Política de trabalho remoto: importância, diretrizes e boas práticas

Os líderes empresariais estão percebendo que o trabalho remoto pode funcionar em grande escala. Veja o que você precisa saber sobre como criar e implementar uma política robusta de trabalho remoto.

Milhões de pessoas em todo o mundo estão trabalhando em casa desde o início da pandemia da COVID-19. E o consenso é que o trabalho remoto chegou para ficar até muito depois que esse momento passar.

Há vários motivos para isso. As pessoas querem a flexibilidade do trabalho remoto e isso pode aumentar a produtividade. Um estudo mostra que trabalhadores dos Estados Unidos trabalharam 1,4 dia a mais por mês do que os colegas no escritório, beneficiando assim os resultados financeiros.

Mas como aproveitar esse sucesso e desfrutar dos benefícios que a flexibilidade traz? Uma política de trabalho remoto que contém as informações certas será fundamental.

A importância da Política de Trabalho Remoto

Todos na sua equipe conhecem as regras, correto? Portanto, não é preciso ter uma política formal se decidir que as pessoas podem trabalhar em casa ou em qualquer outro lugar que não o escritório.

Errado. O trabalho remoto é muito diferente de ter todos juntos em um só local. Não ter uma orientação clara sobre quem faz o que, onde e quando pode gerar confusão e sentimentos de injustiça, que podem levar a uma desconexão. Mas esse é um risco que as empresas estão assumindo: mais da metade delas (57%) está operando sem uma política de trabalho remoto.

"As políticas de trabalho remoto são obrigatórias agora. Acredito que isso foi colocado em foco com o que está acontecendo com a COVID-19, especialmente porque ficou provado que muitos trabalhos podem ser realizados remotamente", afirma Jason Hicklin, chefe global de marketing de conteúdo da NGA Human Resources.

"Caso você tenha uma política que declare que todos podem trabalhar em casa, contanto que o trabalho possa ser feito remotamente, então é algo simples. Caso contrário, sem uma política, pode haver desentendimentos, pois haverá uma regra para uma pessoa e outra regra para outro indivíduo."

É uma questão de ditar a lei. "Uma boa política de trabalho remoto não precisa necessariamente estabelecer regras e o que a empresa espera dos funcionários. Em vez disso, ela deve dar autonomia e capacitar os funcionários a trabalharem da maneira que seja melhor para eles, aumentando assim a produtividade e o sucesso da empresa", afirma Paul Burrin, vice-presidente na Sage People.

Então, como deve ser uma política de trabalho remoto?

Os conceitos básicos de uma política de trabalho remoto

Nem toda política será a mesma. No entanto, haverá algumas áreas em comum que merecem atenção:

Vamos analisar esses itens individualmente.

1. Quem pode trabalhar remotamente, onde e quando

O surto do coronavírus revolucionou ideias sobre quais trabalhos podem ser feitos remotamente. E isso significa que as políticas de trabalho remoto também têm que mudar. E isso significa que as políticas de trabalho remoto também têm que mudar.

"As políticas de trabalho remoto historicamente definiram quando e como os funcionários podem trabalhar a partir de outras localidades que não o escritório", conta Paul. "Agora, podemos esperar o oposto: novas políticas para determinar quando e como os funcionários podem trabalhar no escritório.

"Mesmo antes da pandemia da COVID-19, muitas organizações estavam praticando algum grau de trabalho flexível, remoto e móvel. Segundo o relatório de pesquisa The changing face of HR (A face mutável do RH) da Sage People, 95% dos líderes de pessoal já ofereciam trabalho flexível ou planejavam fazer isso nos próximos dois anos.

"Paradoxalmente, um vírus agiu como um catalisador imprevisto, acelerando a transformação digital em todo o mundo, de modo que o trabalho remoto é agora o novo normal para muitos."

Isso não significa que todos trabalharão remotamente o tempo todo. Não é necessariamente benéfico se os funcionários fizerem isso. Há um ponto ideal para trabalhar remotamente, com o aumento mais significativo no engajamento dos funcionários acontecendo quando as pessoas trabalham fora do escritório em 60% a 80% do tempo. Vale a pena considerar isso ao elaborar sua política.

Pense também em onde as pessoas podem trabalhar. O trabalho remoto pode acontecer apenas em casa ou as pessoas podem trabalhar em um espaço de trabalho compartilhado ou em uma cafeteria? Torne as regras claras na sua política.

As políticas de trabalho remoto serão muito importantes para o trabalho híbrido.

2. Equipamento de trabalho

"As organizações devem equipar os funcionários com a tecnologia necessária para realizarem seu trabalho com facilidade, independentemente de a sua força de trabalho ser remota ou não", afirma Paul, sublinhando a importância da tecnologia baseada na nuvem para a gestão da nova força de trabalho remota.

O equipamento não deve ser uma área cinzenta. As políticas precisam afirmar quem o fornecerá, quem o configurará e quem será o responsável por ele. Também devem incluir regras sobre como usar equipamento: as pessoas podem usar notebooks da empresa no tempo de lazer, por exemplo? Se sim, elas podem instalar software neles ou usar esse software em dispositivos pessoais? E, sobretudo, o que eles devem fazer se algum problema ocorrer?

3. Horário de trabalho

O trabalho remoto implica flexibilidade de tempo. Esse é um dos fatores que o torna tão atrativo. Mas, se uma organização não conseguir gerenciar a flexibilidade, isso pode se tornar contraproducente, com as pessoas fazendo muita hora extra ou estando indisponíveis quando precisam delas.

