A Wessex Archaeology é líder de mercado no Reino Unido na prestação de serviços arqueológicos e patrimoniais, além de ser uma instituição de caridade educacional que busca enriquecer vidas por meio do patrimônio histórico.

Em todo o Reino Unido, a empresa emprega mais de 300 funcionários com habilidades altamente especializadas, incluindo, entre outros, arqueólogos, arquivistas e especialistas em conservação e patrimônio construído. Cada dia é diferente. Na Wessex Archaeology, um dia típico pode envolver a criação de um relatório de pesquisa ou desenterrar fragmentos de cerâmica antiga do período Neolítico Médio.

Até recentemente, a coleção de relíquias no escritório principal da Wessex Archaeology em Salisbury não era a única coisa que estava presa no passado. As principais ferramentas de comunicação interna da empresa consistiam em email, reuniões da equipe e um boletim informativo mensal para toda a empresa. “Tínhamos uma abordagem de comunicação bastante restritiva e antiquada”, explica Giles.

Como resultado, a colaboração interdepartamental era difícil e havia falta de visibilidade nos negócios. Os seis escritórios espalhados geograficamente da Wessex Archaeology estavam, na realidade, operando de maneira separada. Além disso, cerca de um terço da força de trabalho passava dias em trabalho de campo, de modo que as informações sobre as descobertas arqueológicas extraordinárias permaneciam isoladas nos diferentes departamentos.

Preparação para o sucesso com a Generation Digital

A Wessex Archaeology procurava uma plataforma de comunicação móvel moderna para aproximar pessoas e projetos, e Giles ficou encarregado dessa tarefa. Depois de acompanhar uma palestra sobre o futuro do trabalho de Graham Mackay, sócio-gerente da firma de consultoria de gerenciamento de mudanças tecnológicas Generation Digital, ficou claro que o Workplace era a solução correta.

A Wessex Archaeology implantou o Workplace em outubro de 2018. Graham e a equipe da Generation Digital ajudaram a melhorar e a agilizar todos os aspectos da implantação, desde a demonstração inicial para toda a empresa até a garantia do engajamento executivo e a elaboração da uma estratégia de comunicação do Workplace. Eles também criaram uma equipe para o projeto, organizaram o treinamento inicial dos líderes e configuraram fluxos de trabalho e grupos para que as pessoas pudessem começar a trabalhar.

Após oito semanas de uso do Workplace, confira cinco maneiras encontradas pela Wessex Archaeology para usar a plataforma e ajudar as pessoas a trabalharem juntas de maneira mais próxima e produtiva.

1. Incentivo de benefícios de saúde para reduzir as licenças médicas

Um dos primeiros projetos que Giles iniciou no Workplace foi oferecer vacinas contra a gripe para a equipe. Isso foi motivado por uma sugestão levantada por um membro da equipe no grupo "Ideas Hub" (Central de Ideias) do Workplace. Giles compartilhou uma publicação no grupo "Company News" (Notícias da Empresa) para estimular um debate sobre os benefícios e confirmou o interesse das pessoas com uma enquete no Workplace. A enquete recebeu uma reação positiva e os vouchers foram distribuídos por toda a empresa em quinze dias.

Embora seja muito cedo para ver o impacto total da iniciativa, a esperança é que ela resulte em uma redução notável no número de dias de afastamento por licença médica dos funcionários e em uma visibilidade muito maior dos benefícios corporativos como esse. Giles observa, “Antes do Workplace, havia uma falta de conscientização sobre os negócios da empresa, o que mostrava claramente que os meios de comunicação tradicionais que tínhamos não estavam alcançando as pessoas de maneira adequada”.

2. Melhor identificação de objetos encontrados em escavações

O Workplace está permitindo que as pessoas conheçam todos os elementos do negócio. “A equipe de Descobertas está publicando imagens maravilhosas de artefatos de escavações no Workplace”, compartilha Giles.

Algumas semanas atrás, um misterioso objeto de bronze foi descoberto durante as escavações na Abadia de Bath que ninguém no local conseguiu identificar. Um membro da equipe tirou uma foto com o smartphone e a carregou no grupo "Workplace Finds" (Descobertas do Workplace), aberto para toda a empresa no Workplace.

Em 21 minutos, um especialista de outro departamento que trabalha a 65 km de distância respondeu e identificou com precisão o objeto como uma caixa de selo romana: um achado extremamente raro. Sem o Workplace, uma identificação desse tipo levaria dias, para não fizer semanas, o que teria custado à equipe de escavação um tempo valioso de feedback.

