O que é comunicação empresarial?

Descubra o que é a comunicação empresarial e como você pode melhorá-la. Confira estas dicas fáceis.

Sua empresa depende do sucesso do compartilhamento de informações. Seus funcionários também. Ainda assim, 66% das empresas não têm um plano de comunicação empresarial interna a longo prazo. Por que esse é um erro tão grave? Quais são os desafios mais comuns de comunicação e como você pode evitá-los?

Comunicação empresarial explicada

A comunicação é importante. Em todas as áreas das nossas vidas, temos uma necessidade fundamental de compartilhar e receber informações. Sem uma comunicação eficaz, não podemos nos fazer ouvir, nos conectar com nossos colegas e, em última análise, alcançar nossas metas. Isso é particularmente válido para o local de trabalho, onde a cooperação determina o sucesso de indivíduos, equipes ou até mesmo de toda uma empresa.

Com "comunicação empresarial", queremos dizer: sua capacidade de se comunicar com todos os membros da sua organização e a capacidade deles de se comunicarem uns com os outros.

É um conceito simples, mas que tem um impacto significativo na saúde da empresa. A comunicação empresarial dá sustentação a quase todos os aspectos das operações cotidianas. Do treinamento de líderes ao da equipe, da colaboração do projeto ao gerenciamento de recursos, há poucas atividades que não dependem do compartilhamento bem-sucedido de informações e ideias.

A importância de ter uma boa comunicação empresarial deveria ser evidente, mas também há um conjunto significativo de pesquisas que aponta para o valor que ela traz. Estudos sugerem que organizações com uma comunicação empresarial eficaz são mais lucrativas e mais produtivas, além de ter um nível maior de retenção de funcionários. Apesar disso, a maioria das empresas deixa a desejar quando se trata de criar estratégias para comunicações internas. Enquanto 70% delas usam planos para apoiar campanhas e iniciativas específicas, apenas um terço (33%) tem um documento que detalha a estratégia a longo prazo para comunicações internas.

Isso é um erro. Para entender melhor, vale a pena explorar por que motivo toda empresa deve se preocupar com a comunicação empresarial.

Por que a a comunicação empresarial é importante? Cinco pontos principais

A comunicação empresarial ajuda os trabalhadores a se conectarem

Na metade do século XX, o psicólogo Abraham Maslow publicou um artigo acadêmico chamado A Theory of Human Motivation (Uma teoria sobre a motivação humana). Nele, o autor revelou sua agora famosa hierarquia de necessidades. Essa hierarquia é um diagrama em forma de pirâmide que organiza os requisitos humanos em uma progressão ascendente das necessidades básicas. Essas necessidades são aquelas de que precisamos para sobreviver, incluindo nossas necessidades psicológicas, e aquelas que alimentam nosso senso de realização.

Segundo a hierarquia de Maslow, quando satisfazemos nossas necessidades fisiológicas (comida, água, aquecimento e descanso), e estamos em uma posição de segurança e proteção, um sentimento de pertencimento é o que mais valorizamos. O desejo de se conectar com nossos colegas é um elemento essencial do nosso bem-estar diário.

E isso não é apenas uma teoria: pesquisas mais recentes encontraram evidências físicas que provam que Maslov estava certo. Imagens da atividade do cérebro humano mostram que sempre que não estamos ocupados ativamente com uma tarefa, nosso cérebro costuma pensar em outras pessoas e no que está passando pelas cabeças delas: os pensamentos, as emoções e os objetivos dessas pessoas.

Uma forte comunicação empresarial deixa os funcionários mais felizes

Em resumo, os seres humanos foram programados para a conexão social. Nem é preciso dizer que a comunicação é a força vital dessa conexão. A base dos nossos relacionamentos interpessoais é troca de informações. Em uma escala maior, o compartilhamento de objetivos e valores é o que nos faz sentir parte de coisas que são maiores do que nós. Isso é válido tanto para nossa vida profissional quanto para nossos projetos pessoais.

