Informações e dados

As informações do Workplace ajudam você a acompanhar e mensurar o uso do Workplace na sua organização. Saiba mais sobre como acompanhar conexões, publicações, engajamento e grupos.

Este artigo é aplicável somente aos administradores do Workplace Advanced e Workplace Enterprise.
A seção Informações no Painel Administrativo fornece ferramentas para rastrear e mensurar o uso do Workplace na sua organização. As Informações podem ser usadas para acompanhar cadastros de funcionários, tendências dentro de grupos e atividades em nível de publicação.
A seção Informações tem cinco guias diferentes:
  • Pessoas: rastreie a atividade da sua organização no Workplace.
  • Conteúdo: veja a quantidade de conteúdo que sua organização está criando e quantas pessoas estão contribuindo ativamente.
  • Grupos: rastreie a criação e a atividade do grupo.
  • Publicações: mensure curtidas, comentários e visualizações de uma publicação.
  • Conexões: identifique onde a colaboração está acontecendo no Workplace.
Os administradores de sistema podem visualizar e usar a seção Informações. Eles podem conceder permissão a outras pessoas como parte de uma função personalizada de administrador.
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Os administradores do sistema podem criar funções personalizadas de administrador para conceder aos usuários acesso a diferentes abas na área de Informações.
Depois de criar uma função personalizada de administrador, você pode conceder a elas acesso a estas permissões independentes:
  • Ver estatísticas de atividade: os usuários com essa permissão terão acesso a todas as abas na área de Informações.
  • Ver informações das publicações e gerenciar campanhas: quando os usuários com essa permissão clicam no Painel Administrativo, eles podem acessar Publicações no lado esquerdo do Workplace.
Para Publicações, é possível mensurar e rastrear dados a partir de 15 de novembro de 2019. Para todas as demais abas, os dados a partir de 18 de agosto de 2019 estão disponíveis.
Observação: o recurso de Informações será estendido para conter históricos dos últimos dois anos. Todos os dados com mais de dois anos serão excluídos.
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Exportar dados
Para exportar dados de pessoas ou grupos da sua comunidade no Workplace:
  1. Acesse o Painel Administrativo no canto superior esquerdo do seu perfil do Workplace.
  2. Clique em Informações.
  3. Role a tela para baixo e clique em Exportar para Pessoas ou Grupos. Você receberá um email do Workplace com um link para baixar o arquivo CSV.
Observação: você pode também solicitar os dados no Painel Administrativo. Para isso, acesse a guia Pessoas, clique em na parte superior da página e selecione Exportar informações dos funcionários. Para dados de grupos, clique em Grupos no Painel Administrativo. Depois, clique em e selecione Exportar informações dos grupos.

Como gerenciar importações e exportações em massa
Os administradores podem verificar o status em tempo real de tarefas em massa no painel Importações/Exportações em Pessoas.
Para acessar o painel:
  1. Acesse o Painel Administrativo e selecione Pessoas.
  2. Selecione a guia Importações/Exportações para ver os arquivos em massa que foram importados ou exportados no seu Workplace anteriormente.
  3. Você também pode verificar o status das Operações em massa e ver as tarefas em massa que foram solicitadas nos últimos 30 dias.
Os administradores podem baixar as tarefas em massa que geram um arquivo assim que são concluídas. Esses arquivos ficarão disponíveis para download por quatro dias.