3. Conexão de pessoas e fornecimento de contexto valioso

A equipe de especialistas da Wessex Archaeology trabalha rotineiramente em projetos de grande relevância histórica, como Stonehenge, Castelo de Sheffield e Abadia de Bath. Para projetos como esses e muitos outros, vários departamentos estão envolvidos em diferentes momentos e em diferentes etapas. O Workplace introduziu um novo nível de transparência, que fornece às pessoas contexto e informações que agregam muito valor sobre os projetos nos quais estão envolvidas.

Por exemplo, com o Feed de Notícias, a equipe de arquivamento pode ver uma publicação sobre uma nova descoberta da equipe de escavação que chegará até eles. Giles afirma, “A vantagem do Workplace é que ele é visualmente atraente, o que o diferencia da comunicação tradicional, como o email”.

O Workplace trouxe as equipes de campo, bem como suas emocionantes descobertas, para muito mais perto do restante da empresa. Giles explica, “Algumas pessoas se apaixonaram realmente pelo Workplace. Elas estão muito engajadas e, curiosamente, estão frustradas porque nem todos os colegas estão engajados e vendo os benefícios de estarem conectados”. Há muitas pessoas que realmente querem saber o que os colegas do outro lado do país estão fazendo.”

Além disso, o Workplace Chat facilita a conexão com colegas de qualquer escritório em tempo real e traz acesso às informações com muito mais rapidez. Giles e outros executivos usam o Workplace Chat para falar com as equipes e gerenciar aprovações e consultas que não exigem reuniões.

4. Descoberta de novas ideias e promoção da inovação

O Workplace permitiu que a inovação e as ideias de toda a organização ganhassem espaço. Durante um projeto de escavação recente próximo a Swindon, no Reino Unido, um técnico de campo compartilhou uma ideia no Workplace sobre o uso da tecnologia de fluorescência de raios X.

Sua ideia era usar um dispositivo portátil de fluorescência de raios X para analisar a composição química das camadas de ocupação das habitações, de maneira a revelar mais informações sobre o possível uso em comparação com os métodos tradicionais de escavação.

O CEO da Wessex Archaeology, Chris Brayne, contribuiu para a discussão com um link para um artigo acadêmico, e outro membro da equipe com experiência em pesquisa em tecnologia de raios X pôde opinar sobre o assunto.

Eles conseguiram identificar onde estava a expertise na empresa e a liderança departamental para empregar essa técnica em projetos futuros, além de aumentar a conscientização sobre seu potencial de uso de modo mais ampla em toda a organização.

Esse compartilhamento aberto de ideias está tendo um impacto positivo nos negócios. Giles explica, “Isso está ajudando algumas partes da organização a ampliar seu escopo e agregar valor aos colegas de outras áreas, de modo culturalmente significativo. O Workplace está conectando partes diferentes do negócio que agora estão começando a se unir como um todo.”

5. Melhor colaboração multifuncional

Ao permitir que as informações fluam livremente entre as equipes, as pessoas estão trabalhando juntas de maneira mais colaborativa para obter melhores resultados de negócios. O escritório regional escocês iniciou recentemente seu primeiro projeto de trabalho de campo em um grande monumento do período Neolítico composto por fossos paralelos, conhecido como Cursus. Ao final da primeira semana, um membro da equipe publicou uma foto no Workplace de alguns achados em pedra de um item arqueológico relacionado.

Tendo estudado objetos semelhantes para sua dissertação há muitos anos, Giles pôde contribuir com sua experiência à equipe. Ele fotografou uma página de sua dissertação e a compartilhou na publicação, juntamente com algumas sugestões úteis que, desde então, trouxeram progresso para o projeto.

“Fiz algumas sugestões sobre possíveis próximas etapas, com base na investigação do material em termos de análise de desgaste de uso ou análise de vestígios de resíduos. Eu contribuí arqueologicamente, embora não seja esse a minha função hoje em dia. Mas o caso envolveu compartilhamento, conhecimento e insights que beneficiam o negócio.”

O Workplace aproximou a comunidade de especialistas e estudiosos da Wessex Archaeology e está aprimorando as boas práticas e as inovações arqueológicas.

Quais os próximos passos da jornada da Wessex Archaeology no Workplace? Giles diz que eles estão ansiosos para usar mais os vídeos ao vivo e experimentar o Check-in de Segurança para manter as equipes de campo mais seguras.