Interrupções constantes podem impedir que as equipes gerenciem o tempo com eficiência. Todo mundo precisa de pausas, mas as distrações de abrir emails, atender a ligações e atualizar as redes sociais podem ser um grande dreno de produtividade.

Na verdade, de acordo com um estudo da University of California Irvine, são necessários, em média, 23 minutos e 15 segundos para voltar ao ritmo após uma interrupção.

Realizar várias tarefas ao mesmo tempo costuma ser visto como algo bom, mas é possível dizer que fazer duas coisas ao mesmo tempo prejudica as duas atividades.

O modelo de fluxo

Apresentado pela primeira vez na década de 1990 pelo psicólogo húngaro-americano Mihaly Csikszentmihalyi, o Modelo de fluxo mostra todos os estados emocionais que provavelmente experimentamos ao tentar concluir uma tarefa.

A teoria sugere que as pessoas ficam mais felizes quando estão em pleno "fluxo", ou seja, totalmente absortas e envolvidas em uma atividade. Isso significa encontrar o equilíbrio certo entre o desafio da tarefa em mãos e as habilidades e ferramentas certas para realizá-la.

Três razões pelas quais o fluxo é importante para a eficiência do local de trabalho

1. Faça mais em menos tempo

Você está com todo o foco em escrever um relatório, quando um novo email aparece em sua Caixa de Entrada. Você interrompe o que está fazendo para lê-lo, o que arruína sua linha de raciocínio. Distrações como essa também acontecem com sua equipe.

Em média, as pessoas alternam entre conteúdos de mídia em um único dispositivo a cada 11 segundos. As interrupções podem fazer com que seus funcionários percam o foco, o que significa que eles precisam gastar tempo recuperando a concentração necessária para concluir com êxito um trabalho complexo.

As pessoas não conseguem atingir o fluxo se estiverem constantemente alternando entre diferentes programas de software e olhando para diferentes telas e monitores. Com o Workplace, você pode integrar as ferramentas que usa diariamente, como Jira e WebEx, e alternar facilmente entre as tarefas, minimizando as interrupções e maximizando a eficiência.

2. Cometa menos erros

Quando você atribui tarefas à sua equipe, provavelmente estipula uma carga de trabalho realista para o dia, com tempo reservado para pausas. Mas você provavelmente não considera todas as interrupções que podem atrapalhar o gerenciamento do tempo.

As pessoas geralmente compensam as interrupções trabalhando mais rápido, mas isso só faz com que cometam mais erros. Alguma ferramenta para filtrar quantidades enormes de emails, mensagens instantâneas e atualizações de projetos não relevantes seria muito útil. Assim, os funcionários poderiam se concentrar em realizar adequadamente o trabalho importante.

Ferramentas como o Workplace usam inteligência artificial e aprendizado de máquina para isso.

3. Reduza o estresse

As distrações não apenas desperdiçam tempo, mas também afetam o estado mental das pessoas. O estresse é um dos principais problemas do local de trabalho atual, e perder o foco pode causar irritabilidade e uma sensação constante de estar sob pressão.

Gloria Mark, professora de informática da University of California, descreve a distração digital como "um jogo de tênis com nossas energias cognitivas", jogando-as de um lado para outro. Só que, ao contrário de uma bola de tênis, nosso cérebro leva mais tempo para mudar de direção. Seguir o fluxo pode reequilibrar essas energias.