Organizando reuniões com o Workplace

Cinco dicas para ajudar você a planejar, organizar e documentar as suas reuniões.

Realizar reuniões pode ser um desafio, ainda mais quando se tem funcionários trabalhando em diferentes lugares do país ou do mundo.

O Workplace facilita a conexão, o compartilhamento do trabalho e as interações humanas reais com qualquer pessoa da organização, em qualquer lugar e a qualquer hora. Este guia mostra como usar o Workplace para planejar, organizar, documentar e transmitir reuniões.

Como fazer isso no Workplace

Prepare-se para as reuniões usando as enquetes1. Prepare-se para as reuniões usando as enquetes

As enquetes são ótimas para agendar horários de reunião e priorizar tópicos de discussão.

Publique uma enquete com diferentes opções de horário de reunião e convide os membros da equipe a votar no que for mais conveniente para eles. Em seguida, use uma enquete para determinar os tópicos a serem abordados na reunião. Convide os membros da equipe a votar e a adicionar as próprias opções à enquete.


Uso de enquetes na preparação da reunião

Crie um evento no grupo da equipe2. Crie um evento no grupo da equipe

Crie um evento no grupo da equipe para comunicar a hora e a data da reunião e para convidar as pessoas.


Criação de um evento no grupo da equipe para comunicar a hora e a data da reunião

Configure uma ligação de vídeo no Workplace3. Configure uma ligação de vídeo no Workplace

O Workplace facilita a configuração ou a participação em reuniões de qualquer lugar usando apenas o celular ou o computador.

Para configurar uma ligação de vídeo com a sua equipe, acesse o grupo da equipe e clique no ícone de câmera no canto superior direito da tela. Todos os membros do grupo serão selecionados automaticamente para participar da reunião, mas você pode remover pessoas se necessário.

Você também pode configurar uma ligação de vídeo rápida com qualquer pessoa diretamente do bate-papo. Basta iniciar uma conversa com a pessoa ou as pessoas com quem você está se reunindo e clicar no mesmo ícone no canto superior direito da tela.


Ligação de vídeo no Workplace com quatro participantes

É possível até se conectar ao Workplace no Portal para desfrutar de uma experiência de áudio e vídeo de alta qualidade. O Portal é um dispositivo físico para comunicações em vídeo que vem com Smart Camera e Smart Sound. Ele permite que você se sinta mais presente ao colaborar com seus colegas de trabalho, independentemente da distância entre vocês. Acesse o site do Portal para saber mais.


Duas pessoas participando de uma reunião no Workplace no Portal.

Faça anotações e documente itens de ação4. Faça anotações e documente itens de ação

Crie um documento no seu grupo para fazer anotações. Adicione uma foto da capa e selecione “Permitir que os membros do grupo editem esse documento”. Convide os demais membros a compartilhar algo nas anotações da reunião que você possa ter deixado passar.


Faça anotações da reunião em um documento do Workplace

Após o término da reunião, use uma publicação de itens de ação para documentar as próximas etapas e tarefas a serem realizadas. É possível também @mencionar pessoas para atribuir itens a elas. Elas poderão marcar os itens concluídos, para que todos os membros da equipe fiquem por dentro dos status deles.

Faça uma transmissão ao vivo da reunião5. Faça uma transmissão ao vivo da reunião

Você pode transmitir uma reunião para a sua equipe, departamento ou toda a organização com o vídeo ao vivo. É uma ótima maneira de promover uma comunicação transparente e mostrar no que você e a sua equipe têm trabalhado.

Os espectadores do vídeo ao vivo poderão participar e fornecer feedback em tempo real por meio de comentários e reações. Depois que o vídeo ao vivo terminar, ele será publicado automaticamente no grupo. Portanto, qualquer pessoa que perder a transmissão poderá assisti-la depois.


Fazer uma transmissão ao vivo de uma reunião para a equipe.

Benefícios

Benefícios

  • Centralize todos os materiais da reunião: gravações em vídeo, anotações e planejamento do evento.
  • Torne as anotações da reunião colaborativas e faça com que as pessoas adicionem as próprias anotações ao documento do Workplace.
  • Documente facilmente itens de ação e acompanhe as tarefas a serem realizadas.
  • Realize reuniões em qualquer lugar e a qualquer momento com as ligações de áudio e de vídeo do Workplace.
  • Transmita reuniões para compartilhar os resultados dos projetos e mostrar o trabalho da sua equipe para o seu departamento ou para toda a organização.
Mais recursos úteis

Mais recursos úteis