O que tudo isso significa para os líderes de empresas? Seus funcionários devem conseguir se comunicar. Se eles não conseguirem por algum motivo, seja por não terem a ferramenta ou fórum certo ou por não se sentirem capacitados para falar, as necessidades básicas deles não estão sendo atendidas. Provavelmente estão infelizes e isso é algo com que você deve se preocupar. Não apenas por uma questão de decência humana, mas também porque funcionários infelizes são menos produtivos e têm mais chances de pedir demissão.

Por outro lado, o oposto também é verdadeiro: um local de trabalho com uma comunicação empresarial forte tem mais chances de deixar os funcionários felizes, o que resulta em aumento da produtividade.

Resumindo: um investimento em tecnologia é um investimento nos seus funcionários.

Funcionários engajados são os melhores funcionários

Conforme estabelecemos, fornecer bons canais de comunicação e a cultura para apoiá-los é fundamental para o bem-estar da sua força de trabalho. Mas, se isso não for um incentivo forte o suficiente para você, considere o seguinte: com a comunicação feita do jeito certo, seus funcionários ficarão mais engajados com o trabalho e com a empresa como um todo.

A pesquisa mostrou repetidamente que funcionários engajados também são melhores para os resultados da empresa.

O relatório Q¹² Meta Analysis da Gallup é uma das diversas publicações que apoiam essa ideia. "Esse estudo confirma o que a Gallup viu com as meta-análises anteriores", disse o instituto de pesquisa. "O engajamento dos funcionários afeta de forma consistente os principais resultados de desempenho, independentemente da empresa ou do setor da organização."

Uma pesquisa do MIT também descobriu que os funcionários mais engajados se mantêm informados sobre a empresa e têm uma comunicação mais direta com os gerentes deles. Porém, na maioria das empresas, apenas uma pequena parte da força de trabalho está totalmente engajada. De todos os funcionários, 50% deles não têm certeza sobre a direção da empresa, enquanto 84% dizem que não recebem informações suficientes dos líderes.

A perspectiva de envolver totalmente toda a sua força de trabalho pode parecer assustadora ou irreal, mas, como veremos, as novas tecnologias podem fornecer uma ajuda significativa. Essa é uma meta que vale a pena buscar alcançar. Quando seus funcionários têm informações sobre a missão da empresa e você permite que participem de conversas em toda a organização, eles passam a se interessar pessoalmente pela empresa.

Esse senso de propriedade coletiva de toda a força de trabalho é algo que toda empresa pode alcançar. Porém, requer uma forte cultura de comunicação interna, contando com o suporte das ferramentas e dos canais certos. Embora possa levar tempo e dinheiro para estabelecer essa cultura, as oportunidades que ela traz são uma forte motivação para o investimento.

Da mesma forma, podem surgir problemas se você negligenciar essa área da sua empresa.

Não deixe sua organização sofrer com má comunicação

Como a boa comunicação é a base de tantos aspectos dos negócios modernos, os problemas podem crescer como uma bola de neve na falta dela. Se um funcionário tem um problema que o impede de compartilhar ou receber as informações de que precisa, a ruptura se espalha muito além desse único funcionário. Ela afeta todos que dependem desse indivíduo e, por sua vez, possivelmente todas as pessoas que dependem deles.

Em resumo, quando sua força de trabalho não consegue se comunicar adequadamente, a empresa deixa de funcionar como deveria. Isso pode resultar em erros caros. Uma pesquisa recente com 400 empresas concluiu que os problemas de comunicação custaram bilhões a elas em um único ano.

Embora vários fatores possam contribuir para problemas de comunicação, uma das causas mais comuns é a falta de investimento nas ferramentas e nos canais certos. Mais de um terço dos trabalhadores em todo o mundo acreditam que tecnologias e processos desatualizados estão tornando o trabalho deles mais difícil do que deveriam. A probabilidade de os funcionários da linha de frente terem essa opinião é ainda maior. Isso não é surpreendente quando se considera que a maior parte da comunicação da linha de frente ainda depende de lápis e papel.

