicações de compra e venda existentes serão mantidas.
  • Nenhuma publicação nova de compra e venda poderá ser criada.
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Membros
Se você for administrador de um grupo, terá a opção de aprovar quem participa dele.
Para ativar a aprovação de membros:
  1. No grupo, clique em sob a foto da capa dele.
  2. Selecione Opções de administrador e clique em Configurações do grupo.
  3. Clique em ao lado de Quem pode aprovar solicitações de entrada e selecione Somente administradores e moderadores.
  4. Clique em Salvar na parte inferior.
Caso seja administrador de um grupo, também poderá economizar tempo aprovando automaticamente solicitações de membros de pessoas que já estão em outros grupos que você administra.
Para ativar a aprovação automática de membros:
  1. No grupo, clique em sob a foto da capa dele.
  2. Selecione Opções de administrador e clique em Configurações do grupo.
  3. Clique em ao lado de Quem está com pré-aprovação para participar.
  4. Clique na caixa ao lado do grupo para selecioná-lo.
  5. Clique em Salvar.
Observação: para remover grupos da aprovação automática de membros, acesse Quem está com pré-aprovação para participar e clique na caixa ao lado do nome do grupo para desmarcá-lo. Em seguida, clique em Salvar.
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É possível importar uma lista com os colegas de trabalho ou adicioná-los individualmente a um grupo.
Para adicionar um colega de trabalho a um grupo:
  1. No grupo, clique em Adicionar pessoas sob a foto da capa dele. Talvez seja necessário clicar em antes.
  2. Digite os nomes dos colegas de trabalho que deseja incluir e clique em Adicionar.
Para importar uma lista de colegas de trabalho para um grupo:
  1. No grupo, clique em Adicionar pessoas sob a foto da capa dele. Talvez seja necessário clicar em antes.
  2. Clique em Importar e em Importar arquivo. Se ainda não tiver um arquivo, clique em Baixar modelo em CSV para criar um arquivo.
  3. Selecione o arquivo que deseja carregar e clique em Abrir.
  4. Analise a lista de colegas de trabalho e, em seguida, clique em Convidar todos.
Observação: você poderá convidar somente até dois mil colegas de trabalho por vez.
Também é possível enviar um link de convite a colegas de trabalho para adicioná-los a um grupo. Para fazer isso, clique em Adicionar pessoas. Em seguida, copie o link ao lado de Compartilhe um link de convite para o grupo e compartilhe-o com os seus colegas de trabalho.
Depois de adicionar os colegas de trabalho ao grupo, eles poderão ver publicações feitas no grupo, além de comentar nelas.
Se você tentar adicionar pessoas que ainda não estão no Workplace (usando os endereços de email delas) e as configurações da sua comunidade permitirem que você convide novos usuários, uma nova conta de usuário será criada.
Grupos com bate-papo sincronizado
Se o seu grupo incluir um bate-papo sincronizado, não será possível adicionar mais de 250 membros.
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É necessário ser administrador do grupo para remover colegas de trabalho dele.
Para remover um colega de trabalho de um grupo:
  1. No grupo, clique em Membros sob o nome do grupo. Talvez seja necessário tocar em Mais antes.
  2. Clique em ao lado do colega de trabalho que você deseja remover.
  3. Clique em Remover do grupo e confirme a seleção.
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Para adicionar uma equipe a um grupo:
  1. Clique em na parte superior do grupo.
  2. Clique em Opções de administrador e em Configurações do grupo.
  3. Role a tela para baixo até Adicionar equipes ao grupo e adicione um gerente que vai adicionar sua equipe de subordinados diretos ao grupo.
Observação: os novos membros da equipe serão adicionados automaticamente. Se um membro da equipe gerenciar outra equipe, a outra equipe não será convidada para o grupo.
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Os administradores dos grupos podem escolher quem tem permissão para publicar nos grupos deles e se as publicações precisam ser aprovadas individualmente por um administrador ou um moderador.
As permissões de publicação podem ser concedidas a:
  • Somente administradores do grupo.
