Gerenciando projetos no Workplace

Crie um espaço central para todas as suas necessidades de projetos.

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Usar emails para comunicações de projetos pode virar uma bagunça. As informações se perdem em vários emails e pode ser difícil manter todos atualizados.

É aí que entram os grupos do Workplace. O grupo pode centralizar todas as comunicações do seu projeto em um só lugar. Isso torna as principais metas e recursos do projeto facilmente acessíveis para você e a sua equipe. Além disso, com compartilhamento de arquivos, bate-papo, itens de ação e muito mais, você tem a garantia de que todos estão atualizados e informados sobre o progresso e as tarefas a serem realizadas.

Como fazer isso no Workplace

Crie um grupo de projetos1. Crie um grupo de projetos

Crie um grupo de projetos secreto e adicione os membros da sua equipe. Normalmente, os grupos de projetos são mantidos em segredo porque apenas os membros da equipe possam ver as publicações e contribuir. Se estiver trabalhando com pessoas de fora da organização, crie um grupo multiempresarial.

Acesse a Central de Ajuda para saber mais sobre privacidade do grupo.

Fixe uma publicação2. Fixe uma publicação

Escreva uma publicação que descreva as metas, os recursos disponíveis, os prazos e outras informações importantes para o projeto. Fixe essa publicação no topo da página do grupo para que as pessoas possam consultá-la facilmente.


Publicação fixada do projeto

Compartilhe e colabore em arquivos3. Compartilhe e colabore em arquivos

Use o Workplace para compartilhar arquivos e coletar feedback da sua equipe. Vá até o editor de publicação para adicionar arquivos do seu computador ou das integrações de compartilhamento de arquivos ativadas pelo administrador do sistema da sua empresa.

Smartphone mostrando uma publicação com vários tipos de arquivo

Se você não encontrar as ferramentas de compartilhamento de arquivos necessárias, verifique a aba Integrações. Ao criar um grupo de projetos, você se torna o administrador dele. Ser administrador do grupo significa que você pode adicionar integrações aprovadas para uso pelos membros do grupo.


Como adicionar integrações

Sua equipe pode adicionar anotações a vários tipos de arquivos compartilhados no grupo para facilitar o acompanhamento dos comentários. Saiba mais sobre as anotações na Central de Ajuda do Workplace.


Anotações em arquivos

Não perca tempo rolando a tela do feed do grupo para encontrar um arquivo compartilhado por um colega de trabalho. Cada grupo tem uma aba Arquivos, na qual será possível encontrar todos os arquivos já compartilhados no grupo, para que nada se perca.


Uma imagem de uma aba Arquivos em um grupo da equipe de marketing. Há pastas vinculadas e uma lista de todos os arquivos já compartilhados.

Para obter feedback de outras equipes, crie um grupo de feedback aberto para o seu projeto e para os membros dos quais gostaria de receber sugestões. Use o grupo para compartilhar atualizações como documentação de visão geral do projeto, explorações de design, insights sobre o público e muito mais. Isso aumentará a visibilidade do trabalho da sua equipe e fornecerá mais feedback e perspectiva.

Mantenha todos atualizados4. Mantenha todos atualizados

Peça à sua equipe que publique atualizações semanais no grupo. As atualizações semanais mantêm todos informados sobre o progresso, as prioridades e os problemas que precisam ser resolvidos.

Quando você precisar compartilhar uma atualização extensa, como relatórios sobre resultados de projetos ou descobertas de pesquisas, tente criar uma Nota diretamente no Workplace. Adicione uma foto da capa para destacá-la no feed do grupo e disponibilize-a para colaboração selecionando "Permitir que os membros do grupo editem esse documento".

Como adicionar integrações

Compartilhe publicações de itens de ação no seu grupo para acompanhar as tarefas a serem realizadas. É possível também @mencionar pessoas para atribuir itens a elas. Elas poderão marcar os itens concluídos, para que todos os membros da equipe fiquem por dentro dos status deles.


Itens de ação
Comunique-se no Workplace Chat5. Comunique-se no Workplace Chat

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Todos os grupos de projeto com 250 membros ou menos podem ter um bate-papo próprio. Dessa forma, entrar em contato com a sua equipe é fácil, mesmo quando você está em movimento ou trabalhando remotamente.

Baixe os aplicativos Workplace e Workplace Chat, caso ainda não o tenha feito. Os membros da sua equipe também devem baixá-los.

As respostas nos bate-papos tendem a ser rápidas. Por isso, eles são ideais quando você precisa de uma resposta rápida ou está apenas se comunicando socialmente com a sua equipe. Quando se trata de arquivos, recursos de projetos ou qualquer outra informação que você sabe que a sua equipe precisará consultar novamente mais tarde, use uma publicação.


Conversa em bate-papo em um grupo da equipe de marketing

Conecte-se com ligações de voz e de vídeo6. Conecte-se com ligações de voz e de vídeo

O Workplace permite ligações de voz e vídeo para até 50 participantes ou menos. Use ligações de voz e de vídeo para reuniões de equipe agendadas ou faça uma chamada individual rápida com um colega para tomar decisões mais de maneira mais ágil.

Ligação de vídeo com quatro participantes
Benefícios

Benefícios

  • Um lugar central para toda a comunicação. Os novos membros do grupo podem ler as publicações mais antigas e ficar por dentro de tudo.
  • Organize reuniões em qualquer lugar, a qualquer hora.
  • Colete feedbacks da sua equipe e de outras equipes com facilidade usando os grupos abertos de feedback.
  • Centralize todos os arquivos, recursos e comunicações de projetos para que nada se perca.
  • Conecte-se à equipe com bate-papo, ligações de vídeo e voz.
Mais recursos úteis

Mais recursos úteis