Cinco maneiras incríveis de usar a Biblioteca de Conhecimento

Descubra como outras organizações usam a Biblioteca de Conhecimento e crie o plano de conteúdo certo para a sua organização.

Ainda precisa ter uma noção básica de como funciona a Biblioteca de Conhecimento? Confira Ajudar as pessoas a saberem todas as coisas na Workplace Academy.

Já sabe para que deseja usar a sua Biblioteca de Conhecimento, mas precisa de ajuda para criá-la? Pule para o nosso guia sobre Como construir a Biblioteca de Conhecimento perfeita (para você).


A Biblioteca de Conhecimento do Workplace pode ser usada para muitas coisas. Seu trabalho é descobrir o que ela fará para você. Neste guia, você verá cinco coisas incríveis que as organizações fazem com a Biblioteca de Conhecimento. Depois, responderá a algumas perguntas importantes para descobrir qual delas faz mais sentido para a sua organização.

Como outras organizações usam a Biblioteca de Conhecimento

Existem muitas formas de usar a sua Biblioteca de Conhecimento. No entanto, uma combinação adequada dos exemplos abaixo garante que ela terá um grande impacto na sua organização.

1. Recursos oficiais da organização/empresa

1. Recursos oficiais da organização/empresa


Uma categoria da Biblioteca de Conhecimento denominada Noções básicas de cobertura

Área indispensável para a maioria das organizações. Normalmente é nela que fica o conteúdo de RH, comunicação, segurança e integração. Esse conteúdo costuma ficar visível para todos na organização. Cada "tópico" (chamado de "categoria" na Biblioteca de Conhecimento) geralmente tem uma única equipe ou departamento responsável pela elaboração do conteúdo.

Frequentemente inclui:

  • Informações sobre benefícios/políticas
  • Missão e valores da organização
  • Conteúdo geral de integração
  • Políticas de viagem e despesas
  • Recursos oficiais de diversidade e inclusão
  • Informações gerais sobre segurança
  • Avaliações anuais de desempenho e recursos de mobilidade corporativa
  • Boletins informativos para os funcionários

Trata-se de um ótimo ponto de partida para a sua Biblioteca de Conhecimento, mas não você não deve parar por aí. Você pode e deve fazer muito mais com a Biblioteca de Conhecimento. Por isso, continue lendo.

2. Guias de ferramentas e processos

2. Guias de ferramentas e processos


Uma categoria da Biblioteca de Conhecimento denominada Guias de ferramentas e processos, com subcategorias para Central de Suporte, Solicitações de ativos de marketing e Procedimentos de avaliação jurídica.

Pense nisso como a criação de conteúdo de autoatendimento (como perguntas frequentes e guias) para ferramentas e processos importantes. Essas ferramentas e processos normalmente pertencem a uma única equipe ou departamento, que será responsável por elaborar o conteúdo.

Enquanto as categorias da Biblioteca de Conhecimento podem ser limitadas a áreas bastante específicas, esse conteúdo costuma ser relevante para parte significativa da organização. Portanto, faz sentido disponibilizá-lo para todos.

Frequentemente inclui:

  • Guias de configuração para ferramentas e equipamentos de TI
  • Informações sobre o que necessita de avaliação jurídica e como solicitá-la
  • Como solicitar ativos à equipe de marketing
  • Novos guias do usuário para o Workplace
  • Como enviar um tíquete de suporte
3. Centrais de recursos temáticos e multifuncionais

3. Centrais de recursos temáticos e multifuncionais


Categoria Retorno ao escritório

Essas centrais (ou seja, categorias) são perfeitas para situações em que faz sentido centralizar um grande conjunto de recursos (geralmente criados por várias equipes) em um único local, com base em um tópico ou em um público específico. É comum que várias equipes e departamentos tenham acesso de edição à mesma central.

Portanto, você pode criar uma central de recursos para funcionários de meio período (que somente esses funcionários poderão ver) ou reunir todos os recursos sobre trabalho remoto em uma única central específica (que todos poderão ver). Veja os ótimos exemplos abaixo.

Frequentemente inclui:

  • Central de trabalho remoto
  • Recursos para o retorno ao escritório
  • Central de bem-estar
  • Central de agentes de campo
  • Central da equipe do call center
  • Central do gerente de equipe
  • Central da academia de funcionários
  • Centrais de materiais sobre recursos/produtos específicos
  • 4. Centrais de recursos para equipes e departamentos

    4. Centrais de recursos para equipes e departamentos


    Categoria Retorno ao escritório

    Com a Biblioteca de Conhecimento, é possível consolidar os recursos de equipes e departamentos em um espaço visível apenas para membros da equipe ou colaboradores multifuncionais selecionados.

    Geralmente, você mesmo cria essa central e, depois, permite que o líder da equipe ou do departamento assuma a elaboração do conteúdo. Por ser fácil garantir que apenas membros da equipe ou do departamento vejam os recursos, você não precisa se preocupar em lotar a Biblioteca de Conhecimento para todos os outros funcionários.

