Guia de lançamento para organizações sem fins lucrativos
Um guia do administrador para planejar e lançar o Workplace em toda sua organização sem fins lucrativos.
Guia de lançamento para organizações sem fins lucrativos
Guia de lançamento do Workplace para organizações sem fins lucrativos
O Workplace tem orgulho em doar ferramentas de trabalho para organizações sem fins lucrativos registradas e instituições educacionais, ajudando equipes a se conectar, colaborar e criar comunidades significativas ao redor do mundo. Atualmente, milhares de organizações sem fins lucrativos já usam o Workplace. Com base no feedback delas, compilamos este guia para você começar a usar o Workplace. Ele é destinado a equipes de até 250 pessoas e não deve demorar mais do que quatro semanas para ser implementado. Se você tiver mais pessoas em sua organização, recomendamos que siga os artigos de lançamento apresentados aqui para garantir um lançamento bem-sucedido.
Baixe as listas de verificação do lançamento para garantir que você está em dia com os requisitos do lançamento:
Lance o Workplace na sua organização sem fins lucrativos em quatro etapas simples
Pré-requisitos para começar: sua equipe de liderança está interessada, você está ciente de que o lançamento do Workplace é mais uma mudança do que um projeto técnico, você definiu duas tarefas que o Workplace poderá realizar e que não é possível realizar atualmente.
1. Cadastre-se e conecte seu Workplace
- Cadastre-se no Workplace em facebook.com/workplace/workplaceforgood. Marque a caixa informando que você é uma instituição beneficente ou educacional. Baixe os aplicativos do Workplace e Workplace Chat no celular.
- Conecte o Workplace a seus sistemas de TI. Nossos recursos técnicos têm todas as informações necessárias para uma implantação de TI bem-sucedida.
2. Crie seu Workplace
- Obtenha adesão e identifique sua equipe de projeto do Workplace: inclua um líder de cada equipe de sua organização e adicione-os como administradores no Workplace.
- Acesse o “Painel Administrativo” na barra de navegação esquerda, vá para “Pessoas” no Painel Administrativo e convide membros da equipe de projeto do Workplace clicando no botão “Convidar” ao lado do nome da pessoa.
- Crie seu primeiro grupo de projeto com essa equipe chamada “Lançamento do Workplace”, você e cada membro da equipe compartilharão atualizações sobre como o lançamento do Workplace está progredindo.
- Para criar um grupo, acesse a “Página inicial” na navegação esquerda, selecione “Criar grupo” no menu suspenso. Depois, selecione “Equipes e projetos”, nomeie o projeto como “Lançamento do Workplace” e adicione os membros da equipe de projeto do Workplace ao grupo. Observação: por padrão, é um grupo “fechado”. O conteúdo é visível apenas para membros.
- Entre em acordo e crie seu conjunto principal de grupos no Workplace. Considere se os grupos devem ser abertos, fechados ou secretos.Inspire-se aqui para começar:
- Grupos de feedback de cima para baixo e de baixo para cima
Migre a comunicação por email da empresa para um grupo de comunicados. Crie um grupo social para todas as perguntas que não estejam diretamente relacionadas ao trabalho. Você também pode criar grupos sociais e de avisos em cada uma das localizações de seus escritórios.Exemplos: “'Informações para todos os funcionários”, “Avisos de Londres”, “Rede social do Reino Unido”, “Wiki da empresa”
- Grupos de comunicação da equipe
Crie um grupo para cada equipe na sua organização e torne o gerente um administrador do grupo. Isso permite que as equipes se comuniquem regularmente, gerenciem projetos e permaneçam atualizadas entre as reuniões.Exemplos: “Equipe de arrecadação de fundos”, “Equipe de RH”, “Equipe executiva”
- Grupos de colaboração multifuncional
Colabore entre regiões, idiomas e equipes com grupos de discussão abertos para reunir ideias e compartilhar feedback de todos na sua organização.Exemplos: “Projeto de arrecadação de fundos”, “Oportunidades de voluntariado”, “Central de Suporte de TI”, “Equipe multifuncional de marketing”. Considere também ter um grupo de feedback para cada uma das equipes, para que todos saibam exatamente como entrar em contato com elas, como “Feedback de Marketing”, “Feedback de TI”, “Dicas e truques do Workplace”. Peça ao gerente da respectiva equipe que fixe uma publicação com todas as informações importantes e links para documentos na parte superior do grupo.
