Estilos de apresentação: dicas de especialistas para criar apresentações melhores

por Mike Sharkey

Independentemente do conteúdo da apresentação (negócios, uma mensagem corporativa ou algum treinamento), o objetivo é causar o máximo de impacto. Recebemos dicas de especialistas sobre como fazer apresentações impactantes.

Métodos de apresentação

Existem várias teorias sobre estilos de apresentação. E isso não é surpresa se considerarmos que elas ainda são fundamentais para as comunicações comerciais. Não importa se você está usando vários slides, com transições rápidas, cheios de informações e números, ou uma abordagem narrativa, com anedotas que chamem a atenção do público. Existem muitos tipos de técnicas que podem ser usadas nas apresentações.

É útil conhecer os diferentes métodos de apresentação. Ainda assim, a maioria de nós terá as mesmas dúvidas sobre como criar uma apresentação adequada. Como alcançar os nossos objetivos por meio das apresentações? Como criar uma conexão com as pessoas? E como ter certeza de que estamos engajando, e não entediando, o público? Veja o que pensam os especialistas.

Entenda por que você está fazendo uma apresentação

Antes de criar lindos slides e ensaiar um script na frente do espelho, vale a pena parar e pensar sobre a finalidade da apresentação.

Uma pessoa que sabe bastante sobre esse assunto é Jesse Evans, que descreve a si mesmo como geek responsável por educação e treinamento do cliente no Workplace. “Não importa se você vai apresentar algo ou ensinar as pessoas: sempre é possível convencê-las da sua ideia”, diz ele. “Você está tentando mudar um comportamento. Essa sempre será a meta. Existe algo que você deseja que as pessoas façam ou pensem de uma forma diferente posteriormente.”

David Bliss, fundador da empresa de treinamento e coaching Brunel Harper, concorda com isso. “Você precisa conhecer a sua jornada”, afirma David. “O que você quer alcançar? O que você deseja que o público sinta? O que você deseja que eles façam afinal e como saber que eles tomarão essas atitudes?”

Assim que souber as respostas para essas perguntas, você poderá começar a criar a sua apresentação.

A apresentação não é sobre você

Todo palestrante se preocupa consigo mesmo. Como deve se apresentar? Que imagem está passando? Que técnica de apresentação deve usar? Mas se preocupar demais com isso é um erro, de acordo com os especialistas.

Introduções longas, por exemplo, são inaceitáveis. As pessoas não querem saber disso. “Fale sobre si apenas o suficiente para estabelecer credibilidade e mostrar que vale a pena ouvir a sua mensagem. Depois, convença as pessoas de que você tem mesmo credibilidade por meio daquilo que diz e como diz”, afirma Jesse.

“A apresentação tem a ver somente com o público”, concorda David. “É bastante frequente encontrar apresentações que focam na experiência do apresentador ou experiência e conhecimento da empresa. Na verdade, quando você se apresenta, as pessoas só estão interessadas naquilo que precisam entender. Subentende-se que você tenha os conhecimentos e habilidades necessários.”

Técnicas de apresentação: perguntar. Ouvir. Responder

“Nunca responder no lugar de outra pessoa’ é a regra mais importante que você aprenderá”, continua Jesse. Para que as pessoas lhe digam algo, é necessário fazer perguntas. No entanto, primeiro você tem que criar um ambiente seguro para que elas participem. Incentive as pessoas a falar e tenha a firmeza de esperar pelas respostas. “Siga a regra dos sete segundos”, orienta Jesse. “Faça uma pergunta, sempre a repita, mas dê pelo menos sete segundos para que as pessoas respondam. E não se contente logo com a primeira resposta só para poder prosseguir.”

Se as pessoas estiverem muito relutantes e a apresentação for virtual, o bate-papo privado pode ser um recurso aliado. Discutir as perguntas enviadas por lá (mesmo que não haja nenhuma ainda) pode encorajar as pessoas a participarem.

Assim que elas começarem a falar, valide os comentários. "Sempre responda à pergunta e reconheça a pessoa pelo nome”, aconselha Jesse. “Use essas táticas e as pessoas se sentirão muito bem, além de dispostas a assumir riscos.”

Além disso, pense na forma como você responde. “Aprimore as suas habilidades de escuta e, o que é mais importante, use apenas a linguagem que o seu público usa” explica David. “Não tente reinterpretar. Quando você usa a mesma linguagem da pessoa que faz a pergunta, ela sente que você realmente deu ouvidos a ela.”

Seja flexível ao fazer apresentações

Chegou o dia da grande apresentação. A equipe tem colaborado bastante e ensaiado por horas. Mas, justamente quando você pensa que as coisas estão indo bem, um cliente em potencial faz uma pergunta que muda de assunto. Isso representa um problema? Não necessariamente, de acordo com David. Lidar com mudanças de direção pode ser fundamental para o sucesso.

“Eu sempre digo: consiga que o público interaja desde o começo e as pessoas dirão o que realmente querem saber. No entanto, talvez não seja aquilo que você preparou”, ele continua.

“As equipes que realmente dão ouvidos a qualquer tipo de sugestão verbal das pessoas e que pensam no que é questionado e em formas de se adaptar costumam ser bem-sucedidas, pois demonstram flexibilidade. Elas ouvem o que está sendo dito. Elas priorizam aquilo o que estão ouvindo em vez de suas próprias agendas.”

O PowerPoint não é um palanque para apresentações

Todos os palestrantes pensam muito, em algum momento, sobre os seus slides. Então, como fazer com que os slides melhorem a apresentação?

