Como criar uma equipe para a Biblioteca de Conhecimento

Saiba como você pode formar uma equipe de criadores de conteúdo que contribuem para o crescimento da sua Biblioteca de Conhecimento.

GUIA DO ADMINISTRADOR DO WORKPLACE | LEITURA DE 5 MINUTOS
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Criar a sua Biblioteca de Conhecimento pode parecer uma tarefa trabalhosa. Porém, não é necessário fazer tudo por conta própria. Você pode conceder acesso limitado para que uma equipe de criadores de conteúdo aumente sua Biblioteca de Conhecimento e, ao mesmo tempo, manter o controle dos recursos oficiais da empresa.

Neste guia, abordaremos os diferentes níveis de acesso e funções das Biblioteca de Conhecimento que você pode atribuir à sua equipe. Em seguida, daremos algumas dicas para garantir que tudo corra bem.

Sobre as responsabilidades e funções da Biblioteca de Conhecimento

Sobre as responsabilidades e funções da Biblioteca de Conhecimento

Administradores do sistema
  • Podem fazer tudo o que o administrador da Biblioteca de Conhecimento pode fazer (veja abaixo)
  • Podem fazer outros usuários se tornarem administradores do sistema ou moderadores de conteúdo, e ambos podem gerenciar a Biblioteca de Conhecimento
  • Podem criar e atribuir uma função administrativa personalizada da Biblioteca de Conhecimento a outras pessoas, para que elas também gerenciem a Biblioteca de Conhecimento.
Administradores da Biblioteca de Conhecimento

Os administradores da Biblioteca de Conhecimento são administradores com permissão para "criar, editar e compartilhar conteúdo na Biblioteca de Conhecimento". Eles podem:

  • Fazer tudo que os editores de categoria podem fazer (veja abaixo) em todas as categoria da Biblioteca de Conhecimento
  • Gerenciar a página inicial da Biblioteca de Conhecimento
  • Criar, editar e excluir qualquer categoria ou subcategoria
  • Atribuir uma permissão de editor ou de visualizador de categoria a qualquer usuário no seu Workplace

Quando alguém se torna administrador da Biblioteca de Conhecimento, passa a ter controle total da página inicial da Biblioteca de Conhecimento e de todas as categorias e subcategorias individuais que ela contém. Por esse motivo, limite o número de administradores da Biblioteca de Conhecimento que você tem na sua equipe.

Editores de categoria

Editores de categoria são pessoas que receberam acesso de edição a uma ou mais categorias. Eles podem:

  • Ver todo o conteúdo que foi adicionado à categoria à qual eles têm acesso
  • Editar a página de capa da categoria
  • Criar, editar, excluir ou reordenar as subcategorias
  • Acessar as estatísticas de uso da categoria ou qualquer uma das subcategorias
  • Acessar o histórico de versão da categoria ou qualquer uma das subcategorias
  • Tornar outras pessoas editores da categoria à qual elas têm acesso
  • Publicar a categoria para outras pessoas na organização

Os editores de categoria podem editar todo o conteúdo da categoria à qual eles têm acesso. Quando você concede acesso de editor de categoria a alguém, a pessoa pode criar, editar e publicar subcategorias nessa categoria.

Criar uma seleção de administradores e editores de categoria da Biblioteca de Conhecimento

Criar uma seleção de administradores e editores de categoria da Biblioteca de Conhecimento

Agora que você conhece as funções, é hora de selecionar os administradores e os editores de categoria da Biblioteca de Conhecimento.

Selecionar os administradores da Biblioteca de Conhecimento

A equipe de administradores da Biblioteca de Conhecimento deve ser pequena. Seus administradores de sistema e moderadores de conteúdo existentes costumam ser suficientes para gerenciar a Biblioteca de Conhecimento. Porém, se você precisar de uma equipe grande para gerenciar conteúdo em várias categorias, poderá criar uma função administrativa personalizada para a Biblioteca de Conhecimento e atribuí-la a algumas pessoas essenciais.

Os administradores da Biblioteca de Conhecimento são responsáveis por:

  • Trabalhar com as partes interessadas para criar categorias e atribuir editores a elas
  • Manter a página inicial da Biblioteca de Conhecimento atualizada e organizada
  • Capacitar (e apoiar) os editores de categoria
  • Garantir que as políticas e os procedimentos da Biblioteca de Conhecimento sejam seguidos

Para criar a função de administrador personalizada da Biblioteca de Conhecimento:

  1. Acesse o Painel Administrativo.
  2. Selecione Administradores.
  3. Clique em Funções e em + Nova função.
  4. Selecione um nome para a função que você está criando. Por exemplo, Bibliotecário de Conhecimento.
  5. Role a tela para baixo até a seção Conteúdo e marque a caixa ao lado de Criar, editar e compartilhar conteúdo da Biblioteca de Conhecimento.
  6. Clique em Criar função.