  • Todos os membros do grupo.
  • Qualquer pessoa da sua organização, mesmo que ela não seja membro do grupo.
Se você quiser que qualquer pessoa possa publicar no seu grupo sem precisar fazer parte dele, será necessário transformá-lo em um grupo aberto.
Alterar as permissões de publicação no seu grupo
Para alterar as permissões de publicação no seu grupo:
  1. Clique em sob a foto da capa do grupo.
  2. Clique em Opções do administrador.
  3. Clique em Configurações do grupo.
  4. Clique em ao lado de Quem pode publicar. Em seguida, selecione Qualquer pessoa no grupo, Somente administradores ou Qualquer pessoa na comunidade.
Exigir aprovação de administrador ou moderador para todas as novas publicações
Para exigir a aprovação de todas as novas publicações antes de outros membros do grupo poderem vê-las:
  1. Clique em sob a foto da capa do grupo.
  2. Clique em Opções do administrador.
  3. Clique em Configurações do grupo.
  4. Clique em ao lado de Aprovar todas as publicações de membros.
  5. Selecione Ativado, para exigir aprovação para todas as publicações, ou Desativado, para permitir publicações diretas dos membros do grupo.
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É possível criar regras de participação automática de membros para que pessoas com campos específicos do perfil possam ser adicionadas ao seu grupo facilmente. É necessário ser um administrador do grupo para adicionar membros por meio do recurso de participação automática.
Para adicionar regras de participação automática de membros usando um computador:
  1. No grupo, clique em sob a foto da capa dele.
  2. Selecione Opções de administrador e clique em Configurações do grupo.
  3. Clique em ao lado de Definir regras para membros.
  4. Clique em Adicionar critérios.
  5. No menu suspenso, selecione as regras para os perfis aos quais gostaria de conceder acesso ao grupo automaticamente.
É possível escolher os seguintes detalhes de perfil:
  • Departamento
  • Cargo
  • Localização
  • Gerente
  • Data de início
  • Divisão
  • Organização
Os membros serão adicionados ao grupo quando você clicar em Adicionar pessoas nas regras de participação automática. Eles continuarão sendo adicionados quando seus perfis forem atualizados e atenderem aos requisitos definidos pelo administrador do grupo nas regras.
Como desativar a participação automática de membros no Workplace
Se não quiser que a participação automática em grupos seja ativada para a organização, um administrador do sistema pode desativá-la:
  1. Clique em no painel esquerdo do Workplace.
  2. Clique em Configurações e em Configurações da empresa.
  3. Para desativar o recurso, clique na caixa ao lado de Participação automática para desmarcá-la.
Observação: quando os membros já estiverem no grupo, eles não serão removidos caso não atendam mais aos requisitos de participação automática de membros.
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Arquivos e fotos
Para adicionar um arquivo a uma mensagem no Workplace quando estiver usando um computador:
  1. Clique em na parte inferior do bate-papo.
  2. Clique em .
  3. Escolha o arquivo que deseja enviar.
  4. Conclua sua mensagem e pressione Enter para enviar.
Ao incluir um link para um site na mensagem (por exemplo, um vídeo ou um artigo), uma prévia do link será adicionada à conversa. Quando a prévia aparecer, você poderá excluir o link para enviar somente a prévia.
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Para ver todas as fotos, vídeos e arquivos compartilhados em uma conversa no Workplace Chat usando o computador:
  1. Navegue até Compartilhados à direita do bate-papo.
  2. Nessa área, você poderá ver todas as mídias e arquivos compartilhados no bate-papo.
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Funções
Há duas funções para pessoas que gerenciam grupos no Workplace: administradores e moderadores.
A tabela abaixo descreve as funções e o que elas conseguem fazer:
AdministradorModerador
Tornar outro membro administrador ou moderador
Remover um administrador ou um moderador
Gerenciar as configurações do grupo (por exemplo, alterar o nome, a foto da capa ou as configurações de privacidade do grupo)
Aprovar ou negar solicitações de entrada
Aprovar ou negar publicações no grupo
Remover publicações e comentários em publicações
Remover e bloquear pessoas do grupo
Fixar ou desafixar uma publicação
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Você pode tornar um colega de trabalho administrador do grupo se ele já for um membro do grupo. Você precisa ser um administrador do grupo para tornar outros membros administradores.
