Como gerenciar grupos
Para ver todos os grupos da sua empresa, exceto os grupos secretos, se você não for administrador:
  1. Na página inicial, clique em Ver tudo... em Grupos, à esquerda.
  2. Clique em Ver todos os grupos na parte superior da página.
Para ver todos os grupos da sua empresa, inclusive os grupos secretos, se você for administrador de uma comunidade no Workplace Advanced:
  1. Clique em Painel Administrativo no canto superior esquerdo do Workplace.
  2. Clique em Grupos.
Nessa área, você poderá ver uma lista com os nomes de todos os grupos, a quantidade de membros e de administradores de cada grupo, a data de criação dos grupos e as configurações de privacidade de cada grupo.
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Este artigo é aplicável somente aos usuários do Workplace Essential e do Workplace Advanced.
Você precisa ser um administrador da empresa ou moderador de conteúdo e entrar no Workplace usando um computador para se tornar o administrador de um grupo.
Para se tornar administrador de um grupo:
  1. Clique em Painel Administrativo no canto superior esquerdo do Workplace.
  2. Clique em Grupos e pesquise o grupo do qual você deseja ser administrador.
  3. Clique em ao lado do grupo e selecione Tornar-me um administrador ou Participar como administrador.
Observação: analistas ou gerentes de conta não podem se tornar administradores de um grupo.
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Se você for o administrador do grupo e não houver mais ninguém nele, sua saída excluirá o grupo.
Workplace Essential e Workplace Advanced
Além disso, nas comunidades do Workplace Advanced, os administradores de sistema e os moderadores de conteúdo podem excluir qualquer grupo.
Para excluir um grupo no Workplace Advanced:
  1. Clique em Painel Administrativo no canto superior direito do Workplace.
  2. Clique em Grupos e pesquise o grupo que você deseja excluir.
  3. Clique em e selecione Excluir grupo.
  4. Insira o nome do grupo na caixa e clique em Excluir grupo.
Observação: não é possível desfazer a exclusão de um grupo. Se um grupo for excluído, todas as publicações, membros e arquivos serão excluídos definitivamente.
Grupos multiempresariais
Um grupo multiempresarial (GME) será excluído automaticamente se todos os membros saírem dele. Um administrador do grupo pode remover todos os membros do grupo e, em seguida, remover a si mesmo para excluir o grupo.
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Há duas funções para pessoas que gerenciam grupos no Workplace: administradores e moderadores.
A tabela abaixo descreve as funções e o que elas conseguem fazer:
AdministradorModerador
Tornar outro membro administrador ou moderador
Remover um administrador ou um moderador
Gerenciar as configurações do grupo (por exemplo, alterar o nome, a foto da capa ou as configurações de privacidade do grupo)
Aprovar ou negar solicitações de entrada
Aprovar ou negar publicações no grupo
Remover publicações e comentários em publicações
Remover e bloquear pessoas do grupo
Fixar ou desafixar uma publicação
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Para exportar dados de pessoas ou grupos da sua comunidade no Workplace:
  1. Acesse o Painel Administrativo no canto superior esquerdo do seu perfil do Workplace.
  2. Clique em Informações.
  3. Role a tela para baixo e clique em Exportar ao lado de Pessoas ou Grupos. Você receberá um email do Workplace com um link para baixar o arquivo CSV.
Observação: você pode também solicitar os dados no Painel Administrativo. Para isso, acesse a guia Pessoas, clique em na parte superior da página e selecione Exportar informações dos funcionários. Para dados de grupos, clique em Grupos no Painel Administrativo. Depois, clique em e selecione Exportar informações dos grupos.
As estatísticas presentes à esquerda da coluna Resumo de atividades por data no arquivo CSV são em tempo real; as que estão à direita da coluna são a partir da data mencionada na coluna Resumo de atividades por data.

Como gerenciar importações e exportações em massa
Os administradores podem verificar o status em tempo real de tarefas em massa no painel Importações/Exportações em Pessoas.
Para acessar o painel:
  1. Acesse o Painel Administrativo e selecione Pessoas.
  2. Selecione a guia Importações/Exportações para ver os arquivos em massa que foram importados ou exportados no seu Workplace anteriormente.