Por mais tentador que seja "fazer o possível" com a tecnologia desatualizada, o custo da ineficiência supera em muito a economia a curto prazo. Poucas empresas considerariam usar canais antigos para as comunicações externas, como utilizar apenas anúncios de rádio e folhetos de papel nas estratégias de marketing. Essa é uma área em que é essencial se manter atualizado e explorar as plataformas mais recentes disponíveis. Por que suas comunicações internas deveriam ser diferentes?

Mesmo que você não acompanhe a tecnologia de comunicação mais recente, os membros mais jovens da sua força de trabalho certamente acompanharão.

As pessoas da geração Z esperam que a comunicação empresarial seja importante para as empresas

A maioria das estimativas diz que atualmente as pessoas da Geração Z representam de um quarto a um terço da força de trabalho global. Independentemente do número exato, é claro que esse jovem grupo demográfico fará parte de uma proporção crescente do seu quadro de funcionários na próxima década. Se você deseja atrair os melhores talentos dessa geração, precisa atender às expectativas deles e oferecer um local de trabalho moderno.

A mais óbvia dessas expectativas é a demanda pelas plataformas e ferramentas mais recentes. O vínculo entre tecnologia e geração Z é tão citado que é quase um clichê, mas a pesquisa certamente fundamenta esse vínculo.

Uma pesquisa global recente descobriu que 80% dos entrevistados da geração Z querem trabalhar com tecnologias de ponta. A mesma porcentagem acredita que a tecnologia contribuirá para um local de trabalho mais justo. No entanto, outras pessoas, além da geração Z, compartilham essa opinião. As pessoas da geração Y têm a mesma probabilidade de ver isso como um fator-chave na escolha de um emprego. Isso enfatiza ainda mais a importância de investir nessa área.

Porém, embora os funcionários mais jovens certamente esperem que o local de trabalho tenha a mesma tecnologia que usam nas vidas pessoais deles (ou uma melhor), isso conta apenas parte da história. Isso se deve ao fato de a geração Z também ser definida pela ênfase que dá aos valores humanos.

Por mais que eles amem tecnologia, a grande maioria dos trabalhadores da geração Z se preocupa profundamente com o "elemento humano" nos empregos deles. Querem trabalhar com colegas que os desafiem e motivem, que estejam abertos à colaboração e ao pensamento coletivo e disponíveis quando precisarem pedir ajuda. Na verdade, "liderança solidária" e "relacionamentos positivos no trabalho" são as duas características mais desejadas em um possível novo emprego.

Os líderes de empresas devem ter uma abordagem holística com relação à comunicação. Adotar as ferramentas certas é uma parte importante do processo. Mas você deve dar suporte a ele com uma estratégia que crie a cultura certa, onde as pessoas são incentivadas a falar e a ouvir.

Agora, você compreende por que é essencial ter um plano a longo prazo para a comunicação empresarial e por que 67% das empresas que não têm um estão correndo um risco sério. Talvez a melhor maneira de começar seja analisando as sete maneiras mais comuns de comunicação dentro da empresa.

Cinco tipos comuns de comunicação empresarial

Há sete tipos distintos de comunicação empresarial. As principais diferenças entre elas são o tipo de informações que as pessoas estão compartilhando, o momento em que são compartilhadas e a direção que as informações seguem à medida que se movem pela empresa.

Como você verá, há um certo grau de sobreposição entre as maneiras, mas, por enquanto, é útil discuti-las como entidades separadas. Começaremos explorando as diferentes direções em que as informações podem ser comunicadas.

Comunicação empresarial vertical descendente

A comunicação empresarial vertical descendente é tradicionalmente associada à liderança. Essa é uma característica encontrada nas hierarquias sociais, isto é, situações em que há um grupo de pessoas com uma pessoa (ou várias) no comando.

Quando os líderes desejam se comunicar com o restante da equipe, do departamento ou talvez até com toda a empresa, as informações são transmitidas pela cadeia de gestão até que, em tese, cheguem a todos.

