Maneiras de manter a organização no trabalho: o lado negativo de ser multitarefa

A capacidade de realizar várias tarefas é frequentemente vista de maneira positiva. Mas realizar projetos simultâneos é uma coisa boa ou existem formas melhores de trabalhar? Analisamos o que ser multitarefa realmente significa e como você pode ajudar as pessoas a gerenciar uma carga de trabalho variada.

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how to be more organized at work - Workplace from Meta

A primeira coisa a saber sobre ser multitarefa é que isso realmente não existe. Falamos com admiração sobre os colegas que fazem malabarismos com as tarefas. Observamos com deslumbre como os jovens parecem publicar nas redes sociais, assistir a vídeos, enviar mensagens instantâneas e fazer o dever de casa, tudo ao mesmo tempo. Mas a neurociência provou que, por mais que pareça, não é possível fazer mais de uma coisa ao mesmo tempo.

Como Nancy K. Napier explica em Psychology Today, o que realmente acontece quando aparentemente estamos trabalhando em tarefas simultâneas é que estamos mudando de uma tarefa para outra com muita rapidez. E essa nem sempre é a maneira mais eficaz de fazer as coisas.

Multitarefas e o cérebro

Multitarefas e o cérebro

Cada vez que mudamos de uma tarefa para outra, um processo de início/interrupção ocorre no cérebro. Quando procuramos maneiras de nos mantermos organizados no trabalho, é importante entender o que esse processo envolve.

Para alternar entre tarefas, o cérebro precisa passar por vários processos. Ele deve:

  • escolher mudar de tarefa
  • desativar as regras cognitivas da tarefa antiga
  • ativar as regras cognitivas da tarefa nova

Embora isso leve apenas algumas frações de segundo, é o tempo que pode ser crucial em algumas tarefas, especialmente as complexas ou desconhecidas. Exemplos óbvios são o de um motorista usando o celular ao mudar de pista na estrada ou quando você tenta ouvir uma apresentação enquanto lê emails no notebook.

Eficiência e produtividade

Eficiência e produtividade

Profissionais da área da psicologia que pesquisam a realização de várias tarefas chegaram à conclusão de que tentar trabalhar em tarefas simultaneamente não é muito eficiente. O tempo e as cargas cognitivas envolvidas são muito grandes. Na verdade, as estimativas sugerem que alternar entre tarefas pode reduzir a produtividade em até 40%. Além disso, os pesquisadores descobriram que os períodos de atenção das pessoas que realizam várias tarefas são menores que os daquelas que fazem uma coisa de cada vez.

Maneiras melhores de trabalhar

Maneiras melhores de trabalhar

Portanto, considerando os possíveis custos de produtividade e eficiência, seria realmente bom pedir aos funcionários que executem várias tarefas? Ou existem maneiras melhores de manter a organização no trabalho?

Você pode descobrir que dar aos funcionários tempo e oportunidade suficientes para concluir uma tarefa antes de passar para a próxima ajudará a cumprir tudo com mais eficiência. Fornecer ferramentas que minimizem a carga cognitiva também pode ajudar. Plataformas como o Workplace do Facebook, que se integra facilmente às outras ferramentas que você usa diariamente, podem ajudar a evitar a distração de mudar de uma plataforma para outra.

O email também pode ser uma grande distração, já que muitas mensagens que os funcionários recebem não são relevantes para o que estão fazendo. Usar os grupos no Workplace pode ajudar a garantir que os funcionários só tenham que lidar com mensagens relacionadas à tarefa em questão.

Por fim, seja você o exemplo. Se os funcionários perceberem que você se dedica integralmente às suas próprias tarefas, eles podem seguir o exemplo.

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