  3. Você também pode verificar o status das Operações em massa e ver as tarefas em massa que foram solicitadas nos últimos 30 dias.
Os administradores podem baixar as tarefas em massa que geram um arquivo assim que são concluídas. Esses arquivos ficarão disponíveis para download por quatro dias.

Como exportar detalhes de membros do grupo
Os administradores podem exportar os membros de grupos específicos do Workplace usando o Painel Administrativo.
Para exportar dados de membros de um grupo específico:
  1. Acesse o Painel Administrativo e selecione Grupos.
  2. Encontre o grupo, clique em e selecione Exportar membros.
  3. Você receberá um email com os detalhes da participação dos membros no grupo.
Os dados são entregues como um link para o administrador por email. Ele ficará acessível por quatro dias pelo usuário ou por qualquer outro administrador da empresa com a permissão de Gerenciar grupos.
Todos os dados obedecem às políticas de privacidade padrão. Se a exportação for de um grupo multiempresarial, os administradores não poderão ver os endereços de email ou os departamentos de usuários de outra empresa.
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Os administradores de grupos podem escolher dentre as seguintes configurações de grupo:
Participação
Convidar as pessoas certas
Privacidade
Controlar o acesso a grupos
Permissões de publicações
Decidir quem pode publicar
Convite individual – convidar qualquer um dos seus colegas individualmenteAberto – qualquer pessoa pode ver o grupo, além dos membros e das publicações que pertencem a eleQualquer pessoa no grupo – membros e administradores podem publicar no grupo
Adicionar subordinados diretos – adicionar subordinados diretos por padrãoFechado – qualquer pessoa pode encontrar o grupo e ver quem faz parte dele. Somente os membros podem ver as publicaçõesAtivação de publicação – todas as publicações do grupo devem ser aprovadas por um administrador
Convite em massa – convidar grandes grupos de colegasSecreto – apenas os membros podem encontrar o grupo e ver as publicações deleSomente administradores – apenas os administradores podem publicar no grupo
Padrão da empresa – somente administrador (adicionar qualquer pessoa da empresa automaticamente)Ordem das publicações – os administradores podem definir como as publicações serão ordenadas em um grupo. Os administradores podem selecionar a organização de publicações por Nova atividade ou Publicações recentes.
Graph API – adicionar grandes grupos de colegas por meio da Graph API
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Somente os administradores de sistema, moderadores de conteúdo e funções de administrador personalizadas com permissões de Gerenciar grupos podem marcar ou desmarcar um grupo como oficial. Esse recurso está disponível somente para usuários no Workplace Advanced e no Workplace Enterprise.
Para marcar um grupo como oficial:
  1. No Painel administrativo, clique em Grupos.
  2. Clique em à direita do grupo que deseja marcar como oficial. Em seguida, clique em Marcar grupo como oficial.
  3. Você verá uma solicitação para Marcar grupo como oficial. Clique em OK para continuar. Um ícone de grupo oficial será adicionado ao lado do nome do grupo.
Para desmarcar um grupo como oficial:
  1. No Painel administrativo, clique em Grupos.
    Os grupos oficiais ficam marcados com um ícone na coluna Nome.
  2. Clique em à direita do grupo que deseja desmarcar como oficial. Em seguida, clique em Desmarcar grupo como oficial.
  3. Você verá uma solicitação para Desmarcar grupo como oficial. Clique em OK para continuar. O ícone de grupo oficial será removido.
Observação: grupos multiempresariais não podem ser marcados como oficiais.
Você também pode marcar ou desmarcar um grupo como oficial clicando em no canto superior direito do grupo, sob a foto da capa do grupo. O grupo também pode ser marcado como oficial na seção Sobre do grupo.
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Se você for o administrador do grupo e não houver mais ninguém nele, sua saída excluirá o grupo.
Workplace Essential e Workplace Advanced
Além disso, nas comunidades do Workplace Advanced, os administradores de sistema e os moderadores de conteúdo podem excluir qualquer grupo.
