Guia de trabalho à distância
para gestores

Nossa cultura de trabalho está mudando em escala global. O trabalho à distância exigirá estruturação e previsibilidade, mas também paciência e flexibilidade.


Público Gestores de pessoas |Duração 4 min |Publicado em 24 de março de 2020

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Nossa cultura de trabalho está mudando em escala global. O trabalho à distância exigirá estruturação e previsibilidade, mas também paciência e flexibilidade. Isso cria desafios específicos para os gestores, que se veem repentinamente convocados a liderar em circunstâncias extraordinárias. Significa adaptar os próprios hábitos e comportamentos rapidamente para garantir que as equipes se sintam conectadas e apoiadas.

As dicas e recursos presentes neste guia ajudarão a cuidar dos negócios e das pessoas, de onde quer que elas estejam trabalhando.

Siga estas sete melhores práticas para transformar o trabalho “remoto” em trabalho “conectado”.

Configure a estrutura da equipe

Verifique se a equipe dispõe das ferramentas e normas adequadas para se comunicar e colaborar de maneira eficiente.

  • Configure um grupo do Workplace para a equipe
  • Certifique-se de ter uma unidade compartilhada de equipe
  • Abra conversas de bate-papo individuais com cada um de seus subordinados diretos
  • Determine a tecnologia de ligação de vídeo que será usada pela equipe para as conversas individuais e reuniões
  • Crie uma lista de contato de celulares
  • Estabeleça expectativas com a equipe sobre tempos razoáveis de resposta a emails, mensagens instantâneas, entre outros.
  • Documente metas, prazos e resultados da equipe
  • Estabeleça processos para a documentação das anotações, decisões e resultados das reuniões

Verifique se os membros da equipe têm as ferramentas e os hardwares necessários para execução do trabalho

  • Conexão estável à internet
  • Acesso remoto a VPN (redes privadas virtuais)
  • Ferramenta de ligação de vídeo
  • Ferramenta de mensagens instantâneas como o Workplace Chat
  • Headset, fones de ouvido etc.

Discuta as preferências de trabalho com cada um de seus subordinados diretos

Converse sobre as preferências de comunicação (email, bate-papo, vídeo), defina uma rotina recorrente de conversas individuais e certifique-se de que as pessoas saibam como/quando escalar. Lembre-se de fazer o acompanhamento da equipe regularmente. O trabalho remoto pode isolar, por isso até um simples "oi" pode ajudar bastante.

Comunique-se e procure entender o contexto regularmente

Quando as equipes estão espalhadas, fica difícil saber quem teve contato com as informações e atualizações do projeto. Por isso, é importante reforçar o contexto por escrito, em conversas individuais e nas reuniões de equipe.

  • Ajude as pessoas a ficar conectadas compartilhando regularmente atualizações da empresa e da organização
  • Sempre comece as reuniões e os documentos escritos contextualizando a situação, para que todos estejam cientes das metas, resultados e status antes de entrarem em detalhes.

Gerencie bem as reuniões

Reuniões e acompanhamentos bem estruturados são fundamentais para que as pessoas mantenham a produtividade e a conexão quando parte ou toda a equipe está trabalhando de casa.

  • Procure marcar reuniões, sempre que possível, para os horários em que a disponibilidade de todos coincida. Às vezes, é difícil evitar reuniões muito cedo ou tarde durante o dia quando a equipe está remota. Nessas situações, procure alternar a inconveniência entre todos.
  • Ajuste a programação de reuniões conforme a necessidade. Para determinadas equipes, uma reunião semanal é suficiente, já outras podem necessitar de reuniões mais frequentes. Encontros diários de no máximo meia hora podem ser bastante úteis
  • As reuniões devem ter pauta e meta claras. Adicione o agendamento da reunião aos convites de calendário e publique-o em seu grupo do Workplace ou em uma unidade compartilhada. Além disso, deixe claro o que espera atingir com cada item da pauta. Inclua um link ou anexe tudo o que precisar ser lido antes da reunião
  • No caso de reuniões totalmente remotas, designe um moderador e estabeleça regras básicas a fim de garantir que todos se expressem
  • Incentive o uso de ligações de vídeo nas reuniões, inclusive as individuais. O vídeo ajuda a estabelecer presença e conexão. Use qualquer tecnologia de conferência em vídeo que funcionar para sua equipe (como Workplace, Zoom, BlueJeans, Portal, Vídeo do Messenger, FaceTime etc.)
  • Compartilhe anotações detalhadas após a reunião. Faça publicações/documentos colaborativos para todas as reuniões e designe alguém da equipe para acompanhar e compartilhar as anotações, os feedbacks, as decisões e os itens de ação

Leve em conta os locais de trabalho

O trabalho à distância pode ser mais desafiador quando as equipes estão compostas por pessoas que trabalham de casa e outras que ficam em um escritório ou em campo. Tenha especial atenção com as normas de colaboração para equipes mistas e certifique-se de que as pessoas que estão trabalhando remotamente participem das discussões, sobretudo quando houver uma equipe “principal” que fica no escritório.

Se precisar, ligue

Uma rápida ligação (durante o horário de expediente) muitas vezes é a maneira mais ágil de resolver um problema individual ou de um grupo pequeno. Crie uma regra de equipe definindo o uso de ligações para resolver problemas rapidamente ou quando houver problemas de conexão.

Seja criterioso no caso de conversas difíceis

Entenda que determinados temas podem ser mais difíceis de ser tratados com as pessoas à distância (dar feedback construtivo, por exemplo). Se precisar abordar algo delicado, comece perguntando como a pessoa está se sentindo e faça um acompanhamento posterior com ela para verificar o desenrolar da situação. Planeje esse tipo de conversa para acontecer por ligação de vídeo e não por telefone.

Ajude as pessoas a identificar a rotina e a praticar o cuidado pessoal

  • Apoie a equipe na identificação de rotinas funcionais para ela, o que inclui prestar atenção nos fatores de distração que costumam acontecer mais em casa. Para alguns, é questão de reorganizar a estrutura do ambiente doméstico de trabalho; para outros, trata-se de estabelecer uma nova rotina.
  • Incentive as pessoas a ficar conectadas às comunidades sociais do Workplace e, se fizer sentido, a participar de bate-papos sociais ou até mesmo de um “café virtual” para que mantenham as conexões sociais
  • Nos acompanhamentos de equipe, procure não verificar apenas o andamento do trabalho, mas atente-se também aos sinais de esgotamento ou de frustração, que podem ser resultado da sensação de estar sempre conectado quando se trabalha à distância. Reforce com os membros da equipe a necessidade de definir limites e priorizar um tempo para o próprio cuidado pessoal

Faça um acompanhamento com os funcionários que são pais

  • Em tempos de crise, os funcionários que trabalham de casa e que têm filhos que não estão indo à escola podem precisar de mais flexibilidade. Converse frequentemente com a equipe para entender as necessidades e o bem-estar geral
  • Os pais podem precisar alterar os horários para acomodar compromissos familiares. Procure apoiar os pais com essas necessidades definindo expectativas claras para os resultados (não para as horas trabalhadas) e tendo atenção com o agendamento de reuniões de última hora ou com reagendamentos. Os pais podem não ter a flexibilidade de se adequar às mudanças repentinas de programação tão rapidamente quando teriam em circunstâncias normais

Nunca foi tão importante se tornar uma empresa conectada. Acesse mais recursos sobre estar Juntos à distância em nossa Central de trabalho à distância.

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