Como exportar detalhes de membros do grupo
Os administradores podem exportar os membros de grupos específicos do Workplace usando o Painel Administrativo.
Para exportar dados de membros de um grupo específico:
  1. Acesse o Painel Administrativo e selecione Grupos.
  2. Encontre o grupo, clique em e selecione Exportar membros.
  3. Você receberá um email com os detalhes da participação dos membros no grupo.
Os dados são entregues como um link para o administrador por email. Ele ficará acessível por quatro dias pelo usuário ou por qualquer outro administrador da empresa com a permissão de Gerenciar grupos.
Todos os dados obedecem às políticas de privacidade padrão. Se a exportação for de um grupo multiempresarial, os administradores não poderão ver os endereços de email ou os departamentos de usuários de outra empresa.
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Para permitir que os usuários baixem os próprios dados do Workplace:
  1. Clique em Painel Administrativo no canto superior esquerdo do Workplace.
  2. Clique em Configurações.
  3. Clique na caixa ao lado de Download de informações pessoais.
Observação: após a ativação do recurso, os usuários poderão baixar uma cópia dos próprios dados do Workplace. Saiba mais sobre como baixar seus dados. De acordo com nossos Termos e Condições, os usuários não conseguirão excluir os dados usando essa ferramenta. Você pode ver quem baixou os próprios dados nos registros de auditoria de segurança.
Os administradores de sistema podem baixar os próprios dados da API do Workplace usando uma integração personalizada.
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Proteção de dados
Um controlador dos dados é a pessoa que decide por que e como os dados pessoais no Workplace são processados. Os controladores dos dados precisam adotar medidas de conformidade de acordo com o RGPD para determinar como os dados pessoais são coletados, para que fim eles são usados e por quanto tempo são mantidos. Os controladores também devem garantir que as pessoas tenham acesso aos próprios dados.
No Workplace Enterprise e no Workplace Advanced, um administrador do sistema gerencia o Workplace como o controlador dos dados.
Os administradores do sistema também podem criar mais funções de administrador para ajudar na manutenção do Workplace.
Saiba mais sobre os administradores de sistema e funções personalizadas de administrador aqui. Mais informações sobre o Workplace e o RGPD estão disponíveis aqui.
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Por ser aplicável a todos os titulares dos dados na União Europeia, o RGPD será aplicável a todas as empresas e organizações que contam com cidadãos da União Europeia como parte da empresa ou da organização. O RGPD será aplicável a todas as empresas que processam dados pessoais de indivíduos residentes na União Europeia, independentemente da localização da empresa.
O Workplace oferece aos administradores de sua empresa ferramentas avançadas, registros e políticas para proteger a comunidade, além de controles técnicos para modificar, excluir ou recuperar os dados a qualquer momento. O Workplace está em conformidade com toda a legislação de proteção dos dados aplicável a nós. Mais informações sobre o RGPD estão disponíveis aqui.
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Os grupos multiempresariais (GMEs) são casos excepcionais. Sujeitos à legislação local, os membros de um GME podem entrar em acordo com relação à propriedade dos dados no GME. Os usuários podem sair de um GME, mas seus dados só serão removidos dele se eles excluírem suas contas. Saiba mais sobre GMEs.
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O direito de ser esquecido de uma pessoa não é um novo conceito do RGPD. No momento, é obrigatório de acordo com a lei de proteção dos dados existente. Um usuário tem o direito, a qualquer momento, de solicitar que o controlador de dados exclua seus dados pessoais. Agora, esse direito é detalhado no Artigo 17 do RGPD. Cabe ao controlador de dados entender quais motivos ele tem para continuar processando os dados (se houver) após essa solicitação. Os administradores podem solicitar a exclusão de uma conta do usuário a qualquer momento. Isso excluirá as informações pessoais mantidas sobre o usuário no Workplace. Também incluirá o perfil, todo o conteúdo publicado e os comentários feitos.
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Este artigo é aplicável somente aos administradores das comunidades do Workplace Premium.

Se seu funcionário for administrador de um grupo multiempresarial, sua empresa poderá visualizar os dados do grupo pela Graph API ou pelo Painel Administrativo.
via Graph API:
Tokens de representação são necessários durante a leitura de informações de grupos multiempresariais. Tokens de representação devem ser gerados por um membro do grupo multiempresarial.
  • Administradores de empresas podem ver grupos multiempresariais se um ou mais de seus funcionários são membros daquele grupo
via Painel Administrativo:
  • Administradores de empresas podem ver grupos multiempresariais se um ou mais de seus funcionários são membros daquele grupo
  • Os administradores de empresas podem se tornar administradores de grupos multiempresariais
Se seu funcionário for membro de um grupo multiempresarial, sua empresa poderá visualizar os dados do grupo pela Graph API ou pelo Painel Administrativo.
via Graph API:
  • Administradores de empresas podem ler todo o conteúdo de grupos multiempresariais
  • Os administradores de empresas podem excluir o conteúdo criado pelos funcionários em um grupo multiempresarial
  • Administradores de empresas podem ver grupos multiempresariais se um ou mais de seus funcionários são membros daquele grupo
via Painel Administrativo:
  • Administradores de empresas podem ver grupos multiempresariais se um ou mais de seus funcionários são membros daquele grupo
  • Os administradores de empresas podem solicitar a entrada em qualquer grupo multiempresarial a membros da comunidade


