Fundamentos da Biblioteca de Conhecimento

Crie um espaço central para todos os principais recursos da empresa no Workplace.

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Você provavelmente já passou por isto. Filtrar email, arquivos e conversas de bate-papo antigas para encontrar informações, até finalmente desistir e pedir ajuda a alguém da equipe. Isso não acontece só com você. Em média, os funcionários passam nove horas por semana procurando informações. E isso é mais do que apenas tempo perdido. Quando as informações não estão disponíveis prontamente, as ineficiências se propagam, a produtividade sofre e conhecimento crítico é perdido.

Ao criar a sua Biblioteca de Conhecimento do Workplace, você pode criar uma página inicial central para a sua organização. Um lugar para recursos essenciais da empresa (na Biblioteca de Conhecimento) e atualizações dinâmicas (em grupos do Workplace) que ajuda você a impulsionar alinhamento, preservar conhecimento crítico e interagir com os seus funcionários.

Neste guia, daremos orientações sobre como:

  • Criar um plano de conteúdo para a Biblioteca de Conhecimento
  • Identificar administradores e colaboradores
  • Criar categorias
  • Publicar para o seu público
  • Personalizar a página inicial da Biblioteca de Conhecimento
  • Monitorar visualizações e engajamento

Como fazer isso no Workplace

Sem nenhuma codificação necessária, você e a sua equipe podem fazer a sua Biblioteca de Conhecimento começar a funcionar rapidamente. Veja como começar:

1. Crie um plano de conteúdo1. Crie um plano de conteúdo

Criar a sua Biblioteca de Conhecimento pode parecer uma tarefa desafiadora. No entanto, você não precisa fazer tudo de uma vez. Comece identificando algumas categorias de conteúdo que são essenciais para os seus funcionários. Depois, adicione mais conteúdo com o tempo. Veja algumas ideias:

  • Benefícios, gastos, PTO, políticas de viagem
  • Guias de funcionários e materiais de integração
  • Missão e valores da empresa, diretrizes de marca e metas anuais e trimestrais
  • Políticas e recursos sobre diversidade e inclusão, saúde e bem-estar

Sua Biblioteca de Conhecimento é composta de categorias e subcategorias. As categorias ajudam você a agrupar informações, enquanto nas subcategorias é possível se aprofundar em tópicos específicos. Use esta estrutura para mapear o seu plano de conteúdo. Veja um exemplo:


Página inicial da Biblioteca de Conhecimento

Identificar administradores e colaboradores2. Identifique administradores e colaboradores

Com base nas categorias que você identificou no seu plano de conteúdo, reúna uma equipe de pessoas da sua organização para contribuir com o conhecimento que possuem sobre tópicos específicos. O objetivo é criar conteúdo na sua Biblioteca de Conhecimento. Você pode escolher entre as seguintes funções de administrador ou colaborador, dependendo do envolvimento que cada pessoa tem com a criação e o gerenciamento de conteúdo:

  • Administrador do sistema: os administradores do sistema podem fazer praticamente no Workplace, incluindo criar uma função administrativa personalizada para Gerentes da Biblioteca de Conhecimento.
  • Gerente da Biblioteca de Conhecimento (função administrativa personalizada): pessoas com essa função podem gerenciar tudo na sua Biblioteca de Conhecimento, incluindo:
    • Personalizar a página inicial da Biblioteca de Conhecimento
    • Criar, gravar e priorizar categorias da Biblioteca de Conhecimento
    • Conceder acesso a outros usuários do Workplace para editar e publicar categorias específicas
  • Editor de categoria: esta função pode ser atribuída a todos que precisam criar e atualizar conteúdo em uma categoria. As pessoas com uma função administrativa não poderão criar novas categorias fora daquela à qual foram atribuídas. Os editores de categoria podem:
    • Editar conteúdo na categoria
    • Adicionar, editar e reordenar subcategorias
    • Publicar conteúdo de categoria e subcategoria

3. Crie categorias3. Crie categorias

Crie categorias para cada um dos tópicos amplos que você identificou no seu plano de conteúdo. Você pode convidar editores de categoria de diferentes funções da sua organização. Eles assumirão a liderança na criação de conteúdo para a categoria em questão e quaisquer subcategorias nela. Para tornar alguém editor de uma categoria, clique no botão Convidar e acesse a aba Pode editar. Depois, atribua pessoas por nome ou participação em grupo.

