Pesquisar a resposta para um problema: como o compartilhamento de conhecimento aumenta a eficiência
Exploramos como boas práticas de compartilhamento de conhecimento podem melhorar sua pesquisa de documentos, tornar você mais eficiente e ajudar a encontrar as informações de que precisa.
“Se ao menos a HP soubesse o que ela sabe, seríamos três vezes mais produtivos”, disse Lew Platt, CEO da Hewlett Packard, em uma declaração que ficou famosa. Ele falava da gestão do conhecimento: a forma como as empresas se organizam e acessam o conhecimento de toda a organização. Organizações de todos os tamanhos contêm quantidades enormes de informações sobre processos, projetos e a estrutura da empresa. Muitas vezes, esse é o tipo de informação que pode ajudar a facilitar tarefas complicadas. A dificuldade pode estar em encontrar e depois usar esse conhecimento.
Obstáculos para o compartilhamento de conhecimento
Vários fatores podem impedir o compartilhamento de informações em uma organização.
Rotatividade da equipe. Se você não criar um processo para capturar o conhecimento detido pelos indivíduos, eles o levarão quando saírem da empresa.
As pessoas que ocultam conhecimento deixam as outras relutantes em compartilhar com elas
Acúmulo de conhecimento. Isso acontece quando as pessoas, por qualquer motivo, ficam relutantes em compartilhar seus conhecimentos com as outras. Elas podem fazer isso para proteger os próprios cargos. Isso também pode acontecer porque não há uma cultura de compartilhamento de conhecimento na organização. De qualquer forma, o resultado é um ciclo vicioso. As pessoas que ocultam conhecimento deixam as outras relutantes em compartilhar com elas.
Má organização. Provavelmente há grandes quantidades de informações úteis nos seus sistemas online e offline. Mas cuidado com a pesquisa de documentos infrutífera. Se você não a organizar de uma forma que permita às pessoas encontrar rapidamente o que precisam, terá mais tarefas duplicadas e menos produtividade.
Ferramentas desatualizadas. As ferramentas de compartilhamento de conhecimento que você usava alguns anos atrás podem não dar conta da tarefa hoje. Os funcionários mais jovens esperam que a comunicação imediata que experimentam na vida pessoal esteja disponível no local de trabalho.
Entre as pessoas da geração Y, 93% citam a tecnologia atualizada como um dos aspectos mais importantes de um local de trabalho moderno. Portanto, se você não tiver uma tecnologia que facilite a participação delas no compartilhamento de conhecimento, elas poderão não fazer isso.
Falta de cultura de compartilhamento de conhecimento. Sua organização estimula uma cultura de abertura? Se as pessoas não tiverem as ferramentas certas ou não sentirem que o compartilhamento faz parte do trabalho delas, é mais provável que resistam a pressionar o botão "compartilhar".
Como ajudar no compartilhamento de conhecimento
Dê às pessoas várias oportunidades de compartilhar. O compartilhamento não deve ser feito apenas uma vez por ano em um dia específico. Estimule as pessoas a conversar e colaborar umas com as outras, seja pessoalmente tomando um café ou usando outras ferramentas de comunicação ou colaboração.
As ferramentas de compartilhamento de conhecimento que você usava alguns anos atrás podem não dar conta da tarefa hoje
O uso do Workplace Chat, por exemplo, possibilita o compartilhamento de conhecimento em tempo real. As pessoas podem compartilhar links para documentos relevantes usando integrações com parceiros como o Sharepoint ou o Quip. Elas podem fazer uma rápida reunião para "mostrar e contar" durante uma ligação de vídeo ou voz em HD.
Ou podem usar grupos de projetos secretos ou privados como um repositório central de diferentes tópicos e processos. Eles podem se tornar o local para compartilhamento de conhecimentos e podem substituir as demoradas pesquisas de documentos sem êxito.
Torne as informações acessíveis. Salve seus documentos de uma forma lógica e deixe-os disponíveis para as pessoas que precisam deles.
Divulgue o conhecimento de processos e ferramentas. Uma pesquisa eficiente economiza tempo. As pessoas serão capazes de fazer isso, desde que você organize seus sistemas de uma forma eficiente e que as pessoas saibam onde eles estão e como funcionam. Organize um treinamento, se necessário.
Simplifique. O uso das ferramentas de colaboração certas pode ajudar. Plataformas como o Workplace simplificam a pesquisa de documentos e se integram a outros softwares que permitem um compartilhamento de conhecimento prático e atualizado.
Utilize também ferramentas familiares e fáceis de usar para que suas equipes possam entrar e começar a compartilhar conhecimento imediatamente.
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