Pacote de Início Rápido do Workplace

Implemente o Workplace para suas equipes remotas com rapidez e saiba como usá-lo para amplificar as comunicações da empresa e manter as equipes remotas conectadas.


Duração 18 min |Publicado em 24 de março de 2020

Pacote de Início Rápido do WorkplacePacote de Início Rápido do Workplace

Guia de lançamento rápido

Este Guia de lançamento rápido foi criado com base em milhares de implementações de sucesso do Workplace. Use-o para planejar e executar um lançamento do Workplace com rapidez, para que sua organização possa estar junta à distância, do escritório em casa à linha de frente.

Este guia orientará você em relação aos seguintes itens:

  1. Configuração técnica do Workplace
  2. Recrutamento e treinamento de líderes
  3. Criação da estrutura do grupo
  4. Engajamento de executivos e gestores de pessoas
  5. Comunicação do lançamento do Workplace

Saiba mais sobre a função de administrador do Workplace e sobre os recursos e as funcionalidades disponíveis para ajudar você a gerenciar seu Workplace em nosso treinamento ao vivo sobre os fundamentos do administrador do Workplace. Você receberá treinamento e suporte práticos e interativos de especialistas para ajudar a configurar e gerenciar seu Workplace.

Etapa 1: Configuração técnica do Workplace

Você provavelmente precisará da ajuda das equipes de TI de sua empresa para configurar o Workplace e se preparar para o lançamento. Peça que eles sigam estas etapas para configurar o Workplace para sua organização:

Dica de profissional: Integre o Workplace a outras ferramentas de trabalho usadas pela organização antes do lançamento. As integrações de compartilhamento de arquivos e de conteúdo são um ótimo ponto de partida. Elas facilitam o compartilhamento e a colaboração em arquivos no Workplace. Veja todas as integrações disponíveis no Diretório de Integrações.

Etapa 2: Líderes do Workplace

Selecione um grupo pequeno e diversificado de pessoas em sua organização e registre o suporte delas na criação dos grupos, promoção da adoção e instrução do restante da organização sobre como usar o Workplace.

Escolha seus líderes:

Os líderes devem ser escolhidos pela influência e pelo comportamento de pioneirismo na adoção de tecnologias. Os gestores de pessoas são ótimos líderes graças à influência deles sobre o comportamento de trabalho das equipes.

Como preparar seus líderes:

  • Use o modelo de email no Plano de comunicação de lançamento rápido (etapa 4) para notificar seus líderes sobre a função deles no lançamento
  • Envie-os para o Pacote inicial para líderes para saber como usar o Workplace
  • Dê a eles acesso antecipado convidando-os para o Workplace
  • Crie um grupo secreto do Workplace chamado "Líderes do Workplace" e adicione os líderes ao grupo. Você usará esse grupo para se comunicar com os líderes antes, durante e depois do lançamento.

Epata 3: Criação de grupos

Crie um conjunto principal de grupos e atribua membros a eles antes de convidar sua organização para participar do Workplace. Ao criar grupos, leve em consideração dois pontos:

  • Privacidade: Como as pessoas podem entrar no grupo e quem pode ver as publicações
  • Permissões de publicação: quem pode publicar no grupo

Privacidade

  • Aberto: todos podem participar e ver membros e publicações
  • Fechado: qualquer pessoa pode pedir para participar e somente membros podem ver as publicações.
  • Secreto: é preciso ser convidado para participar e ver publicações. Os grupos secretos não são exibidos na pesquisa, apenas os membros e administradores podem vê-los.

Permissões de publicação

  • Qualquer um pode publicar
  • As publicações exigem a aprovação do administrador
  • Somente os administradores podem publicar

Você usará conjuntos de pessoas para atribuir membros a seus grupos com base em critérios como departamento, cargo, localização e muito mais. Saiba como criar conjuntos de pessoas na Central de Ajuda do Workplace.

Os grupos principais podem ser estruturados em torno de dois tipos de comunicação:

1. Comunicação da empresa

Grupos de debate e de avisos para toda a empresa podem simplificar suas comunicações e criar conexões mais fortes das sedes até a linha de frente.

