Segurança dos funcionários no Workplace

Uma abordagem de segurança dos funcionários efetiva não começa nem termina durante uma crise. Ela precisa ser bem pensada para que os funcionários tenham conhecimento de que há uma estratégia de segurança e saibam o que fazer em caso de emergência. Tornar o Workplace parte da estratégia de segurança dos funcionários garante que eles usem uma ferramenta com a qual já estão familiarizados para obter ajuda, se necessário.

Conscientização da Segurança

Crie um local seguro para os funcionários fazerem perguntas de segurança e ter uma linha de comunicação clara estabelecida para orientá-los sobre o plano de emergência da organização.

Criar grupo “Perguntas e respostas sobre segurança global”

• Use esse grupo aberto como um local para manter os funcionários informados durante uma emergência e obter feedback sobre questões de segurança físicas e tecnológicas. Incentive as pessoas a publicar neste grupo se tiverem perguntas ou dúvidas sobre algo que está acontecendo no local de trabalho (de atividade suspeita a um desastre natural).
• Tenha um formato consistente para diferenciar suas publicações de emergência de publicações de informações. Publicações de emergência podem ser marcadas como importantes para aumentar a visibilidade na organização.
• Tenha uma equipe de administradores de grupo para responder a perguntas de campo dos funcionários. Se você tem uma força de trabalho global ou uma equipe que trabalha 24 horas por dia, é importante definir expectativas sobre o tempo de resposta.
• Se há uma emergência, publique no grupo e marque a publicação como importante para aumentar a visibilidade. Se você usa o Check-in de Segurança (veja mais sobre esse recurso abaixo), vincule esse grupo para funcionários e fique atualizado sobre a emergência.
• Além disso, ofereça uma forma confidencial de comunicar preocupações. Esse grupo deve ser usado para informações públicas.
• Dica profissional: adicione uma publicação fixada com informações de segurança importantes de fácil acesso aos funcionários no grupo. Vincule qualquer documento e site importante fora do Workplace na publicação fixada.

Tomar medidas com o Check-in de Segurança

O Check-in de Segurança do Workplace permite contatar rapidamente os funcionários para confirmar quem está seguro e quem precisa de ajuda durante uma emergência, sem importar quem são ou onde estão. Esperamos você nunca precise usar o Check-in de Segurança, mas agir de forma rápida e pensada em uma crise é fundamental. Confira as melhores práticas de uso do Check-in de Segurança.

Estratégia de comunicação com funcionários

• O CEO deve anunciar o Check-in de Segurança para os funcionários em todos os canais de comunicação, incluindo Workplace, email e próximos eventos. Ajude os funcionários a entender que a segurança é a maior preocupação da organização.
• Dica profissional: esclareça que o Check-in de Segurança é usado apenas em emergências reais ou simulações anunciadas para que os funcionários SEMPRE o levem a sério. Não diminua a importância do Check-in de Segurança usando-o para outros fins.
• Crie um email de mala direta para todos os usuários não avisados do Workplace com a mensagem do Check-in de Segurança. Para ser responsável pela segurança de todos os membros da comunidade que usam o Check-in de Segurança, os funcionários precisam reivindicar a conta do Workplace caso ainda não o fizeram. Você pode encontrar instruções de mala direta e um modelo de email do Check-in de Segurança aqui.
• Informe todos os funcionários que um exercício de prontidão para emergências será realizado em <DATE> para incentivar a participação de todos.
• Inclua instruções para baixar o Workplace e o Workplace Chat nos dispositivos móveis (iOS ou Android) na comunicação. A capacidade de se conectar com os funcionários é fundamental, especialmente em uma emergência. Se as pessoas não estiverem no Workplace, você não poderá monitorar a segurança delas com o Check-in de Segurança.

Prontidão para emergências

• Use um grupo para coordenar quem serão os responsáveis pela segurança dos funcionários em uma crise. Geralmente é uma equipe de pessoas que trabalham nos departamentos de segurança e RH. Cada uma delas deverá ser adicionada como operador de segurança que poderá usar o Check-in de Segurança.
• Crie atribuições claras de quem sempre será responsável pelas mensagens e pela implantação do Check-in de Segurança, considerando:
  • Equipes a serem envolvidas
  • Cobertura por região
  • Cobertura por programação
  • Cobertura nos feriados
• Defina padrões para reagir em uma determinada crise. Por tipo de crise, determine:
  • As instalações serão fechadas?
  • Qual o nível da equipe que será mantida nos locais ameaçados?
  • Quais serviços podemos oferecer aos funcionários?
  • Quais mensagens precisam ser enviadas para os funcionários afetados em cada etapa da emergência?
• Simulações

• O Check-in de Segurança inclui uma funcionalidade de simulação que pode ser enviada para familiarizar os funcionários com o Check-in de Segurança e pode fazer parte do processo do exercício de emergência.
• É importante realizar exercícios regulares usando o Check-in de Segurança para familiarizar os funcionários com o recurso. NÃO use o Check-in de Segurança por motivos não relacionados à segurança dos funcionários. Isso diminuirá a eficiência da ferramenta no caso de uma crise real.

Analisar regularmente a abordagem de segurança dos funcionários

Para melhorar as respostas às futuras situações de emergência, é importante fazer uma análise e uma avaliação minuciosa após a ocorrência da emergência. Você pode consultar o evento de situação de emergência do Check-in de Segurança a qualquer momento no painel do Check-in de Segurança. Também é possível exportar os resultados para analisar mais facilmente os dados de resposta por usuário.

O que analisar:

• A equipe de segurança estava bem coordenada para enviar o Check-in de Segurança e monitorar as respostas?
• Quantos funcionários que receberam a mensagem usaram o Check-in de Segurança? Quantos não usaram?
  • Faça um acompanhamento com aqueles que não responderam ao teste de segurança para saber por que eles não responderam. Desenvolva o feedback sobre a abordagem de segurança do funcionário para qualquer Check-in de Segurança que precise enviar no futuro.
• Treine todas as novas contratações sobre o Check-in de Segurança e como usá-lo
  • Torne este treinamento uma parte do treinamento anual dos funcionários
• Um elemento muito importante do Check-in de Segurança é fazer com que todos os funcionários participem do Workplace. Se você tornar o Workplace obrigatório durante a integração do funcionário, melhorará a capacidade de verificar a segurança de cada funcionário durante uma crise.

Referências:

Artigo da Central de Ajuda para administradores de sistema que ativaram o Check-in de Segurança