Como construir a Biblioteca de Conhecimento perfeita
(para você)

Saiba como construir a Biblioteca de Conhecimento certa para a sua organização e encontre dicas para planejar as suas categorias.

Leia o nosso guia Cinco maneiras incríveis de usar a Biblioteca de Conhecimento, caso ainda não tenha feito isso.

Para rever o básico sobre a Biblioteca de Conhecimento, leia o guia Como criar a sua Biblioteca de Conhecimento do Workplace ou explore Ajude as pessoas a saberem todas as coisas na Workplace Academy.


Já sabe o que deseja que a sua Biblioteca de Conhecimento faça? Então é hora de começar a criar um plano e desenvolver conteúdo.

Este guia mostrará a você como organizar a sua Biblioteca de Conhecimento e fornecerá dicas para escolher e refinar as categorias de acordo com aquilo que deseja realizar.

Anatomia de uma Biblioteca de Conhecimento

Anatomia de uma Biblioteca de Conhecimento

Se você já entende como a Biblioteca de Conhecimento está organizada e como funcionam as permissões, pode pular para a próxima seção: Como construir a sua Biblioteca de Conhecimento.

A Biblioteca de Conhecimento é formada por algumas camadas diferentes que ficam uma sobre a outra. Se você entende como cada uma dessas camadas funciona, é fácil planejar a Biblioteca de Conhecimento.

A camada superior: a página inicial da sua Biblioteca de Conhecimento

A camada superior: a página inicial da sua Biblioteca de Conhecimento

Exemplo de uma página inicial da Biblioteca de Conhecimento apresentando recursos prioritários como "Coronavirus Update" (Atualização sobre o coronavírus), "Remote Work Guideline" (Diretrizes de trabalho remoto) etc.

A página inicial é a primeira coisa que os usuários veem quando visitam a sua Biblioteca de Conhecimento. Pense nela como a camada superior. Também é nela que os administradores podem definir a foto da capa, destacar os recursos prioritários e adicionar links rápidos para recursos.

O lado esquerdo da página inicial é a lista de categorias. Cada categoria representa um recurso ou central de recursos diferente. Juntas, essas categorias formam o núcleo da sua Biblioteca de Conhecimento.

Dica: o ícone e a página inicial da Biblioteca de Conhecimento se tornam visíveis para o usuário depois que ele recebe acesso a pelo menos uma categoria publicada.

A camada central: categorias

A camada central: categorias

Imagem da navegação lateral em uma Biblioteca de Conhecimento

As categorias podem ser o próprio recurso ou funcionar como uma página de destino para uma central de recursos maior.

Uma categoria permanece oculta para os usuários por padrão até que eles recebam acesso a ela. Isso significa que cada usuário tem uma versão única da Biblioteca de Conhecimento adaptada às necessidades dele.

Dica: não é possível combinar categorias posteriormente.

Os recursos: subcategorias

Os recursos: subcategorias

Uma lista de subcategorias sob a categoria "Inclusion@ Chai Labs" (Inclusão na Chai Labs)

Quando quiser adicionar um recurso a uma categoria, você criará uma subcategoria para contê-lo.

Você pode criar quantas categorias quiser, mas elas nunca podem ter mais de duas camadas de profundidade. Portanto, LGBTQ Resources (Recursos LGBTQ) pode ter as próprias subcategorias, mas History of Pride Festivals (História dos Festivais do Orgulho LGBTQ), não.

É possível reordenar as subcategorias posteriormente e até mesmo movê-las para outra subcategoria, desde que o resultado não viole a regra das duas camadas.

Dica: não é possível mover subcategorias para outra categoria.

Por que planejamos as categorias primeiro

Por que planejamos as categorias primeiro



Para desenvolver a Biblioteca de Conhecimento, sempre comece pelo planejamento das categorias. Isso acontece porque os direitos de edição e visualização para os usuários podem ser atribuídos apenas no nível da categoria (nunca no nível da subcategoria). Quando você concede acesso a uma categoria para uma pessoa, ela passa a ter acesso a todas as subcategorias.

Dica: não é possível conceder acesso a subcategorias específicas para uma pessoa (nem excluí-la de subcategorias específicas).

Se você planejar as suas categorias primeiro, poderá poupar tempo no futuro.

Como construir a sua Biblioteca de Conhecimento

Como construir a sua Biblioteca de Conhecimento

Atenção: caso ainda não tenha lido Cinco maneiras incríveis de usar a Biblioteca de Conhecimento, faça isso agora. Levará apenas alguns minutos e o processo de planejamento ficará mais fácil.

Agora que você entendeu as partes principais da Biblioteca de Conhecimento, é hora de começar a planejar (e construir) as suas categorias.

Dicas gerais para escolher as categorias

Dicas gerais para escolher as categorias

Não tem certeza de quais devem ser as suas categorias? Estas dicas podem ajudar você:

Dica nº 1: as categorias quase sempre representam um tópico de nível elevado ou um público

Para começar, liste todos os tópicos que deseja que sejam cobertos pela sua Biblioteca de Conhecimento, bem como cada público que quer apoiar com centrais de recursos específicas. Confira se há subcategorias relacionadas entre eles. Agora, você tem as categoriais iniciais. Além disso, preste atenção aos usos comuns da Biblioteca de Conhecimento abaixo. Eles fornecerão dicas de como escolher categorias para situações específicas.

Dica nº 2: verifique as suas categorias usando uma regra simples

Todos os recursos de uma única categoria devem ser relevantes para a mesma pessoa. Além disso, devem ser capazes de compartilhar editores sem causar nenhum conflito.

