Faça as pessoas se apaixonarem pelas suas reuniões virtuais
Veja algumas formas de tornar suas reuniões virtuais as mais cobiçadas por todos ao seu redor.
CAMPANHA DE GESTãO DE PESSOAS | 5 MINUTOS DE LEITURA
As reuniões virtuais têm uma reputação de serem tediosas, difíceis de participar, fáceis de colocar em segundo plano e menos pessoais do que reuniões presenciais.
Contudo, alguns desses problemas acontecem devido à forma como elas são organizadas. Se você está sendo este guia, significa que reuniões virtuais são uma grande parte da sua vida. Mas não se preocupe, estamos aqui para ajudar. Veja algumas formas de tornar as suas reuniões virtuais as mais cobiçadas por todos ao seu redor.
Reunião não é palestra
Reunião não é palestra
É muito fácil cair no hábito de falar para as pessoas, em vez de com elas, durante uma reunião. Muitas vezes, nem percebemos que estamos fazendo isso. Trata-se de uma reunião. As pessoas devem conversar umas com as outras, e não permanecerem em silêncio.
Como evitar uma palestra
Não dê ordens. Colabore.
- Aproveite que as enquetes do Workplace permitem que as pessoas deem as próprias opiniões. Dois dias antes de uma reunião com a equipe, coloque a pauta em uma publicação de enquete. Peça que os integrantes do grupo adicionem as próprias pautas e incentive-os a votar nos itens sobre os quais desejam falar. Deixar que as pessoas opinem sobre a pauta tornará as suas reuniões muito mais úteis.
Grupos menores falam mais
Quanto maior o número de pessoas em uma reunião, menos elas estarão dispostas a falar. Portanto, se você tiver que escolher entre uma reunião com mais participantes para falar de muitos tópicos e duas reuniões para falar de tópicos específicos com menos pessoas, opte pela segunda opção. Dessa forma, mais pessoas terão a chance de falar.
O bate-papo é a melhor ferramenta que você não está usando
- Se quiser que as pessoas deem uma opinião em reuniões com muitos participantes, use o bate-papo em vez de ativar o som do microfone. Treine algumas pessoas que ficarão com o microfone ativado para permanecerem atentas ao bate-papo e responder às perguntas e aos comentários nele. Elas também devem fazer algumas perguntas para que os participantes respondam. No bate-papo, não há um momento definido para cada um falar. Assim, você não dá preferência àqueles que se expressam mais. Também recomendamos o Workchat para manter a conversa depois que a reunião terminar.
Não ignore os mais quietinhos
- Se notar que alguém está em silêncio há muito tempo, peça diretamente a essa pessoa que compartilhe uma opinião. Dessa forma, dará às pessoas a confiança para falar e permitirá que elas saibam que devem fazer isso. Isso é muito comum entre os novatos na equipe. Normalmente, os recém-chegados precisam de muito incentivo para se expressar e fazer perguntas na frente do grupo.
Silêncio pode indicar desconforto
Silêncio pode indicar desconforto
Se as pessoas não estão falando, não suponha que elas não têm nada a dizer. Talvez elas só não se sintam confortáveis para se expressar. E isso não é um problema delas. É seu. Use as dicas abaixo. Você notará como as pessoas se sentirão mais confortáveis para dar uma opinião.
Como deixar as pessoas confortáveis
Dê atenção a nomes, pronomes e pronúncias
- Se você não o nome, a pronúncia ou os pronomes de uma pessoa, olhe no perfil do Workplace dela, envie uma mensagem privada antes da reunião, se possível, ou pergunte no início da reunião. No início da reunião, faça questão de dizer o nome da pessoa e use os pronomes que ela prefere. Isso ajuda todos a evitarem momentos de desconforto.
Deixe as regras claras
- Informe as pessoas como você prefere conduzir as suas reuniões e compartilhe as regras que definiu, por exemplo, usar o recurso de levantar as mãos para falar ou usar o bate-papo para se comunicar. Planeje a sua forma de lidar com situações comuns, como não deixar que alguns participantes dominem a conversa, fazer com que pessoas quietas deem a própria opinião e responder a sugestões com as quais você não concorda. Não deixe para descobrir o que fazer na hora.
