Os três principais planejadores de produtividade que você precisa conhecer
Planejadores, analógicos ou digitais, podem ajudar a aumentar a produtividade. Descubra o que são os planejadores de produtividade, quando usá-los e como aproveitá-los ao máximo.
O que são os planejadores de produtividade?
Todos temos um sistema de produtividade, independentemente de percebermos isso ou não. Talvez você escreva em um caderno em branco, cole adesivos post-it na geladeira ou deixe lembretes de voz no smartphone. Um planejador de produtividade, digital ou analógico, pode ser uma técnica de gerenciamento de produtividade nestes tempos de incerteza.
Ter tudo em um lugar pode ajudar se você estiver se sentindo sobrecarregado e tiver várias prioridades diferentes demandando a sua atenção, mas não quer perder de vista o quadro geral. Os planejadores também podem ser úteis agora que muitas equipes estão trabalhando remotamente e é ainda mais desafiador acompanhar o progresso de projetos ou se lembrar de reuniões.
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Por que os planejadores de produtividade são importantes?
Essencialmente, os planejadores de produtividade (também chamados de planejadores diários ou organizadores pessoais) são uma maneira de acompanhar o cronograma, as tarefas, os projetos e as metas da sua equipe. Eles percorreram um longo caminho desde o auge do Filofax na década de 80, quando os arquivos de fichário da moda continham um calendário, contatos, lista de tarefas e páginas em branco para anotações. Atualmente, vários programas de software e apps recriam a experiência de um planejador de produtividade analógico. Essas ferramentas para toda a organização podem ser essenciais para acompanhar equipes e projetos.
Ainda assim, apesar da natureza sofisticada das ferramentas de produtividade digitais atuais, os planejadores de papel (desde as cadernetas até as agendas) ainda são populares. Por que isso acontece e como os planejadores de produtividade digitais contemporâneos podem complementá-los?
Você sabia? O planejador diário foi introduzido na década de 30 por Gustav Grossmann, que disse que ajudava as pessoas a aumentar a produtividade e levar a vida de maneira “racional” quando usado de acordo com as instruções anexas.
Por que devo usar um planejador de produtividade?
Qualquer um pode anotar algumas tarefas e marcá-las em uma lista de afazeres, então o que torna um planejador de produtividade diferente? A resposta é que, se tivermos compromisso, é uma metodologia que pode nos ajudar a manter hábitos e atingir metas. Para aderir a essa metodologia, você precisa encontrar o planejador de produtividade certo para atender às necessidades da sua equipe.
Os três planejadores de produtividade que você precisa conhecer
Existe um planejador de produtividade para atender às necessidades de qualquer pessoa que queira adicionar alguma estrutura ao seu dia, semana ou ano. O tipo que você escolhe depende dos seus objetivos e prioridades.
Planejadores de produtividade diários
A versão mais intensiva é o planejador de produtividade diário para pessoas que precisam de informações fáceis de consultar e oportunas para concluir suas listas de afazeres.
Planejadores de produtividade semanais
Planejadores semanais ajudam você a visualizar sua semana rapidamente.
Planejadores de produtividade mensais/anuais
Versões mensais ou anuais ajudam acompanhar, gerenciar e desenvolver metas de médio ou longo prazo.
Escolha o seu objetivo e selecione o planejador mais adequado.
Os planejadores aumentam a produtividade?
Foi comprovado que usar um planejador aumenta a produtividade. Segundo o guru de produtividade, Brian Tracey, “sua capacidade de elaborar bons planos antes de agir é uma medida da sua competência geral. Quanto melhor for o seu planejamento, mais fácil será para você superar a procrastinação, começar e continuar”.
Além de permitir que você planeje projetos e metas, é possível usar um planejador de produtividade para refletir sobre o progresso individual e da equipe e sobre como você está melhorando.
Qual é o melhor planejador de produtividade?
Essa é uma pergunta bastante subjetiva. Quando se trata de produtividade, todos têm um estilo diferente. Algumas pessoas planejam todos os detalhes ao dividir todas as tarefas em pequenas etapas, enquanto outros focam o quadro geral. O design do planejador que você escolher para a sua equipe deve se adequar ao seu estilo ou ser flexível o suficiente para se adaptar.
A primeira coisa a considerar quando for decidir sobre o melhor planejador de produtividade para a sua equipe é o motivo pelo qual você precisa dele. Ele precisa cobrir apenas a vida profissional? Ou você também precisa entender melhor a sua produtividade pessoal e vida acadêmica? Pense se você está procurando suporte para os planos diários da sua equipe, metas de longo prazo ou ambos. Especialistas recomendam evitar planejadores de produtividade muito fixos e com modelo definido, a menos que as pessoas sejam totalmente desorganizadas e novas para esse tipo de gestão de tempo.