“O PowerPoint existe para fornecer alguns recursos visuais e ajudar as pessoas a se lembrarem dos conceitos básicos. Ele não serve como um script.” Jesse reforça essa ideia. “O PowerPoint é como um palanque. É ótimo contar com um, e se você fizer bom uso, ele pode ser excelente, mas muita gente acaba ficando presa e dependente dele. Isso significa que você não está aproveitando o seu espaço nem engajando as pessoas. O PowerPoint não é o problema verdadeiro, mas sim a forma como as pessoas o utilizam.”

O segredo é não sobrecarregar as pessoas com slides supercomplicados.

“Use os slides para pontuar algo específico e apresentar perguntas”, explica Jesse. “A desordem visual é obviamente um problema legítimo. Não exagere, especialmente quando for usar mensagens escritas. Poucas palavras em um slide com espaço relativamente limpo para que o cérebro das pessoas consiga se concentrar no que for importante.”

Pense em técnicas de apresentação

Independentemente da sua abordagem, existem algumas técnicas testadas e aprovadas para transmitir a sua mensagem.

Para demonstrar tomadas de decisão, por exemplo, Jesse usa o formato ‘Eu faço, nós fazemos, vocês fazem’. Demonstre o processo, a linha de raciocínio, e depois desenvolva uma situação em conjunto, refletindo o processo de tomada de decisão. Por fim, dê ao público a chance de encontrar um cenário secundário por conta própria. Faça perguntas para garantir que as pessoas tenham chegado à mesma conclusão, pelos motivos certos.

Ou experimente uma abordagem de problema-solução:

  • Pense em ações que você deseja que as pessoas desenvolvam de maneira diferente
  • Incentive o público a contar para você o problema que está tentando resolver
  • Estabeleça o que você quer que as pessoas façam como uma solução

Jesse explica: “por exemplo, nas minhas aulas de habilidades para apresentação, eu questiono ‘o que torna uma apresentação chata?' Pense em apresentações virtuais das quais você participou antes e considere algo que os palestrantes fazem que piora a experiência."

“Eles disseram a você que essas coisas são problemas, então todos têm a mesma percepção. Agora, quando fornece essa nova mudança de comportamento, você apresenta uma solução para um problema que eles decidiram ser legítimo.”

O meio virtual é aliado das apresentações

A pandemia transformou a forma como fazemos apresentações. De repente, estamos de frente para uma tela e não mais em salas de conferência. Além de diferente, isso pode ser melhor.

“Todos podem falar”, argumenta Jesse. “Você tem a caixa de bate papo. E todos podem participar e pedir ajuda. Isso aumenta a capacidade de engajar as pessoas, mas você deve fazer isso de um jeito diferente.

“Acho que o maior erro que você pode cometer no meio virtual (e todo mundo faz isso) é dizer que haverá uma sessão de perguntas e respostas abertas no final e pedir aos participantes que segurem suas perguntas até lá."

Para evitar isso, você precisa de ajuda. De alguém para coletar as perguntas no bate-papo. “Você deve ter um voluntário a cada 50 pessoas”, afirma Jesse. “Eu já fiz apresentações para milhares de pessoas e tive um pequeno exército de especialistas respondendo às perguntas assim que elas chegam. Assim, é possível garantir que todos tenham uma experiência incrível, mesmo havendo literalmente milhares de pessoas.”

Ao se apresentar virtualmente, você é quem manda. Portanto, prepare-se adequadamente. “Seus olhos e a sua cabeça devem estar no mesmo nível do público”, continua David. “Você deve olhar diretamente para a câmera. É muito importante que você receba iluminação dos dois lados, para que não haja sombras. Além disso, o seu plano de fundo deve ser neutro para que as pessoas não fiquem olhando para os livros da sua estante nem se sua planta precisa de água."

“Gesticule um pouco mais para cima, em comparação com o que você faria normalmente. Use a gesticulação para enfatizar ideias. Os gestos precisam ser vistos com clareza.”

Seja você mesmo ao se apresentar

Independentemente das técnicas que usar, o sucesso dependerá, em partes, do nível de confiança e honestidade que você transmitir. Mas como encontrar o seu próprio estilo de apresentação?

“Um dos segredos das apresentações é que as pessoas precisam confiar em quem está falando com elas”, revela David. “Quando vemos os pontos fracos de uma pessoa, confiamos mais nela do que em alguém que está fingindo ser outra pessoa.

“Comunicar-se e apresentar conteúdos não é um bicho de sete cabeças”, ele prossegue. “Você pode adotar técnicas que permitem fazer apresentações melhores e mais fluidas, mas são apenas regras, não muito diferente de dirigir um carro.

“O segredo não é a habilidade técnica. É preciso movimentar-se, gesticular e ter um tom de voz forte. Primeiro, você deve superar a seguinte ideia: eu acredito que mereço estar aqui? Se você não acredita, se estiver sofrendo de síndrome do impostor ou se estiver inseguro, precisará superar isso primeiro.”

“Eu acho que sempre existe uma tensão estranha entre aquilo que você sabe que é eficiente e aquilo que é autêntico para você”, explica Jesse. “Se você tiver sorte, ambos serão bastante semelhantes. Antes de criar um estilo (e isso é importante, pois o público consegue farejar a falta de autenticidade), você deve aprender o que, de fato, funciona.

“Geralmente, dizemos que todas as opções são igualmente válidas. Na verdade, elas não são. Existem alguns elementos que funcionam, outros que não funcionam, alguns que funcionarão para você e não para outras pessoas. Entretanto, existe uma série de atitudes mecânicas para serem ensinadas.

“Primeiro, você tem que saber o que funciona. Depois, descobrir onde pode inserir a sua personalidade.”

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