"Acho que existe o perigo de que os limites entre trabalho e vida pessoal se tornem tão confusos que não haja distinção", diz Jason. "As pessoas vão responder a emails às 22h e durante o fim de semana. Isso não é bom do ponto de vista da saúde mental."

Mas a autonomia é importante. "O tradicional horário de trabalho das 9h às 17h como o conhecemos está morto", diz Paul. "Permitindo que os funcionários trabalhem em horários que consideram mais convenientes, as organizações podem aumentar o engajamento, a produtividade e o desempenho. Isso é mais vital do que nunca hoje, com muitos funcionários também equilibrando as responsabilidades de cuidar dos filhos com seus cargos em tempo integral."

Ter uma orientação clara sobre a jornada de trabalho e os sistemas usados para monitorar o tempo permitirão que você veja se as pessoas estão trabalhando demais ou de menos, sem comprometer a flexibilidade.

4. Comunicação

"A comunicação bidirecional regular, direcionada, eficaz e personalizada é essencial para que as organizações possam manter os funcionários informados. Desse modo, sabem o que está acontecendo, podem fazer perguntas ou fornecer feedback em tempo real", conta Paul. Mas a comunicação é um dos maiores desafios para gerentes e funcionários quando o assunto é trabalho remoto.

A falta dela pode levar a um desempenho ruim e, em última análise, isolamento, o que é o problema mais comum entre os trabalhadores remotos. Portanto, é importante não supor que a comunicação simplesmente acontecerá. Defina uma orientação sobre quando e como as reuniões acontecerão. Sua comunicação deve ser bidirecional, e não de cima para baixo. Você precisa saber o que está acontecendo com sua equipe, e não apenas transmitir informações a ela. Paul recomenda realizar pesquisas de clima organizacional para mensurar como sua equipe está se sentindo e obter insights mais amplos.

5. Segurança digital

As pessoas que trabalham remotamente enfrentam diferentes riscos de segurança digital do que aquelas que trabalham presencialmente. Por exemplo, há o problema de pessoas espiando sua tela por cima do seu ombro e das redes inseguras em espaços públicos ou acomodações compartilhadas. "Mesmo se estiver em casa, alguém na sua residência pode ver informações pessoais. E aí que podem ocorrer possíveis violações de segurança", ressalta Jason.

Sua política precisa conscientizar as pessoas dos riscos, dar orientações sobre como evitá-los e fornecer instruções sobre o que fazer caso a segurança seja comprometida. Etapas simples, como instruir as pessoas a bloquear a tela do notebook quando elas se ausentarem dele, podem fazer a diferença.

6. Definição de metas

Saber o que você deseja alcançar sempre é importante. No entanto, sem a presença física dos membros da equipe e dos gerentes para comandar e incentivar, a definição de metras se torna ainda mais essencial. Por isso, é muito importante garantir que seus objetivos sejam claros para todos os membros da equipe.

"Definir metas SMART (específicas, mensuráveis, atingíveis, realistas e com prazo definido), bem como fazer reuniões regulares para saber sobre o progresso das pessoas (tanto pessoal quanto profissional) e conversar sobre maneiras de resolver desafios ao mesmo tempo que fornece apoio é vital", afirma Paul.

E não se esqueça de reconhecer as vitórias: "É importante oferecer incentivo, reconhecer conquistas e celebrar sucessos", ele adiciona. "Agora é o momento de sermos mais humanos, mesmo se não pudermos ser tão sociais."

7. Bem-estar

Embora a flexibilidade ofereça um melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional e aumente o bem-estar, o trabalho remoto também pode levar à solidão, especialmente para aqueles que não estão habituados a isso.

"Muitas pessoas gostam de trabalhar em casa, mas pode ser bastante isolador depois de um tempo, especialmente para pessoas que moram sozinhas", diz Jason. "A saúde mental precisa figurar na sua política para garantir que haja reuniões regulares com gerentes e grupos de colegas."

A inteligência emocional e a empatia por parte dos gerentes também podem ajudar. "Muitos funcionários acham exaustivo participar de ligações de vídeo e ficar na frente de um computador hora após hora, dia após dia", diz Paul. "É importante incentivar os gerentes a serem mais relaxados, flexíveis e empáticos na forma de trabalhar, para ajudar os funcionários a administrar o estresse e manter o bem-estar."

Também pode haver problemas físicos com o trabalho remoto. Um estudo de trabalho remoto mostrou que mais da metade dos entrevistados estava sofrendo de novas dores durante o lockdown do coronavírus. Portanto, sua política deve recomendar que as pessoas reservem tempo para pausas e exercícios.

Trabalhar remotamente é algo novo para muitos de nós. Então, assim como qualquer mudança, evoluirá e crescerá. Uma política de trabalho remoto é apenas um elemento para aproveitar ao máximo esse novo mundo.

"Todos nós estamos tendo que nos adaptar a viver e trabalhar de maneiras diferentes", fala Paul. "Cada funcionário é único, e se ajustará e aprenderá a lidar com esse ambiente em constante evolução. No fim das contas, as organizações devem se esforçar para entregar as melhores experiências possíveis para os funcionários. Experiências excelentes ajudam a aumentar a motivação e o engajamento, a melhorar a produtividade e a reter seu melhor pessoal."