Uso de mensagens instantâneas nas empresas: dez regras essenciais
Descubra as ações mais importantes a realizar e evitar quando se trata de mensagens no trabalho.
O uso de mensagens de texto nas empresas está em ascensão, sendo que o tráfego de mensagens instantâneas (IM) está na casa dos trilhões. Entre as formas crescentes de melhorar a comunicação no local de trabalho, o uso de mensagens instantâneas nas empresas está demonstrando ser mais eficaz e popular, com até 37% de mensagens de texto em 2023.
Benefícios do uso de mensagens instantâneas no trabalho
Quando usadas corretamente, as mensagens instantâneas podem ajudar a melhorar a comunicação no trabalho de diversas formas.
Respostas rápidas
Uma mensagem pode resolver um problema ou responder a uma pergunta com o mínimo de interrupção no trabalho das pessoas. De acordo com a Forbes, uma pessoa comum leva cerca de 90 minutos para responder a um email, mas apenas 90 segundos para responder a um SMS.
Informalidade
As mensagens podem fazer todos se sentirem em um loop, incluindo trabalhadores híbridos e remotos, sem a necessidade de reuniões. A mensagem instantânea também dá uma ideia de como as pessoas estão se sentindo, fazendo dela uma forma de avaliar opiniões e atitudes sem precisar realizar pesquisas demoradas.
Confiabilidade
Ao contrário das ligações telefônicas, as mensagens instantâneas fornecem trilhas de comunicação. Além disso, são confiáveis. Quando a Veritas fez uma enquete com funcionários administrativos, ela descobriu que, nos EUA, 93% deles consideravam as mensagens instantâneas como uma prova confiável de acordo.
Produtividade e colaboração
Menos invasiva do que uma ligação telefônica, a mensagem instantânea é um recurso que combina perfeitamente com o desejo dos funcionários da geração Z, ou seja, que o imediatismo que experimentam em outras áreas das vidas seja refletido no local de trabalho. Entre os funcionários, 45% deles afirmam que o uso de ferramentas de mensagem instantânea para os negócios ajuda a aumentar a produtividade e 49% deles afirmam que ajuda a aumentar a colaboração em equipe.
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Dez regras para o uso de mensagens instantâneas no trabalho
Para que o uso de mensagens instantâneas funcione para você, as organizações podem estabelecer algumas regras para que todos sigam.
1. Lembre-se: elas são instantâneas
Se você está acostumado a usar email no trabalho, pode ter adquirido o hábito de ler as suas mensagens e verificá-las cuidadosamente antes de enviá-las. Você pode até ter um atraso ao trocar emails. Já a natureza imediata das mensagens pode significar que você envia algo antes de realmente saber o que quer dizer. Portanto, analise suas mensagens antes de enviá-las sem pensar.
2. Mantenha o profissionalismo
Ao usar mensagens no trabalho, lembre-se de que você está em um ambiente profissional, então mantenha o assunto relevante e o tom educado e respeitoso. Não há nada de errado em animar suas mensagens de negócios com alguns emojis, desde que seja apropriado para as pessoas que você está enviando. No entanto, não exagere.
3. Tenha cuidado com informações sensíveis
O uso indevido de ferramentas de mensagem instantânea nos negócios pode levar a violações de segurança e confidencialidade. Pesquisas sobre o uso de mensagens instantâneas no trabalho mostram que 71% dos trabalhadores de escritório globalmente admitiram compartilhar dados empresariais sensíveis e críticos para o negócio. Portanto, cabe às organizações esclarecer o que pode e o que não pode ser compartilhado.
4. Não se distraia
As pessoas querem se comunicar de maneira mais rápida e eficiente no trabalho. Mas embora as mensagens instantâneas no trabalho sejam rápidas e diretas, os funcionários podem se sentir sobre pressão para responder imediatamente. Isso pode distraí-las do que estão fazendo. Considere os horários de muito trabalho, não insinue que uma questão é urgente a menos que realmente seja, e use canais separados para projetos ou publicações específicas que não precisam de atenção imediata.
5. Respeite o equilíbrio entre vida profissional e pessoal dos seus colegas
O uso de mensagens instantâneas nos negócios significa respeitar o horário comercial e notificações fora do escritório. Reflita se a sua mensagem instantânea realmente precisa de uma resposta fora do horário de trabalho antes de enviá-la.
6. Seja inclusivo
Com uma variedade de ferramentas de mensagem instantânea à disposição, é fundamental garantir que todos consigam acessar e usa a mesma ferramenta.
7. Não fuja do assunto
Pode ser tentador começar uma boa conversa ao enviar uma mensagem, mas mantenha-se no assunto. Dessa forma, você fará seu trabalho mais rápido e terá mais tempo para bater papo.
8. Separe conversas sociais de assuntos corporativos
Existem benefícios significativos de encontrar espaço para uma conversa não relacionada ao trabalho usando mensagens instantâneas no local de trabalho. As mensagens ajudam as pessoas a construir relacionamentos e fazer amizades. É importante considerar que ter melhores amigos no trabalho é uma das chaves para o engajamento dos funcionários. Para maximizar o valor das mensagens instantâneas, mantenha as conversas profissionais e sociais separadas configurando um canal de bate-papo separado no seu software de mensagens instantâneas corporativas.
9. Saiba quando parar
O objetivo das mensagens instantâneas é agilizar a comunicação. Então, se você estiver em uma situação com uma longa troca de mensagens, sempre respondendo a perguntas e tentando esclarecer o que está dizendo, pode ser mais rápido e fácil pegar o telefone ou falar com a pessoa pessoalmente.
10. Use as mensagens instantâneas para enviar as mensagens certas
As mensagens instantâneas são excelentes para melhorar a comunicação no local de trabalho, mas nem sempre é o canal certo para realizar a tarefa. As mensagens instantâneas devem ser breves. Portanto, se você tiver algo mais demorado a dizer, um email pode ser mais apropriado ou você pode publicar em um grupo do Workplace do Facebook. Quando se trata de discutir questões delicadas, uma reunião presencial é provavelmente o caminho certo a escolher.
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