Gerenciamento de eventos

Crie eventos virtuais interativos e envolventes transmitidos diretamente no Workplace.

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De conferências empresariais ao planejamento de vendas e de lançamentos de produtos a sessões de perguntas e respostas, os eventos internos são uma parte essencial da vida corporativa. Eles não precisam parar enquanto trabalhamos de casa. Você ainda pode realizar eventos interativos e envolventes no ambiente virtual para alcançar todas as pessoas. Este guia oferece as melhores práticas para criar uma comunidade participativa em eventos internos no Workplace.

Continue lendo para conferir os aprendizados da equipe do Workplace com os eventos totalmente virtuais Transform 2020.

Como fazer isso no Workplace

Crie um grupo para a logística do evento

1. Crie um grupo para a logística do evento

Crie um grupo para a logística, centralizando todas as comunicações do gerenciamento do evento. Caso você esteja trabalhando com parceiros externos para o evento, use um grupo multiempresarial. O grupo deve ser secreto para que somente as pessoas certas possam ser adicionadas a ele e ver suas publicações.


Pop-up de criação de grupo com o nome "Fox Fabrics Summit Logistics (MCG)" e grupo multiempresarial selecionado

Você poderá usar as publicações e o bate-papo para manter todos os membros atualizados e para compartilhar documentos, vídeos, imagens e muito mais. Para obter mais informações sobre como gerenciar equipes e projetos no Workplace, leia nosso guia.

Crie um grupo para divulgar informações do evento

2. Crie um grupo para divulgar informações do evento

Crie um grupo aberto no Workplace para manter os participantes atualizados e engajados com todas as notícias e informações novas sobre o evento. O grupo deve ser aberto para que qualquer pessoa possa ver as publicações e participar dele.

Compartilhe a logística

Compartilhe uma publicação no grupo com todos os detalhes do evento, incluindo a programação e instruções claras sobre como os funcionários podem acessar o stream ao vivo. Fixe a publicação para que ela possa ser facilmente localizada na parte superior do grupo.

Aumente a expectativa

Interaja com os participantes durante a preparação para o evento com enquetes, vídeos teaser, panfletos com a programação e muito mais. Incentive-os a se apresentarem caso eles não se conheçam para que se conectem por meio de interesses em comum.

Promova o evento em outros canais

3. Promova o evento em outros canais

Use todos os canais de comunicação da sua empresa para divulgar o evento. Veja alguns exemplos:

  • Envie comunicados da diretoria por email, convidando as pessoas para o evento e compartilhando instruções sobre como acessar o stream ao vivo dele.
  • Considere enviar outro email no dia anterior ou uma hora antes da transmissão do evento para lembrar às pessoas de participar.
  • Inclua informações sobre o evento no boletim informativo interno.
  • Adicione um banner promocional à página inicial da sua intranet.

Faça uma transmissão ao vivo do evento

4. Faça uma transmissão ao vivo do evento

Use o Live Producer do Workplace para transmitir vídeos de alta qualidade usando um computador ou uma câmera profissional. Confira as demonstrações interativas do Live Producer para obter um passo a passo completo sobre como configurar uma transmissão de vídeo ao vivo.

O Manual para conferências empresariais ao vivo contém uma lista completa de dicas úteis e instruções de configurações técnicas. Confira algumas:

  • Ative as legendas geradas automaticamente
  • Verifique se sua conexão de rede está estável antes do evento
  • Use o controle Não perturbe para desativar todas as notificações do Workplace e não ser interrompido durante a transmissão
  • Reinicie o computador 30 minutos antes de transmitir ao vivo para evitar que seu dispositivo trave ou force uma atualização
  • Fique de frente para uma janela para ter uma boa fonte de luz natural
  • Use fones de ouvido ou microfone com cabo para que os espectadores possam ouvir você com clareza

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Interaja com os espectadores durante a transmissão

5. Interaja com os espectadores durante a transmissão

Use as funcionalidades Enquetes e Perguntas e respostas do Live Producer para interagir com os funcionários durante a transmissão. Os apresentadores também podem fazer perguntas para o público e incentivá-lo a responder a essas perguntas nos comentários.

Além disso, é interessante que os gerentes da comunidade orientem conversas nos comentários do Workplace. Eles podem mostrar onde encontrar recursos, ajudar a tirar dúvidas e incentivar o diálogo.

Mantenha o engajamento depois que o evento terminar

6. Mantenha o engajamento depois que o evento terminar

Veja algumas maneiras de retomar o assunto após o evento para continuar a engajar os funcionários e obter feedback relevante:

  • Caso você tenha usado o recurso Perguntas e respostas do Live Producer, retorne a ele depois que o evento terminar e tente responder a todas ou à maioria das perguntas sem resposta.
  • Envie uma pesquisa curta com cinco perguntas no Workplace para saber mais sobre o que funcionou ou não durante o evento.
  • Edite o texto na publicação do vídeo ao vivo adicionando registros de data e hora para facilitar o acesso dos espectadores aos principais tópicos.

Eventos em ação: Workplace Transform 2020

Eventos em ação: Workplace Transform 2020

Imagem promocional da Workplace Transform

A Transform é a conferência anual do Workplace que reúne os clientes da plataforma para compartilhar melhores práticas, encontrar insights e saber mais sobre o futuro dela.

Os eventos da Transform normalmente acontecem presencialmente em várias localizações no mundo todo. No entanto, devido à pandemia da COVID-19, neste ano os eventos da Transform na EMEA e na América do Norte aconteceram totalmente em ambiente virtual e foram transmitidos ao vivo em um grupo multiempresarial para um público com milhares de participantes.

Veja algumas dicas e aprendizados da equipe da Transform para ajudar a tornar seu próximo evento virtual bem-sucedido:

  • Use uma combinação de conteúdo ao vivo e pré-produzido. Os vídeos pré-produzidos devem ser curtos e envolventes. Já os apresentadores ao vivo podem se conectar com o público de maneira mais autêntica.
  • Tenha um organizador animado e divertido para unir os segmentos do evento e interagir com o público. O organizador também pode compartilhar informações sobre detalhes práticos conforme o evento acontece. Fazer testes com os funcionários é um jeito divertido de selecionar o organizador correto.
  • Não tente reproduzir o que aconteceria presencialmente. O tempo de atenção das pessoas varia, assim como as expectativas delas. Pense sobre como você pode criar pequenos conjuntos de conteúdo ou reduzir o tamanho das principais mensagens para segurar a atenção do público. Estruture seu conteúdo para apresentar a parte mais importante dele primeiro.
  • Prepare-se para o inesperado. Faça ensaios e grave-os caso seja possível. Se ocorrerem dificuldades técnicas, você terá um recurso reserva no dia do evento. Além disso, ensaie os planos reserva para evitar surpresas.
  • O término do evento não implica o fim da comunidade e do networking. Encontre maneiras de continuar a conversa no futuro.

Benefícios

Benefícios

  • Simplificar o gerenciamento do evento em um grupo para a logística dele.
  • Apoiar a interação entre os participantes antes, durante e depois do evento.
  • Interagir com espectadores durante a transmissão do evento e continuar a engajar os participantes após o término do evento.
  • Obter feedback relevante após o evento por meio de pesquisas.

Casos de sucesso

Casos de sucesso

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