Sete formas de melhorar sua produtividade no trabalho

A produtividade no local de trabalho era um assunto em destaque mesmo antes dos lockdowns globais. Agora, ela é uma parte fundamental dos negócios. Descubra o que entendemos por produtividade, como a mensuramos e como aumentá-la após a pandemia.

O que é produtividade no trabalho?

De acordo com a OECD, a produtividade é uma "relação entre o volume de produção e o volume de insumos". Mas como é isso na prática? Um insumo é tudo o que envolve a produção de algo, como equipamento, tempo, capital, trabalho ou terra. E produção é qualquer produto que seja feito, como um carro ou a quantidade de milho colhido em um pedaço de terra.

Mas, embora seja relativamente fácil pensar sobre produtividade desse modo na manufatura ou agricultura, não é tão fácil quando você pensa sobre a produtividade no local de trabalho. Isso porque, em um escritório de advocacia, em um prestador de serviços de saúde ou em uma empresa de seguros, por exemplo, os produtos e os insumos são incrivelmente variados. Nem sempre é fácil definir o que eles são ou o que produtividade significa para essas organizações.

O impacto do trabalho remoto na produtividade

Quando a COVID-19 surgiu e as pessoas começaram a trabalhar remotamente em massa, algo interessante aconteceu. A produção aumentou. Quarenta e três por cento (43%) dos executivos e gerentes europeus questionados em uma pesquisa relataram que o trabalho remoto teve um impacto positivo na produtividade, com apenas 29% relatando uma queda. Enquanto isso, embora as horas trabalhadas tenham diminuído e pessoas tenham perdido o emprego, a produtividade nos Estados Unidos teve um salto de 7,3%, o aumento mais significativo desde 2009.

Talvez qualquer aumento devido ao trabalho remoto não deva ser surpreendente. Em teoria, trabalhar em casa deve aumentar a produtividade porque as pessoas passam menos tempo do dia fazendo outras atividades, como se deslocando de um local para o outro. Um estudo realizado em 2012 mostrou um salto de 13% na produtividade quando funcionários de uma agência de viagens chinesa online tiveram permissão para trabalhar em casa quatro dias na semana. Eles atribuem o aumento da sua produção a menos distrações e simplesmente poder passar mais tempo trabalhando.

Os ganhos de produtividade podem explicar parcialmente por que não vemos uma corrida de volta ao trabalho presencial pós-COVID. Por que voltar ao "normal" quando isso torna as pessoas menos produtivas? Embora algumas organizações possam eliminar completamente o trabalho físico e se tornarem totalmente remotas, para a maioria das empresas o trabalho híbrido parece ser o futuro. Espera-se que 48% dos funcionários trabalhem remotamente, ao menos parte do tempo, em comparação com 30% antes da pandemia. E, para muitos de nós, isso significa um retorno gradual e parcial para o local de trabalho.

Mas o que isso representa para a produtividade? Como podemos manter os ganhos que conseguimos durante o trabalho remoto? E como eles se relacionam com outras melhorias que vimos durante esse período? Por exemplo, 90% dos líderes empresariais informam que a cultura melhorou, 84% acreditam que o engajamento dos funcionários aumentou e 83% acham que a experiência dos funcionários foi aprimorada.

Possivelmente vamos querer manter a excelente produtividade no local de trabalho e a melhor experiência dos funcionários. Nesse caso, pode ser útil analisar por que a produtividade aumentou e como esses dois fatores se influenciam. Os trabalhadores remotos têm menos distrações e um equilíbrio melhor entre vida pessoal e profissional. Eles têm mais flexibilidade e mais controle dos ambientes de trabalho. Como as organizações podem replicar essas condições quando as pessoas voltarem para o trabalho presencial? E o que devemos almejar na criação de um local de trabalho ainda melhor?

Ter um bom entendimento sobre o que significa produtividade no local de trabalho e como isso funciona é um bom começo.

Como a produtividade no trabalho é calculada?

As mensurações de produtividade são complicadas porque não existe apenas um produto ou insumo para considerar. Mas o cálculo básico mostra a produtividade como o produto, dividido pelo insumo.

Então, se você tem 3.000 carros feitos por 100 funcionários, o cálculo da produtividade deve ser:

3.000 carros ÷ 100 trabalhadores= 30 carros por trabalhador por dia.

No entanto, se a produtividade no trabalho foca algo quantitativo (como o número de clientes que um assistente de varejo atende em uma loja), o resultado pode não representar um quadro preciso da produtividade. Como foi a experiência do cliente? Ele comprou algo? Ele voltará? Ele recomendará a loja?

