Comunicações de segurança do funcionário

Saiba como usar recursos do Workplace, como os grupos, a Central de Segurança e a Biblioteca de Conhecimento, para criar o seu plano de comunicações de segurança do funcionário.


Quando se trata da segurança do funcionário, é importante ter as ferramentas para alcançar a todos e um plano de comunicação abrangente para manter as pessoas seguras e informadas.
Independentemente de você estar compartilhando dicas de viagens, alertas meteorológicos ou avisando os funcionários sobre situações de emergência, as suas comunicações precisam alcançar as pessoas rapidamente, fornecer orientação eficaz e ganhar atenção instantânea.
Neste guia, você aprenderá a usar os recursos do Workplace, como a Central de Segurança, os grupos e a Biblioteca de Conhecimento, para:
  • Reunir a sua equipe
  • Configure os seus canais de comunicação
  • Realizar testes e treinamentos regulares
  • Alertar funcionários sobre situações que podem afetar a segurança deles
  • Rastrear comunicações
  • Compartilhe relatórios após os incidentes
  • Manter toda a organização informada
  • Coletar feedback
  • Responda aos feedbacks de maneira aberta e transparente
Reúna uma equipe multifuncional
1. Reúna uma equipe multifuncional
Reúna uma equipe de pessoas da sua organização, incluindo os departamentos de Comunicação, Segurança e RH, para garantir uma cobertura ampla para as comunicações de segurança do funcionário. Se a sua organização tiver diversos escritórios em diferentes localizações, atribua membros de cada escritório para cobrir incidentes regionais conforme eles ocorrem.
Após configurar a Central de Segurança no Painel Administrativo, um administrador do sistema deverá tornar cada membro de sua equipe um operador de segurança. Os operadores de segurança ajudarão você a gerenciar as comunicações de segurança do funcionário. Eles poderão usar a Central de Segurança para criar novos incidentes como evento de situação de emergência ao vivo, testes de sistema e treinamentos práticos. Também poderão enviar comunicados para membros da organização.
Configure os seus canais de comunicação
2. Configure os seus canais de comunicação
Crie a infraestrutura de comunicação necessária para planejar e compartilhar informações de segurança do funcionário em toda a sua organização. Recomendamos:
  • Um grupo secreto para operadores de segurança e partes interessadas. Use esse grupo para manter todos atualizados, colaborar com mensagens de segurança do funcionário e manter as comunicações e as decisões em um só local.
  • Um grupo aberto, oficial, padrão para avisos de segurança. Se a sua organização tiver escritórios em várias localizações, crie um grupo para cada uma delas e atribua membros a elas usando conjuntos de pessoas.
  • Um grupo aberto para perguntas e respostas sobre segurança global a fim de coletar feedback sobre questões de segurança. Incentive os funcionários a publicar neste grupo se tiverem perguntas ou dúvidas sobre algo que está acontecendo no local de trabalho (de atividade suspeita a um desastre natural). Torne vários dos seus operadores de segurança administradores do grupo. Eles devem monitorar as publicações para responder a perguntas oportunamente.
  • Uma seção de segurança do funcionário na Biblioteca de Conhecimento da organização. Use essa seção para armazenar recursos estáticos importantes em um só lugar, como diretrizes e estratégias de proteção e segurança da empresa.
Dica profissional: em seus grupos de perguntas e respostas sobre segurança global e comunicados de segurança, compartilhe uma publicação com links para materiais de segurança relevantes, incluindo a seção de Segurança do funcionário da Biblioteca de Conhecimento. Em seguida, fixe a publicação no topo do grupo para que os funcionários possam facilmente consultá-la a qualquer momento.
Realize testes e treinamentos
3. Realize testes e treinamentos
Para garantir que você esteja preparado para o caso de uma situação de emergência, realize testes e treinamentos regulares usando a Central de Segurança.
Os testes são uma ótima maneira de se familiarizar com os recursos da Central de Segurança. Incentive os novos operadores de segurança a realizarem testes para analisar os recursos da Central de Segurança. Você também pode usar os testes para avaliar a sua mensagem de segurança do funcionário como equipe.
Os treinamentos podem ser usados como simulações planejadas para garantir que você e os seus funcionários estejam preparados no caso de uma emergência. As notificações enviadas para treinamento incluirão "TREINAMENTO" no título.
Nas comunicações de teste e treinamento, forneça instruções claras aos funcionários sobre quais ações eles precisam executar. Normalmente, os testes não requerem nenhuma ação. Já os treinamentos devem fazer com que as pessoas sigam os procedimentos de segurança, como uma evacuação física.
Mantenha os funcionários informados conforme os incidentes ocorrem
4. Mantenha os funcionários informados conforme os incidentes ocorrem
Quando uma situação relacionada à segurança acontecer, crie um incidente ativo na Central de Segurança para gerenciar a sua resposta.
