Gerenciamento de eventos

Crie eventos internos envolventes e interativos e transmita-os para toda a empresa.


De conferências empresariais ao planejamento de vendas e de lançamentos de produtos a sessões de perguntas e respostas, os eventos internos são uma parte essencial da vida corporativa. Esses eventos não precisam deixar de acontecer se os funcionários estiverem trabalhando remotamente. Você ainda pode realizar eventos interativos e envolventes no ambiente virtual para todas as pessoas. Este guia oferece as melhores práticas para criar uma comunidade participativa em eventos internos no Workplace.
Continue lendo para conferir os aprendizados da equipe do Workplace com os eventos totalmente virtuais Transform 2020.
Quer compartilhar este vídeo com a sua comunidade do Workplace? Você pode baixá-lo aqui.
1. Crie um grupo para a logística do evento
1. Crie um grupo para a logística do evento
Crie um grupo para a logística, centralizando todas as comunicações do gerenciamento do evento. O grupo deve ser secreto para que somente as pessoas certas possam ser adicionadas a ele e ver publicações.
Você poderá usar as publicações e o bate-papo para manter todos os membros atualizados e para compartilhar documentos, vídeos, imagens e muito mais. Para obter mais informações sobre como gerenciar equipes e projetos no Workplace, leia o nosso guia.
2. Crie um evento no Workplace
2. Crie um evento no Workplace
Criar um evento no Workplace permite que você:
  • Compartilhe informações importantes com os participantes, como localização, descrição do evento, programação, entre outras
  • Envie convites por meio de notificações do Workplace e do calendário de terceiros, incluindo Google e Outlook
  • Acompanhe as respostas aos convites no Workplace
  • Engaje os participantes durante a preparação para o evento com enquetes, publicações e muito mais
  • Notifique os participantes no Workplace sobre atualizações do evento
Siga estas etapas para criar um evento no Workplace:
  1. Clique na Página inicial no menu à esquerda. Depois, clique em Ver mais e selecione Eventos
  2. Clique em + Organizar evento
  3. Adicione um nome e uma descrição ao evento
  4. Você pode carregar a sua própria foto da capa ou escolher alguns modelos disponíveis. Para obter orientações sobre os tamanhos da foto da capa, confira este guia
  5. Adicione uma hora de início e uma hora de término. É possível programar vários eventos
  6. Adicione uma descrição e uma Programação do evento e, em seguida, clique em Avançar
  7. Escolha se deseja transmitir o evento para o Workplace, adicione um link externo se estiver transmitindo para outra plataforma ou adicione a localização física de onde o seu evento acontecerá. Quando terminar, clique em Avançar.
  8. Escolha quem pode ver e participar do evento. É possível selecionar toda a organização, somente as pessoas convidadas ou membros de um grupo específico do qual você participa.
  9. Se for o caso, adicione os coorganizadores
  10. Se desejar, ative a opção para enviar convite ao calendário das pessoas
  11. Marque a caixa na parte inferior para enviar os convites e clique em Criar evento.
Qualquer pessoa qualificada para participar do evento que você criou poderá encontrá-lo e confirmar presença na página Descobrir eventos.
3. Crie entusiasmo
3. Crie entusiasmo
Antes do evento, engaje os convidados ao compartilhar enquetes, vídeos teaser, atualizações da programação e muito mais na página do evento ou em um grupo relevante. Além do Workplace, é uma boa ideia usar todos os canais de comunicação da sua organização para divulgar o evento Veja alguns exemplos:
  • Envie comunicados da diretoria por email, convidando as pessoas para o evento e compartilhando instruções sobre como acessá-lo
  • Considere enviar outro email no dia anterior ou uma hora antes da transmissão do evento para lembrar às pessoas de participar
  • Inclua informações sobre o evento no boletim informativo interno
  • Adicione um banner promocional à página inicial da sua intranet
4. Faça uma transmissão ao vivo do evento
4. Faça uma transmissão ao vivo do evento
Ao transmitir o evento usando o vídeo ao vivo no Workplace, você pode alcançar mais funcionários do que nunca. O vídeo ao vivo permite que você engaje o seu público com recursos, como perguntas e respostas, enquetes, comentários e reações. Legendas geradas automaticamente e legendas traduzidas tornam o seu evento mais acessível. A gravação será publicada automaticamente no seu grupo para que qualquer pessoa que perder a transmissão possa acompanhá-la mais tarde.
Prepare tudo para dar certo. Antes de fazer uma transmissão ao vivo, siga estas dicas:
  • Verifique se a sua conexão de rede está estável antes do evento
  • Use o controle Não perturbe para desativar todas as notificações do Workplace e não ter interrupções durante a transmissão
  • Reinicie o computador uma hora antes de transmitir ao vivo para evitar que o seu dispositivo trave ou force uma atualização
  • Fique de frente a uma janela para ter uma boa fonte de luz natural
  • Use fones de ouvido ou microfone com cabo para que os espectadores possam ouvir você com clareza
Para mais dicas úteis, confira o Manual para conferências empresariais ao vivo.
Quando estiver tudo pronto, comece a sua transmissão ao vivo. Para isso, vá até o evento que você criou na etapa 2. Basta acessar Página inicial > Ver mais > Eventos. Quando estiver na página do evento, siga estas etapas:
  1. Clique no botão Configurar transmissão.
  2. Ative a opção Perguntas ao vivo, caso queira receber e responder a perguntas durante a sua transmissão.
  3. Ative a opção Enquetes ao vivo caso queira publicar uma ou mais enquetes durante a sua transmissão.
  4. Escolha o dispositivo que você usará para transmitir ao vivo.
  5. Se for transmitir ao vivo com outras pessoas, ative a opção Faça uma transmissão com outros organizadores. Você receberá um link de convite que poderá copiar e compartilhar com os coorganizadores no Workplace Chat
  6. Ajuste as configurações da câmera e do microfone
  7. Você pode dar um título e uma descrição ao seu vídeo ao vivo
  8. Clique em Transmitir ao vivo agora. Caso esteja transmitindo ao vivo com outros organizadores, o botão exibirá Encontrar os organizadores. Em seguida, você irá para uma sala onde poderá encontrá-los. Quando estiver tudo pronto, selecione o botão na parte inferior da tela para transmitir ao vivo. Somente o criador do vídeo ao vivo poderá ver e clicar no botão Transmitir ao vivo.
  9. Se estiver transmitindo com outras pessoas, você (o criador do vídeo ao vivo) pode modificar o layout da transmissão clicando nos três pontos no canto superior direito da tela e selecionando Visualização em grade ou Visualização do palestrante.
  10. Você também pode silenciar os coorganizadores, se necessário. Os coorganizadores podem silenciar uns aos outros, mas não o organizador original.
5. Interaja com os espectadores durante a transmissão
5. Interaja com os espectadores durante a transmissão
Use as funcionalidades Enquetes e Perguntas e respostas do Live Producer para interagir com os funcionários durante a transmissão. As enquetes podem ser configuradas com antecedência e publicadas a qualquer momento durante o stream ao vivo. Os palestrantes podem receber perguntas e respondê-las em tempo real com Perguntas e respostas ao vivo. Você pode ver esses dois recursos em ação e praticar o uso deles na sua próxima transmissão nas demonstrações interativas do produtor de vídeo ao vivo.
Além disso, é interessante que os gerentes da comunidade orientem conversas nos comentários do Workplace. Eles podem mostrar onde encontrar recursos, ajudar a tirar dúvidas e incentivar o diálogo.
6. Mantenha o engajamento depois que o evento terminar
6. Mantenha o engajamento depois que o evento terminar
Algumas pessoas da sua organização não poderão acompanhar o evento em tempo real. Porém, elas sempre poderão assistir ao vídeo ao vivo, além de deixar comentários e reações após o término da transmissão. Você pode tornar essa experiência mais fácil ao seguir as seguintes etapas:
  • Traduza as legendas para que as pessoas que falam outros idiomas possam acompanhar o conteúdo
  • Crie capítulos no vídeo para permitir que os espectadores avancem para as partes da sua transmissão que acham mais relevantes.
  • Responda ou reaja aos comentários adicionados à publicação do vídeo ao vivo após o término da transmissão para que todos os espectadores se sintam ouvidos.
  • Para receber feedback sobre o evento, os administradores de sistema podem enviar uma pesquisa curta com cinco perguntas aos participantes por meio do Workplace.
7. Analise as visualizações e o engajamento
7. Analise as visualizações e o engajamento
Você poderá ver métricas de engajamento em tempo real durante a transmissão, como visualizações, comentários, reações, compartilhamentos e outras. Quando a transmissão for encerrada, faça uma análise detalhada dos dados nos insights da sua publicação. Para isso, no canto superior direito da publicação, clique em ... e em Análises da publicação. Você poderá acompanhar as visualizações, o engajamento e a queda de público ao longo de toda a transmissão.

