Pouco antes das 15h de uma sexta-feira em março, aconteceu um terremoto 29 km abaixo do nível do mar, na costa leste do Japão. O tsunami que percorreu 10 km na província de Iwate, em Tohoku, chegou a mais de 40 metros em seu ponto mais alto. A força que exerceu foi tão poderosa que mudou a posição da Terra em seu eixo.

Após a devastação, que incluiu o derretimento de três reatores da Usina Nuclear de Fukushima, a reação imediata das pessoas foi verificar se amigos e familiares estavam bem e buscar informações.

Muitas delas recorreram ao Facebook para se manter conectadas com seus entes queridos.

Inspirados por suas experiências pessoais, os engenheiros do Facebook no Japão criaram um quadro de mensagens simples para as pessoas entrarem em contato com amigos e familiares em áreas atingidas pela tragédia. Em 2014, o quadro de mensagens evoluiu para um produto completo.

O Check-in de Segurança do Facebook era uma maneira simples e fácil de informar aos amigos e familiares que você está em segurança em uma situação de emergência, bem como de saber como estão outras pessoas na área afetada.

Acelerar a comunicação em situações de emergência

Nos últimos quatro anos, milhões de pessoas usaram o Check-in de Segurança no Facebook para tranquilizar seus amigos e familiares em momentos difíceis.

E não dá sinais de desaceleração: apenas em 2018, o recurso foi ativado mais de duas mil vezes. Segundo Atish Banerjea, CIO do Facebook, “era importante trazer esse recurso para o Workplace.”

Na realidade, o Check-in de Segurança é a principal solicitação dos clientes para nós.

Em uma emergência, é importante agir com rapidez. Contudo, nossas experiências nos provaram que as ferramentas atuais para gerenciar crises em escala são muito lentas e pesadas para o ambiente profissional moderno.

Até mesmo os melhores produtos no mercado muitas vezes usam planilhas do Excel ou ligações telefônicas para tentar entender onde as pessoas estão. No Facebook, chegamos à conclusão de que, para ser eficaz, um sistema precisa ser rápido, simples e seguro.

É por isso que, hoje, estamos anunciando o Check-in de Segurança para o Workplace. Com ele, será mais fácil para as organizações encontrarem e ajudarem seus funcionários em uma situação de emergência.

“Com o Check-in de Segurança para o Workplace, as empresas podem divulgar informações à medida que uma situação de emergência acontece. Conectamos rapidamente as pessoas que precisam de ajuda com as pessoas que podem ajudar na sua empresa.”

Com o Check-in de Segurança, se uma situação de emergência surgir, as organizações conseguirão identificar quem pode ter sido afetado, enviar diversos modos de notificação e monitorar a resposta dos funcionários.

Por ter sido um recurso desenvolvido para celulares, isso pode ser feito rapidamente. Kyle Walsh, gerente global de operações de segurança no Facebook explica que “com o Check-in de Segurança para o Workplace, pode levar horas, se não minutos, para concluir um processo que antes levava dias ou semanas.”

Como isso funciona?

Em uma situação de emergência, a liderança da empresa (por meio do administrador do Workplace) poderá ativar o Check-in de Segurança e enviar notificações à sua comunidade de trabalho para confirmar quem está em segurança e quem precisa de ajuda. Há três etapas para esse processo.

Localizar: é fundamental identificar quem pode ter sido afetado por uma emergência. Por isso, criamos diversas maneiras para as empresas importarem os dados dos funcionários com os quais elas podem querer entrar em contato.

Isso inclui participação em grupos do Workplace (por exemplo, um grupo local informativo em uma cidade na qual ocorreu uma emergência); informações de localização contidas na ferramenta organizacional do Workplace; ou uma planilha tradicional com uma lista de nomes.

Notificar: depois que identificar as pessoas relevantes, é necessário ter diferentes formas de entrar em contato com elas. Nossos dados mostram que a maneira mais eficiente de alcançar as pessoas é por meio de um bot no Workplace Chat.

Como nem toda organização tem essa funcionalidade, também fornecemos opções prontas, incluindo as notificações do Workplace Chat e mensagens automáticas.

Elas aparecem no topo do Feed de Notícias no Workplace, ao lado de emails e SMS. Todos esses recursos estarão disponíveis para o desktop e para celular.

Iterar: e se você entrar em contato com alguém, mas a pessoa não responder? Você deve ser capaz de continuar tentando. É por isso que criamos um painel em tempo real do status dos funcionários. O painel também mostra o histórico de tentativas feitas para entrar em contato com alguém.

Além disso, os administradores também podem visualizar os detalhes de contato dos funcionários juntamente com as informações sobre o gerente imediato e os colegas de equipe.

Check-in de Segurança na Delta Air Lines

A Delta Air Lines é uma das empresas que participou do teste beta do Check-in de Segurança para o Workplace. Ela já obteve um ótimo valor da implementação global do Check-in de Segurança como uma das formas de cuidar dos seus funcionários.

A Delta usou o Check-in de Segurança para garantir a segurança dos seus funcionários durante situações de emergência recentes, como o furacão Florence e o terremoto que atingiu Hokkaido, no Japão.

Ela escolheu o Check-in de Segurança por ser uma ferramenta fácil de usar, confiável e que alcançava as pessoas onde elas estavam por meio de bate-papo, do Workplace e do email no dispositivo móvel.

Transformando empresas em comunidades

De acordo com Monica Adractas, diretora de aumento de clientes no Workplace, “nossa meta no Workplace é ajudar empresas a criar comunidades significativas no ambiente de trabalho. Parte disso é saber onde seus funcionários estão e se eles estão bem. Eles estão em segurança durante uma situação de emergência?”

Esperamos que o Check-in de Segurança nunca seja usado. Contudo, temos o compromisso de tornar as comunidades de trabalho mais conectadas e resilientes nos momentos em que as pessoas mais precisam umas das outras.

O Check-in de Segurança para o Workplace será implementado para clientes nos próximos meses.