    Frequentemente inclui:

    • Recursos de integração específicos de uma equipe/departamento
    • Guias de ferramentas específicos de uma equipe/departamento
    • Centrais multifuncionais mantidas por uma equipe/departamento para atender um conjunto restrito de colaboradores e partes interessadas
    • Processos internos de equipes/departamentos

    5. Centrais de recursos para grupos sociais e de comunidade liderados por funcionários

    5. Centrais de recursos para grupos sociais e de comunidade liderados por funcionários


    Categoria do grupo Inclusão na [nome da empresa]

    A Biblioteca de Conhecimento e os grupos do Workplace funcionam muito bem juntos. Se você tem comunidades ou grupos sociais particularmente ativos na sua organização, pode dar aos administradores deles um espaço designado na Biblioteca de Conhecimento para que eles selecionem recursos para (e dos) membros do grupo. Além de ajudar as comunidades a destacar informações particularmente importantes para os membros, isso também oferece a você uma maneira fácil de manter o conteúdo organizacional oficial e o conteúdo gerado por funcionários em locais separados.

    É fácil restringir o conteúdo da Biblioteca de Conhecimento aos membros de um grupo específico. Assim, esse conteúdo ficará visível apenas para as pessoas certas.

    Frequentemente inclui:

    • Recursos sobre ensino doméstico no grupo Pais da [nome da empresa]
    • Links para celebrações do Mês da História Negra em todo o mundo no grupo Comunidade negra da [nome da empresa]
    • Links para conferências do setor específicas para mulheres no grupo Mulheres da [nome da empresa]
    • Recursos sobre criação de filhos especificamente para famílias LGBTIQ+ no grupo Orgulho da [nome da empresa]

    O que a sua Biblioteca de Conhecimento deve fazer

    O que a sua Biblioteca de Conhecimento deve fazer

    O próximo passo é descobrir quais dos usos acima da Biblioteca de Conhecimento faz sentido para você e para a sua organização. Isso significa entender onde o seu conteúdo de conhecimento residirá e as necessidades dos públicos para os quais você está criando.

    Abaixo, há duas perguntas básicas, porém essenciais, que você deve se fazer, além de recomendações e considerações importantes baseadas nas suas respostas. Não é necessário ler todas as respostas. Concentre-se apenas naquilo que é relevante para você.

    Pergunta 1: onde o seu conteúdo de conhecimento está atualmente?

    Pergunta 1: onde o seu conteúdo de conhecimento está atualmente?

    Para descobrir o que deve (e não deve) estar na sua Biblioteca de Conhecimento do Workplace, primeiro você precisa entender onde todo o seu conteúdo de conhecimento está neste momento e onde deseja que ele fique após a implantação dessa nova ferramenta.

    Clique em cada resposta abaixo que se aplica a você para ver algumas dicas e considerações:

    O conteúdo está em outras ferramentas no momento

    Se o conteúdo atualmente está em uma intranet/wiki/site do Sharepoint/etc. formal dedicado a esse tipo de conteúdo

    Caso você já tenha um tipo de central formal de conhecimento, precisa descobrir como cuidará do relacionamento entre ela e a sua nova Biblioteca de Conhecimento do Workplace. Caso não tenha, pule esta etapa.

    Há três maneiras de fazer isso:

    1. Mantenha as ferramentas existentes e espelhe o conteúdo na Biblioteca de Conhecimento do Workplace
      • Se alguns membros da organização não conseguem acessar as ferramentas existentes, mas conseguem acessar o Workplace, você pode usar a API para sincronizar o conteúdo relevante na Biblioteca de Conhecimento do Workplace.
      • Deseja aumentar a adoção do Workplace ou alcançar as pessoas onde elas estão? Use a API da Biblioteca de Conhecimento para sincronizar o conteúdo de ferramentas existentes com a sua Biblioteca de Conhecimento do Workplace.
    2. Migre o conteúdo existente para a Biblioteca de Conhecimento do Workplace
      • Se o seu sistema existente for muito complexo ou pesado para criadores de conteúdo e consumidores, você pode substituir as ferramentas atuais usando a API da Biblioteca de Conhecimento para migrar o conteúdo para a Biblioteca de Conhecimento
    3. Divida o conteúdo entre as duas ferramentas
      • Decida qual conteúdo deve permanecer nas suas ferramentas de conhecimento existentes e qual conteúdo deve estar na Biblioteca de Conhecimento do Workplace. Tenha uma ideia clara do que ficará onde e por quê. Depois, explique claramente isso aos funcionários.

    Se o conteúdo está em grupos do Workplace

    Se o conteúdo está em grupos do Workplace

    A boa notícia é que os funcionários já sabem que devem acessar o Workplace para encontrar informações importantes e recursos valiosos. A criação da sua Biblioteca de Conhecimento do Workplace tornará o Workplace muito mais útil para eles.