Esse é um dos motivos pelos quais existem outras abordagens à mensuração de produtividade. Algumas empresas podem dividir a receita gerada por trabalhador pelo salário deles. Outras podem dar objetivos de desempenho aos funcionários e mensurar a produtividade em relação a eles. Ou podem olhar para a produtividade à luz da experiência do cliente ou paciente e da satisfação com o serviço que recebem.

Segundo Xiofeng Li e David Prescott no relatório sobre como mensurar a produtividade no setor de serviços: "A qualidade no setor de serviços é muito importante porque os clientes costumam avaliar um determinado serviço pela sua qualidade."

Essa ideia dá origem a um cálculo diferente:

Por que a produtividade é importante?

Independentemente da forma como você a mensura, por que economistas e líderes empresariais focam tanto a ideia de produtividade? Há muitas boas razões para isso. Confira algumas.

1. Eficiência

Produtividade não é o mesmo que eficiência. Entretanto, as duas estão tão inextricavelmente ligadas que a produtividade é, por vezes, descrita como uma medida da eficiência da produção.

Em um mundo em que existe um esforço para reduzir o impacto ambiental da atividade humana, as organizações devem usar recursos de maneira eficiente com o mínimo possível de resíduos. Além disso, após a pandemia do coronavírus, estamos retornando para o local de trabalho em um ambiente econômico em constante mudança. Sendo assim, pode haver expectativas de que as pessoas façam mais com menos. Obter o máximo de retorno sobre nosso investimento pode nos ajudar a fazer isso.

2. Padrões de vida

Maior produtividade significa resultados melhores para todos, e não apenas para organizações. Pode levar a salários mais elevados porque as empresas estão obtendo mais lucros. Poderia permitir preços mais baixos com economias de custos repassadas aos consumidores porque as empresas utilizam os recursos de forma mais eficiente. E maior demanda poderá levar a um aumento do emprego e a uma economia mais vibrante e competitiva. De acordo com o relatório da Deloitte, The UK Productivity Puzzle (O quebra-cabeças da produtividade no Reino Unido): "É difícil enfatizar demais a importância da produtividade na promoção de melhorias nos padrões de vida."¹ Por outro lado, quando há uma queda na produtividade, o mesmo acontece com os salários e com empregos decentes.

3. Lucratividade

Maior produtividade representa maior lucro para as empresas. Isso pode ser vantajoso para todos se o sistema conseguir traduzir isso em salários mais altos e oportunidades mais significativas para a equipe. As organizações podem reinvestir o lucro de volta nas empresas, permitindo que elas cresçam e criem mais oportunidades.

4. Bem-estar dos funcionários

A produtividade e o bem-estar são um ciclo virtuoso. Ter muito trabalho a fazer em pouco tempo é estressante e pode fazer com que as pessoas se sintam esgotadas e desengajadas. Mas, se as pessoas forem capacitadas para serem mais produtivas, elas poderão desfrutar de um equilíbrio melhor entre vida pessoal e profissional e ter mais espaço para o desenvolvimento de carreira.

Cuidar do bem-estar dos funcionários pode ser benéfico para os líderes empresariais. As pessoas que se sentem saudáveis ​​e satisfeitas com o trabalho têm maior probabilidade de serem produtivas.

5. Moral mais alto

As pessoas se sentem bem quando sabem que estão usando o tempo delas de forma produtiva. Esse fator de bem-estar pode se espalhar por toda a organização, aumentando o moral, reduzindo o absenteísmo e incentivando colaboração e crescimento.

No entanto, enquanto o moral pode significar maior produtividade, medidas de produtividade que não levam em conta o bem-estar dos funcionários (por exemplo, não dar tempo suficiente para que as pessoas concluam tarefas) podem diminuir o moral, levando a uma produtividade mais baixa.

6. Engajamento dos funcionários

A produtividade tem ligações estreitas com o engajamento dos funcionários. Funcionários desengajados custam bilhões de dados em produtividade perdida. Mas, de acordo com o relatório sobre o estado global do local de trabalho da Gallup, as empresas com locais de trabalho altamente engajados têm 21% mais lucratividade e 17% maior produtividade do que aquelas com baixo engajamento. Elas também apresentam melhor retenção de funcionários, menos absenteísmo, melhor engajamento do cliente, menos acidentes e melhores resultados de saúde. Talvez, isso seja uma evidência da relação entre produtividade e experiência dos funcionários.