Este recurso está em manutenção no momento.

Eventos em ação: Workplace Transform 2020
Eventos em ação: Workplace Transform 2020
A Transform é a conferência anual do Workplace que reúne os clientes da plataforma para compartilhar melhores práticas, encontrar insights e saber mais sobre o futuro dela.
Os eventos da Transform normalmente acontecem presencialmente em várias localizações no mundo todo. No entanto, devido à pandemia da COVID-19, neste ano os eventos da Transform na EMEA e na América do Norte aconteceram totalmente em ambiente virtual e foram transmitidos ao vivo em um grupo multiempresarial para um público com milhares de participantes.
Veja algumas dicas e aprendizados da equipe da Transform para ajudar a tornar seu próximo evento virtual bem-sucedido:
  • Use uma combinação de conteúdo ao vivo e pré-produzido. Os vídeos pré-produzidos devem ser curtos e envolventes. Já os apresentadores ao vivo podem se conectar com o público de maneira mais autêntica.
  • Tenha um organizador animado e divertido para unir os segmentos do evento e interagir com o público. O organizador também pode compartilhar informações sobre detalhes práticos conforme o evento acontece. Fazer testes com os funcionários é um jeito divertido de selecionar o organizador correto.
  • Não tente reproduzir o que aconteceria presencialmente. O tempo de atenção das pessoas varia, assim como as expectativas delas. Pense sobre como você pode dividir o conteúdo em pequenas partes ou reduzir o tamanho das principais falas para segurar a atenção do público. Estruture seu conteúdo para apresentar a parte mais importante dele primeiro.
  • Prepare-se para o inesperado. Faça ensaios e grave-os caso seja possível. Se ocorrerem dificuldades técnicas, tenha opções reserva no dia do evento. Além disso, ensaie os planos reserva para evitar surpresas.
  • O término do evento não implica o fim da comunidade e do networking. Encontre maneiras de continuar a conversa no futuro.