  • Crie um grupo chamado "Avisos da [Nome da empresa]" aberto.
    • Marque o grupo como oficial
    • Adicione outros administradores para gerenciar o grupo quando você estiver ausente
    • Defina-o como grupo padrão para que todos os funcionários participem dele automaticamente
    • Defina as permissões de publicação somente para administradores
    • Use o grupo para compartilhar atualizações e informações importantes para toda a empresa
  • Crie grupos de avisos regionais abertos, como "Avisos de [localização]"
    • Adicione outros administradores para gerenciar o grupo quando você estiver ausente
    • Defina as permissões de publicação somente para administradores
    • Use conjuntos de pessoas (sincronizados com perfis do Workplace) para atribuir membros aos grupos com base na localização
    • Use este grupo para compartilhar notícias e atualizações regionais
  • Crie grupos de discussão regionais e gerais abertos, como "Discussões da [Nome da empresa]" e "Discussão de [Localização do escritório]".
    • Adicione outros administradores para gerenciar o grupo quando você estiver ausente
    • Defina as permissões de publicações como “qualquer pessoa pode publicar” ou “as publicações precisam da aprovação do administrador”
    • Defina seu grupo de discussão para toda a empresa como um grupo padrão. Use conjuntos de pessoas (sincronizados com perfis do Workplace) para atribuir membros regionais aos grupos com base na localização
    • Incentive os funcionários a compartilhar dúvidas e iniciar discussões relacionadas ao trabalho neste grupo.
  • Dica de profissional: Crie grupos de afinidade e de recursos sociais abertos para fortalecer as conexões em sua organização. Alguns exemplos incluem: "Negros na [Nome da empresa]", "LGBTQ na [Nome da empresa]", "Donos de cães na [Nome da empresa]" e "Apaixonados por viagens na [Nome da empresa]".
    • Defina as permissões de publicação como "qualquer pessoa"

2. Colaboração em equipe

É aqui que as pessoas realizam a maior parte dos trabalhos do dia a dia. As pessoas poderão usar os grupos de equipes e departamentos para compartilhar atualizações sobre o trabalho, colaborar em arquivos, comunicar-se por meio do bate-papo por texto, voz e vídeo, e muito mais.

  • Crie grupos fechados para equipes e departamentos em sua organização e transforme o gerente em um administrador.
  • Defina as permissões de publicação como "qualquer pessoa"
  • Incentive os líderes a criar grupos fechados para cada um dos projetos deles, bem como grupos secretos para se comunicar com gerentes ou subordinados diretos

Não sabe quais grupos são apropriados para você? Participe de nosso Treinamento ao vivo Como trabalhar no Workplace para saber mais sobre casos de uso do Workplace e como aplicá-los em sua empresa. Suas perguntas serão respondidas com treinamento e suporte interativos e práticos de especialistas.

Etapa 4: Engajar executivos e gestores de pessoas

Os executivos poderão usar o Workplace para compartilhar atualizações, manter os funcionários bem informados e para se comunicar com toda a organização. Verifique se eles sabem como usar o Workplace e como isso pode gerar benefício próprio e para a empresa.

Estes são alguns dos recursos que você pode compartilhar com seus executivos:

Faça com que os gerentes de pessoas se envolvam no lançamento do Workplace desde o início. Quanto mais eles souberem sobre o Workplace, mais suas equipes serão beneficiadas pelo uso da ferramenta. Estes são alguns dos recursos que você pode compartilhar com eles:

  • Workplace para equipes: neste pacote! Uma visão geral de como usar o Workplace para gerenciar equipes, projetos e relacionamentos com gerentes/subordinados diretos
  • Guia do gestor de pessoas: Guia rápido para ajudar gestores de pessoas a começar a usar o Workplace
  • Gerenciar projetos no Workplace: Saiba como usar os grupos de equipe e de projeto para gerenciar seu trabalho no Workplace
  • Organizar reuniões no Workplace: Encontre mais dicas de como usar o Workplace para reuniões com equipes remotas e dispersas

Etapa 5: Comunicações de lançamento

Entusiasme os funcionários em relação ao lançamento com comunicações concentradas no valor que o Workplace oferece ao dia a dia. Use esse plano de comunicações padronizado para promover o Workplace e integrar os funcionários rapidamente.

Etapa 6: envio de convites

Depois de configurar seus grupos e comunicar o lançamento para sua equipe, você estará pronto para enviar convites. Use as comunicações descritas no Plano de comunicação de lançamento rápido para compartilhar informações de ativação de perfil e continuar incentivando os funcionários a participar e engajar com o Workplace após o dia de lançamento.

Certifique-se de que os funcionários conheçam a ampla variedade de opções de ajuda e de recursos de educação disponíveis para eles. Compartilhe links para o conteúdo de introdução ao Workplace para ajudar os funcionários a ficar por dentro do Workplace rapidamente:

  • Novo pacote de curso do usuário: Esse curso individualizado tem tudo de que seus funcionários precisam para começar a trabalhar no Workplace
  • Guia do novo usuário: Um guia leve com sete etapas para começar a usar o Workplace
  • Guia do administrador de grupo: Qualquer pessoa que cria um grupo no Workplace se torna um administrador do grupo. Saiba mais sobre a função de administrador do grupo e sobre os recursos e funções disponíveis para ajudar você a gerenciar seus grupos do Workplace
  • Gerenciar notificações: Saiba como desativar os ruídos para que você possa se concentrar no que é importante.

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