No passado, o email foi visto como a forma mais eficaz de comunicação. Agora, as organizações estão procurando maneiras de reduzir seu uso. Analisamos por que as pessoas estão preferindo se conectar por meio de ferramentas de colaboração em vez do email.

Se a sua caixa de entrada está repleta de emails não lidos, você não está só. O típico trabalhador corporativo passa 4,1 horas verificando emails profissionais todos os dias. Isso é mais de 20 horas por semana e mais de 1.000 horas por ano. Na maioria das vezes, eles nem são relevantes para a tarefa em questão.

Aumento da força de trabalho remota

Com um número crescente de empresas oferecendo trabalho flexível e móvel, está se tornando cada vez mais importante para os empregadores equiparem seus funcionários com as ferramentas certas para quando não estiverem fisicamente presentes no escritório.

O email é uma ferramenta de comunicação boa para ver mensagens no início e no fim do dia. Contudo, não é muito eficaz para colaboração, especialmente para equipes remotas ou quando é preciso tomar decisões rápidas. Ferramentas como mensagens instantâneas e bate-papos de vídeo são ideais para conversas profissionais informais que requerem respostas rápidas.

Menos é mais

Houve um aumento nas plataformas sociais na década passada. As empresas podem se beneficiar das tecnologias sociais para melhorar a interação entre os funcionários.

Um dos motivos é que as redes sociais vão direto ao ponto. Isso evita ter que percorrer longos emails que levam vários parágrafos para chegar ao cerne da questão. Obviamente, há momentos em que apenas um email formal é adequado. Contudo, quando uma resposta longa não é necessária, é útil ter uma plataforma que incentive respostas curtas.

Economize tempo e aumente a produtividade

Dependendo menos do email e usando mais as ferramentas de colaboração, as pessoas podem concluir mais tarefas. Os funcionários podem usar o tempo com mais eficiência e resolver problemas rapidamente.

Por exemplo, em vez de enviar emails para agendar uma ligação, podem usar plataformas como o Workplace Chat para localizar colegas e descobrir se estão disponíveis. E se ainda estiver demorando muito no bate-papo, as pessoas podem converter a conversa em uma ligação de voz ou de vídeo em HD com apenas um clique. Tempo economizado. Decisão tomada. Trabalho feito.

Comunicação em tempo real

Você acha que a equipe de TI está ignorando seus emails? Pode ser porque ela está tentando resolver uma crise em outro lugar. As ferramentas de colaboração podem informar as pessoas sobre quais equipes estão trabalhando em diferentes departamentos. Isso pode evitar que os departamentos sejam inundados de perguntas nos horários de pico. Se você sabe quando outras equipes com as quais trabalha estão ocupadas ou tranquilas, pode reorganizar seu dia de acordo com a disponibilidade delas.

Melhor gerenciamento de projetos

Em vez de enviar por email versões atualizadas dos mesmos projetos para trabalhadores remotos editarem separadamente, você pode reduzir os emails centralizando o gerenciamento de tarefas.

Com o Workplace, por exemplo, é possível integrar ferramentas que você já usa para atribuir tarefas para indivíduos ou para um grupo. Se houver vários usuários, todos poderão trabalhar no mesmo arquivo ao mesmo tempo usando a solução em nuvem que sua organização preferir, como o Quip ou o G Suite.

Retenção de informações importantes

Com o email, é difícil acompanhar a conversa. Quando várias pessoas estão falando, informações importantes podem se perder no meio do ruído. Comentários em tópicos tornam tudo mais fácil de organizar. Os usuários podem participar e ignorar tópicos existentes, além de ramificar para outros assuntos. Eles receberão notificações sempre que tiverem novas mensagens ou respostas a publicações.

O futuro do email

Vemos um aumento nas mensagens instantâneas, em redes sociais e em outras ferramentas colaborativas. Contudo, o uso do email continua crescendo. Na realidade, a empresa de pesquisa em tecnologia Radicati espera que o número de emails enviados por dia passe de mais de 280 bilhões em 2018 para quase 320 bilhões até 2021.

Talvez as previsões da sua obsolescência tenham sido exageradas.

Mas o mundo do trabalho evolui. A geração Y continua ingressando na força de trabalho. As pessoas esperam cada vez mais formas abertas de trabalhar que sejam padrão, para celular e conectadas.

À medida que isso acontece, a influência do email deve diminuir conforme outras ferramentas se tornam mais compatíveis com a força de trabalho moderna.