  1. Dê ao incidente ativo um título e uma descrição
  2. Atribua outros operadores de segurança para ajudar com as comunicações
  3. Escolha entre uma variedade de estilos de mensagem para ajudar você a se comunicar de forma clara e eficaz, dependendo da situação. Os estilos de mensagem incluem:
  4. Selecione uma opção no menu suspenso e escolha quem receberá as suas mensagens. Se selecionar a localização de perfil, tenha em mente que ela precisará ter sido preenchida no diretório Pessoas.
  5. As pessoas podem receber a mensagem de segurança por meio de uma notificação do Workplace, mensagem do Workplace Chat e email. Selecione os canais que são mais adequados para o seu público e envie a sua mensagem.
Você pode enviar uma variedade de mensagens de segurança para cada incidente ativo a fim de atualizar continuamente os funcionários sobre situações conforme elas acontecem. Considere enviar um alerta de segurança quando você souber sobre algum incidente, para rapidamente informar os funcionários e fornecer orientação. Se a situação se tornar séria, envie um Check-in de Segurança para verificar se os funcionários estão seguros e descobrir quem precisa da sua ajuda.
Acompanhe os insights sobre incidentes
5. Acompanhe os insights sobre incidentes
Consulte novamente o incidente ativo para rastrear métricas, como taxas de resposta dos Checks-in de Segurança, além das taxas para todos os outros estilos de mensagem.
Saiba mais ao clicar em mensagens específicas para ver uma lista dos destinatários e para ver se eles leram a sua mensagem.
Se você enviou um Check-in de Segurança, rastreie quem se marcou como seguro e quem precisa de assistência. Entre em contato com funcionários por telefone para falar com aqueles que precisam de ajuda ou não responderam à sua mensagem.
Se a energia ou as comunicações forem afetadas, pode não ser possível se comunicar com as pessoas. Você deve informar aos funcionários que a prioridade deles deve ser sempre a própria segurança.
Compartilhe relatórios após os incidentes
6. Compartilhe relatórios após os incidentes
Não se esqueça de manter os usuários afetados informados depois que o incidente acabar. Converse com os funcionários. Compartilhe um boletim importante para informar a eles que o incidente foi resolvido e para informar às pessoas sobre as próximas medidas que você tomará para continuar garantindo a segurança de todos.
Compartilhe atualizações com toda a organização
7. Compartilhe atualizações com toda a organização
Você deve ser transparente sobre os incidentes de segurança e manter todos os funcionários informados. Para isso, compartilhe atualizações do incidente e publicações de resposta no seu grupo de comunicados de segurança.
Depois que o incidente acabar, compartilhe um resumo em uma publicação, incluindo aprendizados e as próximas etapas.
Para as atualizações mais críticas, use Marcar como importante de modo a garantir que as publicações sejam prioridade para todos os funcionários relevantes. Quando você marcar uma publicação de grupo como importante, ela aparecerá no topo do Feed de Notícias para todos os membros do grupo.
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Colete feedback e melhore as suas comunicações
8. Colete feedback e melhore as suas comunicações
O feedback dos funcionários pode ajudar você a continuar melhorando as suas comunicações para que possa atender melhor às necessidades dos seus funcionários. Use o grupo de perguntas e respostas sobre segurança global para coletar feedbacks contínuos e para entender sobre quais tópicos de segurança os funcionários têm dúvidas.
Para coletar feedback de toda a organização, use o recurso Pesquisas do Workplace e envie pesquisas anônimas trimestralmente a fim de saber a opinião dos funcionários sobre a sua estratégia de segurança e sobre como a equipe lidou com os incidentes recentes.
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Responda aos feedbacks de maneira aberta e transparente
9. Responda aos feedbacks de maneira aberta e transparente
Demonstre que o feedback dos funcionários é valioso e apreciado. Para isso, compartilhe uma publicação que fale abertamente sobre os resultados da pesquisa e defina as próximas medidas que você planeja adotar para melhorar.
Para oferecer ainda mais transparência para lidar com emergências, transmita ao vivo com membros da sua equipe de liderança para discutir a estratégia de segurança do funcionário e responder a perguntas.
Use as enquetes para reunir perguntas antes da transmissão e da sessão de perguntas e respostas ao vivo a fim de coletar e respondê-las em tempo real.
A segurança do funcionário não se trata apenas de garantir o bem-estar físico dos seus funcionários. Também é preciso desenvolver confiança e um senso de segurança por meio de uma comunicação transparente e aberta.
Com a estratégia certa, você pode aumentar a compreensão das pessoas sobre as precauções e as diretrizes de segurança, evitar incidentes, manter as pessoas seguras e criar uma cultura de cuidado.
Outros recursos úteis
Outros recursos úteis