- Voluntários e grupos de parceiros
Use grupos multiempresariais (MCG) para colaborar com voluntários e parceiros com quem você normalmente trabalha, mas que não fazem parte da sua organização. Crie o grupo como sendo do tipo “Multiempresarial” e convide voluntários/parceiros com o email profissional deles. Eles não precisam ter uma conta do Workplace. Você pode compartilhar da mesma maneira nesses grupos, mas os membros externos não terão acesso aos seus grupos internos.
Exemplos: “Informações para voluntários”, “Voluntários do Japão”, “Parceria EasyJet/Unicef”.
3. Prepare sua organização
- Configure as contas de todos os funcionários no Workplace. Inclua o máximo possível de informações sobre eles, especialmente o email do gerente, pois isso fornecerá dados para algumas funcionalidades como o organograma no Workplace. Depois que todos os funcionários estiverem configurados, eles poderão ser adicionados aos respectivos grupos.
- Acesse o “Painel Administrativo”, vá para “Pessoas”, selecione “Adicionar pessoas” no canto superior direito e escolha seu método de carregamento, por exemplo, arquivo CSV, e selecione “Convidar quando eu estiver pronto”
- Escolha uma data de lançamento e crie entusiasmo. Defina uma data para o lançamento. Achamos que de terça a quinta-feira são os melhores dias. Comece a comunicar o lançamento à organização para gerar entusiasmo. O lançamento do Workplace será o início de uma maneira diferente de trabalhar, portanto reserve um tempo para planejar eventos divertidos e um vídeo ou uma mensagem ao vivo do CEO para representar esse marco.
- Crie seu plano sobre o trabalho que será transferido para o Workplace no dia do lançamento. Recomendamos transferir todas as comunicações da lista de email para grupos do Workplace exclusivamente. Certifique-se de que faça parte do plano de comunicações incentivar os funcionários a reivindicar as contas do Workplace no dia do lançamento, para que eles não percam informações importantes compartilhadas apenas por lá.
4. Lance o Workplace
- Lance oficialmente o Workplace para toda a organização!
- Acesse o “Painel Administrativo”, selecione “Pessoas” na barra de navegação, clique em “Convidar todos” e personalize a mensagem
- Celebre seu lançamento! Todos devem estar animados para participar do Workplace, e celebrar o lançamento é uma ótima maneira de criar esse entusiasmo.
- Comece a se comunicar e a colaborar com seus funcionários no Workplace
- Faça sua primeira publicação para toda a organização em seu grupo de informações e crie entusiasmo em relação ao Workplace solicitando aos seus líderes que realizem transmissões ao vivo para compartilhar atualizações e celebrar marcos importantes.
- Programe uma transmissão ao vivo de um membro de sua equipe de liderança no Workplace na semana de lançamento para criar entusiasmo e incentivar cada membro da organização a reivindicar a respectiva conta do Workplace. Comece a promover isso em suas comunicações de pré-lançamento para que ninguém perca o evento.
- Antes de enviar um email interno, pergunte a si mesmo se isso seria relevante para outras pessoas. Em caso afirmativo, publique-o no Workplace.
Para obter mais informações sobre como lançar o Workplace com sucesso, participe do grupo multiempresarial do Workplace Como lançar o Workplace com sucesso em sua organização. Nele, você encontrará outras melhores práticas para iniciar o Workplace.
Perguntas frequentes sobre o Workplace para organizações sem fins lucrativos
- Tenho qualificação para usar o Workplace gratuitamente? Quantos usuários terão acesso ao uso gratuito?
- Todas as organizações sem fins lucrativos registradas na TechSoup e não identificadas como organização ou entidade governamental estão qualificadas para acessar o Workplace gratuitamente. Alguns tipos de organizações estão excluídos, como agências de lobby ou órgãos políticos, sindicatos de trabalhadores, agências do governo e certos tipos de instituições educacionais. Não há limite quanto ao número de usuários.