Para excluir um grupo no Workplace Advanced:
  1. Clique em Painel Administrativo no canto superior direito do Workplace.
  2. Clique em Grupos e pesquise o grupo que você deseja excluir.
  3. Clique em e selecione Excluir grupo.
  4. Insira o nome do grupo na caixa e clique em Excluir grupo.
Observação: não é possível desfazer a exclusão de um grupo. Se um grupo for excluído, todas as publicações, membros e arquivos serão excluídos definitivamente.
Grupos multiempresariais
Um grupo multiempresarial (GME) será excluído automaticamente se todos os membros saírem dele. Um administrador do grupo pode remover todos os membros do grupo e, em seguida, remover a si mesmo para excluir o grupo.
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Esse recurso só está disponível para o Workplace Essential e Workplace Advanced. Apenas os administradores de comunidade podem alterar as configurações dos grupos padrão. É necessário entrar no Workplace usando um computador para acessar os grupos padrão.
Os grupos existentes podem ser adicionados ou removidos dos grupos padrão. Novos membros das comunidades do Workplace são adicionados aos grupos padrão quando suas contas são reivindicadas. Os administradores de comunidade podem adicionar os membros atuais da comunidade aos grupos padrão.
Os grupos padrão precisam ser grupos abertos.
Para adicionar ou remover colegas de trabalho de grupos padrão depois de entrar no Workplace usando um computador:
  1. No Painel Administrativo, clique em Grupos e em ao lado do grupo específico.
  2. Selecione Adicionar aos grupos padrão ou Remover dos grupos padrão.
  3. Caso esteja adicionando um grupo aberto a um grupo padrão, clique em Adicionar todos os membros atuais da comunidade ao grupo se desejar adicionar todos os membros atuais da comunidade ao grupo e clique em OK. Caso contrário, desmarque a opção e clique em OK.
Se um administrador de comunidade marcar um grupo como Grupo padrão, novos membros serão adicionados automaticamente a ele.
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É preciso ser administrador do grupo para fixar uma publicação.
Para fixar uma publicação em um grupo:
  1. No grupo, encontre a publicação que você deseja fixar.
  2. Clique em e selecione Fixar publicação.
  3. Observação: se uma publicação já estiver fixada no topo de um grupo, será exibida uma mensagem perguntando se você deseja desafixá-la.
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É possível criar regras de aprovação automática de membros para que pessoas com campos do perfil específicos possam ser facilmente adicionadas ao seu grupo. É necessário ser um administrador do grupo para adicionar membros por aprovação automática.
Para adicionar regras para a aprovação automática de membros:
  1. Na página do grupo, clique em à direita
  2. Selecione Opções de administrador e clique em Configurações do grupo.
  3. Selecione Aprovação automática de membros para adicionar regras aos perfis que você deseja aprovar automaticamente ao seu grupo.
É possível escolher os seguintes detalhes de perfil:
  • Departamento
  • Cargo
  • Localização
  • Gerente
  • Data de início
  • Divisão
  • Organização
Os membros serão adicionados ao grupo quando você clicar em Salvar nas regras para aprovação automática de membros. Eles continuarão sendo adicionados quando seus perfis forem atualizados e atenderem aos requisitos definidos pelo administrador do grupo nas regras.
Se um administrador do sistema não quiser o recurso de aprovação automática de membros ativado para sua organização, poderá desativá-lo no Painel Administrativo > Configurações > Configurações da empresa > Aprovação automática de membros. Para desativar o recurso, demarque a caixa ao lado de Aprovação automática de membros.
Observação: quando os membros já estiverem no grupo, eles não serão removidos caso não atendam mais aos requisitos de aprovação automática de membros.
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Os administradores do grupo podem escolher em que ordem as publicações do grupo serão exibidas por padrão. As publicações podem ser ordenadas da mais recente para a mais antiga ou por atividade recente.
Para alterar a ordem de publicação padrão no seu grupo:
  1. Acesse seu grupo e clique em no canto superior direito.
  2. Clique em Opções do administrador.
  3. Clique em Configurações do grupo.
  4. Role a tela para baixo até Ordem das publicações e selecione Publicações recentes ou Nova atividade.
Observações: os membros do grupo ainda terão a opção de alterar a forma como veem as publicações ao visualizar seu grupo.
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