    Lembre-se de explicar com clareza às pessoas qual tipo de conteúdo deve ser criado na Biblioteca de Conhecimento e qual tipo de conteúdo deve ser criado nos grupos do Workplace:

    • Na Biblioteca de Conhecimento: o conteúdo que não muda com frequência (ou que muda seguindo uma programação muito previsível) e que tem uma vida útil longa provavelmente deve ser criado na Biblioteca de Conhecimento. Por exemplo, manuais para funcionários, políticas de viagem, guias de TI e materiais de integração de equipes/departamentos. Mas não se preocupe. Depois, eles podem ser compartilhados em grupos, adicionados a uma aba Aprendizado do grupo ou vinculados a publicações fixadas.
    • Em grupos do Workplace: arquivos únicos, recursos com vida útil curta e recursos particularmente específicos provavelmente devem ser criados em grupos do Workplace. Por exemplo, guias rápidos, apresentações de slides que uma pessoa fez para algumas outras e perguntas frequentes sobre avisos importantes (mas não críticos). Depois, você sempre poderá criar links para esse conteúdo em artigos específicos da Biblioteca de Conhecimento.

    O conteúdo está espalhado entre várias ferramentas

    Se o conteúdo está espalhado entre várias ferramentas de conteúdo e discos rígidos de usuários

    Conteúdos espalhados, difíceis de encontrar ou armazenados no computador de uma pessoa específica não são particularmente úteis. Isso também costuma ser um sintoma de problemas maiores. É possível que as pessoas não gostem das suas ferramentas de conhecimento atuais. Talvez elas não sejam flexíveis o suficiente para criar o conteúdo de que elas (e as pessoas ao redor) realmente precisam. Talvez a criação e a edição de conteúdo sejam complicadas demais.

    Independentemente do que estiver ocorrendo em segundo plano, trata-se de um sinal de alerta. É hora de migrar o conteúdo de conhecimento para um único local que seja simples de acessar e onde as pessoas possam criar conteúdo facilmente de acordo com as próprias necessidades. Temos uma boa notícia: a Biblioteca de Conhecimento do Workplace é excelente para isso. Você está no caminho certo.

    Pergunta 2: quem são os seus públicos?

    Pergunta 2: quem são os seus públicos?

    Quando se trata da Biblioteca de Conhecimento, não é possível separar o "quem" do "quê". Públicos diferentes têm necessidades de conteúdo e acesso diferentes. Além de descobrir quais são as necessidades da sua organização como um todo, existem alguns grupos específicos cujas necessidades você deve levar em consideração:

    • Pessoas no campo
      • Elas frequentemente precisam acessar conteúdo em dispositivos móveis; portanto, precisam de uma ferramenta adequada para dispositivos móveis, como a Biblioteca de Conhecimento
      • Elas podem aproveitar as centrais de recursos feitas especificamente para eles e as respectivas necessidades
    • Pessoas que não conseguem acessar o seu conteúdo de conhecimento existente
      • Procure pessoas que não tenham acesso à VPN ou que geralmente não recebem contas para as suas ferramentas de conhecimento atuais
      • Elas só precisam ter uma conta do Workplace para acessar a Biblioteca de Conhecimento
      • Elas quase sempre aproveitarão as centrais de recursos específicas feitas de acordo com as necessidades deles como público
    • Gerentes de equipe
      • Essas pessoas são fundamentais para a adoção do Workplace e da Biblioteca de Conhecimento
      • Consolide recursos especificamente para gerentes de equipe na Biblioteca de Conhecimento
      • Dê a cada gerente o próprio espaço para criar centrais de recursos para as respectivas equipes e departamentos
    • Funcionários novos
      • Centralize os seus recursos gerais de integração em uma central de recursos para novos funcionários; apresente-os ao Workplace no primeiro dia
      • Talvez seja necessário criar centrais específicas para diferentes tipos de funcionários (agentes, gerentes de linha, trabalhadores contingentes, estagiários etc.)
    • Funcionários por região
      • Costumam ter benefícios e políticas diferentes em vigor dependendo de onde estão
      • Podem precisar de conteúdo em idiomas específicos
      • O conteúdo regional pode ser intercalado com conteúdo geral e não regional ou inserido em centrais de recursos específicos da região

    O que vem depois

    Já tem uma ideia de como deseja usar a sua Biblioteca de Conhecimento? Então é hora de começar a desenvolver um plano e elaborar conteúdo.

    Se você acha que precisa entender melhor as noções básicas de funcionamento da Biblioteca de Conhecimento, visite o caminho de aprendizado Ajudar as pessoas a saberem todas as coisas na Workplace Academy ou leia o guia Fundamentos da Biblioteca de Conhecimento.

    Caso contrário, leia o guia Como construir a Biblioteca de Conhecimento perfeita (para você) e comece a planejar e construir.