Configurando permissões de edição

Cada categoria e subcategoria pode começar com um modelo ou ser personalizada do zero, com elementos como:

  • Fotos da capa
  • Texto formatado, como cabeçalhos, marcadores, citações
  • Imagens e vídeos
  • Arquivos
  • Tabelas

Aqui está um exemplo de como pode ser uma página de categoria:

Um exemplo de uma página de categoria chamada "Benefícios"
4. Publique para o público certo4. Publique para o público certo

Muito do conteúdo da sua Biblioteca de Conhecimento será relevante para toda a sua organização. Essas categorias podem, rápida e facilmente, ser compartilhadas com todos. Para isso, basta clicar no botão Convidar e selecionar o nome da sua empresa no menu suspenso.

Comentários e reações nas páginas da Biblioteca de Conhecimento

No entanto, alguns conteúdos da sua Biblioteca de Conhecimento podem ser relevantes somente a um subconjunto específico de funcionários, dependendo do departamento deles ou da função que exercem. Para garantir que as pessoas vejam apenas conteúdo ideal para elas, a Biblioteca de Conhecimento permite que você convide grupos de pessoas específicos para visualizar o seu conteúdo usando filtros para informações do perfil e participação em grupo. Pessoas que não corresponderem a esses critérios não poderão visualizar a sua categoria e não a verão na página inicial da Biblioteca de Conhecimento.

Menu suspenso de opções para regras que você pode configurar em relação a quem pode visualizar uma categoria.

5. Personalize a página inicial da Biblioteca de Conhecimento5. Personalize a página inicial da Biblioteca de Conhecimento

A página inicial da Biblioteca de Conhecimento é uma página inicial personalizável que direciona pessoas para informações relevantes. A página inicial é única para cada visualizador, com base nas categorias às quais essa pessoa tem acesso. No entanto, os administradores podem destacar categorias preferenciais e os principais links. Ambos ficarão visíveis para todos.

Os administradores também podem selecionar uma foto da capa, um título da página e uma legenda para a página inicial da organização.

Aqui está um exemplo de como pode ser uma página inicial da Biblioteca de Conhecimento:

Página inicial da Biblioteca de Conhecimento

6. Monitore visualizações e engajamento6. Monitore visualizações e engajamento

Como tudo no Workplace, a sua Biblioteca de Conhecimento foi criada para incentivar engajamento. As pessoas podem reagir e comentar em categorias e subcategorias. Além disso, as categorias e as subcategorias podem ser compartilhadas em um grupo ou mensagem de bate-papo. Dessa forma, as informações são divulgadas mais rapidamente.

Os administradores do sistema, gerentes da Biblioteca de Conhecimento e editores de categoria receberão uma notificação quando alguém reagir ou comentar na categoria deles. Além disso, também terão acesso a análises leves para entender quantas pessoas estão visualizando o conteúdo, com filtros para departamento, função, localização e muito mais.

Benefícios

Benefícios

  • Crie um espaço oficial para inserir informações e políticas importantes da empresa.
  • Crie conteúdo com um compositor fácil e intuitivo. Não é necessário usar códigos.
  • As pessoas têm acesso às informações corretas na página inicial da Biblioteca de Conhecimento.
  • É possível se engajar facilmente ao pesquisar, compartilhar, reagir e comentar em categorias de conteúdo.
Caso de sucesso

Caso de sucesso

A Project Starfish usa grupos de aprendizado para integrar os novos estagiários.

A XPO Logistics é uma das dez principais empresas de logística global. Ela ajuda os clientes a gerenciar mercadorias de maneira mais eficiente em toda a cadeia de suprimentos. Seu trabalho se tornou cada vez mais importante durante a pandemia do coronavírus (COVID-19), pois as pessoas ao redor do mundo passaram a ter maior necessidade de receber mercadorias a fim de não precisar sair com frequência de casa.

Para manter um fluxo de informações preciso e confiável para os funcionários durante esse período conturbado e caótico, a XPO Logistics usou a Biblioteca de Conhecimento para criar um espaço no qual os funcionários podem se manter atualizados sobre a resposta da XPO à situação da pandemia do coronavírus (COVID-19) em constante evolução. A XPO Logistics se tornou um dos primeiros testadores beta da Biblioteca de Conhecimento. Um dia após o acesso ao produto, ela publicou informações de resposta ao coronavírus (COVID-19) para todos os funcionários.

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