7. Satisfação dos clientes

Mas não se trata apenas de funcionários. Usar o tempo de maneira mais produtiva (para responder a perguntas mais rapidamente ou atender as pessoas mais rapidamente, por exemplo) também pode levar a clientes mais satisfeitos. Contudo, a produtividade mensurada de maneira puramente quantitativa não necessariamente levará em conta a satisfação do cliente. Você pode atender clientes rapidamente. Mas isso não garante que o atendimento será bom. Portanto, é importante considerar a qualidade do serviço na mensuração de produtividade.

As três principais causas da baixa produtividade no local de trabalho

Uma pesquisa de 2019 mostra que apenas um em quatro trabalhadores no Reino Unido acredita ser consistentemente produtivo no trabalho. E, sendo a produtividade lenta um fenômeno em muitos países, é razoavelmente seguro supor que esse problema é bastante generalizado. Mas o que exatamente causa a baixa produtividade? Não é surpresa que, com uma questão de tamanha complexidade, não haja uma resposta simples.

1) Absenteísmo e presenteísmo

Um dos principais problemas é o bem-estar do funcionário, ou melhor, a falta dele. Altos níveis de bem-estar terão um impacto positivo na produtividade e vice-versa. A licença por doença têm um efeito considerável na produtividade: algumas estimativas de custo para a perda de produtividade relacionada a doenças chegam a US$ 530 bilhões por ano. Em suma, os funcionários não podem ser produtivos se não estiverem trabalhando ou se uma doença estiver afetando o desempenho deles. Portanto, se quiser melhorar a produtividade, é necessário analisar a taxa de licença por doença na empresa, os motivos para isso (se têm relação com o trabalho) e como abordar essa questão.

Assim como a licença por doença é um sinal de que você tem um problema de produtividade, o oposto (que é o caso do presenteísmo) também indica más notícias. Funcionários que regularmente trabalham mais do que a carga horária oficial sinalizam que sua organização pode ter um problema de produtividade e que as pessoas talvez não estejam trabalhando tanto quanto você pensa.

A síndrome das "jaquetas penduradas nas cadeiras" pode ter várias causas. Pode estar enraizada em uma cultura empresarial que promove o trabalho após o expediente como algo normal, tornando difícil para qualquer pessoa sair na hora certa. Pode ser porque as pessoas estão distraídas demais para realizar suas tarefas durante o horário de trabalho normal ou porque têm um problema com a função designada que não estão compartilhando. Ou pode simplesmente acontecer devido ao que algumas vezes é chamado de Lei de Parkinson, em que "o trabalho se expande para preencher o tempo disponível para sua conclusão".

De qualquer modo, é um problema que as organizações precisam abordar. Trabalhar mais tempo não aumenta a produtividade. Na verdade, pode resultar no oposto. Algumas pessoas veem a redução na carga horária como a resposta ao problema de produtividade. Esse é um dos motivos para pedidos de semanas de quatro dias úteis ou para um expediente de seis horas. Argumenta-se que, se as pessoas têm apenas quatro dias para trabalhar, elas serão objetivas e farão isso sem enrolar. Além disso, haverá três dias de folga para melhorar o bem-estar e o equilíbrio entre vida pessoal e profissional. Tudo isso leva a um aumento na produtividade quando você está no trabalho.

2) Distrações e falta de controle

Portanto, o que está impedindo que as pessoas sejam produtivas durante o expediente normal? Um dos culpados é a distração. Emails demais, reuniões demais, intervalos, barulho e prédios insalubres são citados como os motivos para que as pessoas não terminem suas tarefas.

Muitas dessas distrações foram eliminadas quando muitos trabalhadores começaram a trabalhar em casa durante a pandemia do coronavírus. Portanto, se você estiver planejando o retorno ao trabalho presencial, deve explorar como dar às pessoas o mesmo controle sobre o ambiente profissional que elas têm em casa. Entre outras coisas, analise a temperatura, os níveis de barulho e o mobiliário do escritório. Eles são confortáveis? As pessoas podem ajustá-los de modo a atender às suas necessidades?

Quase inevitavelmente, durante o trabalho remoto, você terá reduzido o número de reuniões presenciais às quais as pessoas eram obrigadas a comparecer. As organizações mudaram para soluções virtuais que ainda desempenharão um papel nas reuniões do futuro. Como as empresas podem aproveitar as mudanças que surgiram devido à COVID para melhorar o foco e a produtividade de reuniões futuras, enquanto ainda evitam a fadiga do retorno a reuniões?