A força da comunicação vertical descendente é que ela permite que os líderes controlem rigidamente a propagação de informações, porque eles podem personalizar os detalhes para o público em cada estágio. Por exemplo, quando um CEO deseja implementar uma mudança de política, os fatos básicos permanecem os mesmos à medida que as notícias se propagam pela empresa. No entanto, a cada etapa, novas informações ou instruções mais detalhadas podem ser adicionadas para ajudar os funcionários a implementar a política.

É claro, essa estrutura também traz riscos. A corrente é tão forte quanto seu elo mais fraco: se uma pessoa não consegue transmitir informações com precisão, seu erro é transmitido a todos os outros. Até alguém identificar o erro, as informações erradas já foram disseminadas.

Para as empresas, a comunicação vertical descendente é essencial. Com ela, os líderes podem compartilhar a visão deles para a empresa, estabelecer pautas e direcionar o comportamento da força de trabalho. Mas ela também usa como base uma suposição questionável: o CEO é o mestre onisciente do reino dele, e geralmente era um reino cheio de "eles". No fundo, a comunicação empresarial vertical descendente vem da ideia de que os líderes falam enquanto os outros ouvem.

Atualmente, percebemos uma mudança nas atitudes. Estamos começando a entender que os líderes estão ouvindo. Isso significa que os executivos seniores devem prestar atenção às informações que fluem de outra forma na organização.

Comunicação empresarial vertical ascendente

Ela é o oposto da comunicação vertical descendente. Aqui, as informações começam nos degraus mais baixos da escada empresarial e sobem. Os líderes estão no final da fila para recebê-las.

Mais uma vez, o sucesso da comunicação empresarial vertical ascendente é determinado pela confiabilidade das pessoas em cada etapa da cadeia. Como discutiremos abaixo, há dois problemas aqui. Em primeiro lugar, a maioria dos líderes de empresas não acredita que precisa ouvir os funcionários de linha de frente. Por isso, eles não promovem uma cultura que incentiva as pessoas a falar. Mesmo que o façam, os funcionários normalmente não têm as ferramentas que facilitam a transmissão de informações para cima na cadeia de comando.

Apesar desses obstáculos, a comunicação vertical ascendente pode e deve desempenhar uma função essencial na sua empresa. Todos na sua empresa têm uma perspectiva diferente. A criação de linhas abertas de comunicação com sua equipe de linha de frente fornecerá informações valiosas sobre tudo, desde o que seus clientes estão pensando até a eficiência dos processos de fabricação.

E, como já discutimos, quando você dá voz a seus funcionários, isso faz com que eles se sintam conectados à empresa como um todo, o que é bom para eles e para os resultados da empresa.

Comunicação empresarial horizontal

Também conhecida como comunicação lateral, é a maneira mais comum de troca de informações. A comunicação empresarial horizontal ocorre entre pessoas no mesmo nível: é o que acontece quando os membros da equipe conversam sobre um projeto em que estão trabalhando ou quando os gerentes de loja compartilham boas práticas.

A comunicação empresarial horizontal pode ser feita em quase qualquer meio que você possa imaginar. Os fatores importantes aqui são que seus funcionários podem acessar os canais que melhor atendem às necessidades de trabalho deles e, então, adotá-los universalmente.

Resumindo, a adoção é importante. Por isso, embora várias plataformas tenham suporte à comunicação horizontal, é importante garantir que você não esteja usando muitas delas. Menos canais significam menos integração, o que, por sua vez, facilita a busca por aceitação de toda a empresa. Afinal, não faz sentido treinar um único departamento em uma ferramenta avançada se ninguém mais na empresa souber usá-la.

Comunicação empresarial síncrona e assíncrona

Os tipos de comunicação vertical ascendente, vertical descendente e horizontal descrevem em que direção as informações fluem pela organização. As outras quatro maneiras de comunicação estão todas relacionadas à velocidade e ao momento.

