Como adicionar a linha de frente ao Workplace

Com o recurso Áreas, os gerentes da linha de frente podem distribuir informações de acesso ao Workplace e apoiar diretamente os subordinados diretos.

O Workplace oferece às organizações a capacidade única de conectar a linha de frente ao restante da empresa. Mas, algumas vezes, pode ser um desafio fazer com que os funcionários da linha de frente adotem novas ferramentas de trabalho.

Com as Áreas, os gerentes da linha de frente podem distribuir informações de ativação de perfil e resolver problemas de assistência, como redefinições de senhas e códigos de acesso, de forma rápida e sem precisar do suporte de um administrador do sistema.

Este guia mostrará a você como os administradores do sistema podem ativar as Áreas e como os coordenadores de área podem ajudar os funcionários da linha de frente a acessarem o Workplace.

Como fazer isso no Workplace

Administradores do sistema

Administradores do sistema

Crie uma Área

As áreas são comunidades menores na sua organização que podem ser definidas com base em certos critérios como região, loja física ou departamento. Toda área deve ter pelo menos um coordenador de área, que normalmente é um gerente regional ou de linha de frente. Ele será o responsável por fornecer informações de acesso e suporte à equipe da linha de frente dessa área.

Os administradores de sistema e outros administradores com a permissão Gerenciar áreas da linha de frente podem criar áreas e adicionar funcionários. Os funcionários só podem ser adicionados às áreas se eles já tiverem sido convidados para o Workplace. Saiba como adicionar usuários ao seu Workplace nos Recursos técnicos.

Para criar uma área e adicionar funcionários, siga estas etapas:

  1. Acesse a página Linha de frente, no Painel Administrativo, e clique na aba Áreas
  2. Selecione Adicionar área
  3. Nomeie a área
  4. Adicione coordenadores de área por nome*
  5. Adicione funcionários da área por qualquer uma das duas opções
    • Adicionar manualmente
    • Baixar o modelo de planilha, adicionar o nome e as informações dos funcionários e carregá-la novamente no Workplace
  6. Escolha se permitirá que os coordenadores de área façam solicitações de criação de perfil aos administradores do sistema quando novos funcionários se juntarem às equipes.
  7. Clique em Criar.


Como criar uma nova área

Como processar solicitações de criação de perfil

Quando um coordenador de área faz uma solicitação para a criação de perfil, você receberá uma notificação. Essa notificação direcionará você para acessar solicitações na página Frontline do Painel Administrativo. Nessa área, será possível atualizar o nome e a identificação do funcionário para aprovar ou rejeitar a solicitação. O coordenador da área receberá uma notificação para informá-lo se a solicitação foi aprovada ou rejeitada.

Coordenadores de área

Coordenadores de área

Os coordenadores de área ajudam os funcionários da linha de frente a protegerem o acesso ao Workplace de quatro formas:

  1. Gerar códigos de acesso para funcionários que não possuem endereços de email da empresa
  2. Reenviar convites por email para funcionários que não possuem endereços de email da empresa
  3. Redefinir senhas (para organizações que não usam login único)
  4. Enviar solicitações de criação de perfis para administradores do sistema

Como gerar códigos de acesso e convites por email

Os funcionários que não possuírem endereços de email da empresa precisarão usar códigos de acesso gerados automaticamente para ativar as próprias contas. Como coordenador de área, você pode recuperar esses códigos de acesso e compartilhá-los com os funcionários para ajudá-los a entrar no Workplace.

Os funcionários que possuem endereços de email da empresa receberão convites por email para reivindicar suas contas. Se o email não for enviado para o endereço correto, você poderá ajudá-los a obter acesso ao Workplace ao reenviar o convite por email.

Em perfis de funcionários

  1. Acesse o perfil de um funcionário e clique no botão Conceder acesso no canto superior direito
  2. Se o funcionário não tiver um endereço de email associado, o Workplace automaticamente gerará um link do código de acesso. Clique no botão Copiar para a área de transferência e compartilhe o link de código de acesso com o funcionário via SMS, cópia impressa ou email.
  3. Caso o funcionário tenha um endereço de email associado, clique em Conceder acesso e selecione Reenviar convite por email


Recuperar códigos de acesso de perfis de funcionários

Em seu perfil (de coordenador de área):

  1. Acesse seu perfil e clique em Áreas
  2. Você pode ser um coordenador de várias áreas. Clique naquela para a qual gostaria de conceder acesso
  3. Você verá o nome de todos os funcionários que foram atribuídos à área específica
  4. Clique em Conceder acesso à direita do nome do funcionário
  5. Se o funcionário não tiver um endereço de email associado, o Workplace automaticamente gerará um link do código de acesso. Clique no botão Copiar para a área de transferência e compartilhe o código de acesso com o funcionário via SMS, cópia impressa ou email.
  6. Caso o funcionário tenha um endereço de email associado, clique em Conceder acesso e selecione Reenviar convite por email

Redefinir senhas

De vez em quando, um funcionário esquecerá a senha. Isso é algo que deve ser esperado. Você tem a capacidade de redefinir a senha rapidamente para ele sem precisar da ajuda de um administrador do sistema. Siga estas etapas para ajudar funcionários a redefinir a senha:

  1. Acesse seu perfil e selecione Áreas
  2. Clique nos três pontos ao lado do nome do funcionário
  3. Selecione Forçar redefinição de senha
  4. O funcionário deverá redefinir a senha na próxima vez que tentar fazer login no Workplace

Sair de todas as sessões

Se um funcionário perder o telefone ou entrar no Workplace usando um dispositivo público, os coordenadores de área podem fazer com a conta dele seja desconectada da sessão de todos os dispositivos para garantir a segurança do Workplace da organização.

Enviar solicitações de criação de perfil

Quando um novo funcionário se junta à equipe da linha de frente na sua área, adicioná-lo ao Workplace é simples.

  1. Acesse seu perfil e selecione Áreas
  2. Clique em Nova solicitação de perfil
  3. Adicione o nome do funcionário e o nome da área e clique em Enviar solicitação
  4. O administrador do sistema receberá uma notificação sobre a sua solicitação de perfil
  5. Se o perfil for criado, você receberá uma notificação informando que um novo funcionário foi adicionado à sua área. Em seguida, você poderá compartilhar um código de acesso com esse funcionário para ajudá-lo a ativar o perfil.
Benefícios

Benefícios

  • Melhore a adoção da linha de frente ao capacitar gerentes da linha de frente e permita que eles forneçam assistência com ativação de perfil e login.
  • Mantenha seu Workplace seguro ao permitir que gerentes da linha de frente desconectem os funcionários de todas as sessões abertas em dispositivos.
  • Simplifique a criação de um novo perfil do funcionário e permita que os gerentes da linha de frente façam solicitações de criação de perfil.
  • Simplifique a distribuição do código de acesso ao permitir que os gerentes da linha de frente disseminem informações de login sem precisar do suporte de um administrador do sistema.
Mais recursos úteis

Mais recursos úteis