Da mesma forma, muitas organizações terão reduzido a dependência de emails, usando outras ferramentas de comunicação para o bate-papo diário e as comunicações internas. Se essa solução for menos estressante e mais eficaz, só há vantagens em dar continuidade a ela durante o retorno ao trabalho presencial.

3) Comunicação e fluxos de informações ruins

A falta de comunicação pode fazer as pessoas se sentirem isoladas e desmotivadas. Não conseguir encontrar as informações de que você precisa para fazer seu trabalho. Não sentir que pode fazer perguntas. O sentimento de que os gerentes não estão disponíveis para ajudar. Tudo isso pode ter um impacto na produtividade. E também pode prejudicar o moral e causar estresse, reduzindo ainda mais a produtividade.

A comunicação é o destaque do trabalho remoto em massa. As empresas perceberam que pode ser um grande problema conectar uma força de trabalho dispersa.

Mas será que já não era um problema no seu local de trabalho? Agora, à medida que as pessoas retornam ao trabalho presencial, chegou a hora de fazer um balanço. Se você abriu canais de comunicação melhores durante a pandemia (como conversas regulares, definição de metas claras, canais dedicados para diferentes tipos de comunicação), deve considerar mantê-los abertos. Se o fluxo de comunicação e informações era um problema, resolva-o agora antes que ele se torne mais complicado com a combinação de pessoas tanto em regime presencial quanto remoto.

Como melhorar a produtividade no trabalho?

1. Defina metas de produtividade

Estar ocupado não necessariamente significa ser produtivo. Defina tarefas que têm valor em termos de produtividade (não apenas responder a emails) e estabeleça prazos para realizá-las (por exemplo focar a quantidade de ligações que os vendedores devem fazer por dia).

2. Controle tarefas não produtivas

Pense em como impedir que atividades com menor valor de produtividade consumam seu tempo. Considere separar horários específicos para analisar emails e usar ferramentas de comunicação que podem permitir que as pessoas recebam mensagens mais relevantes para elas. Pense bem antes de marcar aquela reunião. Será que ela realmente é necessária? Quais resultados você deseja atingir?

3. Não realize muitas tarefas ao mesmo tempo

Pode até parecer que realizar mais de uma tarefa de uma vez seria superprodutivo. Mas a realidade é que não é possível fazer mais de uma coisa ao mesmo tempo. Quando realizamos muitas tarefas de uma vez, mudamos rapidamente de uma tarefa para outra. Isso significa que temos que parar de nos concentrar e, assim, perdemos um tempo valioso, especialmente quando estamos fazendo algo complexo. Estimativas sugerem que a produtividade pode ser reduzida em 40% ao alternar entre tarefas. Para resolver isso, dê autonomia às pessoas para que elas possam organizar a própria carga de trabalho. Desse modo, elas poderão se concentrar em um trabalho até concluí-lo antes de iniciar outro.

4. Ofereça treinamento

Pesquisas mostram que o treinamento de uma força de trabalho aumenta a produtividade, o que não é surpresa. Funcionários com confiança nas próprias habilidades de realizar um trabalho com eficácia têm chances de serem mais produtivos. Além disso, se souberem o que deveriam fazer, é menos provável que tenham que pedir ajuda ou conselho, o que significa que outros funcionários podem se concentrar mais no trabalho que estão realizando.

5. Dê reconhecimento

Ter reconhecimento por fazer um excelente trabalho aumenta o moral, o engajamento e a produtividade. Também serve como um ótimo exemplo para outros funcionários em relação à cultura de colaboração na sua organização. A produtividade e o desempenho são 14% mais altos em organizações que oferecem reconhecimento, de acordo com a Deloitte. A fonte do crédito é importante: pesquisas mostram que o reconhecimento dos gerentes é mais valorizado, seguido por elogios de um líder que ocupa um cargo mais alto na organização.

6. Delegue, delegue, delegue!

"Se vale a pena fazer um trabalho corretamente, faça você mesmo". Se essa frase dita sua vida profissional, pode significar que você não confia na sua equipe. Também significa que você sofrerá de sobrecarga, aumentando seus níveis de estresse e reduzindo sua produtividade. Os gerentes precisam ter confiança suficiente na equipe para delegar trabalho aos funcionários sem microgerenciá-los. Se isso não parecer possível, procure treinamento para seu pessoal.

7. Use as ferramentas certas

Com as ferramentas e a comunicação certas, as mensagens chegarão no público-alvo da forma pretendida. As pessoas terão acesso a informações rapidamente e a colaboração da equipe fluirá sem complicações, eliminando qualquer falha de produtividade.