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Campanhas
Você pode criar uma campanha para mostrar as métricas das suas publicações e campanhas selecionadas.
Criar uma campanha
Para criar uma campanha:
  1. Acesse o Painel Administrativo no lado esquerdo do Workplace.
  2. Selecione Campanhas.
  3. Clique em + Criar nova campanha à direita. Adicione um nome para a campanha e clique em Criar.
Adicionar publicações a uma campanha
É possível adicionar a uma campanha qualquer publicação feita no grupo para a qual você tenha permissão de visualização. Se uma publicação para a qual não tenha permissão de visualização for adicionada a uma campanha, você ainda terá acesso aos dados do relatório, mas não conseguirá ver a prévia da publicação na seção Publicações nesta campanha.
Para adicionar publicações a uma campanha:
  1. Selecione a campanha à qual deseja adicionar publicações.
  2. Clique em + Adicionar publicação.
  3. Insira a URL ou a identificação da publicação e clique em Adicionar.
É possível adicionar até 50 publicações a uma campanha. Você também pode adicionar uma publicação a uma campanha clicando em à direita da publicação e selecionando Adicionar publicação a uma campanha. Em seguida, você pode adicionar a publicação a uma campanha atual ou criar uma nova usando essa publicação.
Quando a campanha for configurada com as publicações que deseja rastrear, você pode escolher entre duas opções de relatório:
  • Pessoas: este relatório é baseado em pessoas. Ele analisa o número discreto de pessoas que viram, comentaram ou reagiram a pelo menos uma publicação em uma campanha.
  • Engajamento: este relatório é baseado em ações. Ele mostra um resumo das ações de Visto por, Comentários e Reações para cada publicação em uma campanha.
Quais métricas serão exibidas?
Nem todas as métricas são mostradas para campanhas que contêm uma ou mais publicações feitas antes de 9 de abril de 2020. Se houver uma ou mais publicações anteriores a 15 de novembro de 2019 na campanha, somente dois conjuntos de dados serão mostrados:
  • Consumo ao longo do tempo
  • Sentimento da campanha ao longo do tempo
Para campanhas com uma ou mais publicações feitas entre 16 de novembro de 2019 e 8 de abril de 2020, a contagem de pessoas não será exibida.
Quais administradores podem acessar campanhas?
Os administradores com estas funções podem criar, editar e visualizar campanhas:
  • Administrador do sistema
  • Moderador de conteúdo
  • Gerente de conta
  • Analista
Os administradores do sistema também podem criar funções personalizadas de administrador e atribuir a elas as permissões para ver informações da publicação e gerenciar campanhas.
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Pesquisas
A seção Pesquisas do Painel Administrativo pode ser acessada somente por administradores de sistema, moderadores de conteúdo ou administradores com uma função personalizada que permita o gerenciamento de pesquisas.
Quando você cria uma pesquisa, os destinatários recebem uma mensagem do Workplace Chat com duas ações: Responder à pesquisa e Lembrar-me. Se o destinatário não tiver concluído a pesquisa ou programado seu próprio lembrete, o Workplace enviará uma mensagem de acompanhamento 24 horas após o envio do convite para a pesquisa.
Para criar ou ver uma pesquisa:
  1. No Painel Administrativo, clique em Pesquisas. Você verá uma lista de pesquisas e os status relacionados.
  2. Para criar uma nova pesquisa, clique em Criar pesquisa no canto superior direito.
  3. Preencha estes campos na seção Detalhes:
    Título: adicione um nome único para a pesquisa com até 75 caracteres.
    Mensagem de convite: escreva uma mensagem de convite opcional. Se uma Mensagem de convite não for incluída, uma mensagem padrão será enviada.
  4. Clique em Continuar.
  5. Na seção Perguntas, adicione até cinco perguntas e clique em Continuar. As perguntas podem ter qualquer tipo de resposta e podem ser configuradas como Opcional. Clique em Continuar.
  6. Na seção Destinatários, você pode escolher as opções Conjunto de pessoas ou Lista manual para importar uma lista de até 30 mil pessoas do modelo fornecido. Você também pode enviar sua pesquisa usando links ou emails personalizados com o nome de cada destinatário. Clique em Continuar.
  7. Na seção Duração, você pode escolher a frequência com que deseja que a pesquisa seja realizada. Escolha os melhores horários e datas para sua pesquisa.
    • Se você escolher Só uma vez para todos, todos os destinatários selecionados receberão a pesquisa no mesmo horário.
    • Se você escolher Recorrente para amostras aleatórias, amostras aleatórias dos destinatários selecionados receberão a pesquisa no intervalo de datas definido. Cada amostra receberá a pesquisa apenas uma vez.
Os resultados da pesquisa são anônimos e serão exibidos somente se quatro ou mais pessoas concluírem a pesquisa. Se menos de quatro pessoas concluírem a pesquisa, os resultados não serão compartilhados.
Depois de publicada, a pesquisa não poderá ser editada. No entanto, ela poderá ser cancelada a qualquer momento. A pesquisa não poderá ser cancelada depois de concluída.
Para saber mais sobre como as pesquisas ajudam a mensurar o sentimento dos funcionários em toda a organização, consulte Saiba a opinião dos funcionários sobre a sua empresa.
Observação: há um limite de 100.000 participantes por pesquisa.
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