Criando uma equipe fantástica para a Biblioteca de Conhecimento

Saiba como selecionar a equipe certa para o trabalho, integrar colaboradores e manter o controle de qualidade.

Separe alguns minutos para ler os guias Cinco maneiras incríveis de usar a Biblioteca de Conhecimento e Como construir a Biblioteca de Conhecimento perfeita (para você), caso ainda não tenha feito isso, antes de começar este guia.


Depois de decidir para que você usará a Biblioteca de Conhecimento e de planejar as suas categorias, é hora de começar a montar a equipe da Biblioteca de Conhecimento.

Na primeira parte deste guia, você saberá mais sobre as diferentes funções e níveis de acesso que podem ser atribuídas aos membros da equipe da Biblioteca de Conhecimento. Em seguida, apresentaremos algumas dicas para garantir que tudo corra bem, mesmo se a sua equipe for grande.

Montando a equipe

Montando a equipe

Entendendo as funções e as permissões da Biblioteca de Conhecimento

Entendendo as funções e as permissões da Biblioteca de Conhecimento

Se você acha que já entendeu as diferentes funções de acesso da Biblioteca de Conhecimento, pode pular para a seção Permissões em waterfall abaixo.

Funções da Biblioteca de Conhecimento

Funções da Biblioteca de Conhecimento:

Os administradores de sistema podem:

  • Fazer tudo o que o administrador da Biblioteca de Conhecimento pode fazer (veja abaixo)
  • Atribuir a usuários as funções de administrador de sistema e moderador de conteúdo. Essas duas funções podem gerenciar a Biblioteca de Conhecimento
  • Criar e atribuir uma função administrativa personalizada da Biblioteca de Conhecimento às pessoas para que elas também possam gerenciar a Biblioteca de Conhecimento.


Atribuindo a função de administrador da Biblioteca de Conhecimento

Os administradores da Biblioteca de Conhecimento (moderadores de conteúdo e qualquer pessoa com a permissão administrativa para "criar, editar e compartilhar o conteúdo da Biblioteca de Conhecimento") podem:

  • Fazer tudo o que os editores de categoria podem (veja abaixo) em todas as categorias da Biblioteca de Conhecimento
  • Gerenciar a página inicial da Biblioteca de Conhecimento, incluindo:
    • Carregar ou alterar fotos da capa
    • Reordenar as categorias (e as subcategorias que elas contêm)
    • Editar o texto do cabeçalho
    • Alterar as categorias prioritárias
    • Adicionar ou remover links rápidos
  • Criar, editar e excluir qualquer categoria ou subcategoria
  • Atribuir permissão de editor ou de visualizador de categoria a qualquer usuário na sua instância do Workplace

Os editores de categoria podem:

  • Fazer tudo o que um visualizador de categoria pode fazer na categoria em questão (veja abaixo)
  • Editar a página de destino da categoria
  • Criar, editar, excluir ou reordenar as subcategorias
  • Acessar as estatísticas de uso da categoria ou qualquer uma das subcategorias
  • Acessar o histórico de versão da categoria ou qualquer uma das subcategorias
  • Atribuir permissões de editor ou de visualizador de categoria na categoria em questão


Atribuindo a função de editor de categoria

Os visualizadores de uma categoria específica podem fazer o seguinte:

  • Visualizar conteúdo nessa categoria e em qualquer uma das subcategorias dela
  • Denunciar conteúdo
  • Curtir, reagir, comentar ou compartilhar a categoria ou qualquer uma das subcategorias dela em grupos do Workplace.


Atribuindo a função de editor de categoria

Permissões em waterfall

Conceito-chave: permissões em waterfall

Quando uma pessoa recebe uma função na Biblioteca de Conhecimento, o acesso dela sempre desce. Nunca para ou sobe.

  • Quando alguém se torna administrador da Biblioteca de Conhecimento, por exemplo, passa a ter controle total da página inicial da Biblioteca de Conhecimento e de todas as categorias e subcategorias individuais que ela contém. A pessoa não pode ser excluída de nenhuma categoria ou subcategoria específica. Além disso, não é possível impedi-la de controlar uma parte individual da página inicial da Biblioteca de Conhecimento. Por esse motivo, limite o número de administradores da Biblioteca de Conhecimento que você tem na sua equipe.
  • Por outro lado, os editores e visualizadores de categoria são sempre adicionados no nível da categoria. As permissões deles se aplicam a todas as subcategorias da categoria em questão. Isso também significa que um editor e um visualizador de categoria nunca podem ser adicionados a subcategorias específicas (ou excluídos delas). A única maneira de excluí-los de uma subcategoria específica é excluindo-os ou removendo-os da categoria inteira.

Navegação lateral da Biblioteca de Conhecimento mostrando a categoria Oportunidades de carreira e as subcategorias que ela contém.

Criar uma seleção de administradores e de editores de categoria da Biblioteca de Conhecimento

Criar uma seleção de administradores e de editores de categoria da Biblioteca de Conhecimento

Agora que você conhece as funções, é hora de selecionar os administradores e os editores de categoria da Biblioteca de Conhecimento.