Como os próprios nomes sugerem, a comunicação empresarial síncrona e a assíncrona estão em oposição direta uma à outra. Na comunicação síncrona, as informações são compartilhadas com rapidez, ou pelo menos algo próximo a isso: uma pessoa diz algo e o destinatário responde assim que processa o que leu ou ouviu.

A fala é a maneira mais óbvia de comunicação síncrona, mas as ferramentas de mensagens instantâneas também se enquadram nesta categoria. Quando você envia uma mensagem para uma pessoa em um app de bate-papo, normalmente espera obter uma resposta muito rápida. Se o destinatário demorar muito para responder, você sentirá frustração e provavelmente tentará outro meio de contatá-lo ou falará com outra pessoa.

Com os canais de comunicação assíncrona, entende-se que haverá uma lacuna entre a mensagem inicial e qualquer resposta. Cartas enviadas pelo correio são o meio clássico de comunicação assíncrona, mas emails e quadros de mensagens são os exemplos mais relevantes no local de trabalho atual.

O importante a saber sobre canais síncronos e assíncronos é que sua empresa precisa dos dois. Com a comunicação síncrona, você pode compartilhar informações rapidamente. Já a comunicação assíncrona garante que as informações estejam disponíveis quando o destinatário precisar delas.

Se você tentar usar ferramentas assíncronas para comunicação síncrona ou vice-versa, problemas surgirão. Vamos explorar isso com mais detalhes na próxima seção deste artigo.

Comunicação empresarial estática e dinâmica

A comunicação estática descreve quaisquer informações elaboradas para permanecerem consistentes ao longo do tempo. A comunicação empresarial dinâmica descreve as informações que as pessoas atualizam continuamente.

A melhor forma de entender a comunicação estática, às vezes chamada de comunicação "fria", é que ela é permanente. Alguns exemplos são manuais de funcionários, políticas de RH, conselhos sobre trabalho em casa ou páginas de suporte técnico. Tudo isso tende a estar associado à intranet de uma empresa: provavelmente esses materiais não serão pesquisados todos os dias, mas espera-se que estejam disponíveis nas raras ocasiões em que os funcionários precisarem deles.

Em contraste, a comunicação dinâmica, às vezes chamada de comunicação "quente", são informações que os destinatários podem alterar ou atualizar. O objetivo da comunicação dinâmica é que vários indivíduos alterem as informações juntos, coletivamente. As ferramentas digitais de colaboração tornaram a comunicação dinâmica um elemento central do local de trabalho moderno, permitindo que equipes inteiras trabalhem nos mesmos documentos ao mesmo tempo.

A comunicação estática grava um registro e fornece um ponto de referência. A comunicação dinâmica tem tudo a ver com colaboração.

Cada uma dessas maneiras de comunicação empresarial tem uma função diferente a desempenhar. Seus funcionários precisarão usá-las com eficiência para que sua empresa prospere.

A seguir, analisaremos alguns dos problemas de comunicação mais comuns que tendem a surgir, junto com as soluções deles.

Os desafios mais comuns da comunicação empresarial

As comunicações síncronas não funcionam bem em escala

Imagine uma situação em que você está com cinco amigos e todos participam da mesma conversa. Simples e direto, certo? Mas, se outras oito pessoas aparecessem, seria significativamente mais complicado para todos se fazerem ouvir.

Agora, imagine a mesma cena, mas com 50 pessoas tentando participar da mesma conversa. Caos total.

Essa é a principal crítica aos canais de comunicação empresarial síncronos. Apps de bate-papo, chamadas em conferência e reuniões presenciais foram todos criados para trocas rápidas de informações, em que cada participante pode expressar as opiniões dele. Quanto mais pessoas participarem, mais ruído haverá, até que, finalmente, o canal se torne inutilizável para todos.

A solução:

O importante aqui é controlar a situação e limitar o excesso de ruído. A maneira mais óbvia de fazer isso é dividir um grupo grande em vários menores. Mas, se todos tiverem que estar envolvidos na mesma conversa, estabeleça regras para determinar quem pode falar e quando. Por exemplo, nomeie alguns participantes como porta-vozes dos colegas e peça a uma pessoa para atuar como mediador da conversa. Se você deseja que o público mais amplo permaneça diretamente envolvido, o mediador pode coordenar uma sessão de perguntas e respostas.