Para atribuir a função de administrador personalizada da Biblioteca de Conhecimento a alguém:

  1. Acesse o Painel Administrativo.
  2. Selecione Administradores.
  3. Na barra de pesquisa no canto superior direito, digite o nome da pessoa a quem você deseja atribuir a função.
  4. Selecione a função personalizada que você criou e clique em Salvar.
Como selecionar e atribuir os editores de categoria

Cada categoria deve ter um editor de categoria responsável por gerenciar o conteúdo dela. Ele pode optar por adicionar mais editores de categoria caso precise de ajuda para elaborar o conteúdo.

Quais editores de categoria são responsáveis por:

  • Gerenciar o design e o planejamento gerais das subcategorias de uma categoria específica.
  • Gerenciar a criação das subcategorias em uma categoria específica.
  • Publicar conteúdo concedendo acesso de visualização a uma categoria específica.

Quem deve ser um editor de categoria:

Geralmente, os editores de categoria são especialistas no assunto, conhecem o tópico da categoria à qual foram atribuídos. Veja alguns exemplos:

  • Membros selecionados da equipe de RH devem ter acesso de editor de categorias como benefícios, políticas de viagem, informações de folga etc.
  • Membros selecionados de sua equipe de TI devem ter acesso de editor de categoria a guias para o usuário e a configuração de equipamentos e ferramentas de trabalho da empresa.
  • Os departamentos devem ter acesso de editor de categoria aos próprios recursos armazenados na Biblioteca de Conhecimento. Por exemplo, uma categoria de Marketing deve ser criada e editada por membros selecionados da equipe.

Para fazer uma pessoa se tornar editor de categoria:

  1. Acesse a Biblioteca de Conhecimento.
  2. Selecione a categoria à qual você gostaria de dar acesso de edição.
  3. Na página da categoria, clique em Editar.
  4. Clique em Convidar.
  5. Em Pode editar, adicione as pessoas que poderão editar as páginas da categoria e de subcategoria por nome ou por participação no grupo. Você só pode escolher um método para adicionar editores.
  6. Clique em Avançar.
  7. Analise as atualizações e clique em Salvar alterações.
Dicas para gerenciar a equipe da Biblioteca de Conhecimento

Dicas para gerenciar a equipe da Biblioteca de Conhecimento

Gerenciar uma equipe da Biblioteca de Conhecimento costuma ser simples. No entanto, é bom se preparar para garantir que tudo funcionará corretamente.

Criar um grupo de equipes da Biblioteca de Conhecimento

Ofereça à sua equipe da Biblioteca de Conhecimento um lugar para fazer solicitações de categoria, receber respostas a perguntas e pedir conselhos sobre como elaborar um ótimo conteúdo. Também é um lugar para colocar links de treinamentos curtos (veja abaixo), publicar diretrizes e manter todos atualizados sobre os novos aprimoramentos da Biblioteca de Conhecimento.

Como habilitar administradores e editores de categoria da Biblioteca de Conhecimento

Peça que os administradores da Biblioteca de Conhecimento vejam a aula rápida Noções básicas do administrador da Biblioteca de Conhecimento na Workplace Academy para conhecerem a ferramenta. Da mesma forma, os editores de categoria podem ver a aula rápida, mas extremamente útil, chamada Noções básicas do editor de categoria.

Como dar acesso de visualização às pessoas

Incentive os editores de categoria a adaptar os públicos de visualizadores de categoria da forma mais restrita possível. Caso eles achem que a categoria deve estar disponível para a organização inteira, peça que confirmem isso primeiro com um administrador da Biblioteca de Conhecimento.

Como gerar notificações

Quando um membro da equipe da Biblioteca de Conhecimento publicar uma categoria ou subcategoria, essa pessoa terá a opção de gerar uma notificação para os visualizadores da categoria. Na maioria das vezes, é a coisa certa a fazer. Entretanto, no caso de conteúdo que será disponibilizado para a organização inteira, sugira que a pessoa obtenha a aprovação de um administrador da Biblioteca de Conhecimento antes de gerar uma notificação para todos.

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