Selecionar os administradores da Biblioteca de Conhecimento

Selecionando os administradores da Biblioteca de Conhecimento

Mantenha a equipe de administradores da Biblioteca de Conhecimento pequena. Geralmente, os administradores de sistema e os moderadores de conteúdo existentes são suficientes para gerenciar a sua Biblioteca de Conhecimento. No entanto, se você precisar de uma grande equipe para gerenciar conteúdo em várias categorias, crie uma função administrativa personalizada da Biblioteca de Conhecimento e a atribua a algumas pessoas relevantes.

Os administradores da Biblioteca de Conhecimento:

  • Trabalham com as partes interessadas para criar categorias e atribuir editores de categoria a elas
  • Mantêm a página inicial da Biblioteca de Conhecimento atualizada e organizada
  • Capacitam (e apoiam) os editores de categoria
  • Garantem que as políticas e os procedimentos da Biblioteca de Conhecimento sejam seguidos

Selecionando e atribuindo os editores de categoria

Selecionando e atribuindo os editores de categoria

Cada categoria deve ter um editor responsável pela categoria como um todo. Ele pode optar por adicionar mais editores de categoria caso precise de ajuda para elaborar o conteúdo.

Os editores de categoria:

  • Gerenciam o design e o planejamento gerais das subcategorias de uma categoria específica
  • Gerenciam a criação propriamente dita das subcategorias de uma categoria específica
  • Gerenciam e atribuem as permissões de visualizador de uma categoria específica

Dicas para gerenciar a equipe da Biblioteca de Conhecimento

Dicas para gerenciar a equipe da Biblioteca de Conhecimento

Gerenciar uma equipe da Biblioteca de Conhecimento costuma ser simples. No entanto, é bom se preparar para garantir que tudo funcionará corretamente.

Equipes de qualquer tamanho

Equipes de qualquer tamanho

Crie um grupo para a equipe da Biblioteca de Conhecimento

As melhores Bibliotecas de Conhecimento são aquelas em que uma equipe de pessoas elabora conteúdo consistente. Ofereça à sua equipe da Biblioteca de Conhecimento um lugar para fazer solicitações de categoria, receber respostas a perguntas e pedir conselhos sobre como elaborar um ótimo conteúdo. Também é um lugar para vincular treinamentos curtos (veja abaixo), publicar diretrizes que você possa ter e manter todos atualizados sobre os novos aprimoramentos da Biblioteca de Conhecimento.

Capacitando os administradores e os editores de categoria da Biblioteca de Conhecimento

Os administradores e os editores de categoria da Biblioteca de Conhecimento devem receber um treinamento básico. Isso facilitará a vida de todos. Não se preocupe: o treinamento é rápido.

Peça aos administradores da Biblioteca de Conhecimento que realizem o caminho de aprendizado Ajudar as pessoas a saberem todas as coisas na Workplace Academy para conhecerem a ferramenta. Além disso, os editores de categoria podem fazer a aula curta, mas extremamente útil, Noções básicas do editor de categoria.

Caso você tenha políticas em vigor (veja abaixo), eles também devem lê-las.

Equipes maiores

Equipes maiores

Diretrizes para publicação de conteúdo curto

Caso tenha uma equipe maior de administradores e editores de conteúdo trabalhando para manter uma Biblioteca de Conhecimento robusta, estabeleça algumas regras rápidas de publicação:

Atribuir visualizadores de categoria:
Ter muitas categorias é ótimo. Porém, elas não devem ficar visíveis para todos na organização. Incentive os editores de categoria a adaptar os públicos de visualizadores de categoria da forma mais restrita possível. Caso eles achem que a categoria deve estar disponível para a organização inteira, diga-lhes para primeiro confirmar isso com um administrador da Biblioteca de Conhecimento.

Gerenciar notificações:
Quando um membro da equipe da Biblioteca de Conhecimento publicar uma categoria ou subcategoria, essa pessoa terá a opção de gerar uma notificação para o visualizador de categoria. Na maioria das vezes, é a coisa certa a fazer. Entretanto, quando se trata de um conteúdo que será disponibilizado para a organização inteira, sugira que ele obtenha a aprovação de um administrador da Biblioteca de Conhecimento antes de gerar uma notificação para cada usuário do seu Workplace.

O que vem depois

Os administradores da sua Biblioteca de Conhecimento devem realizar o caminho de aprendizado Ajudar as pessoas a saberem todas as coisas na Workplace Academy. Enquanto isso, os editores de categoria devem fazer o treinamento Noções básicas do editor de categoria, também na Workplace Academy. Levará apenas alguns minutos, mas servirá para que se familiarizem com a função.

Se estiver pensando em usar a API, confira o guia da API aqui.

Caso queira se conectar com outras pessoas que construíram as próprias Bibliotecas de Conhecimento e fizeram coisas incríveis em geral com o Workplace, participe do grupo multiempresarial Chief Workplace Officers (Diretores do Workplace).