Uma alternativa é considerar um canal totalmente diferente. Algumas plataformas de trabalho colaborativo facilitam a comunicação síncrona em grande escala, permitindo que um CEO trabalhe com toda a força de trabalho fazendo um streaming de vídeo, por exemplo. Mas, se você está tentando forçar 50 vozes na mesma conversa ao vivo, provavelmente é um sinal de que a conversa não deveria sequer ser ao vivo. Considere usar um método de comunicação assíncrono.

A conclusão é que sua organização precisa da combinação certa de canais e diretrizes claras sobre como e quando as pessoas devem usá-los. Usando esses dois elementos, as limitações da comunicação síncrona nunca serão um problema.

É difícil estabelecer uma boa comunicação empresarial vertical ascendente

Como mencionamos anteriormente, a ideia de que as empresas devem adotar a comunicação vertical ascendente é uma descoberta bastante recente. Isso significa que a maioria das empresas não está preparada para fazer isso de maneira eficaz: elas não têm os canais certos, os líderes não acreditam nisso e os funcionários não têm convicção para falar.

Para as empresas que tentam promover ativamente a comunicação vertical ascendente, há menos boas práticas estabelecidas a seguir.

Se um CEO quiser se tornar mais acessível para os funcionários, como deve fazer isso? Ele compartilha o próprio endereço de email e corre o risco de receber uma enxurrada de mensagens que não consegue responder? Talvez deva apenas encorajar os funcionários a falar com os gerentes imediatos que, por sua vez, podem transmitir o feedback desses funcionários. Ou isso apenas reforça a sensação de distância e vai contra o ideal de "tornar-se acessível"?

A solução:

A primeira coisa que você precisa é de um canal adequado, porque nem todos eles podem lidar com a comunicação empresarial ascendente. Você precisa de um canal que permita que os líderes façam declarações públicas de uma forma que incentive comentários e feedback.

As redes sociais corporativas são uma boa opção porque dão suporte a esse tipo de engajamento em massa visível por padrão. Em contraste, o email é uma opção particularmente ruim, como mostrado no exemplo anterior. Mesmo que nosso hipotético CEO oferecesse o endereço de email dele e depois dedicasse tempo para responder à enxurrada de mensagens recebidas, as respostas seriam quase invisíveis para o restante da força de trabalho. E um dos principais pontos da comunicação vertical ascendente é que os líderes mostrem que estão ouvindo os funcionários.

Independentemente da escolha dos canais, o importante é dar o suporte adequado a eles. Assim que estiverem funcionando, é vital tornar promotores as primeiras pessoas a usar o novo sistema. Elas dão o exemplo a ser seguido por outras pessoas. Por isso, faz sentido destacar o que estão fazendo.

Como líder da empresa, você tem uma função ainda mais significativa a desempenhar quando se trata de modelar comportamento. Os funcionários seniores devem dar o tom, interagindo e respondendo às publicações e perguntas dos demais funcionários. Para o CEO, isso pode significar curtir ou fazer algum comentário, mas os líderes de equipe devem ser mais ativos à medida que fazem a presença deles ser sentida. Isso incentiva as pessoas a compartilharem os pontos de vista delas e participarem de conversas em toda a empresa.

Acima de tudo, ouça o feedback quando ele chegar. Dê atenção a ele com algum tipo de resposta visível para que os funcionários possam ver que você se envolve com o que eles têm a dizer. Sem isso, os funcionários duvidarão da sua sinceridade e você não conseguirá criar uma cultura de comunicação vertical ascendente.

As pessoas preferem usar as ferramentas que conhecem

Esse desafio tem vários aspectos. O primeiro é algo sobre o qual já falamos: as expectativas dos funcionários.

