Gerenciando projetos no Workplace

Crie um espaço central para todas as suas necessidades de projeto nos grupos do Workplace.


Usar emails para comunicações de projetos pode virar uma bagunça. As informações se perdem em vários emails e pode ser difícil manter todos atualizados.
É aí que entram os grupos do Workplace. O grupo pode centralizar todas as comunicações do seu projeto em um só lugar. Isso torna as principais metas e recursos do projeto facilmente acessíveis para você e a sua equipe. Além disso, com compartilhamento de arquivos, bate-papo, itens de ação e muito mais, você tem a garantia de que todos estão atualizados e informados sobre o progresso e as tarefas a serem realizadas.
1. Crie um grupo do projeto
1. Crie um grupo do projeto
Crie um local central para que você e a sua equipe possam conversar e se manter atualizados sobre o que estão trabalhando. No Workplace, esse lugar é chamado de grupo de projetos. É simples criar um. Para criar um grupo da equipe:
  1. No painel à esquerda do Feed de Notícias, clique em Criar grupo. Talvez seja necessário tocar em Ver mais antes.
  2. Preencha o nome do grupo e selecione a configuração de privacidade. Para um grupo de projetos, recomendamos um grupo secreto ou fechado.
  3. Digite os nomes dos membros da equipe, um por um, para adicioná-los ao grupo.
  4. O bate-papo deve estar ativado.
  5. Clique em Criar grupo.
Seu grupo da equipe vem com uma aba Arquivos, na qual você poderá encontrar qualquer arquivo que tenha sido compartilhado no grupo. Grupos com 250 membros ou menos também podem ter bate-papo e você pode usá-lo para enviar para mensagens instantâneas ou fazer ligações de áudio e vídeo.
Para saber mais sobre os grupos, assista ao vídeo abaixo.
2. Fixe uma publicação
2. Fixe uma publicação
Escreva uma publicação que descreva os objetivos, os recursos disponíveis, os prazos e outras informações importantes para o projeto. Fixe essa publicação no topo da página do grupo para que as pessoas possam consultá-la facilmente.
3. Compartilhe e colabore em arquivos
3. Compartilhe e colabore em arquivos
Use o Workplace para compartilhar arquivos e coletar feedback da sua equipe. Acesse o editor de publicação para adicionar arquivos do seu computador ou das integrações de compartilhamento de arquivos ativadas pelo administrador do sistema da sua empresa.
Se você não encontrar as ferramentas de compartilhamento de arquivos necessárias, verifique a aba Integrações. Ao criar um grupo de projetos, você se torna o administrador dele. Ser administrador do grupo significa que você pode adicionar integrações aprovadas para uso pelos membros do grupo.
Não perca tempo rolando a tela do feed do grupo para encontrar um arquivo compartilhado por um colega de trabalho. Cada grupo tem uma aba Arquivos na qual será possível encontrar todos os arquivos já compartilhados no grupo, para que nada se perca.
4. Mantenha todos atualizados
4. Mantenha todos atualizados
Peça à sua equipe que publique atualizações semanais no grupo. As atualizações semanais mantêm todos informados sobre o progresso, as prioridades e os problemas que precisam ser resolvidos.
Quando você precisar compartilhar uma atualização extensa, como relatórios sobre resultados de projetos ou descobertas de pesquisas, experimente criar uma Nota diretamente no Workplace. Adicione uma foto da capa para destacá-la no feed do grupo e disponibilize-a para colaboração selecionando "Permitir que os membros do grupo editem esse documento".
5. Comunique-se no Workplace Chat
5. Comunique-se no Workplace Chat
Os bate-papos são a melhor opção quando você precisa de uma resposta rápida ou apenas quer ter uma conversa casual com a equipe. Você pode iniciar um bate-papo com uma pessoa ou um grupo de pessoas. Nele, é possível compartilhar arquivos, fotos, vídeos, GIFs e muito mais. Também é possível realizar uma ligação de áudio ou de vídeo rápida, para tomar decisões com mais agilidade. Assista ao vídeo abaixo para ter uma visão geral rápida do que o bate-papo pode fazer.
Seus subordinados diretos devem entender quando usar o bate-papo e quando usar as publicações. Se as pessoas começarem a usar o bate-papo para compartilhar recursos importantes, incentive-as a criar publicações.
Confira algumas dicas e truques do Workplace Chat:
4. Mantenha todos atualizados
6. Use ligação de vídeo ou vídeo ao vivo para a sua reunião
Você pode iniciar uma ligação de vídeo ou áudio de qualquer grupo ou bate-papo individual clicando nos ícones do canto superior direito da tela.
Para gravar a sua reunião, experimente fazer uma transmissão ao vivo com outros organizadores. O vídeo ao vivo transmitirá a sua reunião para o grupo da equipe em tempo real. Quando a transmissão for encerrada, uma gravação será publicada automaticamente no grupo para que as pessoas em outros fusos horários ou aquelas que não puderam comparecer à reunião possam acompanhar o que foi discutido.
4. Mantenha todos atualizados
7. Compartilhe notas e itens de ação
Após a reunião da equipe, publique notas da reunião e as próximas etapas para o grupo da equipe. Você pode adicionar notas como texto à sua publicação e usar itens de ação para documentar as tarefas a serem realizadas. Mencione pessoas usando @ em um item de ação para que recebam uma notificação. Elas poderão marcar os itens à medida que forem concluídos.