- Posso adicionar pessoas de um domínio de email diferente?
- Sim. Se a sua organização usa vários domínios de email, você pode adicioná-los ao Workplace.
- Para colaborar com pessoas de outras organizações, use um grupo multiempresarial. Isso permitirá que voluntários e parceiros se comuniquem com você sem ter acesso aos seus grupos internos.
- Quantos grupos devo criar?
- Crie um conjunto básico com os grupos de trabalho essenciais e um mínimo de grupos sociais. Para uma organização com cerca de 50 pessoas, 15 grupos são uma boa estimativa para começar.
- Como faço para integrar voluntários?
- Crie um grupo multiempresarial (MCG) e convide voluntários por email. Adicione uma publicação fixada ao topo do grupo, com informações importantes de integração e um link para outros MCGs de voluntários dos quais eles devem fazer parte. Incentive-os a fazer perguntas nesse grupo.
- Como alternativa, você pode incluir os voluntários diretamente em sua comunidade do Workplace. Isso significa que eles terão acesso a todo o conteúdo da equipe em grupos abertos. Para isso, siga as etapas para “adicionar pessoas”, como faria para sua equipe.
- Como faço para manter um alto engajamento no Workplace?
- Lembre-se do que você estava tentando fazer quando começou este projeto. Volte a isso para garantir que o valor do Workplace para a organização permaneça alto.
- Transferir todas as listas de email e comunicações internas do email é um ótimo ponto para começar. Aproveite os formatos ricos de mídia, como fotos, vídeos, vídeos 360 e transmissões ao vivo. Compartilhe comunicações exclusivas no Workplace para incentivar os funcionários a reivindicar a conta do Workplace e fazer login regularmente na plataforma. Gerenciar projetos com grupos de projetos no Workplace é outra maneira de levar o trabalho que você costumava fazer em outras ferramentas e por email exclusivamente para o Workplace. Em cada email que você escrever e receber, considere se o conteúdo pode ser relevante para outras pessoas. Em caso afirmativo, publique-o no Workplace.
- Muitas organizações começam com a comunicação de cima para baixo da diretoria. Os gerentes de pessoas também podem ajudar a aumentar o engajamento com o Workplace se comprometendo a usar o Workplace para todas as comunicações da equipe. Isso pode incluir atualizações gerais da equipe, notas de reuniões e “prioridades” semanais para compartilhar os planos de trabalho para aquela semana.
- Conecte o Workplace às ferramentas que você usa no dia a dia, para otimizar os fluxos de trabalho e reduzir a necessidade de trabalhar com muitas ferramentas. As integrações do Workplace ajudam a otimizar os fluxos de trabalho para que as tarefas sejam realizadas de maneira mais eficiente. Saiba mais em nosso Diretório de Integrações.
- O Workplace será sempre gratuito para organizações sem fins lucrativos?
- Não há intenção de cobrar às organizações sem fins lucrativos pelo Workplace. Em junho de 2018, lançamos o Workplace For Good e renovamos nosso compromisso de oferecer o Workplace gratuitamente para a equipe de organizações sem fins lucrativos e educacionais.
- Como posso obter ajuda adicional para lançar o Workplace?
- A Central de Recursos para o cliente (você está nela agora!) tem uma grande quantidade de recursos prontos para uso que ajudarão você a se preparar para o lançamento, além de estratégias para manter o engajamento elevado.
- Também há parceiros do Workplace disponíveis para ajudar você. Encontre aqui um parceiro em sua região.
- Vocês têm uma comunidade em que eu possa me conectar com outras organizações sem fins lucrativos no Workplace?
- Sim! Você pode participar do MCG Workplace For Good com mais de 2.500 pessoas entusiasmadas e que trabalham em organizações sem fins lucrativos.
- Qual é o nível de segurança oferecido pelo Workplace?
- Levamos a segurança a sério, e você pode saber mais sobre isso aqui.