Se a tecnologia não for boa o suficiente, você terá dificuldade em atrair os melhores talentos. Isso significa que está perdendo uma vantagem competitiva. Por outro lado, se a tecnologia for ruim a ponto de ser quase inutilizável, os funcionários atuais podem descartá-la e passar a usar os apps voltados para o consumidor. Isso, como discutimos, é uma grande dor de cabeça para a segurança.

Outro problema universal é que os humanos são resistentes à mudança por natureza. Por preferirem o que é familiar, os humanos podem relutar em adotar novas ferramentas e canais, mesmo que os antigos tenham falhas significativas. Isso é um tanto compreensível: leva tempo e esforço para aprender novos processos. Além disso, a maioria das pessoas prefere se manter despercebida para que possam dar continuidade ao trabalho e ao resto das vidas delas.

Se não for abordado, isso pode levar a situações em que indivíduos ou até equipes inteiras passem a preferir métodos de comunicação diferentes. Isso pode parecer improvável se a maioria dos funcionários trabalhar no mesmo prédio. Mas, se sua empresa opera em dezenas de locais em vários países, é fácil entender como hábitos e procedimentos localizados podem começar a ganhar força.

Se várias áreas da sua organização estão usando canais diferentes, é muito mais difícil se comunicarem corretamente. Isso também prejudica seus esforços de criar uma abordagem unificada para a comunicação empresarial.

Ajude os funcionários a adotar novas ferramentas

Já destacamos o valor dos investimentos em tecnologia atualizada. Mas, à medida que você introduz novas plataformas, é importante dar suporte a elas com um plano de implementação forte.

A solução:

Ajude seus funcionários a entender para que serve a nova tecnologia, o que ela substituiu e por que você decidiu fazer essa mudança. Depois, forneça o treinamento adequado de como usar as novas ferramentas, sabendo que isso pode levar tempo. Se você estiver seguindo uma abordagem em fases, confira se todos têm total visibilidade de onde e quando os colegas estão fazendo a mudança e quais procedimentos eles devem seguir durante o período de transição.

Isso cobre metade do desafio. Mas e quanto à resistência das pessoas à mudança? Adotando plataformas para as quais é fácil de mudar, é possível tornar a vida consideravelmente mais simples para você e seus funcionários. Não adianta pagar por uma ferramenta fantástica que resolverá todos os problemas teóricos se for necessário um diploma em Ciência da Computação para ligá-la. As pessoas não se importam o suficiente para aprender algo tão complexo. Por isso, procure algo à prova de falhas.

E, embora deveria ser desnecessário dizer, você deve verificar se a tecnologia que está introduzindo atende às necessidades do funcionário. A acessibilidade é uma delas. Isso dá o incentivo para que as pessoas adotem a mudança que você está sugerindo. Se oferecer às pessoas uma solução fácil e ajudá-las a ver os benefícios, elas serão mais rápidas em adotar a nova ferramenta e terão mais chances de continuar a usá-la.

Por todos os motivos que descrevemos, é importante incluir os departamentos de RH e Comunicação no processo de tomada de decisão. Não limite a escolha de tecnologia apenas ao departamento de TI, porque eles podem não estar tão preocupados com as necessidades reais dos funcionários.

Um pensamento final: à medida que você introduz novas plataformas, não tenha medo de desativar as antigas. Consolidação é o nome do jogo. Por isso, em vez de procurar os melhores apps únicos da classe, encontre ferramentas acessíveis que os funcionários possam usar para várias tarefas. Com o aumento da eficiência, você terá um melhor retorno sobre o investimento e também significará menos programas para seus funcionários aprenderem e monitorarem.

Os funcionários usam as ferramentas certas para as tarefas erradas

Às vezes, a preferência individual pode resultar em dependência excessiva de um meio ou método específico. Por sua vez, isso pode levar a outra dor de cabeça comum: funcionários tentando usar canais para a maneira errada de comunicação.

Imagine tentar usar um meio assíncrono para comunicação síncrona, como realizar uma conversa "ao vivo" por meio do envio de dezenas de emails em um curto período. Embora seja certamente possível comunicar dessa forma, é extremamente ineficiente em comparação com a mesma troca por mensagens instantâneas. O resultado é uma quantidade considerável de ruído nas caixas de entrada de todos os envolvidos.

