Todo mundo que tem um smartphone já tem o costume de receber notificações de vários bate-papos em grupo. Esses grupos deixam a gente por dentro dos planos da família, das amizades e de pessoas com interesses em comum. Então, por que não usá-los no local de trabalho para a colaboração entre uma equipe?

É a geração Y que está ajudando a levar os avanços tecnológicos para dentro das empresas: 93% dessas pessoas dizem que a tecnologia mais recente é um fator importante na escolha de um empregador. [1] Portanto, o uso de tecnologias já presentes na vida pessoal pode gerar um impacto imediato na produtividade de indivíduos e organizações.

Ultimamente, as ferramentas corporativas estão ficando para trás em relação aos apps disponíveis para os consumidores. No entanto, há uma luta para que os produtos de SaaS recuperem esse espaço. Plataformas como o Workplace, por exemplo, contam com ferramentas e recursos como os grupos.

Nos grupos, as pessoas podem compartilhar feedback e publicar novidades, o que ajuda a aprimorar a colaboração entre a equipe. Mas qual é a etiqueta no uso de grupos para criar, conectar e colaborar de um jeito eficiente?

Pense nas questões de segurança

Esses fatores tornam plataformas como o Workplace particularmente atrativas, porque são seguras, estão prontas para uso imediato dentro de uma empresa e vêm com controles específicos para ajudar os administradores a fazer o gerenciamento de comunidades online.

Além disso, há um bônus adicional: ferramentas como o bate-papo e as funções de grupo, que turbinam as comunicações e a colaboração.

Não desvie do assunto principal do grupo

Os grupos do Workplace são uma plataforma simples e excepcional para compartilhar informações. E você tem controle total sobre os tipos de grupos criados, que podem ser abertos, fechados ou secretos. Assim, é possível definir expectativas claras sobre o conteúdo do grupo.

As equipes se reúnem em grupos de projeto, que geralmente são fechados ou secretos. Nesses espaços, as pessoas podem compartilhar e colaborar em documentos nas suas integrações preferenciais, como o Box ou o Sharepoint.

Na maioria das vezes, os grupos abertos são para avisos e funcionam como um espaço social para as pessoas compartilhares todos os tipos de novidades e informações. No entanto, seja para tomar uma decisão em relação a um projeto ou confirmar os detalhes de uma festa da empresa, é preciso garantir que bate-papo seja relevante para todos os membros do grupo.

Se quiser falar com duas pessoas específicas, por exemplo, use o bate-papo ou um grupo para conversas individuais. Assim, seus colegas não têm distrações e não recebem notificações irrelevantes.

Incentive as conversas difíceis

Os bate-papos que acontecem nos grupos incentivam conversas mais amplas. Também são como fóruns abertos, onde diferenças de opinião surgem de tempos em tempos.

Incentive essas conversas. Use esses momentos como uma oportunidade para discutir os desafios organizacionais. Estimule os membros mais experientes da equipe a solucionar problemas ou preocupações em público. É um jeito transparente e eficaz de fazer a conversa avançar na empresa.

No entanto, é importante saber identificar o momento certo para resolver essas questões fora do grupo.

Não contribua para o excesso de informações

Nos grupos, as pessoas conseguem trabalhar com rapidez, pois estão no local perfeito para receber a aprovação de uma tarefa com uma simples curtida.

Além disso, os grupos ajudam no fluxo de trabalho. É só publicar sua versão de um documento e pedir feedback. Colegas em outros fusos horários analisarão o arquivo quando se conectarem e darão suas contribuições.

O grupo se transforma em uma linha do tempo contínua e constantemente atualizada de todo o projeto. Isso ajuda os recém-chegados ou os membros do projeto a ficar por dentro do que está acontecendo com rapidez.

No entanto, sempre tome cuidado para não gerar um excesso de notificações. Os grupos do Workplace e o Feed de Notícias ajudam a diminuir comunicações irrelevantes. O Feed de Notícias usa aprendizado de máquina para mostrar as mensagens importantes dos grupos.

É possível alterar as configurações de notificação de acordo com suas necessidades. Além disso, uma notificação sempre será enviada se outro membro do grupo marcar você em um bate-papo.

Colabore com parceiros externos, fornecedores e clientes

Por fim, os grupos multiempresariais têm todos os mesmos recursos e podem ser usados de forma segura com equipes externas. Com o compartilhamento de arquivos e os comentários em tópicos, você não precisa ficar procurando emails. Assim, o grupo multiempresarial se transforma na única fonte de colaboração e comunicação entre as pessoas de cada organização.

As ferramentas corporativas estão recuperando o tempo perdido e permitindo que organizações criem e gerenciem comunidades online poderosas. Além disso, o uso dessas novas tecnologias de colaboração está mais fácil do que nunca. E isso é benéfico para todos.