Peça que os participantes levantem a mão para falar
- As pessoas param de falar rapidamente se forem interrompidas ou se outras pessoas estiverem dominando a conversa. Não deixe isso acontecer. Peça que as pessoas levantem a mão (virtualmente) e esperem ser chamadas antes de falar. Todos terão uma chance de falar sem interrupções. Dessa forma, você ouvirá mais de cada um.
Dê tempo para as pessoas processarem as informações
- Se você vai pedir que a sua equipe dê opiniões sobre notícias urgentes ou tome uma decisão importante durante uma reunião, informe-a com antecedência. Muitas pessoas não terão a mesma opinião ou evitarão dar sugestões imediatamente se não tiverem tempo para refletir sobre o assunto antes. Publique a pergunta no grupo da equipe um dia ou dois antes da reunião e peça que todos pensem a respeito. Você verá que mais pessoas terão o que dizer quando tiverem mais tempo para absorver as informações.
Tire um tempo para processar opiniões
- Se alguém compartilhar uma opinião com a qual você não concorda, a pior coisa que pode fazer é refutá-la imediatamente. Depois que as pessoas verem isso acontecer algumas vezes, elas deixarão de se expressar quando acharem que você discordará. Crie o hábito de fazer uma pergunta neutra que dê ao integrante da equipe uma chance de explicar o que pensa. Dessa forma, você passará a mensagem de que não há problemas em discordar. Se você ainda tiver uma opinião forte quanto ao assunto, peça tempo para pensar e diga que responderá à pessoa em um ou dois dias. É fácil se arrepender de dar respostas imediatas. Contudo, você nunca vai se arrepender de ter mais tempo para refletir.
Não exija que as pessoas mostrem o rosto
- Pessoas confortáveis têm muito mais a oferecer em uma reunião. Há vários motivos pelos quais alguém pode se sentir desconfortável diante da câmera em uma reunião. Diga às pessoas que não há problemas em desativar a câmera e nunca peça explicações se isso acontecer. Forçar as pessoas a se sentirem desconfortáveis nas suas reuniões não ajuda ninguém.
Foco na equipe
Foco na equipe
É fácil fazer as pessoas se sentirem excluídas nas suas reuniões sem perceber. A boa notícia é que também é muito fácil evitar que isso aconteça. Basta tornar os integrantes da equipe uma prioridade.
Como fazer reuniões e priorizar os participantes
Agende as reuniões com as pessoas e não para elas
- Antes de agendar a reunião com uma pessoa em um fuso horário diferente, pergunte quais horários ela prefere. Se a equipe estiver espalhada em diferentes fusos, alterne os horários para que todos tenham reuniões em uma hora que considerem razoável.
- Não marque reuniões surpresa no calendário fora do expediente das pessoas (nem peça a participação de alguém que não conhece). Se tiver que agendar uma reunião depois do expediente, informe aos integrantes da equipe com antecedência para que tenham tempo de se programar.
Não se esqueça das pessoas que não puderam participar
- Grave a reunião e compartilhe-a depois por meio de uma publicação no grupo da equipe. Marque todos que não puderam comparecer. Durante a reunião, peça que alguém faça anotações em uma publicação, com as informações gerais no topo e os demais itens discutidos embaixo. Marque as pessoas responsáveis nas respectivas tarefas designadas e peça que elas comentem na publicação quando terminarem. Dessa forma, todos poderão acompanhar o andamento do projeto.
Seja uma estrela da acessibilidade
- Se estiver realizando uma reunião com mais pessoas, ative a legenda automática para os participantes com problemas auditivos e para aqueles que não podem aumentar o volume. O Workplace Live tem esse recurso integrado. Além disso, o Workplace também pode criar legendas para qualquer vídeo que você carregar e, depois, traduzi-las para vários idiomas. #mágica
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