Também pode acontecer o contrário, com pessoas usando canais síncronos para mensagens assíncronas. Esse é um problema comum com ferramentas de mensagens instantâneas com base em equipe, criadas principalmente para uma única conversa "ao vivo" por canal. Se uma pessoa compartilhar uma mensagem para discussão futura, essa mensagem sairá da visualização se outras conversas forem iniciadas nesse meio tempo.

Algumas ferramentas resolvem esse problema com uma função que permite aos usuários "fixar" publicações importantes para recuperação rápida. Mas, ainda assim, é fácil para as pessoas que não estavam presentes no momento da publicação original ignorarem as mensagens e perderem informações essenciais.

Há riscos óbvios se as organizações mantiverem informações estáticas em um formato de comunicação dinâmica. Sempre que as pessoas usam um canal para uma maneira de comunicação para o qual ele não foi projetado, os problemas surgem rapidamente.

A solução:

Mais uma vez, a resposta envolve processos transparentes em funcionamento, apoiados pela cultura certa. Quanto mais você se esforça para criar diretrizes claras e abrangentes para toda a sua força de trabalho, menor é a probabilidade de se deparar com esse desafio. Com isso em mente, o potencial desse problema deve ser um dos fatores que persuadem você a conduzir uma auditoria completa da sua comunicação empresarial (veja abaixo).

Quatro dicas para melhorar a comunicação empresarial

Faça uma auditoria dos seus canais atuais de comunicação empresarial

Se você deseja realmente melhorar sua comunicação empresarial, precisa ter uma compreensão clara das suas práticas atuais.

Faça uma auditoria dos canais em toda a empresa e colete uma ampla variedade de informações na organização inteira. O que está funcionando bem? Quais são os problemas mais comuns? Quais plataformas seus funcionários mais gostariam de usar, se pudessem escolher? As respostas a essas perguntas dirão se você precisa de novas ferramentas ou melhor treinamento.

A comunicação empresarial é um investimento de longo prazo

As atualizações de hardware e software podem ser uma despesa significativa, principalmente quando você precisa aplicá-las a todos os funcionários da força de trabalho. Mas, como este artigo deveria ter deixado claro, os benefícios de uma forte comunicação empresarial superam os custos. Você correrá riscos que sua empresa não pode arcar se pular etapas ou optar pelo mais barato.

O importante é investir nas soluções certas para sua organização. Por isso, é bom começar com uma auditoria detalhada.

Dê voz a todos

Os líderes que entendem o valor real da comunicação procuram maneiras de incluir sua força de trabalho na conversa. Eles defendem as perspectivas de toda a organização e fazem tudo o que podem para incentivar as pessoas a falarem. Como parte disso, eles criam uma cultura em que os funcionários podem expressar opiniões divergentes, sabendo que a alta administração ouvirá e responderá ativamente.

Tudo isso requer uma boa variedade de canais avançados que atendam às suas necessidades em todas as sete maneiras de comunicação. Mas as plataformas de comunicação só têm valor se você treinar os funcionários para usar todo o potencial delas e se eles entenderem como essas ferramentas contribuem para a empresa: a missão, os valores e a cultura interna dela.

Compartilhe o roteiro de comunicação empresarial

É necessário um compromisso sério para criar a cultura de comunicação que sua empresa e seus funcionários merecem. Uma vez estabelecida, ela requer cuidado e atenção consistentes para mantê-la.

Para fazer isso acontecer, é necessário um esforço coletivo de todos na organização. Reserve um tempo para entender a mudança necessária. Desenvolva uma visão clara do que você deseja alcançar e compartilhe essa visão com seus funcionários. Dê a eles uma voz, ouça as sugestões deles e refine o plano. Se você fizer isso, a meta é totalmente alcançável.

Apenas um terço das empresas tem uma estratégia em longo prazo de comunicação empresarial. Seja uma delas.

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