Pode haver elementos específicos necessários à sua organização, como um calendário ou uma lista de tarefas. Ambos os estilos de planejadores digitais e analógicos podem oferecer psicologia motivacional positiva na forma de cutucadas e gamificação que são ideais para procrastinadores. Alguns planejadores são muito específicos, enquanto outros são mais generalizados.
Se um dos requisitos essenciais é se conectar com outras pessoas na sua organização, você precisará de um planejador de produtividade específico. Da mesma forma, se você precisar que o planejador seja compatível com outro software já em uso na empresa, a seleção de planejadores pode acabar ficando mais restrita.
O que devo procurar em um planejador de produtividade de papel?
A popularidade dos planejadores de produtividade de papel persistiu apesar da mudança mundial do analógico para o digital. Há alguns motivos para isso. As pesquisas mostram que escrever a própria lista de afazeres e cronograma para o dia faz com que você se sinta mais engajado com a tarefa a ser desempenhada. A neurociência respalda isso ao constatar que escrever as metas torna você mais propenso a atingi-las.
Escrever pode ajudar a memorizar e a lembrar. Muitas pessoas acreditam ficar mais centradas e focadas quando escrevem algo no papel. Além disso, algumas das pessoas mais criativas na organização podem prosperar com o estímulo visual das cores e serem capazes de rabiscar nas margens. Não há uma fórmula certa. É o caso de descobrir o que funciona para você e para a sua equipe e oferece os melhores resultados para a sua organização.
- Tamanho. Você prefere algo pequeno que caiba na mochila ou no bolso ou precisa de algo mais significativo para anotar as ideias?
- Peso. O peso do planejador pode ser vital se você estiver sempre se deslocando de um lugar para outro.
- Portabilidade. Se você viaja bastante, precisa de um planejador portátil que caiba facilmente na mala.
- Formato. Alguns planejadores são flexíveis, com páginas ou seções que você pode mudar de lugar. Outros são fixos e com modelos definidos. Muitas vezes, você pode escolher um formato vertical ou horizontal.
- Com ou sem data. Planejadores sem data podem ser os melhores se você não tiver o compromisso de usar o planejador todos os dias.
Você sabia? Apesar de sua reputação como uma potência tecnológica, o Japão tem uma forte afeição por planejadores de papel de todas as formas e tamanhos. Um deles é a caderneta, um sistema de organização pessoal que usa símbolos para ordenar informações.
Qual é a eficiência dos planejadores de produtividade digitais?
Existem vantagens definitivas com os planejadores de produtividade digitais no ambiente de trabalho atual. Os planejadores digitais percorreram um longo caminho desde o lançamento do Palm Pilot original em 1996 e, assim como os planejadores de papel, vêm tanto em formatos flexíveis quanto fixos.
Uma diferença importante com um planejador digital é que você pode se conectar com a sua equipe e ver calendários e listas de tarefas compartilhados. Você pode dividir os projetos em partes gerenciáveis e atribuir diferentes membros da equipe a diferentes segmentos de tarefas. Além disso, você pode receber notificações e alertas, que podem fornecer dicas úteis se as pessoas esquecerem compromissos ou chegarem atrasadas para reuniões.
Muitos gerentes de equipe usam um planejador de produtividade digital e um planejador de papel em conjunto. Muitas vezes, as pessoas usam o planejador de papel para compromissos e metas pessoais e o planejador digital para qualquer coisa relacionada ao trabalho. No entanto, você pode incentivar a sua equipe a usar o planejador de grupo para os seus compromissos pessoais também, para que todos possam ver rapidamente o que devem fazer no dia. Pesquisas mostram que as pessoas são mais produtivas no trabalho se não precisarem pensar em listas de afazeres.
Quais são os principais benefícios dos planejadores de produtividade digitais?
Com um planejador de produtividade digital você pode:
- Manter o contato com a sua equipe
- Ver o calendário e a lista de afazeres de todos rapidamente
- Usá-lo para testar, aprender e melhorar
- Ter todas as coisas no smartphone ou tablet, que são objetos que você provavelmente não esquecerá em um avião ou trem
- Ser mais flexível quando precisar fazer mudanças
Apresente um novo planejador de produtividade à sua equipe
Antes de escolher um planejador de produtividade para o seu local de trabalho, peça recomendações a outras pessoas e aproveite os testes gratuitos de software. Não tenha medo de experimentar diferentes combinações de planejadores de produtividade até encontrar um que funcione para a sua empresa. Pode ser um processo de tentativa e erro para encontrar o que funciona melhor para você e sua equipe. Mas não espere pela ferramenta de planejamento perfeita. Comece hoje mesmo e veja a sua produtividade começar a subir.
Lembre-se de que haverá algum gerenciamento de mudanças envolvido ao implementar um novo software de produtividade para toda a organização ou equipe. Em caso de dúvida, escolha o sistema mais direto que faz as tarefas críticas que são mais importantes para a sua equipe. Afinal, como sugere Daniel Levitin, autor de A Mente Organizada, “quanto mais complicado for o sistema, será menos provável que as pessoas o usem”.
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