Você não deve manter os recursos de integração de vendas e de integração da central de atendimento na mesma categoria. Isso ocorre porque são relevantes para públicos muito diferentes. Nenhuma dessas equipes gostaria que a outra fosse capaz de editar (ou excluir) os recursos de integração dela.

Dica nº 3: o administrador pode ver a Biblioteca de Conhecimento inteira. Os usuários, não.

Uma Biblioteca de Conhecimento realmente robusta possui várias categorias. Todas elas ficam visíveis para o administrador da Biblioteca de Conhecimento. Por outro lado, os usuários verão apenas aquilo a que receberam acesso. Sua visualização está parecendo bagunçada? Antes de começar a excluir categorias, reúna feedback dos usuários ou peça que eles enviem capturas de tela das próprias páginas iniciais da Biblioteca de Conhecimento. A visualização deles pode ser muito diferente da sua.

Dicas para os usos mais comuns da Biblioteca de Conhecimento

Dicas para os usos mais comuns da Biblioteca de Conhecimento

Você já deve ter lido o guia Cinco coisas incríveis que a Biblioteca de Conhecimento pode fazer e identificado algumas coisas incríveis que deseja que a Biblioteca de Conhecimento faça na sua própria organização.

Abaixo, você encontrará dicas e sugestões para escolher as categorias e construir a sua Biblioteca de Conhecimento em torno dos cinco usos apresentados no guia mencionado acima. Você pode ler cada um dos usos para ver as dicas ou pular para aqueles que pretende especificamente incorporar na sua Biblioteca de Conhecimento.

Recursos oficiais da organização/empresa

Recursos oficiais da organização/empresa

Uma lista de categorias, incluindo Welcome to the family (Boas-vindas à família), New Joiners - IT Setup (Recém-chegados - configuração de TI), Company Values (Valores da empresa), HR Policies (Políticas de RH), Benefits (Benefícios) e muito mais.

Como esses recursos ficarão visíveis para todos, a sua lista de categorias será formada pelos diferentes tipos de recursos que deseja oferecer.

Dica: tente combinar categorias com tópicos semelhantes que não criarão situações indesejáveis de coedição.

Por exemplo, é possível combinar Benefícios e Políticas de RH se os responsáveis por cada categoria fizerem parte da mesma equipe.

Guias de ferramentas e processos

Guias de ferramentas e processos

Uma categoria chamada IT Resources (Recursos de TI), com subcategorias como Setting Up Your Email (Configurar o seu email), Setting Up Your Phone (Configurar o seu smartphone), Setting Up Your Computer (Configurar o seu computador), Workplace 101 (Introdução ao Workplace), Tips for Managing Your Calendar (Dicas para gerenciar o seu calendário), Equipment Option for Execs (Opções de equipamentos para executivos) etc.

Aqui, as suas categorias serão baseadas nas diferentes equipes ou departamentos que têm recursos referentes a toda a organização para compartilhar (guias jurídicos ou recursos de TI, por exemplo)

Dica nº 1: faça uma verificação rápida para ter certeza de que os recursos em cada categoria realmente compartilham o mesmo público. Por exemplo, a subcategoria Equipment Options for Execs (Opções de equipamentos para executivos) na imagem à esquerda provavelmente deve estar visível somente para executivos.

Dica nº 2: confira se as subcategorias podem ser combinadas. Por exemplo, os guias de configuração de novos equipamentos na imagem acima provavelmente podem ser agrupados em uma subcategoria própria para funcionários recém-contratados.

Centrais de recursos temáticos e multifuncionais

Centrais de recursos temáticos e multifuncionais

Uma categoria denominada "COVID-19 Resource Hub" (Central de recursos sobre a COVID-19) com subcategorias listadas abaixo.

Aqui, a escolha das categorias é simples. A categoria será o item em torno do qual você está construindo a central (tópico ou público).

Dica: para ter certeza de que os recursos individuais na central serão fáceis de encontrar, você sempre pode criar links para eles em outras partes da Biblioteca de Conhecimento.

Centrais de recursos para equipes e departamentos

Centrais de recursos para equipes e departamentos

Uma categoria denominada "Sales Team Hub" (Central da Equipe de Vendas) com subcategorias listadas abaixo

Aqui, as categorias básicas serão, evidentemente, os nomes das suas equipes e departamentos.

Lembre-se de que o objetivo não é criar uma categoria para eles. Você vai criar o espaço e ajudá-los a fazer o resto por conta própria.

Dica: algumas equipes podem ter recursos ou processos compartilhados com outra equipe. Pergunte isso a cada equipe. É possível criar outra categoria que tais equipes possam compartilhar.

Centrais de recursos para grupos sociais e de comunidade liderados por funcionários

Centrais de recursos para grupos sociais e de comunidade liderados por funcionários

Uma categoria denominada "Parents@" (Pais@) com subcategorias listadas abaixo

Aqui, as suas categorias devem ser nomeadas de acordo com os grupos para os quais foram criadas. Os editores das categorias devem ser os administradores dos grupos.

Dica: é importante restringir os direitos de visualização aos membros do grupo.

Você pode adicionar um breve aviso legal na página inicial da categoria para explicar que o conteúdo é gerado pelos usuários; não é conteúdo oficial da organização.

Por exemplo, a categoria Official Chai Labs Resource Links (Links para recursos oficiais da Chai Labs) deve ser renomeado para Chai Labs Resource Links (Links para recursos da Chai Labs).

O que vem depois

Separe um tempo para elaborar o seu plano de conteúdo. Quando estiver pronto para começar a criar uma equipe para a Biblioteca de Conhecimento, leia o nosso guia sobre Como criar uma equipe fantástica para a Biblioteca de Conhecimento.

Caso precise da ajuda de outros administradores do Workplace, participe do grupo multiempresarial para diretores do Workplace.