Para tornar um colega de trabalho administrador de um grupo:
  1. No grupo, clique em Membros sob o nome do grupo. Talvez seja necessário clicar em Mais antes.
  2. Clique em ao lado do nome do colega de trabalho que você deseja tornar administrador.
  3. Clique em Tornar administrador e confirme a sua escolha.
Observação: ao tornar um colega de trabalho administrador de um grupo, ele poderá editar as configurações do grupo, remover membros e tornar outros membros administradores.
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Você precisa ser um administrador do grupo para remover outros administradores.
Para remover um administrador de um grupo:
  1. No grupo, clique em Membros sob o nome do grupo.
  2. Clique em ao lado do administrador que deseja remover.
  3. Clique em Remover da função de administrador e confirme sua escolha.
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Informações
Somente os administradores do grupo podem visualizar e baixar as Informações do Grupo. Os moderadores e os outros membros não podem ver as Informações do Grupo. Você só poderá baixar as Informações do Grupo se entrar no Workplace usando um computador.
As Informações do Grupo estão disponíveis para todos os grupos.
Para acessar as Informações do Grupo:
  1. Clique em sob a foto da capa do grupo.
  2. Clique em Opções do administrador e em Configurações do grupo.
  3. No painel esquerdo, selecione Crescimento, Engajamento ou Membros sob o cabeçalho Informações.
Para baixar as Informações do Grupo:
  1. Em Informações do Grupo, clique em Exportar detalhes no canto superior direito.
  2. Na janela pop-up, selecione o tipo de detalhes que deseja obter do grupo.
  3. Selecione o intervalo de datas para o qual deseja extrair os relatórios.
  4. Escolha o formato de arquivo do relatório (.xls ou .csv).
  5. Quando estiver pronto para baixar o relatório, clique em Exportar .
O administrador terá a opção de exportar os seguintes detalhes do grupo:
  • Crescimento (número total de membros, membros ativos e solicitações de participação).
  • Engajamento (publicações, comentários, reações, dias e horas mais populares e publicações mais relevantes).
  • Membros (principais colaboradores: a pontuação do colaborador é calculada ao mensurar o engajamento do membro: publicações, comentários, reação e arquivos criados).
Observação: confira se você selecionou o intervalo de datas correto para a exportação.
Qual é o período mais antigo do qual posso ver Informações do Grupo?
Os dados constantes das Informações do Grupo dizem respeito ao último ano. Se a criação do grupo ocorreu menos de um ano atrás, os dados abrangerão o período desde a data de criação.
Os gráficos e tabelas indicam o referido período.
Lembre-se: a hora exibida no relatório das Informações do Grupo baseia-se no fuso horário do usuário que está visualizando o relatório.
O que é um membro ativo?
Um membro ativo nas Informações do Grupo é um membro do grupo que visualizou, publicou, comentou ou reagiu ao conteúdo do grupo no período pré-selecionado.
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Solução de problemas
Se o grupo incluir um bate-papo vinculado, não é possível adicionar mais de 250 membros.
Para remover um bate-papo vinculado do seu grupo:
  1. Na página inicial do Workplace, acesse o grupo do qual deseja remover o bate-papo vinculado. Para encontrar o grupo, pesquise pelo nome dele no painel à esquerda.
  2. Na parte superior do grupo, clique em e em Opções de administrador.
  3. Clique em ao lado de Bate-papo.
  4. Clique em Remover bate-papo. Em seguida, clique em Desvincular para confirmar.
Depois de remover o bate-papo vinculado, você conseguirá adicionar membros ao seu grupo. Os participantes do bate-papo ainda conseguirão encontrar e usar o bate-papo em grupo vinculado anteriormente.
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